Lorsque vous réalisez une vente à crédit en magasin, il n’y a jamais de garantie que le client vous paiera à temps. En fait, un Américain sur trois est en retard dans le paiement de ses dettes. Au lieu de miser sur les paiements ponctuels des clients, prévoyez le pire. Et, envisagez de facturer aux clients retardataires des frais de retard pour récupérer vos pertes.
Si les paiements des clients sont en retard, vous pourriez ne pas avoir assez d’argent pour vous payer. Selon une enquête, 79 % des propriétaires de petites entreprises réduisent leur salaire lorsque les clients ne paient pas.
Parfois, lorsqu’un client ne paie pas, vous n’avez pas assez d’argent pour couvrir vos dettes, ce qui pourrait entraîner des frais de retard de paiement pour votre entreprise. La mise en œuvre d’une politique de retard de paiement peut vous aider à vous extirper de ce cycle en décourageant les paiements tardifs et en vous donnant un coussin de trésorerie supplémentaire.
Qu’est-ce qu’un intérêt de retard de paiement ?
Un intérêt de retard de paiement est une charge supplémentaire que les créanciers ajoutent à la facture d’un débiteur si ce dernier ne paie pas sa dette à la date d’échéance. Ajouter des intérêts de retard à la facture d’un client l’encourage à payer ses dettes à temps. Les retards de paiement peuvent être dus au fait que les clients ont oublié leur échéance ou n’ont pas assez d’argent pour couvrir leur dette.
Les entreprises peuvent facturer des frais de retard de paiement lorsqu’elles accordent un crédit aux clients. Si vous vendez à des clients à crédit, vous pouvez facturer des frais de retard. Et si vous achetez des articles à crédit, vos vendeurs peuvent vous facturer des frais de retard.
Combien coûtent les frais de retard de paiement ?
Les montants des frais de retard de paiement varient. Vous pouvez facturer un taux fixe ou un pourcentage de la facture du client.
Par exemple, vous pouvez ajouter des frais de retard supplémentaires de 10 $ par tranche de 30 jours de retard. Ou encore, vous pouvez facturer 2 % de la facture du client par mois.
Certains États limitent le montant que vous pouvez facturer en frais de retard. Assurez-vous de vérifier auprès de votre État pour plus d’informations.
Comment facturer des frais de retard de paiement
La facturation de frais de retard de paiement peut accélérer les paiements des clients et améliorer la gestion de la trésorerie des petites entreprises. Mais si vous voulez facturer efficacement les clients pour un paiement tardif, vous devez avoir un plan organisé.
Utilisez les étapes suivantes pour facturer des intérêts sur les paiements tardifs des factures.
Créer une politique de paiement tardif
Avant de pouvoir facturer aux clients des frais de paiement tardif, vous devez avoir une politique en place. Ainsi, ils connaissent leurs obligations et leurs échéances.
Développez une politique de paiement de l’entreprise qui discute des services ou des biens fournis, des dates d’échéance de paiement, des formes de paiement acceptables et de vos politiques de paiement anticipé ou tardif.
Votre politique de paiement tardif doit utiliser un langage simple. Elle doit indiquer aux clients le type de mesures que vous prendrez si les paiements ne sont pas effectués à temps.
Dans votre politique de retard de paiement, indiquez le montant des frais de retard en précisant le pourcentage ou le taux fixe. Évaluez ce que vous devriez facturer en examinant les frais de retard de paiement de l’industrie et en consultant votre État.
Informez les clients des incitations et des frais au point de vente
Avoir une politique officielle de retard de paiement est très bien, mais vous devez également en informer les clients.
Lorsque les clients effectuent des achats à crédit, examinez vos conditions de paiement, y compris les incitations au paiement anticipé et les frais de retard de paiement. Informer les clients de votre politique peut aider à éliminer les surprises et à protéger votre entreprise.
Offrir une remise pour paiement anticipé, qui est une réduction de prix que les clients reçoivent s’ils paient tôt, peut fonctionner agréablement comme une dissuasion de paiement tardif.
En parlant de vos escomptes de paiement anticipé et de vos frais de paiement tardif, les clients savent qu’ils paieront moins que leur responsabilité s’ils paient tôt et plus s’ils paient tard.
Inclure les informations de paiement tardif sur les factures
Lorsque vous facturez vos clients, assurez-vous de préciser la date d’échéance. Lorsque vous incluez la date d’échéance sur votre facture, vous avez deux options:
- Date d’échéance : XX/XX/XXXX
- Net # (par exemple, Net 30)
Ecrire Date d’échéance pourrait rendre la date limite plus claire pour les clients. Cela précise la date exacte à laquelle le paiement est dû.
Net indique aux clients que les paiements sont dus dans un certain nombre de jours. Par exemple, Net 30 signifie que les clients ont 30 jours à compter de la date de facturation pour payer leur dette.
Envoyer des rappels demandant le paiement
Avant de facturer un paiement tardif, vous devriez rappeler aux clients leur dette.
Vous pouvez envoyer un rappel de paiement par courriel ou par courrier ordinaire. Selon une enquête FICO, 36 % des clients préfèrent recevoir des rappels de paiement tardif par courriel.
Non seulement l’envoi de rappels de paiement encouragera les clients à payer, mais il constituera également une preuve que le client aurait dû connaître sa responsabilité.
Les rappels de paiement informent les clients des biens ou des services qu’ils ont reçus, du montant dû et de la date d’échéance. Envoyez des rappels de paiement après avoir facturé le client et avant la date limite.
Par exemple, vous pouvez envoyer un rappel de paiement une semaine avant la date limite.
Créer un rapport de vieillissement des comptes clients
Pour facturer des frais de retard de paiement, vous devez savoir quel client a un paiement en retard. Créez un rapport de vieillissement des comptes clients pour suivre les factures impayées des clients.
Le rapport de vieillissement des comptes clients répertorie les clients, les montants totaux qu’ils vous doivent, les paiements en retard et le montant des soldes en retard (par exemple, 1-30 jours de retard). Votre rapport vous indique également le montant total des sommes dues à votre entreprise.
Votre rapport de vieillissement des comptes clients devrait ressembler à ceci:
Vous pouvez utiliser votre rapport de vieillissement des comptes clients pour déterminer les clients à contacter et le montant des frais de retard à facturer.
Envoyer une lettre de retard
Une fois que les clients ont manqué leur date limite de paiement, vous pouvez appliquer les frais de retard. Envoyez une lettre de retard de paiement notifiant le client que son paiement est en retard.
Dans votre lettre de retard de paiement, expliquez quand était la date d’échéance. Énumérez les frais de facture en retard et leur nouvelle responsabilité. Expliquez si leurs frais de retard de paiement augmenteront s’ils ne paient pas dans un certain nombre de jours. Vous pouvez également envisager de joindre une copie de leur facture originale à titre de référence.
Votre lettre de retard de paiement peut également contenir des informations sur la mise en place d’un plan de paiement. Certains clients qui ne sont pas en mesure de payer leur dette pourraient opter pour un plan de paiement, comme payer un montant en dollars convenu par mois.
Inclure les coordonnées dans votre lettre de retard de paiement. De cette façon, le client peut vous joindre pour effectuer un paiement ou mettre en place un plan de paiement.
Vous pourriez également envisager de joindre les clients au sujet de leurs frais de retard de paiement en les appelant. Selon l’enquête FICO, 27 % des personnes interrogées ont déclaré qu’elles étaient plus susceptibles de répondre à un contact direct concernant un retard de paiement.
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