Asistenții executivi joacă roluri importante într-o companie pentru că sunt mâna stângă a executivului (sau a femeii)!

Un asistent executiv de succes va face tot ce-i stă în putință pentru a se asigura că firma se îndreaptă în direcția cea bună, asigurându-se că executivul pe care îl asistă este la curent cu totul și încă ceva.

În acest articol, vom acoperi:

• Descrierea postului de asistent executiv
• Salariul mediu al unui asistent executiv
• Cum să devii asistent executiv
• Cum să devii asistent executiv
• Consiliere pentru un asistent executiv
• Abilități de asistent executiv

Descrierea postului de asistent executiv

Ce face un asistent executiv? Asistenții executivi, numiți uneori și asistenți personali, joacă roluri cheie într-o companie, deoarece asistă unul sau mai mulți directori, cum ar fi oficialii de nivel înalt, directorul general sau proprietarul unei companii.

Asistenții executivi sunt asemănători cu asistenții administrativi; cu toate acestea, asistenții administrativi tind să se concentreze pe munca de birou, în timp ce asistenții executivi sunt responsabili pentru asistarea unui director executiv al companiei, de obicei cu sarcini de nivel superior.

În timp ce tipurile de sarcini pe care le îndeplinesc asistenții executivi pot varia de la o poziție la alta, toți tind să îndeplinească sarcini și îndatoriri similare de nivel înalt.

Aceste sarcini pot varia de la:

• Gestionarea programului executivului
• Reprezentarea executivului în convorbiri și întâlniri atunci când acesta nu este disponibil
• Pregătirea și revizuirea documentelor
• Manipularea informațiilor confidențiale
• Elaborarea de rapoarte și prezentări
• Analiza datelor
• Timpuri de gestionare a biroului
• Supravegherea membrilor personalului, inclusiv asistenții administrativi

Iată un exemplu de descriere a postului de asistent executiv de pe www.Monster.com:

• Produce informații prin transcrierea, formatarea, introducerea, editarea, recuperarea, copierea și transmiterea de texte, date și grafice. Conservă timpul executivului prin citirea, cercetarea și dirijarea corespondenței; redactarea de scrisori și documente; colectarea și analizarea informațiilor; inițierea telecomunicațiilor.
• Întreține programul de întâlniri al executivului prin planificarea și programarea de întâlniri, conferințe, teleconferințe și deplasări.
• Reprezintă executivul prin participarea la întâlniri în absența executivului; vorbind în numele executivului.
• Întoarce oaspeții și clienții întâmpinându-i, personal sau la telefon; răspunzând sau direcționând cererile de informații.
• Întreține încrederea clienților și protejează operațiunile prin păstrarea confidențialității informațiilor.
• Finalizează proiecte prin atribuirea de sarcini personalului de birou; urmărește rezultatele.
• Pregătește rapoarte prin colectarea și analiza informațiilor.
• Securizează informațiile prin realizarea de copii de rezervă ale bazelor de date.
• Furnizează referințe istorice prin dezvoltarea și utilizarea sistemelor de arhivare și recuperare; înregistrarea discuțiilor din ședințe.
• Întreține inventarul de consumabile de birou prin verificarea stocului pentru a determina nivelul inventarului; anticiparea consumabilelor necesare; evaluarea noilor produse de birou; plasarea și accelerarea comenzilor de consumabile; verificarea primirii consumabilelor.
• Asigură funcționarea echipamentelor prin completarea cerințelor de întreținere preventivă; respectarea instrucțiunilor producătorului; depistarea defecțiunilor; solicitarea de reparații; întreținerea inventarelor de echipamente; evaluarea noilor echipamente și tehnici.
• Întreține cunoștințele profesionale și tehnice prin participarea la ateliere de lucru educaționale; revizuirea publicațiilor profesionale; stabilirea de rețele personale; participarea la societăți profesionale.
• Contribuie la efortul echipei prin realizarea de rezultate conexe, după cum este necesar.

Salariul asistentului executiv

Potrivit www.onetonline.org, salariul mediu al unui asistent executiv pentru 2016 a fost de 26,86 $ pe oră, sau 55.860 $ pe an.

Rețineți că acesta poate varia în funcție de anii de experiență și de locul unde locuiește cineva, la fel ca orice altă poziție de muncă.

Cum să devii asistent executiv

Pentru a deveni asistent, luați în considerare obținerea unei diplome în afaceri sau într-un domeniu înrudit, cum ar fi suportul administrativ sau managementul biroului.

Cel puțin, asistenții executivi au, de obicei, o diplomă de 4 ani, dar unii asistenți executivi avansează de la statutul de asistent administrativ, sau primesc un certificat sau o diplomă de la un program de doi ani.

Când lucrează pentru companii mai mari, totuși, s-ar putea să fie nevoie de mai mulți ani de experiență ca asistent executiv pentru a fi luat în considerare pentru acest post.

În plus, asistenții executivi ar putea avea nevoie de cunoștințe în domeniul în care intenționează să lucreze. De exemplu, dacă intenționează să fie asistent executiv într-un mediu juridic, trebuie să fie familiarizați cu terminologia și procedurile juridice.

Consiliere pentru un asistent executiv

Căutați sfaturi de organizare pentru un asistent executiv? Aceste sfaturi vă vor spori gradul de organizare.

1. Organizați-vă e-mailurile

În calitate de asistent executiv, trebuie să vă gestionați nu numai propria căsuță de e-mail, ci și pe cea a executivului dumneavoastră. Acest lucru poate deveni copleșitor cu atât de multe e-mailuri care curg.

Probabil ați acceptat că atingerea inbox zero este aproape imposibilă, cu toate acestea există și alte opțiuni pentru a învinge această provocare și pentru a simplifica acel inbox!

Priority Matrix un instrument care vă permite să vă simplificați inbox-ul.

Considerați organizarea e-mailurilor într-un șablon bazat pe cadrane, cu cele patru cadrane etichetate:

• Urgent: Necesită răspuns – Este esențial să acordați acestor e-mailuri cea mai mare atenție. Răspundeți-le cât mai repede; Nu plecați de la birou fără ca acest cadran să fie aproape gol.
• Mai puțin urgent: Răspunsuri – Trebuie să răspundeți la aceste e-mailuri în cele din urmă, dar aveți priorități mai mari pentru moment. Este recomandat să puneți o dată de scadență pentru aceste e-mailuri, astfel încât să nu uitați de ele, deoarece sunt încă semnificative.
• Urmăriri – Stabiliți date de scadență pentru când să dați curs acestor e-mailuri, deoarece acestea tind să scape printre degete.
• De făcut – Un loc desemnat pentru acele e-mailuri care enumeră sarcinile care trebuie făcute. Stabiliți date de scadență și pentru acestea.

Șablonul de e-mail arată după cum urmează:

Priority Matrix, este o soluție de gestionare a proiectelor bazată pe cadrane care vă permite să glisați și să plasați cu ușurință e-mailurile dvs. în cadranele de mai sus din e-mailul dvs. din Outlook. Consultați Cele mai bune 5 șabloane pentru a vă ascuți abilitățile de asistent executiv.

De acolo, puteți:

• Stabili o dată scadentă, astfel încât să știți când trebuie să răspundeți la acel e-mail sau să finalizați acea sarcină listată în e-mail.
• Delegați e-mailul unui director executiv sau unui membru al echipei, dacă sunt implicați sau dacă doriți ca aceștia să se ocupe de el.
• Utilizați pictograme de sarcină pentru a determina care e-mailuri sunt cele mai importante. De exemplu, puteți pune un „foc” lângă un e-mail care are nevoie de un răspuns în următoarea oră sau puteți numerota e-mailurile în funcție de care au nevoie de atenția dvs. în primul rând.

Iată cum ar arăta acest lucru în Priority Matrix:

Observați că „numele sarcinii” este subiectul e-mailului. Când faceți clic pe el, conținutul e-mailului este listat sub ‘note’.

Iată un videoclip care arată cum să vă gestionați sarcinile de asistent executiv în Priority Matrix

Importați șablonul prezentat în videoclip, aici.

Învățați cum:

• Integrarea email-ului din Priority Matrix vă ajută
• INTEGREAZĂ INBOX-ul PRIORITY MATRIX de pe WINDOWS și MAC cu email-ul dumneavoastră

1. Realizați lista de sarcini de mâine înainte de a pleca de la birou

Nu pierdeți timpul! Înainte de a ieși de la birou, creați o listă de sarcini pe care trebuie să vă concentrați mâine, cât timp totul este proaspăt în mintea dumneavoastră. Cele 5-10 minute în plus pe care le petreceți pentru a face acest lucru vor fi cu siguranță răsplătite atunci când intrați la birou dimineața, pentru că veți avea o idee bună despre situația în care vă aflați.

Aceasta vă asigură că nu pierdeți timp, pentru că știți ce este prioritar și ce trebuie să vă concentrați mai întâi.

1. Vizualizați ceea ce veți realiza

Când intrați la birou, începeți ziua cu gândul la final.

Pregătiți-vă 5 minute pentru a vă gândi la rezultatele pe care trebuie să le obțineți astăzi. Apoi, gândiți-vă la ce sarcini vă vor ajuta să ajungeți acolo.

În acest moment, revizuiți-vă lista de lucruri de făcut din seara precedentă, asigurându-vă că fiecare dintre sarcinile de acolo se află la locul potrivit.

1. Folosiți un instrument

Pentru a rămâne organizat, luați în considerare utilizarea unei platforme online sau a unui software de gestionare a proiectelor pentru a vă menține atât pe dvs. cât și echipa dvs. în buclă.

O soluție minunată de gestionare a proiectelor pentru asistenții executivi este Priority Matrix, același instrument enumerat în sfatul nr. 1 pentru a vă ajuta cu e-mailurile.

În Priority Matrix, puteți ține evidența sarcinilor, e-mailurilor și documentelor, toate într-un singur loc. În plus, puteți citi rapoarte detaliate, astfel încât să vă puteți asigura că echipa dvs. este pe drumul cel bun sau că echipa dvs. nu face progrese, astfel încât să puteți interveni imediat.

Iată cum puteți folosi Priority Matrix cu executivul dvs.:

• Executivul vă poate delega sarcini direct prin intermediul platformei (făcându-vă „proprietar”), ceea ce înseamnă că știți întotdeauna ce trebuie să faceți! Dacă există întrebări, puteți discuta pe chat în cadrul sarcinii, astfel încât să vă puteți referi rapid la ea mai târziu. Gata cu firele de e-mail confuze sau cu comunicarea greșită cu privire la responsabilități!

• Când primiți un e-mail de la directorul dvs. executiv, îl puteți glisa și plasa în șablonul de e-mail Priority Matrix, astfel încât să nu-i pierdeți urma, ajutându-vă să vă gestionați e-mailurile mai eficient.
• Generați un raport cu tot ceea ce ați terminat în fiecare zi, astfel încât executivul dvs. să înțeleagă exact ce a fost realizat.

• Gestionați-vă mai bine timpul folosind șabloanele noastre de prioritizare sau creați-vă propriul șablon. Faceți-l fericit pe directorul dvs. executiv și fiți un super performer!

• Anticipați nevoile directorului dvs. executiv. Dacă vedeți că el/ea are o zi plină de întâlniri, puneți să-l aștepte o masă de la restaurantul său preferat. Dacă el/ea conduce o ședință importantă dimineața, comandați acele covrigi și cafea în avans, chiar înainte de a fi întrebat.

Puteți, de asemenea, crește organizarea generală, deoarece totul se află într-un singur loc.

Șeful dvs. are un apel important mâine? Setați o alertă în Priority Matrix pentru a-i reaminti cu o oră înainte.

Vreți să vedeți dacă se întâmplă ceva important mâine sau săptămâna următoare? Deschideți lista principală din Priority Matrix pentru o vedere de ansamblu pentru a vedea tot ceea ce se întâmplă și filtrați-o în funcție de perioada de timp pe care doriți să vă concentrați.

1. Păstrați o bază de date

Păstrați o bună evidență a unei varietăți de locuri, cum ar fi hoteluri și restaurante, în care directorul dvs. a fost în trecut. Asigurați-vă că păstrați informații de contact, cum ar fi numere de telefon și adrese, precum și o zonă în care se precizează dacă i-a plăcut sau nu ultima experiență.

În acest fel, dacă executivul dvs. caută un loc de cazare în L.A. zona L.A., puteți extrage hotelurile la care el/ea a stat în trecut și puteți da câteva telefoane!

Puteți ține evidența acestor informații într-o foaie de calcul Excel, Microsoft Access sau chiar în Priority Matrix.

Abilități de asistent executiv

• Abilități de comunicare: Abilitățile excelente de comunicare scrisă și verbală sunt esențiale în acest domeniu, fie că vorbiți la telefon, scrieți un e-mail sau exprimați o opinie.
• Abilități de gestionare a timpului: Trebuie să se poată stabili prioritățile pentru a determina unde este cel mai bine cheltuit timpul nu numai pentru poziția lor, ci și pentru executivul pentru care lucrează.
• Organizare: Cu fișiere și informații care plutesc peste tot, cineva trebuie să fie capabil să dezvolte o strategie pentru a păstra totul la locul său.
• Abilități multitasking: Cu atât de multe lucruri în desfășurare, este probabil că va trebui să vă ocupați de mai multe sarcini în același timp.
• Soluționarea problemelor: Planurile, strategiile și programele se schimbă – este de datoria dumneavoastră să reacționați rapid și să fiți rezistent, găsind cele mai bune alternative atunci când apar aceste schimbări.
• Independent: Să posedați independența pentru a vă face propria treabă, să vă asigurați că executivul dvs. este pe drumul cel bun, precum și membrii echipei pe care o supervizați.
• Proactiv: Mintea dvs. ar trebui să se gândească mult în viitor, astfel încât să puteți interveni atunci când este nevoie.
• Orientat pe detalii: Lucrurile mărunte contează cu adevărat – greșeli de dactilografiere, schimbări de program și chiar și informații de ultimă oră despre cum trebuie să se îmbrace un director executiv pentru o viitoare întâlnire de marketing – așa că trebuie să aveți un ochi pentru cele mai mici detalii.
• Tehnologie: Un asistent executiv trebuie să aibă cunoștințe despre software de prioritizare, software de prezentare, software de grafică, Microsoft Office, etc.
• Liderat: Adesea, asistenții executivi gestionează oameni, așa că unul trebuie să fie capabil să intervină și să pună echipa pe drumul cel bun.

.