Majoritatea companiilor apelează la Gmail sau Outlook pentru a gestiona e-mailurile de la locul de muncă. 13% dintre companiile publice folosesc Office 365 sau G-Suite (fostul Google Apps). Restul de 87% folosesc o combinație între cele două, sau o configurație privată de e-mail.
Câteva companii aleg Google sau Microsoft pentru că preferă suita de birotică în cloud a uneia dintre ele – care include calendare și colaborare pe foi de calcul și documente – față de cealaltă. (Am comparat Office 365 cu G-Suite într-o altă postare.)
Dar dacă folosiți alte instrumente de productivitate și vă decideți între Gmail sau Outlook doar pentru e-mail, doriți să alegeți unul care vă ajută să vă accelerați fluxul de lucru. Gmail a pus ștacheta inițială foarte sus, iar Microsoft a observat în mod clar. Având în vedere actualizarea din 2016 a Outlook, acesta este acum mai echipat pentru a concura ca niciodată.
Iată cinci diferențe care schimbă jocul între Gmail și Outlook.
Cost și stocare
Pentru a obține Gmail sau Outlook pentru compania dvs.adică G-Suite sau Microsoft Office 365.
G-Suite oferă două prețuri pentru e-mail, precum și alte aplicații de afaceri, cum ar fi Calendar, Google Docs și Google Sheets. Pentru 5 dolari pe utilizator pe lună, primiți 30GB între Gmail și celelalte aplicații office de la Google. Pentru încă 5 dolari de persoană, vă puteți actualiza contul de afaceri la stocare nelimitată între aceste platforme.
Outlook oferă mai multe planuri diferite, dar cel mai ieftin plan al lor (Office 365 Enterprise E1) desemnează 50GB în mod specific pentru căsuța de e-mail și 1TB pentru restul suitei de birotică în cloud conectată.
Cel mai ieftin plan enterprise de la Outlook vă oferă mult mai mult spațiu în general decât Gmail.
Când vine vorba de stocare și preț, Outlook este câștigătorul clar.
Score: Outlook 1/5, Gmail 0/5.
Cercetați în căsuța dvs. de intrare
Ați constatat vreodată că scrieți un e-mail și că trebuie să faceți referire la un e-mail vechi în același timp?
Gmail vă permite să căutați e-mailuri vechi în timp ce scrieți altele noi, dar este greoi. Pierdeți previzualizările mesajelor, datele și cea mai mare parte a subiectului pe care îl căutați.
Chiar dacă activați o vizualizare cu două panouri a căsuței de primire (prin „Preview Pane” din fila „Labs” din Settings), vizualizarea este în continuare obstrucționată. Nu puteți ajusta dimensiunea căsuței de primire, a mesajului nou sau a barei de căutare pentru a le vizualiza pe toate în același timp.
Procesul mesajelor noi din Outlook este mai curat, deși nici acesta nu este perfect. Cutia de primire implicită a Outlook este un panou dublu, iar vizualizarea căsuței de primire este în continuare tăiată. Atunci când căutați elemente mai vechi, puteți vedea în continuare o imagine completă a mesajului nou.
Dacă preferați să vă concentrați asupra unei singure sarcini din e-mail, puteți ajusta Outlook astfel încât să fie cu un singur panou, ca și cel implicit al Gmail. Trebuie doar să mergeți la pictograma Settings (Setări), să apăsați „Display Settings” (Setări afișare) și să faceți clic pe „Hide reading pane” (Ascundeți panoul de citire).”
Nu contează cum configurați afișajul Gmail sau Outlook, Outlook facilitează căutarea e-mailurilor vechi în timp ce scrieți altele noi.
Score: Outlook 2/5, Gmail 0/5.
Integrarea calendarului
Niciuna dintre cele două platforme nu are o soluție reală care să vă permită să vă vizualizați calendarul și e-mailul unul lângă altul.
În timp ce atât Gmail, cât și Outlook sincronizează evenimentele cu calendarul, niciuna dintre ele nu vă permite să vă vizualizați calendarul și căsuța de primire în același timp, într-o singură filă. Atunci când faceți clic pe bara de instrumente din Outlook, sunteți direcționat către o fereastră separată a calendarului.
Pe de altă parte, atunci când faceți clic pe Calendar în Gmail, acesta vă menține deschisă căsuța de primire și adaugă o nouă fereastră (sau filă) cu calendarul.
Nici Gmail, nici Outlook nu se pretează bine la vizualizarea în mai multe ferestre. Cel puțin Gmail vă permite să vizualizați calendarul și e-mailul în același timp, deși în ferestre diferite.
Score: Outlook 2/5, Gmail 1/5.
Experiența utilizatorului (UX)
Estetica cutiei poștale este subiectivă, dar contează. Dacă vă holbați toată ziua la ecranul retroiluminat al computerului, singurul mod în care puteți evita să vă obosiți serios ochii este să ajustați nivelul de luminozitate pe toate dispozitivele dvs.
Acest lucru este valabil și pentru e-mail. Cu cât vă puteți personaliza mai mult căsuța de primire pentru ceea ce vă obosește cel mai puțin ochii, cu atât mai bine.
(Ne)citiți e-mailurile
Textul din Gmail este mai mare decât în Outlook. Împreună cu definiția clară între textul bold și non-bold, precum și cu umbrirea căsuței de primire disponibilă cu majoritatea șabloanelor, Gmail este, în general, mai blând pentru ochi.
Gmail câștigă pentru personalizarea în jurul e-mailurilor necitite. E-mailurile „citite” apar într-o nuanță mai închisă decât cele „necitite”. E-mailurile „necitite” sunt, de asemenea, diferențiate, deoarece expeditorul și subiectul lor sunt în bold.
Outlook le diferențiază prin punerea expeditorului și a subiectului în albastru. Acesta este și el în bold, dar, deoarece textul în general în Outlook este mai plat și mai mic, tot trebuie să strângeți ochii pentru a vedea dacă ceva este un e-mail nou.
Grație umbririi, boldului și dimensiunii textului, estetica Gmail face mai ușor de identificat e-mailurile necitite decât cea a Outlook.
Score: Outlook 2/5, Gmail 1,5/5.
Flagging
Dar să nu urâm nici estetica lui Outlook. Atunci când marcați un e-mail important (citit), întreaga linie din jurul acelui e-mail este evidențiată în galben și este umbrită diferit.
Gmail oferă o varietate de simboluri de marcare diferite, dar nu puteți căuta în căsuța de primire în funcție de fiecare simbol (observați semnul exclamării și stelele de culori diferite de mai jos). Dacă sunteți în căutarea unui e-mail important citit, probabil că îl veți găsi mai repede în Outlook.
Score: Outlook 2,5/5, Gmail 1,5/5.
Securitate
Gmail și-a petrecut cea mai mare parte a vieții sale (adică ultimii doisprezece ani) în Security Spotlight. A oferit autentificarea în doi pași înainte ca Microsoft să o facă pentru oricare dintre clienții săi de e-mail. Asta înseamnă că, dacă cineva vă fură parola, nu înseamnă neapărat că vă poate accesa contul. Pentru a vă autentifica, tot trebuie să introduceți altceva, cum ar fi întrebări de securitate, o scanare a retinei, un ID tactil sau un cod de securitate.
Cu Outlook 2016, Outlook utilizează, de asemenea, autentificarea în doi pași. Atunci când vă conectați la Outlook pe un dispozitiv nou, Outlook vă trimite un cod de securitate pentru a vă verifica identitatea. Când vine vorba de conectare, sunteți mai mult sau mai puțin pe picior de egalitate cu Gmail sau Outlook.
Reala diferență dintre securitatea Gmail și Outlook se bazează astăzi pe faptul dacă imaginile sunt afișate automat.
Regula de bază a Gmail a fost de a trimite e-mailurile trimise prin intermediul unui server terț la spam, deoarece în primele zile ale internetului, mesajele care foloseau servere terțe erau adesea. Acesta este un lucru care a făcut cândva ca Outlook, și Hotmail înainte de el, să fie vulnerabil.
Dar acum, dacă sunteți un utilizator Gmail care se abonează la buletine de știri – sau pur și simplu doriți să deschideți o imagine pe care v-a trimis-o un prieten – trebuie să faceți câțiva pași în plus pentru a le vizualiza.
Ca și Hotmail înainte de el, Outlook afișează imagini, astfel încât tot ceea ce alegeți să vedeți este chiar în fața dvs. pentru început. Microsoft a devenit mai bun la detectarea mesajelor potențial dăunătoare, dar valoarea sa implicită este în continuare afișarea imaginilor.
Cu riscurile pe care le pot avea atașamentele, dacă preferați securitatea suplimentară sau o considerați greoaie este decizia dumneavoastră. Dacă parola dvs. este puternică, contul dvs. va fi la fel de sigur pe cât de mult îl faceți.
Score: Outlook 3/5, Gmail 2/5.
Câștigătorul: Outlook a parcurs un drum lung
Atât Gmail cât și Outlook sunt platforme puternice. Gmail este mai ieftin, iar dacă alegeți ce platformă de suită de birotică să folosiți, acesta este un aspect foarte important. Dar, exceptând aspectul estetic, veți obține mai mult pentru banii dvs. dacă alegeți Outlook.
Puteți folosi Outlook chiar și pentru a lucra offline.
.