El ahorro de costes es esencialmente el dinero que se ahorra como resultado de un cambio de plan o política que minimiza el coste de la operación. En pocas palabras, son los cambios que producen beneficios.

Tanto los empleados como el empresario tienen un papel que desempeñar en lo que respecta al ahorro de costes. En el caso del empresario, es su responsabilidad asegurarse de que existen políticas para garantizar la aplicación de medidas de ahorro. El empleado, por su parte, es el único responsable de garantizar el cumplimiento de las medidas estipuladas.

¿Cuáles son los 6 tipos de ahorro de costes?

Los 6 tipos de ahorro de costes son: el ahorro histórico, el ahorro presupuestario, el ahorro técnico, el ahorro de RFB, el ahorro de índice y el ahorro de ratio.

1. Ahorro histórico: son los cambios en los precios unitarios en comparación con el período anterior. Se calcula a partir de una línea de base del año anterior. Por ejemplo, puede ser a partir de un indicador como la media de precios del año anterior. Estos indicadores se comparan con el precio actual y se calcula la diferencia.

2. El ahorro presupuestario es el que se deriva de la diferencia entre el precio real, (precio en la factura) y el presupuesto previsto.

3.El ahorro técnico: Son los ahorros que se producen como consecuencia de cambios en las especificaciones técnicas de un producto. Por ejemplo, cuando la necesidad de un metal de titanio caro se sustituye por el metal de acero de precio razonable – la diferencia de precios, como resultado de este cambio es lo que se conoce como un ahorro técnico.

4.Ahorro en la RFP: RFP es un acrónimo de Request for Proposal (Solicitud de Propuesta) y es un tipo de ahorro de «evasión» en el sentido de que; a través de la solicitud de propuesta a varios proveedores, la entidad que solicita la propuesta tiene la libertad de elegir un proveedor entre la propuesta recibida. Y en la mayoría de los casos, el oferente más bajo es el que se selecciona.

Ahorro de índice: es un ahorro que se adquiere como resultado de la evolución del mercado externo que suele afectar a los precios de los materiales y servicios

El ahorro de índice es una combinación de ahorros. Por ejemplo, puede ser una combinación de ahorros técnicos y presupuestarios.

Cómo ahorrar en costes en tu lugar de trabajo

La mayoría de la gente suele pensar que el ahorro de costes no es tan necesario, al menos no a nivel individual, ya que se encarga de ello la parte empresarial. La verdad es que hay muchas cosas que puedes hacer como individuo en tu lugar de trabajo para reducir costes y ahorrar dinero para tu empresa o negocio. Así que, ¿cómo podemos ahorrar costes en la oficina?

Minimizar el despilfarro

La mayoría de las organizaciones pierden mucho dinero en recursos desperdiciados sin darse cuenta. Así que, siempre que sea posible, asegúrate de reciclar, reutilizar y dar un nuevo uso a los recursos. Ser ecológico es otra forma eficaz que puedes adoptar para ayudar a ahorrar costes en tu lugar de trabajo. Para empezar, puedes optar por prescindir del papel utilizando copias en papel y enviando memos, informes, facturas y otras formas de comunicación por correo electrónico. En los casos en los que puedas utilizar los documentos digitales o electrónicos, no imprimas copias en papel; sin embargo, si es completamente inevitable, imprime en ambas caras del papel. De este modo, ayudará a la empresa a reducir el coste de la compra de papel, tóneres y tinta. También ayudará a ahorrar espacio de almacenamiento y dinero que se habría utilizado para reparar y mantener las impresoras.

Compartir los recursos de la oficina

Además de prescindir del papel, otra forma de ahorrar costes es compartir los recursos de la oficina, especialmente equipos como impresoras, fax y fotocopiadoras. Se trata de equipos imprescindibles en cualquier oficina, y en lugar de que cada uno tenga su máquina, se pueden colocar unas pocas en un lugar centralizado al que todos puedan acceder.

Reducir gastos

Una de las mejores formas de reducir costes en cualquier entorno de trabajo, lugar de trabajo, o incluso en casa, es reduciendo los gastos. Para conseguirlo, hay que buscar oportunidades de ahorro. Por ejemplo, cuando haya una nueva tecnología o una actualización de software que requiera mucho dinero para su adquisición, pero las versiones antiguas sigan funcionando bien, puede optar por no solicitar estas nuevas versiones. Además, si hay una nueva herramienta, dispositivo o equipo que se necesita en su lugar de trabajo pero tiene uno similar en casa, puede optar por utilizar ese en lugar de solicitar uno nuevo. Haciendo todas estas cosas sencillas pero prácticas, podemos ayudar a la empresa a ahorrar el dinero que se habría utilizado para comprar este tipo de equipos.

Los viajes de trabajo y los seminarios son algunas de las áreas en las que se gasta mucho dinero. Hay opciones que puede adoptar para ahorrar dinero de estos gastos, como la realización de seminarios y reuniones en línea. En el caso de que sea imprescindible viajar, puede optar por alojarse en un hotel menos caro o en casa de amigos y familiares para no gastar tanto en el viaje.

Reduzca los costes relacionados con su espacio de trabajo

Dentro de su entorno de trabajo, hay cosas sencillas que puede hacer para reducir los costes en su organización. Cosas como apagar las luces innecesarias, hacer que toda su documentación de trabajo esté totalmente digitalizada y apagar los dispositivos electrónicos cuando no se utilicen. Además, para reducir el coste de los gastos telefónicos, puedes evitar el uso del teléfono de la empresa utilizando otras opciones más baratas como hacer llamadas a través de Internet. Puede utilizar aplicaciones como SKYPE y ZOOM para realizar videollamadas.

¿Cómo implementan las empresas el ahorro de costes?

La cuestión del ahorro de costes ha sido un tema de debate entre los propietarios de empresas desde la revolución industrial, ya que intentaban encontrar formas a través de las cuales pudieran minimizar el gasto y maximizar el beneficio. El objetivo principal de cualquier organización o empresa orientada a los negocios es generar la mayor cantidad de dinero posible y, al mismo tiempo, reducir y ahorrar todo lo posible en los costes de funcionamiento.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas reducir los costes y optimizar los beneficios sin comprometer la prestación de sus servicios?

Anuncios en línea

El marketing y la promoción son fundamentales para el éxito de cualquier negocio, y esto se pone de manifiesto en la cantidad de dinero que las empresas destinan al marketing. Por lo tanto, es una de las áreas clave en las que hay que ahorrar costes. Y una forma de conseguirlo es cambiar el marketing tradicional por el marketing online o digital. El espacio digital está creciendo, y con él vienen varias opciones que las empresas pueden aprovechar.

Cuando se trata de marketing digital, lo primero en lo que deben pensar las empresas es en su público objetivo y en la mejor manera de satisfacer sus necesidades. En cuanto al precio, el marketing online es mucho más barato que el tradicional, en el que había que imprimir carteles y pagar a los periódicos y otros medios impresos para que publicaran sus anuncios. Lo mejor del marketing online es que se puede hacer un seguimiento y analizar el rendimiento para determinar si se está obteniendo un buen rendimiento de la inversión.

Además, el marketing online permite controlar a la audiencia y ofrece un marketing dirigido. Es realmente una de las mejores formas de reducir costes, además de tener otros beneficios.

Subcontratación

Otra forma eficaz que las empresas están utilizando para reducir costes es la subcontratación de algunas de sus actividades a un tercero especialista. Hay funciones dentro de una empresa que, aunque son importantes para que ésta funcione correctamente, no forman parte del mandato principal del negocio. Estas son las funciones que deben ser externalizadas. Por ejemplo, si su empresa se ocupa más bien de cuestiones relacionadas con la construcción, las actividades de RRHH, como la contratación de personal y la gestión de nóminas, no contribuyen directamente a sus resultados. Por lo tanto, puede subcontratar a un experto en estas áreas para que se ocupe de este tipo de cuestiones, mientras usted y su equipo se centran en la tarea que tienen entre manos.

Otra área que la mayoría de las empresas encuentran un poco difícil de gestionar es el marketing y la publicidad. Esto se debe a que, aunque las empresas entienden que dedicar tiempo y recursos a esta actividad produce un buen retorno de la inversión, muchas no encuentran tiempo para la publicidad, la promoción y el marketing. Así que, en la mayoría de las empresas, esta actividad suele subcontratarse. Aunque podría parecer que contratar a un externo sería costoso, la verdad es que es mucho más barato, ya que no hay que pagar las prestaciones, los seguros y las bonificaciones que conlleva un empleo a tiempo completo

Ahorro en las facturas de electricidad

Las facturas de electricidad pueden ser bastante caras, especialmente en las empresas con altas tasas de consumo energético. Sin embargo, hay formas de reducir los costes y ahorrar dinero en estos gastos. Una de ellas es sustituir todas las bombillas por bombillas LED económicas y de bajo consumo. Además, algunas empresas han instalado sensores de movimiento que ayudan a mantener la luz encendida y apagada cuando es necesario. Esto suele ocurrir en organizaciones con grandes oficinas y con un elevado número de empleados.

Estos sensores de movimiento también pueden extenderse a dispositivos electrónicos como impresoras, fotocopiadoras, ordenadores, máquinas de fax y otros, de modo que se apaguen automáticamente cuando no estén en uso. Todas estas medidas contribuyen a un enorme ahorro de costes y por eso las grandes empresas parecen no preocuparse por las facturas de electricidad.

Mejorar la relación con los proveedores

Las empresas de éxito deben parte de su éxito a las buenas relaciones con los proveedores o suministradores. Tenga en cuenta que ninguna empresa puede funcionar sin suministros, lo que a su vez significa, que no hay empresa que pueda trabajar sin proveedores.

Cuando se trata de presupuestar, los proveedores son lo primero, ya que se llevan el mayor porcentaje de la asignación presupuestaria de las empresas. Reducir los costes de los suministros puede tener un impacto significativo en su beneficio. Por lo tanto, si quiere realizar algunos cambios notables en su empresa en términos de reducción de sus gastos operativos generales, al tiempo que optimiza la producción, una forma de hacerlo es renegociar los contratos de los proveedores. Incluso se puede optar por un acuerdo de trueque, siempre que al final se ahorre algo de dinero.

Estas reducciones de precios sólo se pueden conseguir si los proveedores son flexibles y están dispuestos a ofrecer a la empresa, descuentos por volumen o por fidelidad, o a llegar a un acuerdo mutuamente beneficioso. Por lo tanto, antes de iniciar una negociación con el proveedor, consiga primero ofertas de otros proveedores para tener una línea de base que pueda informar su discusión. Planee hacer esto al menos una vez al año, preferiblemente a principios de año. Al hacer esto, tendrá la certeza de obtener valor de sus proveedores y, al mismo tiempo, crear una buena relación con ellos.

Uso de software de gestión

Otra forma eficaz y eficiente que las empresas están utilizando para el ahorro de costes, es aprovechando el software de gestión para ejecutar algunas funciones críticas de la empresa. Un buen ejemplo de software de gestión que la mayoría de las empresas utilizan es la Planificación de Recursos Empresariales, también conocida como ERP.

Lo mejor de todo es que se centraliza toda la información. Esto hace que sea fácil y simple para obtener rápidamente información sobre cosas como; precios de los productos y los detalles de los proveedores. Tenga en cuenta que no puede llevar a cabo un ahorro de costes sin disponer de información concreta sobre sus compromisos anteriores con los proveedores, especialmente en términos de precios y cantidades de artículos suministrados. El software de gestión le ayudará a hacerlo sin tanto ajetreo.

¿Cuáles son las técnicas de reducción de costes?

La reducción de costes se define como la disminución real y permanente de los precios unitarios individuales de los servicios ofrecidos o de los bienes fabricados sin interferir en la idoneidad o calidad del producto o servicio. Para que las empresas optimicen sus beneficios, tienen que reducir el precio unitario del producto o servicio ofrecido o aumentar el precio de venta por unidad. A continuación se exponen algunas técnicas de reducción de costes que cualquier pequeño negocio o empresa puede adoptar.

Costeo por objetivos

El método de costeo por objetivos o de costeo por productos es una técnica de reducción de costes que implica la fijación de los precios de los productos según lo acordado por la dirección en una fase temprana, normalmente la de planificación y desarrollo. Este enfoque tiene como objetivo minimizar los costes mediante la creación de productos de alta calidad que reduzcan los costes desde la fase de producción. Es un proceso estructurado de control de precios y planificación de beneficios.

Costeo basado en la actividad

El costeo basado en la actividad (ABC), es una técnica de costeo que implica la asignación de un costo a productos o servicios basados en centros de actividad o grupos de costos. Los productos se asignan a los centros de actividad o a los conjuntos de costes en función del número de transacciones, o eventos, que intervienen en el proceso de ofrecer el servicio o fabricar el producto. Este método de reducción de costes es complicado y se inició a principios de los años 80. Además, el ABC, a diferencia del enfoque tradicional, que se utiliza para asignar precios a los productos en función de las horas de máquina, asigna los costes generales de producción a los artículos de forma racional.

Just in time (JIT)

Just in time o producción ajustada, como se denomina a veces, es un tipo de producción a demanda por el que los productos se fabrican en función de la demanda real; es básicamente un sistema de producción «pull». Este método permite a la empresa minimizar los residuos produciendo sólo lo que se necesita, es decir, la cantidad adecuada en el momento adecuado. Su principal objetivo es producir artículos en el momento adecuado y en el lugar adecuado (justo a tiempo).

Planificación de los recursos de la empresa

La planificación de los recursos de la empresa (ERP) es otro método de reducción de costes que implica un sistema digitalizado de control de inventarios y de producción que se derivó del sistema de planificación de necesidades de material (MRP). El MRP es un sistema que ordena las actividades y funciones de una organización. Ayuda en la contabilidad, las finanzas, el comercio electrónico y la aplicación de recursos humanos mediante la creación de interfaces gráficas de usuario y bases de datos. Reúne la tarea de instituciones como; agencias gubernamentales, cooperaciones, instituciones poderosas, organizaciones sin ánimo de lucro, empresas y establecimientos industriales

Ingeniería de valor (VE)

La ingeniería de valor es un método organizado, paso a paso, que está destinado a mejorar el valor de los bienes y servicios. El valor aquí se describe como la relación de la función sobre el coste. Por lo tanto, esto significa que el valor puede aumentarse reduciendo el coste o mejorando la función. El principio fundamental de la ingeniería del valor es que la función básica debe mantenerse y nunca reducirse.

Conclusión

Así que, tanto si eres un miembro subalterno del equipo como un directivo, o incluso el propietario de la empresa o negocio, el ahorro de costes, debe ser una de tus áreas prioritarias. Cada moneda mal gastada acabará reflejándose no sólo en los resultados de la empresa, sino también en los suyos. Nuestros consultores de reducción de costes pueden ayudarle a reducirlos hoy mismo