Description du poste:

Le poste d’assistant de pratique II est responsable des interactions quotidiennes avec les patients et les clients au sein de l’unité de dermatologie située au 221 Longwood Avenue. Travaillant sous la direction du coordinateur de la pratique et du gestionnaire de la pratique, l’assistant de la pratique II est la première ligne de contact avec les patients au sein de la pratique. Il s’agit d’un rôle vital, ayant à la fois des impacts significatifs sur les soins et la satisfaction des patients, les opérations cliniques et les revenus cliniques. Le cabinet de dermatologie du 221 Longwood Avenue génère plus de 26 000 visites de patients et reçoit plus de 72 000 appels téléphoniques de patients par an.
Normes spécifiques du poste

* Accueille chaleureusement tous les patients, clients et visiteurs du cabinet. Vérifie si le patient ou le client a un rendez-vous.

* Pour tous les rendez-vous des patients, vérifie l’identité des patients à l’aide de 2 identifiants acceptables par BWH. Vérifier l’heure du rendez-vous du patient et le fournisseur.

* Arriver le patient dans le système de planification BWH conformément aux directives des départements.

* Alerte le personnel de soutien clinique de tout besoin spécial ou d’une attention particulière nécessaire pour le patient qui arrive, y compris le risque de chute, les besoins spéciaux ou le patient VIP.

* Coordonne l’arrivée du patient avec le département des services d’interprétation si nécessaire

* Pour tout patient qui n’a pas de rendez-vous prévu, travaille dans le cadre des protocoles de pratique établis pour déterminer la meilleure façon de répondre aux besoins des patients.

* Pour les autres rendez-vous, aviser la partie appropriée de l’arrivée du client ou du visiteur.

* Pendant le processus d’arrivée, distribuer les formulaires institutionnels et spécifiques à la pratique pertinents, y compris le formulaire d’information sur l’auto-évaluation du patient, le questionnaire d’information du patient et le formulaire de révision des médicaments et des allergies du patient. Demande la signature électronique pour tous les formulaires institutionnels applicables, y compris l’avis de confidentialité HIPAA, le consentement de Mass HIway, le consentement de l’hôpital pour le traitement et le formulaire de renonciation à l’aiguillage manquant.

* Capable de répondre à toute question qu’un patient peut avoir concernant l’un des formulaires institutionnels ou spécifiques à la pratique.

* Documente électroniquement dans le système chaque fois qu’un patient refuse de signer les formulaires demandés

* Demande à chaque patient de vérifier l’exactitude de toutes les informations démographiques et d’assurance sur leur dossier et fournit des instructions sur la façon dont les mises à jour peuvent être faites. Identifie les patients qui ne sont pas en mesure d’effectuer cette tâche et propose de leur fournir de l’aide.

* Recueille les paiements dus au moment du service, conformément à la politique de collecte des paiements des patients des départements.

* Détermine si le patient est responsable d’une quote-part pour la visite et le montant de la quote-part due

* Recueille les paiements pour les services cosmétiques rendus

* Saisit les paiements dans le système de planification BWH ainsi que dans le système de transaction bancaire en ligne approuvé

* Délivre des reçus pour tous les paiements perçus

* Lorsque le paiement n’est pas perçu pour tous les soldes dus sur les procédures cosmétiques, coordonne les activités de suivi appropriées.

* S’assurer que les lots de paiement sont complétés conformément aux critères établis par la politique de collecte des paiements des patients des départements

* Coordonner les activités liées aux soins gérés pour tous les rendez-vous des patients

* Déterminer les patients qui n’ont pas d’informations d’assurance valides dans le dossier. Communiquer au patient la nécessité de mettre à jour l’assurance pour assurer l’exactitude de la facturation des visites et des procédures

* Appeler le BWH Patient Service Center au nom des patients afin de mettre à jour les informations du régime d’assurance si nécessaire

* Déterminer les patients qui n’ont pas de références d’assurance valides en place. Communique le besoin de référence avec le patient et donne des instructions sur la façon d’obtenir une référence d’assurance.

* Pour les patients qui n’ont pas de référence d’assurance valide dans le dossier pour la date du service examine la référence manquante BWH et le formulaire de renonciation à l’autorisation préalable et demande la signature des patients

* Dirige les patients vers la zone d’attente appropriée et fournit une brève explication de ce à quoi ils doivent s’attendre. Communiquer les attentes en matière de temps d’attente. Surveiller la salle d’attente et coordonner avec le personnel de soutien clinique des pratiques pour s’assurer que les clients sont servis de façon appropriée et en temps opportun.

* Lorsqu’il y a des pannes potentielles de service ou de processus, tenter de remédier à la situation. Lorsque cela n’est pas possible, informer immédiatement un membre de l’équipe qui est en mesure de résoudre rapidement le problème.

* Fournir des mises à jour aux patients et aux autres clients concernant les retards, y compris fournir des mises à jour lorsque la durée d’un retard précédemment communiqué a changé de manière significative.

* Entretenir la zone d’attente tout au long de la journée pour s’assurer que son apparence répond aux normes appropriées de service à la clientèle et de sécurité.

* S’assurer que les questions des patients reçoivent une réponse appropriée et / ou qu’un suivi approprié est fourni.

* Pendant le processus de départ, assumer la responsabilité principale de la programmation des rendez-vous de suivi des patients dans le département de dermatologie, en coordonnant avec les pratiques d’autres départements si nécessaire. Coordonner tous les rendez-vous ou services extérieurs aux patients demandés par le médecin, y compris la radiologie, les services de laboratoire, les renvois à d’autres départements de BWH ou les renvois à des établissements médicaux extérieurs.

* Examiner les formulaires de rencontre avec les patients pour y déceler des indications que des services supplémentaires sont nécessaires (y compris des choses comme des rendez-vous de suivi, une échographie, un scanner, des tests pré-chirurgicaux, des procédures de cardiologie, des radiographies, des tests de laboratoire, des admissions à l’hôpital ou des procédures, etc.)

* Pour les rendez-vous de suivi dans le cabinet, proposer de prendre rendez-vous. Ne pas demander au patient d’appeler le cabinet pour prendre un rendez-vous de suivi.

* Pour les rendez-vous de suivi dans d’autres cabinets BWPO ou BWH ou d’autres établissements, contacter directement le cabinet pour faciliter la prise du ou des rendez-vous nécessaires. Communiquer et confirmer les ordonnances, obtenir les instructions pour le patient et, si possible, les rendez-vous prévus.

* Coordonne et planifie le(s) rendez-vous de suivi avec les services d’interprètes si nécessaire

* Conformément aux protocoles de la pratique, prépare toute paperasse ou instruction nécessaire liée aux soins de suivi.

* A la fin de la rencontre, remercier chaque patient.

* Assumer la responsabilité principale de la prise de rendez-vous des patients. Aider à augmenter la satisfaction des clients en gérant de manière appropriée le calendrier des rendez-vous et l’accès aux services cliniques.

* Travaille en étroite collaboration avec chaque médecin pour s’assurer que la prise de rendez-vous des patients se fait conformément à leurs préférences et aux modèles de planification.

* Maximise l’utilité de l’application de planification en accédant à toutes les données et ressources de planification disponibles. Utiliser l’application de planification d’une manière qui favorise un accès optimal, des arrangements de rendez-vous appropriés et une documentation complète des exigences pertinentes. Obtenir toutes les informations nécessaires afin de s’assurer que le patient est programmé avec le fournisseur le plus approprié.

* Si le prochain rendez-vous disponible dépasse un délai raisonnable (tel qu’établi par le cabinet), ou si le patient ou le médecin référent se dit préoccupé par les temps d’attente pour un rendez-vous, proposer d’étudier d’autres possibilités de programmation. Travailler avec le personnel de triage du cabinet, le médecin et la direction du cabinet pour déterminer s’il est possible de prendre des mesures d’adaptation afin d’offrir au patient un rendez-vous plus tôt. Faire un suivi avec le patient ou le bureau du médecin référent, le cas échéant.

* Coordonne et planifie tous les rendez-vous avec les services d’interprétation, le cas échéant.

* Au besoin, les conférences dans les services d’interprétation appropriés ou les représentants de la ligne linguistique dans les appels téléphoniques des patients pour fournir un service de haute qualité aux patients qui ont besoin de services d’interprétation

* Annuler et reprogrammer les rendez-vous sur demande. Lors de l’annulation d’un

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