Les assistants de direction jouent des rôles importants dans une entreprise parce qu’ils sont le bras gauche (ou la femme) du dirigeant !

Un assistant de direction réussi ira au-delà pour s’assurer que l’entreprise se dirige dans la bonne direction en veillant à ce que le dirigeant qu’il assiste soit au top de tout et même plus.

Dans cet article, nous couvrirons :

• La description de poste d’un assistant exécutif
• Le salaire moyen d’un assistant exécutif
• Comment devenir un assistant exécutif
• Conseils pour un assistant exécutif
• Compétences d’un assistant exécutif

Description de poste d’un assistant exécutif

Que fait un assistant exécutif ? Les assistants de direction, aussi parfois appelés assistants personnels, jouent des rôles clés dans une entreprise car ils assistent un ou plusieurs dirigeants, tels que les hauts fonctionnaires, le PDG ou le propriétaire d’une entreprise.

Les assistants de direction sont similaires aux assistants administratifs ; cependant, les assistants administratifs ont tendance à se concentrer sur le travail de bureau, tandis que les assistants de direction sont chargés d’aider un dirigeant de l’entreprise, généralement avec des tâches de haut niveau.

Bien que les types de tâches que les assistants de direction effectuent puissent varier d’un poste à l’autre, ils ont tous tendance à effectuer des tâches et des devoirs de haut niveau similaires.

Ces tâches peuvent aller de :

• Gérer l’emploi du temps du dirigeant
• Représenter le dirigeant lors d’appels et de réunions lorsque celui-ci n’est pas disponible
• Préparer et examiner des documents
• Manipuler des informations confidentielles
• Produire des rapports et des présentations
• Analyser des données
• Tâches de gestion de bureau
• Surveiller les membres du personnel, y compris les assistants administratifs

Voici un exemple de description de poste d’assistant de direction provenant de www.Monster.com:

• Produit des informations en transcrivant, en mettant en forme, en saisissant, en éditant, en récupérant, en copiant et en transmettant du texte, des données et des graphiques. Conserve le temps de l’exécutif en lisant, en recherchant et en acheminant la correspondance ; en rédigeant des lettres et des documents ; en recueillant et en analysant des informations ; en initiant des télécommunications.
• Maintient le calendrier des rendez-vous de l’exécutif en planifiant et en programmant des réunions, des conférences, des téléconférences et des déplacements.
• Représente l’exécutif en assistant à des réunions en son absence ; en parlant au nom de l’exécutif.
• Accueille les invités et les clients en les saluant, en personne ou au téléphone ; répond aux demandes de renseignements ou les dirige.
• Maintient la confiance des clients et protège les opérations en gardant l’information confidentielle.
• Complète des projets en assignant le travail au personnel de bureau ; assure le suivi des résultats.
• Prépare des rapports en recueillant et en analysant l’information.
• Sécurise l’information en effectuant des sauvegardes des bases de données.
• Fournit des références historiques en développant et en utilisant des systèmes de classement et de récupération ; enregistre les discussions des réunions.
• Maintenir l’inventaire des fournitures de bureau en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d’inventaire ; anticiper les fournitures nécessaires ; évaluer les nouveaux produits de bureau ; passer et expédier les commandes de fournitures ; vérifier la réception des fournitures.
• Assurer le fonctionnement de l’équipement en remplissant les exigences d’entretien préventif ; suivre les instructions du fabricant ; dépanner les dysfonctionnements ; demander des réparations ; maintenir les inventaires d’équipement ; évaluer les nouveaux équipements et techniques.
• Maintient ses connaissances professionnelles et techniques en participant à des ateliers de formation ; en examinant les publications professionnelles ; en établissant des réseaux personnels ; en participant à des sociétés professionnelles.
• Contribue à l’effort d’équipe en accomplissant des résultats connexes au besoin.

Salaire de l’adjoint de direction

Selon www.onetonline.org, le salaire médian d’un adjoint de direction pour 2016 était de 26,86 $ l’heure, ou 55 860 $ par année.

N’oubliez pas que cela peut varier en fonction des années d’expérience et de l’endroit où l’on vit, comme tout autre poste.

Comment devenir une adjointe de direction

Pour devenir une adjointe, envisagez d’obtenir un diplôme en affaires ou dans un domaine connexe comme le soutien administratif ou la gestion de bureau.

Au minimum, les adjointes de direction ont habituellement un diplôme de 4 ans, mais certaines adjointes de direction travaillent à partir du poste d’adjointe administrative ou reçoivent un certificat ou un diplôme d’un programme de deux ans.

Lorsqu’on travaille pour de grandes entreprises, cependant, on peut avoir besoin de plusieurs années d’expérience en tant qu’assistant de direction pour être considéré pour le poste.

En outre, les assistants de direction peuvent avoir besoin de connaissances dans le domaine dans lequel ils prévoient de travailler. Par exemple, si elles prévoient d’être une assistante de direction dans un environnement juridique, elles doivent être familières avec la terminologie et les procédures juridiques.

Conseils pour une assistante de direction

Vous cherchez des conseils d’organisation pour une assistante de direction ? Ces conseils augmenteront votre organisation.

1. Organisez vos courriels

En tant qu’assistante de direction, vous devez gérer non seulement votre propre boîte de réception, mais aussi celle de votre cadre. Cela peut devenir accablant avec tant de courriels qui circulent.

Vous avez probablement accepté que l’atteinte de la boîte de réception zéro est presque impossible, cependant il existe d’autres options pour vaincre ce défi, et simplifier cette boîte de réception!

Priority Matrix un outil qui vous permet de simplifier votre boîte de réception.

Envisagez d’organiser les courriels dans un modèle basé sur les quadrants avec les quatre quadrants étiquetés:

• Urgent : Requérant une réponse – Il est essentiel que vous accordiez à ces courriels votre plus grande attention. Répondez-leur dès que possible ; ne quittez pas le bureau sans que ce quadrant soit presque vide.
• Moins urgent : Réponses – Vous devez répondre à ces courriels éventuellement, mais vous avez des priorités plus importantes pour le moment. Il est recommandé de mettre une date d’échéance sur ces courriels afin de ne pas les oublier car ils sont encore importants.
• Suivis – Fixez des dates d’échéance pour quand faire le suivi de ces courriels car ils ont tendance à passer entre les mailles du filet.
• Travaux à faire – Un endroit désigné pour ces courriels qui énumèrent les tâches qui doivent être faites. Définissez également des dates d’échéance sur ceux-ci.

Le modèle d’email se présente comme suit :

Priority Matrix, est une solution de gestion de projet basée sur les quadrants qui vous permet de glisser et de déposer facilement vos emails dans les quadrants ci-dessus à partir de votre email Outlook. Consultez le Top 5 des modèles pour aiguiser vos compétences d’assistante de direction.

À partir de là, vous pouvez :

• Définir une date d’échéance afin de savoir quand répondre à cet e-mail ou compléter cette tâche listée dans l’e-mail.
• Déléguer l’e-mail à un dirigeant ou à un membre de l’équipe s’il est impliqué, ou si vous voulez qu’il prenne le relais.
• Utiliser des icônes de tâches pour déterminer quels e-mails sont les plus importants. Par exemple, vous pouvez mettre un  » feu  » à côté d’un courriel qui nécessite une réponse dans l’heure qui suit, ou numéroter vos courriels en fonction de ceux qui nécessitent votre attention en premier.

Voici comment cela se présenterait dans Priority Matrix:

Notez que le  » nom de la tâche  » est le sujet du courriel. Lorsque vous cliquez dessus, le contenu du courriel est répertorié sous ‘notes’.

Voici une vidéo montrant comment gérer vos tâches d’assistant de direction dans Priority Matrix

Importez le modèle présenté dans la vidéo, ici.

Apprenez comment :

• L’intégration du courrier électronique de Priority Matrix aide
• L’intégration de la boîte de réception WINDOWS ET MAC PRIORITY MATRIX avec votre courrier électronique

1. Faites la liste des choses à faire demain avant de quitter le bureau

Ne perdez pas de temps ! Avant de sortir du bureau, créez une liste de tâches sur lesquelles vous devez vous concentrer demain pendant que tout est frais dans votre tête. Les 5 à 10 minutes supplémentaires que vous consacrez à cette tâche seront certainement payantes lorsque vous entrerez au bureau le matin, car vous aurez une bonne idée de votre position.

Cela vous permet de ne pas perdre de temps, car vous savez ce qui est une priorité absolue et ce qui nécessite votre attention en premier lieu.

1. Visualisez ce que vous allez accomplir

Lorsque vous entrez dans le bureau, commencez votre journée en ayant la fin en tête.

Prenez 5 minutes pour réfléchir aux résultats que vous devez atteindre aujourd’hui. ALORS, considérez les tâches qui vous aideront à y parvenir.

À ce stade, révisez votre liste de tâches de la veille en vous assurant que chacune des tâches qui s’y trouvent est au bon endroit.

1. Utilisez un outil

Pour rester organisé, envisagez d’utiliser une plateforme en ligne ou un logiciel de gestion de projet pour vous garder, ainsi que votre équipe, dans la boucle.

Une merveilleuse solution de gestion de projet pour les assistants de direction est Priority Matrix, le même outil listé dans le conseil #1 pour vous aider avec vos emails.

Dans Priority Matrix, vous pouvez garder la trace des tâches, des emails et des documents en un seul endroit. En outre, vous pouvez lire des rapports détaillés afin de vous assurer que votre équipe est sur la bonne voie, ou que votre équipe ne fait pas de progrès afin que vous puissiez intervenir immédiatement.

Voici comment vous pouvez utiliser Priority Matrix avec votre dirigeant :

• Le dirigeant peut vous déléguer des tâches directement par le biais de la plateforme (ce qui fait de vous le  » propriétaire « ), ce qui signifie que vous savez toujours ce que vous devez faire ! S’il y a des questions, vous pouvez chatter dans la tâche afin de pouvoir y faire référence rapidement plus tard. Plus de fils d’e-mails confus ou de mauvaise communication sur les responsabilités !

• Lorsque vous recevez un e-mail de votre cadre, vous pouvez le glisser et le déposer dans votre modèle d’e-mail Priority Matrix afin de ne pas en perdre la trace, ce qui vous aide à gérer vos e-mails plus efficacement.
• Générez un rapport de tout ce que vous avez terminé chaque jour pour que votre exécutif comprenne exactement ce qui a été accompli.

• Gérez mieux votre temps en utilisant nos modèles de priorisation, ou créez les vôtres. Rendez votre cadre heureux et soyez un super performant !

• Anticipez les besoins de votre cadre. Si vous voyez qu’il/elle a une journée complète de réunions, faites attendre un repas de son restaurant préféré. S’il/elle dirige une grande réunion le matin, commandez ces bagels et ce café à l’avance avant même de les demander.

Vous pouvez également augmenter l’organisation globale car tout est au même endroit.

Votre patron a un appel important demain ? Définissez une alerte dans la matrice des priorités pour le lui rappeler une heure avant.

Vous voulez savoir si quelque chose d’important se passe demain ou la semaine suivante ? Ouvrez la liste maîtresse de la matrice des priorités pour avoir une vue d’ensemble de tout ce qui se passe, et filtrez-la en fonction de la période sur laquelle vous voulez vous concentrer.

1. Conservez une base de données

Conservez de bons dossiers sur une variété d’endroits, comme des hôtels et des restaurants, où votre cadre s’est rendu par le passé. Assurez-vous de conserver les informations de contact telles que les numéros de téléphone et les adresses, ainsi qu’une zone qui indique si oui ou non il/elle a apprécié sa dernière expérience.

De cette façon, si votre cadre cherche un endroit où rester dans la région de L.A. vous pouvez faire remonter les hôtels dans lesquels il/elle a séjourné dans le passé, et passer quelques appels !

Vous pouvez garder la trace de ces informations dans une feuille de calcul Excel, Microsoft Access, ou même Priority Matrix.

Compétences de l’assistante de direction

• Capacités de communication : D’excellentes compétences en communication écrite et verbale sont essentielles dans ce domaine, que ce soit au téléphone, en rédigeant un courriel ou en exprimant une opinion.
• Capacités de gestion du temps : Il faut être capable d’établir des priorités pour déterminer où le temps est le mieux dépensé non seulement pour son poste, mais aussi pour le cadre pour lequel il travaille.
• Organisation : Avec des dossiers et des informations flottant partout, il faut être capable de développer une stratégie pour garder chaque chose à sa place.
• Capacités multitâches : Avec autant d’activités, il est probable que vous devrez vous occuper de plusieurs tâches à la fois.
• Résolution de problèmes : Les plans, les stratégies et les horaires changent – c’est votre travail de réagir rapidement et d’être résilient, en trouvant les meilleures alternatives lorsque ces changements surviennent.
• Indépendant : Posséder de l’indépendance pour faire votre propre travail, vous assurer que votre cadre est sur la bonne voie, ainsi que les membres de l’équipe que vous supervisez.
• Proactif : Votre esprit doit penser loin dans le futur afin que vous puissiez intervenir en cas de besoin.
• Détaillé : Les petites choses ont vraiment de l’importance – les fautes de frappe, les changements d’horaire et même l’info minute sur la façon dont le cadre doit s’habiller pour une prochaine réunion de marketing – vous devez donc avoir l’œil pour les moindres détails.
• Technologie : Un assistant de direction doit avoir des connaissances sur les logiciels de priorisation, les logiciels de présentation, les logiciels graphiques, Microsoft office, etc.
• Leadership : Les assistants de direction gèrent souvent des personnes, donc l’un d’entre eux doit être capable de s’imposer et de mettre l’équipe sur la bonne voie.

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