- Las prácticas de facturación rigurosas son fundamentales para tu flujo de ingresos.
- Las aplicaciones de facturación pueden hacer que el proceso de facturación de tu empresa requiera menos tiempo.
- Cuando busques aplicaciones de facturación, ten en cuenta las integraciones, las funciones, la facilidad de uso y los costes de cada una de ellas.
- Este artículo está dirigido a los propietarios de empresas que buscan agilizar sus procesos de facturación y cobro.
La facturación puede suponer una gran parte del tiempo del propietario de una empresa. Las aplicaciones de facturación facilitan la creación, el envío y el seguimiento de las facturas para que te paguen más rápido. Lo mejor es que son accesibles en dispositivos móviles para facturar sobre la marcha.
Si buscas una aplicación de facturación de pago con muchas funciones, un software de contabilidad y facturación todo en uno, o un generador de facturas gratuito que haga que tu pequeña operación parezca más profesional, hay una aplicación de facturación para ti.
Qué buscar en una aplicación de facturación
Encontrar la aplicación de facturación adecuada para su negocio puede resultar abrumador, especialmente cuando se añaden nuevas herramientas de facturación al mercado o las antiguas se actualizan con nuevas campanas y silbatos. Antes de empezar a comparar las opciones, considere lo que quiere en una aplicación de facturación.
Integraciones
Algunas aplicaciones pueden manejar todas sus necesidades de contabilidad, incluyendo la facturación y el seguimiento de su flujo de caja. Sin embargo, si eliges una aplicación que sólo sirva para facturar y facturar, debe integrarse con el software de contabilidad que ya utilices. De lo contrario, corres el riesgo de cometer costosos errores al transferir la información de un programa a otro, y de perder tiempo que podrías dedicar a otras partes de tu negocio.
Nota del editor: ¿Buscas un software de contabilidad o generador de facturas para tu negocio? Rellene el siguiente cuestionario para que nuestros socios proveedores se pongan en contacto con usted con información gratuita.
Características
Más características no significan automáticamente una mejor herramienta de facturación, especialmente si usted termina pagando por características que nunca utiliza. Sin embargo, no querrá ahorrar dinero sacrificando funciones que realmente necesita. Si paga por un software de facturación, busque una aplicación que incluya estas funciones:
- Un generador de facturas con plantillas personalizables para una marca profesional
- Una forma fácil de hacer seguimiento de las facturas impagadas
- Perfiles de clientes que puedes guardar, en lugar de introducir los datos manualmente cada vez
- Una forma de almacenar y enviar los recibos de los gastos que un cliente debe reembolsar
- Conectividad con múltiples pasarelas de pago
- Facturación en línea
Facilidad de uso
Como propietario de un negocio, quieres que la tecnología agilice tus tareas, no que las complique. No quieres buscar tu lista de clientes cada vez que abres el generador de facturas o pasar horas cargando recibos cuando vayas a enviar una factura para su reembolso.
El software de facturación que hayas utilizado en el pasado y tu familiaridad con la nueva tecnología influirán en la sensación de complejidad de estas aplicaciones. Juegue con algunas de ellas hasta encontrar una que le resulte fácil e intuitiva de usar.
También debe buscar una aplicación que sea fácil de usar en su dispositivo móvil, así como a través del navegador web, para que la facturación sobre la marcha sea sencilla. Asegúrate de tener un fácil acceso al servicio de atención al cliente en caso de que tengas preguntas en el futuro.
Coste
El presupuesto es siempre una preocupación para los propietarios de negocios, especialmente para los que acaban de empezar. Por suerte, hay aplicaciones de facturación disponibles en múltiples rangos de precios, incluyendo varias que son de uso gratuito. Muchas opciones de pago ofrecen una prueba gratuita, lo que le permite probar el software antes de comprometerse con un plan mensual o anual.
Para muchas aplicaciones de facturación, la estructura de su negocio afectará al coste final. Algunas aplicaciones cobran una tarifa plana por su uso, mientras que otras cobran por el número de facturas que envíe al mes o por el número de perfiles de clientes que almacene. Su historial de facturación puede ayudarle a determinar qué aplicación de facturación es la que mejor se ajusta al presupuesto de su empresa.
Lo más importante: Al comparar las aplicaciones de facturación, fíjate en las integraciones, las funciones, la facilidad de uso y el coste de cada contendiente.
Aplicaciones de facturación a tener en cuenta para tu negocio
Facturas de Square
La aplicación de facturas de Square es un generador de facturas que gestiona la facturación y los pagos a través de tu dispositivo móvil. Permite crear facturas personalizadas y recurrentes, hacer un seguimiento de los pagos y generar recordatorios de pago. También incluye análisis y acepta varios métodos de pago, lo que le facilita mantener su flujo de caja.
Con Square Invoices, tanto el software de facturación como el de procesamiento de tarjetas de crédito son de uso gratuito. Cada vez que un cliente te paga, Square cobra una tarifa plana más un pequeño porcentaje de la transacción.
Invoice2go
Invoice2go es una aplicación de facturación móvil y web diseñada para micro y pequeñas empresas. Ofrece plantillas personalizables para no tener que empezar desde cero. También guarda los precios, la información del cliente y otros datos para autocompletar los campos requeridos.
Invoice2go permite ver cuándo un cliente abre una factura, configurar recordatorios de pago automáticos y crear informes financieros para cualquier factura impagada. El servicio ofrece cuatro planes con diferentes precios (a partir de 3 dólares al mes, facturados anualmente) en función del número de usuarios de la cuenta, el número de clientes que almacene y el número de facturas que envíe al mes. Los cuatro planes le permiten aceptar pagos a través de tarjeta de crédito, tarjeta de débito o PayPal.
QuickBooks Online
QuickBooks Online le permite crear facturas y recibir pagos rápidamente, manteniendo su software de facturación y contabilidad completamente conectados. Utiliza lo que la empresa llama «facturas inteligentes», que le avisan cuando los clientes han visto y pagado sus facturas. Las opciones de pago incluyen tarjetas de crédito, tarjetas de débito y transferencias bancarias ACH gratuitas.
QuickBooks ofrece algunas características que ahorran tiempo, como el autocompletado basado en sus facturas anteriores, facturas y pagos recurrentes, recordatorios de pago y conversión de estimaciones en facturas pagaderas. QuickBooks tiene una aplicación móvil, aunque no incluye todas las funciones de la aplicación web. Los planes de QuickBooks tienen un precio mensual (a partir de 12,50 dólares) en función del tamaño de la empresa, el nivel de asistencia al cliente que se elija y el acceso a funciones adicionales como el seguimiento del inventario y el análisis financiero.
FreshBooks
FreshBooks es una solución de facturación todo en uno para pequeñas empresas. Sus plantillas personalizables le permiten añadir su logotipo y cambiar las fuentes y los colores para adaptarse a su marca. FreshBooks facilita el cobro, con funciones como los pagos con tarjeta de crédito, el seguimiento de las facturas, las transacciones con tarifa plana de PayPal y los depósitos rápidos en la cuenta bancaria de su empresa. También cuenta con varias funciones de automatización para ahorrar tiempo, como las facturas recurrentes, los recordatorios de pago, los cargos por demora, los descuentos y los cálculos de impuestos.
Las muchas otras funciones de FreshBooks incluyen el seguimiento del tiempo y los gastos, la gestión de proyectos, los informes y la gestión de las relaciones con los clientes. Como parte del sistema de contabilidad en la nube de FreshBooks, los planes se facturan mensualmente (a partir de 4,50 dólares) en función del número de clientes activos en tu cuenta.
Billdu
Con Billdu, puedes crear facturas y enviarlas en segundos, y los clientes pueden realizar pagos al instante haciendo clic en el botón «pagar ahora» directamente desde la factura. Billdu también permite crear presupuestos y órdenes de compra, hacer un seguimiento del inventario y los gastos, gestionar los gastos y los recibos, y exportar archivos a PDF, XLS, CSV y otros formatos.
Billdu cuenta con un práctico modo sin conexión, que permite acceder a las facturas y otros datos sin necesidad de una conexión a Internet. Ofrece tres paquetes diferentes, que se facturan mensualmente en función del número de facturas que quieras enviar al año y de cuántos usuarios quieras tener en tu cuenta, a partir de 1,99 dólares al mes.
Zoho Invoice
Zoho, quizá más conocido por su software de CRM basado en la nube, también ofrece una plataforma de facturación que te permite automatizar y programar la entrega de facturas de marca a tus clientes. El software fácil de usar permite añadir partidas, impuestos y más a sus facturas. También ofrece la opción de que el equipo de Zoho envíe a tus clientes facturas en papel por correo postal.
Zoho es gratuito si tienes cinco clientes o menos. De lo contrario, los planes comienzan en 9 dólares al mes. Las tarifas de procesamiento pueden variar, ya que los pagos de los clientes que recibas a través de Zoho podrían procesarse a través de varias aplicaciones de terceros.
Invoicely
A través de Invoicely, puedes entregar facturas a tus clientes, aceptar las de tus proveedores, gestionar tus gastos y la actividad de tu negocio, y mucho más. Permite facturas de marca y pagos en línea, aunque estas características son limitadas si se utiliza el nivel gratuito de Invoicely.
Más allá del nivel gratuito, los planes comienzan en 9,99 dólares al mes. El nivel gratuito sólo permite el pago en línea a través de PayPal, por lo que PayPal establece sus tarifas de procesamiento en este plan. Sus tarifas de procesamiento variarán en los otros planes.
Bill.com
Bill.com es una aplicación de facturación que detalla el progreso de todas sus facturas – enviadas, aprobadas, pendientes y más. La experiencia de usuario de Bill.com tiende a ser mejor cuando tus clientes también se registran en ella, y registrar una cuenta lleva sólo unos minutos. Con sus propias cuentas, tus clientes pueden estar al tanto de sus plazos de pago y tú puedes recibir alertas cuando se procesen los pagos.
Los planes de Bill.com comienzan en 39 dólares al mes. Sus tarifas de procesamiento de pagos electrónicos y ACH son de 49 centavos por transacción, y las tarifas de procesamiento de la tarifa comercial de nivel 3 están disponibles para los pagos con tarjeta de crédito.
¿Cuál es la mejor aplicación de facturación gratuita?
Para las empresas que acaban de empezar o necesitan mantener los gastos lo más bajos posible, existen aplicaciones de facturación gratuitas. Aunque estas apps cubren lo básico para generar y enviar facturas profesionales, generalmente no incluyen tantas funciones como las apps de pago.
InvoiceNinja
InvoiceNinja es una app móvil y en la nube de código abierto que permite crear, enviar y gestionar facturas. Incluye seguimiento del tiempo, creación de facturas personalizadas, seguimiento de gastos y generación de propuestas. Con InvoiceNinja puedes aceptar pagos móviles o en línea. Es compatible con más de 40 pasarelas de pago, incluyendo Stripe, WePay y Checkout.com.
El plan Forever Free permite enviar un número ilimitado de facturas y almacenar hasta 100 clientes. Incluye un número limitado de plantillas de facturas, todas ellas con la marca «creada por InvoiceNinja». Los planes de pago eliminan esta marca y ofrecen características adicionales.
Invoice by Wave
Invoice by Wave es una app de facturación gratuita diseñada para crear facturas de calidad profesional. Puedes elegir entre una amplia gama de plantillas y personalizarlas con tu logotipo y los colores de tu empresa. Otras opciones de diseño incluyen columnas personalizadas y elementos de línea de arrastrar y soltar. Si no quiere crear una cuenta en Wave, puede utilizar el generador de facturas online de Wave.
Puede enviar facturas desde la aplicación Wave, Gmail o Outlook, y luego hacer un seguimiento para ver si se han visto y pagado. También puedes establecer condiciones de pago personalizadas, crear recordatorios de pago, gestionar tu contabilidad y subir recibos. El complemento Payments by Wave permite aceptar pagos en línea con tarjetas de crédito o transferencias bancarias, pero esta función conlleva una comisión por transacción.
Max Freedman y Sara Angeles han contribuido a la redacción de este artículo.