Tal vez tu objetivo sea la dominación mundial. Tal vez sólo quieras un trabajo secundario sostenible. En cualquier caso, la previsión financiera le ayuda a entender los pasos que debe dar -y los números que debe alcanzar- para que el crecimiento se produzca en su negocio.
Además, si alguna vez va a buscar más financiación, necesitará previsiones financieras para demostrar que su negocio está en vías de crecimiento.
Aquí tiene todo lo que necesita a mano, y los pasos que puede dar, para elaborar una previsión financiera fiable.
¿Qué es una previsión financiera?
Una previsión financiera trata de predecir cómo será su negocio (financieramente) en el futuro. Los estados pro forma son la forma de concretar esas predicciones.
Los estados pro forma son como los estados financieros que usted utiliza cada mes para ver cómo está funcionando su negocio. La única diferencia es que usted prepara los estados pro forma por adelantado, para meses y años futuros.
Hay tres estados pro forma clave con los que debe estar familiarizado:
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La Cuenta de Resultados
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El Estado de Flujo de Efectivo
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El Balance
Dependiendo de sus objetivos, estos estados cubrirán diferentes periodos de tiempo. Si está creando una previsión financiera para sus fines de planificación, debería crear estados pro forma que cubran de seis meses a un año en el futuro.
Sin embargo, si está presentando su previsión a un prestamista o inversor, debería crear estados pro forma que cubran los próximos uno a tres años.
Previsión financiera frente a presupuesto
Cuando crea un presupuesto para su negocio, planea reservar dinero para ciertos costes, teniendo en cuenta sus ingresos y gastos. El presupuesto que elabore puede basarse en la información de su previsión financiera, pero es distinto de la propia previsión.
Considere la previsión financiera como una predicción, y el presupuesto como un plan. Cuando hace una previsión financiera, ve en qué dirección se dirige su negocio, basándose en el rendimiento pasado y otros factores, y utiliza eso para anticipar el futuro.
Cuando hace un presupuesto, planifica cómo va a gastar el dinero basándose en lo que espera que sean sus finanzas en el futuro (su previsión).
Por ejemplo, si su previsión financiera para el próximo año dice que tendrá 5.000 dólares más de ingresos, podría crear un presupuesto para decidir cómo se gastará: 2.000 dólares para un nuevo sitio web, 1.000 dólares para anuncios en Facebook, etc.
Tres pasos para crear su previsión financiera
¿Está listo para mirar en la bola de cristal y ver el futuro de su negocio? Hay tres pasos que debes seguir:
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Reúne tus estados financieros anteriores. Tendrá que ver sus finanzas pasadas para poder proyectar sus ingresos, su flujo de caja y su balance.
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Decida cómo hará las proyecciones. Además de los registros pasados, hay otros datos a los que puedes recurrir para que tus proyecciones sean más precisas.
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Prepara tus estados pro forma. Sirve un café y prepárate para hacer números.
Primer paso: Reúna sus registros
Si no mira al pasado para ver cómo ha crecido su negocio, no está haciendo realmente una previsión, sólo está adivinando.
Necesitará reunir los estados financieros anteriores para poder ver cómo ha evolucionado su negocio a lo largo del tiempo y, a continuación, proyectar ese desarrollo hacia el futuro.
Su contable o su software de contabilidad deberían generar estados financieros para usted. Si no tiene ninguno de los dos, y no tiene estados financieros, tendrá que ocuparse de eso antes de empezar a hacer previsiones. Necesita una contabilidad completa para obtener el historial de transacciones en el que basar sus estados financieros.
Ponga a un lado la tarea de previsión financiera por el momento y aprenda Cómo ponerse al día con su contabilidad.
Una vez que sus libros y estados financieros estén al día, tendrá todo lo que necesita para empezar a planificar el futuro.
Paso dos: Decida cómo hará su previsión
Dependiendo de los recursos que decida utilizar, el tipo de previsión que cree se situará entre dos polos: el histórico y el basado en la investigación.
Casi todas las previsiones financieras incluyen un poco de previsión histórica y otro poco basado en la investigación. La combinación que elija dependerá de sus necesidades y de los recursos que tenga a su disposición.
Recuerde que el objetivo es crear una previsión realista y útil, sin arruinarse ni consumir todo su tiempo.
Previsión histórica
Cuando utiliza su historial financiero para trazar el futuro, se trata de una previsión histórica. Usted está mirando sus últimos estados de ingresos anuales, estados de flujo de efectivo y balances para ver qué tan rápido ha crecido en el pasado. A partir de ahí, puede hacer una conjetura sobre la velocidad a la que crecerá este año.
La ventaja de esto es que es relativamente fácil de hacer y no requiere mucho tiempo, dinero o experiencia. La desventaja es que sólo utiliza información sobre su propio negocio y no observa las tendencias más amplias del mercado, como lo que ha hecho su competencia.
La previsión histórica es una buena apuesta si está previendo un crecimiento modesto o si está creando una previsión rápida y sucia para su propio uso, no para preparar una presentación para posibles inversores.
Previsión basada en la investigación
Cuando investiga las tendencias más amplias del mercado, está utilizando la previsión basada en la investigación. Puede observar cómo se ha comportado su sector en los últimos diez años, investigar las nuevas tecnologías y las tendencias de los consumidores, o tratar de medir el progreso de sus competidores. Puede que observe cómo empresas similares a la suya han planificado su propio crecimiento.
La ventaja de la previsión basada en la investigación es que se obtiene una visión detallada y matizada de cómo podría crecer su negocio, teniendo en cuenta un montón de factores diferentes. Y es el tipo de previsión que quieren ver los inversores y los prestamistas.
El inconveniente es que la previsión basada en la investigación puede ser cara. Es posible que tenga que contratar a consultores e investigadores externos para que se encarguen del trabajo pesado.
La previsión basada en la investigación es una buena opción si está cortejando a los inversores o planea un crecimiento rápido y agresivo. También es buena si su empresa es nueva y no tiene mucho historial financiero en el que basarse para hacer proyecciones
Tercer paso: Crear estados pro forma
Una vez que haya recopilado la información que necesita para construir su previsión, puede crear estados pro forma.
Aquí cubriremos los tres estados financieros clave. Si utiliza todos ellos depende de usted.
Si está creando una previsión rápida para su propia planificación, es posible que sólo necesite crear estados de resultados pro forma. Si está presentando a los prestamistas o inversionistas, querrá usar los tres.
Regla general: Cualquier formulario que usaría en la operación mensual de su negocio debe ser creado pro forma. Por ejemplo, si mueve mucho dinero en efectivo cada mes, y depende de los estados de flujo de caja para asegurarse de que tiene suficiente dinero a mano para pagar a sus proveedores, entonces es prudente crear estados de flujo de caja pro forma como parte de su previsión.
Creación de la cuenta de resultados pro forma
Primero, establezca un objetivo -una proyección- para las ventas en el período que está analizando.
Digamos que hizo 30.000 dólares en ventas este año. El año que viene, quiere ganar 60.000 dólares. Por lo tanto, sus ventas totales aumentarán en 30.000 dólares.
Establezca un programa de producción que le permita alcanzar ese objetivo, y trace un mapa a lo largo del período de tiempo que está cubriendo. En nuestro ejemplo, habrá 12 declaraciones de ingresos en el año que viene (una cada mes). Trace ese aumento de 30.000 dólares en las ventas a lo largo de las 12 declaraciones.
Podría hacer esto aumentando las ventas una cantidad fija cada mes, o aumentando gradualmente la cantidad de ventas que hace por mes. Depende de sus instintos y de su experiencia como propietario de un negocio.
Entonces, es el momento de la parte de «pérdidas» de «Pérdidas y Ganancias». Calcule el coste de las mercancías vendidas para cada mes, y dedúzcalo de sus ventas. Deduzca también cualquier otro gasto operativo que tenga.
Es importante tener en cuenta todos los gastos para obtener una proyección precisa. Si parte de su plan es cuadruplicar su publicidad en línea, asegúrese de incluir un gasto que refleje eso.
Una vez que haya terminado, sus estados de ingresos pro forma le muestran cuánto puede esperar ganar y cuánto puede esperar gastar en el tiempo que viene.
Ejemplo de declaración de ingresos pro forma:
Almacén de Falafel de Karen
| 2019 (actual) $ | 2020 $ | 2021 $ | |
|---|---|---|---|
| Ingresos por ventas | 15,000 | 19,000 | 23,000 |
| Costo de ventas | (6,000) | (9,000) | (11,000) |
| Beneficio Bruto | 9,000 | 10,000 | 12,000 |
| Gastos de explotación | |||
| Alquiler | 1,000 | 1,000 | 1,000 |
| Alojamiento web | 600 | 600 | |
| Publicidad | 3,000 | 3,000 | 3,000 |
| Total de gastos de explotación | (4.600) | (4.600) | (4.600) |
| Ingresos de explotación | 4.400 | 5,400 | 7.400 |
| Ingresos netos | 4.400 | 5.400 | 7,400 |
Creación del Estado de Flujo de Efectivo proforma
Se crea un Estado de Flujo de Efectivo proforma de forma muy parecida a como se crea un Estado de Flujo de Efectivo normal. Esto significa tomar la información de la Cuenta de Resultados y utilizar el formato del Estado de Flujo de Efectivo para trazar hacia dónde va su dinero y cuánto tendrá a mano en cualquier momento.
Su flujo de efectivo proyectado puede decirle algunas cosas. Si está en negativo, significa que no va a tener suficiente efectivo a mano para hacer funcionar su negocio, según su trayectoria actual. Tendrá que hacer planes para pedir dinero prestado y pagarlo.
Si su flujo de caja neto es positivo, puede planear tener suficiente excedente de efectivo a mano para pagar los préstamos, o ahorrar para una gran inversión.
Estado de flujo de caja pro forma de ejemplo:
Centro de Rescate y Rehabilitación de Mapaches de Ruth
| 2019 (actual) $ | 20$ | 2021 $ | |
|---|---|---|---|
| SALDO DE APERTURA | 15,000 | 16,000 | 18,000 |
| Dinero recibido de | |||
| Donantes | 86.000 | 88,000 | 93,000 |
| Tienda de recuerdos | 1,000 | 900 | 800 |
| Total de efectivo recibido | 87,000 | 88,900 | 93,800 |
| Dinero Pagado | |||
| Suministros | 33,000 | 35,000 | 36,000 |
| Alquiler | 24,000 | 24,000 | 24,000 |
| Impuesto sobre la renta | 8,000 | 8,600 | 8,800 |
| Total de efectivo pagado | 64.000 | 67.600 | 68.800 |
| Flujo de caja neto de operaciones | 23,000 | 22,300 | 25,000 |
Creación del Balance pro forma
A partir de la información de la Cuenta de Resultados y del Estado de Flujos de Efectivo se pueden crear Balances pro forma. Pero también necesitará balances anteriores para que esto sea útil, de modo que pueda seguir la historia de cómo su negocio llegó del «Balance A» al «Balance B». De esta manera, usted puede planificar dónde mover el dinero, cuando.
Ejemplo de balance pro forma:
Big Bill’s Budget Wedding Videos
| 2019 $ | 2020 $ | 2021 $ | |
|---|---|---|---|
| Activos | |||
| Activos Corrientes | |||
| Cuenta Corriente | 12.000 | 15.000 | 18.000 |
| Cuenta de ahorro | 34.000 | 40.000 | 44.000 |
| Cuentas por cobrar | 3.000 | 1.000 | 2,000 |
| Inventario | 14.000 | 17.000 | 21.000 |
| Total Activo Corriente | 63.000 | 73,000 | 86.000 |
| Activos no corrientes | |||
| Equipos de vídeo | 13,000 | 13,000 | 13,000 |
| Coche | 7,000 | 7,000 | 7,000 |
| Total de activos no corrientes | 20,000 | 20,000 | 20,000 |
| Total Activo | 83.000 | 93.000 | 106,000 |
| PASIVO & PATRIMONIO | |||
| Pasivo corriente | |||
| Cuentas por pagar | 10,000 | 9,000 | 11,000 |
| Línea de crédito | 23,000 | 20,000 | 19,000 |
| Total pasivo corriente | 50,000 | 45,000 | 43,000 |
| Pasivo no corriente | |||
| Préstamo | 40,000 | 36,000 | 32,000 |
| Total Pasivo | 90,000 | 81,000 | 75,000 |
| Capital propio | |||
| Capital propio | 30,000 | 30,000 | 30,000 |
| Resultados | 45,000 | 56,000 | 65,000 |
| Patrimonio neto | 75.000 | 86.000 | 95,000 |
| Total Pasivo& Patrimonio | 165.000 | 167.000 | 170.000 |
Previsión frente a reales
Una vez creada la previsión financiera, el trabajo no ha terminado. La segunda etapa, que es vital, consiste en volver atrás y registrar los resultados financieros reales en comparación con la previsión una vez que el mes o el año ha terminado.
¿Por qué es esto tan vital?
Le ayuda a aprender a prever mejor el próximo año, y cuando su previsión está muy equivocada, puede tomar notas para sí mismo sobre por qué fue así.
Por ejemplo:
- Los ingresos de marzo fueron mucho más altos de lo que había previsto. No me di cuenta de que habría un impulso estacional durante las vacaciones de primavera.
- Las ventas fueron más bajas de lo que preveía en junio. Hubo un error de comunicación con el proveedor y no tuve todo el inventario que necesitaba.
Estas notas mundanas para uno mismo se acumulan en un conocimiento empresarial inestimable que ayuda a que cada año sea más exitoso que el anterior.
Previsiones del mejor, peor y normal caso
Sea usted el tipo de persona que siempre ve el vaso medio lleno, o el que siempre lo ve medio vacío, es una buena idea tener en cuenta diferentes resultados posibles para su negocio.
Los humanos no son muy buenos para predecir el futuro. Considere la posibilidad de crear tres previsiones diferentes: Una para el mejor escenario, otra para el peor y otra para el escenario medio o «normal».
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Puede que las camisetas que compras al por mayor para tu tienda online suban de precio, como ocurrió el año pasado. Considere eso en su peor caso.
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Puede que los precios de las camisetas sigan siendo los mismos, además de que su nuevo plan de publicidad despegue y consiga más negocio. Consideremos que es el mejor caso.
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Puede que todo siga más o menos igual. Llamémoslo el caso regular.
La trifecta mejor/peor/regular también es útil cuando haces un presupuesto para tu negocio. Por ejemplo, en enero podrías presupuestar un escenario regular. En este caso, eso significa unos ingresos mensuales por ventas de 8.000 dólares.
Sin embargo, en febrero digamos que sus ingresos alcanzan los 10.000 dólares, y en marzo los 11.000 dólares. En ese momento, es posible que desee ajustar su presupuesto al mejor de los casos, ya que ahora tendrá más dinero para reinvertir en su negocio.
Al final del día, cuanto más sólida sea su previsión, mejor podrá planificar el futuro de su negocio, y pensar en sus pies. Además, impresionarás a los inversores y prestamistas, al demostrar que has considerado (casi) todos los resultados posibles.