Los asistentes ejecutivos juegan un papel importante en una empresa porque son la mano izquierda del ejecutivo (o mujer)!

Un asistente ejecutivo exitoso irá más allá para asegurarse de que la empresa se dirige en la dirección correcta, asegurándose de que el ejecutivo al que están asistiendo está en la cima de todo y algo más.

En este artículo, cubriremos:

• La descripción del trabajo de un asistente ejecutivo
• El salario medio de un asistente ejecutivo
• Cómo convertirse en un asistente ejecutivo
• Consejos para un asistente ejecutivo
• Habilidades de un asistente ejecutivo

Descripción del trabajo de un asistente ejecutivo

¿Qué hace un asistente ejecutivo? Los asistentes ejecutivos, también llamados a veces asistentes personales, desempeñan funciones clave en una empresa porque asisten a uno o más ejecutivos, como funcionarios de alto nivel, el director general o el propietario de una empresa.

Los asistentes ejecutivos son similares a los asistentes administrativos; sin embargo, los asistentes administrativos tienden a centrarse en el trabajo de oficina, mientras que los asistentes ejecutivos se encargan de asistir a un ejecutivo de la empresa, normalmente con tareas de más alto nivel.

Aunque los tipos de tareas que realizan los asistentes ejecutivos pueden variar de un puesto a otro, todos tienden a realizar tareas y deberes de alto nivel similares.

Estas tareas pueden ir desde:

• Gestionar la agenda del ejecutivo
• Representar al ejecutivo en llamadas y reuniones cuando éste no está disponible
• Preparar y revisar documentos
• Manejar información confidencial
• Producir informes y presentaciones
• Analizar datos
• Tareas de gestión de oficina
• Mantener vigilados a los miembros del personal, incluyendo a los asistentes administrativos

Aquí hay un ejemplo de descripción de trabajo de asistente ejecutivo de www.Monster.com:

• Produce información transcribiendo, formateando, introduciendo, editando, recuperando, copiando y transmitiendo texto, datos y gráficos. Conserva el tiempo del ejecutivo leyendo, investigando y dirigiendo la correspondencia; redactando cartas y documentos; recopilando y analizando información; iniciando las telecomunicaciones.
• Mantiene la agenda de citas del ejecutivo planificando y programando reuniones, conferencias, teleconferencias y viajes.
• Representa al ejecutivo asistiendo a reuniones en su ausencia; hablando en su nombre.
• Recibe a los invitados y a los clientes saludándolos, en persona o por teléfono; respondiendo o dirigiendo las consultas.
• Mantiene la confianza de los clientes y protege las operaciones manteniendo la confidencialidad de la información.
• Lleva a cabo proyectos asignando trabajo al personal administrativo; haciendo un seguimiento de los resultados.
• Prepara informes recopilando y analizando información.
• Asegura la información completando las copias de seguridad de las bases de datos.
• Proporciona referencias históricas desarrollando y utilizando sistemas de archivo y recuperación; registrando las discusiones de las reuniones.
• Mantiene el inventario de suministros de oficina comprobando las existencias para determinar el nivel de inventario; anticipando los suministros necesarios; evaluando los nuevos productos de oficina; realizando y agilizando los pedidos de suministros; verificando la recepción de los suministros.
• Asegura el funcionamiento de los equipos completando los requisitos de mantenimiento preventivo; siguiendo las instrucciones del fabricante; solucionando las averías; solicitando reparaciones; manteniendo los inventarios de equipos; evaluando nuevos equipos y técnicas.
• Mantiene el conocimiento profesional y técnico asistiendo a talleres educativos; revisando publicaciones profesionales; estableciendo redes personales; participando en sociedades profesionales.
• Contribuye al esfuerzo del equipo logrando resultados relacionados según sea necesario.

Salario de un Asistente Ejecutivo

Según www.onetonline.org, el salario medio de un Asistente Ejecutivo para 2016 fue de 26,86 dólares por hora, o 55.860 dólares anuales.

Tenga en cuenta que esto puede variar en función de los años de experiencia y del lugar en el que se viva, al igual que cualquier otro puesto de trabajo.

Cómo convertirse en un asistente ejecutivo

Para convertirse en un asistente, considere la posibilidad de obtener un título en negocios o un campo relacionado, como el apoyo administrativo o la gestión de oficinas.

Como mínimo, los asistentes ejecutivos suelen tener un título de 4 años, pero algunos asistentes ejecutivos trabajan a partir de ser un asistente administrativo, o reciben un certificado o título de un programa de dos años.

Sin embargo, cuando se trabaja para empresas más grandes, es posible que se necesiten varios años de experiencia como asistente ejecutivo para ser considerado para el puesto.

Además, los asistentes ejecutivos pueden necesitar conocimientos en el campo en el que planean trabajar. Por ejemplo, si están planeando ser un asistente ejecutivo en un entorno legal, deben estar familiarizados con la terminología y los procedimientos legales.

Consejos para un asistente ejecutivo

¿Busca consejos de organización para un asistente ejecutivo? Estos consejos aumentarán su organización.

1. Organice sus correos electrónicos

Como asistente ejecutiva, debe gestionar no sólo su propia bandeja de entrada, sino también la de su ejecutivo. Esto puede llegar a ser abrumador con tantos correos electrónicos fluyendo.

Probablemente haya aceptado que llegar a la bandeja de entrada cero es casi imposible, sin embargo, hay otras opciones para vencer este desafío, y simplificar esa bandeja de entrada.

Matriz de prioridades una herramienta que le permite simplificar su bandeja de entrada.

Considere organizar los correos electrónicos en una plantilla basada en cuadrantes con los cuatro cuadrantes etiquetados:

• Urgente: Requiere respuesta – Es fundamental que preste la máxima atención a estos correos electrónicos. Responda a ellos lo antes posible; no salga de la oficina sin que este cuadrante esté casi vacío.
• Menos urgente: Respuestas – Debe responder a estos correos en algún momento, pero tiene prioridades más importantes por el momento. Se recomienda poner una fecha de vencimiento a estos correos electrónicos para no olvidarse de ellos, ya que siguen siendo importantes.
• Seguimientos – Establezca fechas de vencimiento para el seguimiento de estos correos electrónicos, ya que tienden a perderse en el camino.
• Tareas pendientes – Un lugar designado para aquellos correos electrónicos que enumeran las tareas que deben realizarse. Establezca fechas de vencimiento en estos también.

La plantilla de correo electrónico tiene el siguiente aspecto:

Matriz de prioridades, es una solución de gestión de proyectos basada en cuadrantes que le permite arrastrar y soltar fácilmente sus correos electrónicos en los cuadrantes anteriores desde su correo electrónico de Outlook. Echa un vistazo a las 5 mejores plantillas para perfeccionar tus habilidades de asistente ejecutivo.

Desde ahí, puedes:

• Establecer una fecha de vencimiento para saber cuándo responder a ese correo electrónico o completar esa tarea que aparece en el correo electrónico.
• Delegar el correo electrónico a un ejecutivo o miembro del equipo si están involucrados, o quieres que se hagan cargo.
• Utilizar iconos de tareas para determinar qué correos electrónicos son los más importantes. Por ejemplo, puede poner un «fuego» al lado de un correo electrónico que necesita una respuesta en la próxima hora, o numerar sus correos electrónicos en función de los que necesitan su atención primero.

Así es como se vería en Priority Matrix:

Nota que el «nombre de la tarea» es el asunto del correo electrónico. Al hacer clic en él, el contenido del correo electrónico aparece en ‘notas’.

Aquí hay un vídeo que muestra cómo gestionar sus tareas de asistente ejecutivo en Priority Matrix

Importe la plantilla mostrada en el vídeo, aquí.

Aprenda cómo:

• La integración del correo electrónico de Priority Matrix ayuda
• a integrar la bandeja de entrada de PRIORITY MATRIX de WINDOWS y MAC con su correo electrónico

1. Haga la lista de tareas de mañana antes de salir de la oficina

¡No pierda tiempo! Antes de salir de la oficina, crea una lista de tareas en las que debes centrarte mañana mientras todo está fresco en tu cabeza. Los 5-10 minutos extra que dediques a hacer esto sin duda te compensarán cuando entres en la oficina por la mañana porque tendrás una buena idea de a qué atenerte.

Esto te asegura no perder el tiempo porque sabes qué es lo más prioritario y en qué debes centrarte primero.

1. Visualice lo que va a conseguir

Cuando entre en la oficina, empiece el día con el fin en mente.

Tómese 5 minutos para pensar en los resultados que necesita conseguir hoy. ENTONCES, considera qué tareas te ayudarán a conseguirlos.

En este punto, revisa tu lista de tareas pendientes de la noche anterior asegurándote de que cada una de las tareas que hay en ella está en el lugar correcto.

1. Usa una herramienta

Para mantenerte organizado, considera el uso de una plataforma online o un software de gestión de proyectos para mantenerte a ti y a tu equipo al tanto.

Una magnífica solución de gestión de proyectos para asistentes ejecutivos es Priority Matrix, la misma herramienta mencionada en el consejo nº 1 para ayudarle con sus correos electrónicos.

En Priority Matrix, puede hacer un seguimiento de las tareas, los correos electrónicos y los documentos en un solo lugar. Además, puedes leer informes detallados para asegurarte de que tu equipo va por el buen camino, o de que tu equipo no está progresando para que puedas intervenir de inmediato.

Así es como puedes usar Priority Matrix con tu ejecutivo:

• El ejecutivo puede delegar tareas directamente en ti a través de la plataforma (convirtiéndote en el «propietario»), ¡lo que significa que siempre sabes lo que tienes que hacer! Si hay alguna pregunta, puedes chatear dentro de la tarea para poder consultarla rápidamente más tarde. Se acabaron los hilos de correo electrónico confusos o la falta de comunicación sobre las responsabilidades!

• Cuando reciba un correo electrónico de su ejecutivo, puede arrastrarlo y soltarlo en su plantilla de correo electrónico de la Matriz de Prioridades para no perderlo de vista, ayudándole a gestionar sus correos electrónicos de manera más eficiente.
• Genere un informe de todo lo que ha terminado cada día para que su ejecutivo entienda exactamente lo que se ha logrado.

• Gestione mejor su tiempo utilizando nuestras plantillas de priorización, o cree las suyas propias. Haga feliz a su ejecutivo y sea un superrendidor!

• Anticípese a las necesidades de su ejecutivo. Si ves que tiene un día lleno de reuniones, ten preparada una comida de su restaurante favorito. Si tiene una reunión importante por la mañana, pida los panecillos y el café con antelación, incluso antes de pedírselo.

También puede aumentar la organización general porque todo está en un solo lugar.

¿Su jefe tiene una llamada importante mañana? Configura una alerta en Priority Matrix para recordárselo una hora antes.

¿Quieres ver si hay algo importante mañana o la semana siguiente? Abra la lista maestra de la Matriz de Prioridades para ver a vista de pájaro todo lo que está ocurriendo, y fíltrela por el período de tiempo en el que quiere centrarse.

1. Mantenga una base de datos

Mantenga un buen registro de una variedad de lugares, como hoteles y restaurantes, en los que su ejecutivo ha estado en el pasado. Asegúrese de guardar la información de contacto, como los números de teléfono y las direcciones, así como un apartado en el que se indique si el ejecutivo disfrutó o no de su última experiencia.

De este modo, si su ejecutivo busca un lugar para alojarse en la zona de Los Ángeles De este modo, si su ejecutivo busca un lugar para alojarse en la zona de Los Ángeles, puede encontrar los hoteles en los que se ha alojado en el pasado y hacer algunas llamadas.

Puede hacer un seguimiento de esta información en una hoja de cálculo de Excel, Microsoft Access o incluso en Priority Matrix.

Habilidades de asistente ejecutivo

• Habilidades de comunicación: Las excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal son fundamentales en este campo, ya sea hablando por teléfono, escribiendo un correo electrónico o expresando una opinión.
• Habilidades de gestión del tiempo: Uno debe ser capaz de priorizar para determinar dónde se invierte mejor el tiempo no sólo para su puesto, sino para el ejecutivo para el que trabaja.
• Organización: Con archivos e información flotando por todas partes, uno debe ser capaz de desarrollar una estrategia para mantener todo en su lugar.
• Habilidades multitarea: Con tantas cosas en marcha, es probable que tenga que atender varias tareas a la vez.
• Solución de problemas: Los planes, las estrategias y los calendarios cambian – es su trabajo reaccionar rápidamente y ser resistente, encontrando las mejores alternativas cuando surgen estos cambios.
• Independiente: Poseer independencia para realizar su propio trabajo, asegurarse de que su ejecutivo está en el camino, así como los miembros del equipo que supervisa.
• Proactivo: Su mente debe pensar en el futuro para poder intervenir cuando sea necesario.
• Orientado a los detalles: Los pequeños detalles son los que realmente importan: errores tipográficos, cambios en la agenda e incluso la información más minuciosa sobre cómo debe vestirse el ejecutivo para una próxima reunión de marketing, por lo que debe tener ojo para los detalles más pequeños.
• Tecnología: Un asistente ejecutivo debe tener conocimientos sobre software de priorización, software de presentación, software de gráficos, Microsoft office, etc.
• Liderazgo: Los Asistentes Ejecutivos a menudo dirigen personas, por lo que uno debe ser capaz de dar un paso adelante y poner al equipo en marcha.