La plupart des entreprises se tournent vers Gmail ou Outlook pour gérer leur messagerie professionnelle. 13 % des entreprises publiques utilisent Office 365 ou G-Suite (anciennement Google Apps). Les 87 % restants utilisent une combinaison des deux, ou une configuration de messagerie privée.

Certaines entreprises choisissent Google ou Microsoft parce qu’elles préfèrent la suite bureautique en nuage de l’un – qui comprend les calendriers et la collaboration sur les feuilles de calcul et les documents – à l’autre. (Nous avons comparé Office 365 avec G-Suite dans un autre post.)

Mais si vous utilisez d’autres outils de productivité et que vous vous décidez entre Gmail ou Outlook uniquement pour la messagerie, vous voulez choisir celui qui vous aide à accélérer votre flux de travail. Gmail a placé sa barre initiale haut, et Microsoft a clairement pris note. Compte tenu de la mise à jour 2016 d’Outlook, il est maintenant plus équipé que jamais pour rivaliser.

Voici cinq différences qui changent la donne entre Gmail et Outlook.

Coût et stockage

Pour obtenir Gmail ou Outlook pour votre entreprise, vous pouvez le télécharger avec le reste de sa suite bureautique en nuage connexe, c’est-à-dire.c’est-à-dire G-Suite ou Microsoft Office 365.

G-Suite propose deux prix pour la messagerie électronique, ainsi que d’autres applications professionnelles comme le calendrier, Google Docs et Google Sheets. Pour 5 $ par utilisateur et par mois, vous obtenez 30 Go entre Gmail et les autres apps bureautiques de Google. Pour 5 $ de plus par personne, vous pouvez mettre à niveau votre compte d’entreprise pour un stockage illimité sur ces plateformes.

Outlook offre plusieurs plans différents, mais leur plan le moins cher (Office 365 Enterprise E1) désigne 50 Go spécifiquement à votre boîte de réception, et 1 To au reste de votre suite bureautique en nuage liée.

Le plan d’entreprise le moins cher d’Outlook vous offre beaucoup plus d’espace dans l’ensemble que Gmail.

En matière de stockage et de prix, Outlook est le grand gagnant.

Score : Outlook 1/5, Gmail 0/5.

Recherche dans votre boîte de réception

Vous avez déjà constaté que vous écrivez un courriel et que vous devez faire référence à un ancien courriel en même temps ?

Gmail vous permet de rechercher d’anciens courriels lorsque vous en écrivez de nouveaux, mais c’est maladroit. Vous perdez les aperçus des messages, les dates et la plupart du sujet que vous recherchez.

Même si vous activez une vue en double volet de votre boîte de réception (via « Volet de prévisualisation » sous l’onglet « Labos » dans les paramètres), votre vue est toujours obstruée. Vous ne pouvez pas ajuster la taille de votre boîte de réception, de votre nouveau message ou de votre barre de recherche pour les voir tous en même temps.

Le processus de nouveau message d’Outlook est plus propre, bien qu’il ne soit pas parfait non plus. La boîte de réception par défaut d’Outlook est un double panneau, et votre vue de votre boîte de réception est toujours coupée. Lorsque vous recherchez des éléments plus anciens, vous pouvez toujours voir une image complète de votre nouveau message.

Si vous préférez vous concentrer sur une seule tâche dans votre messagerie, vous pouvez ajuster Outlook pour qu’il soit à un seul panneau, comme celui de Gmail par défaut. Il suffit d’aller sur l’icône Paramètres, de cliquer sur « Paramètres d’affichage » et de cliquer sur « Masquer le volet de lecture ».

Quoi que vous configuriez l’affichage de Gmail ou d’Outlook, Outlook facilite la recherche d’anciens courriels tout en rédigeant de nouveaux.

Score : Outlook 2/5, Gmail 0/5.

Intégrations de calendrier

Aucune des deux plateformes ne dispose d’une véritable solution vous permettant de visualiser votre calendrier et votre courrier électronique côte à côte.

Bien que Gmail et Outlook synchronisent tous deux les événements avec votre calendrier, aucun ne vous permet de visualiser votre calendrier et votre boîte de réception en même temps, dans un seul onglet. Lorsque vous cliquez sur la barre d’outils d’Outlook, vous êtes amené à une fenêtre de calendrier séparée.

D’autre part, lorsque vous cliquez sur Calendrier dans Gmail, il garde votre boîte de réception ouverte, et ajoute une nouvelle fenêtre (ou onglet) avec votre calendrier.

Ni Gmail ni Outlook ne se prêtent bien à l’affichage multifenêtre. Au moins, Gmail vous permet de visualiser votre calendrier et votre courrier électronique en même temps, bien que dans des fenêtres différentes.

Score : Outlook 2/5, Gmail 1/5.

Expérience utilisateur (UX)

L’esthétique de la boîte de réception est subjective, mais elle compte. Si vous fixez votre écran d’ordinateur rétroéclairé toute la journée, la seule façon d’éviter de vous fatiguer sérieusement les yeux est d’ajuster le niveau de luminosité sur tous vos appareils.

Cela s’applique également à la messagerie. Plus vous pouvez personnaliser votre boîte de réception pour ce qui fatigue le moins vos yeux, mieux c’est.

(Un)read emails

Le texte dans Gmail est plus grand que dans Outlook. Couplé à la définition claire entre le texte gras et non gras, ainsi qu’à l’ombrage de la boîte de réception disponible avec la plupart des modèles, Gmail est généralement plus doux pour vos yeux.

Gmail gagne pour la personnalisation autour des emails non lus. Les courriels « lus » apparaissent dans une teinte plus foncée que les courriels « non lus ». Les courriels « non lus » sont également distingués, car leur expéditeur et leur sujet sont en gras.

Outlook les différencie en mettant l’expéditeur et le sujet en bleu. Ce dernier est également en gras, mais comme le texte dans son ensemble dans Outlook est plus plat et plus petit, vous devez toujours plisser les yeux pour voir si quelque chose est un nouvel email.

Grâce à l’ombrage, au gras et à la taille du texte, l’esthétique de Gmail permet de repérer plus facilement les emails non lus que celle d’Outlook.

Score : Outlook 2/5, Gmail 1,5/5.

Flagellation

Mais ne détestons pas non plus l’esthétique d’Outlook. Lorsque vous signalez un courriel important (lu), toute la ligne autour de ce courriel est surlignée en jaune et est ombrée différemment.

Gmail offre une variété de symboles de signalement différents, mais vous ne pouvez pas rechercher dans votre boîte de réception par chaque symbole (remarquez le point d’exclamation et les étoiles de différentes couleurs ci-dessous). Si vous recherchez un courriel important à lire, vous le trouverez probablement plus rapidement dans Outlook.

Score : Outlook 2,5/5, Gmail 1,5/5.

Sécurité

Gmail a passé la majeure partie de sa vie (c’est-à-dire les douze dernières années) sous les projecteurs de la sécurité. Il offrait une authentification en deux étapes avant que Microsoft ne le fasse pour tous ses clients de messagerie. Cela signifie que si quelqu’un vole votre mot de passe, cela ne signifie pas nécessairement qu’il peut accéder à votre compte. Pour vous connecter, vous devez encore entrer quelque chose d’autre, comme des questions de sécurité, un scan rétinien, une identification tactile ou un code de sécurité.

Avec Outlook 2016, Outlook utilise également l’authentification en deux étapes. Lorsque vous vous connectez à Outlook sur un nouvel appareil, Outlook vous envoie un code de sécurité pour vérifier votre identité. Lorsqu’il s’agit de se connecter, vous êtes plus ou moins sur un pied d’égalité avec Gmail ou Outlook.

La véritable différence entre la sécurité de Gmail et celle d’Outlook aujourd’hui repose sur l’affichage automatique ou non des images.

La règle de base de Gmail était d’envoyer les courriels envoyés via un serveur tiers vers le spam, car dans les premiers jours d’Internet, les messages utilisant des serveurs tiers l’étaient souvent. C’est quelque chose qui rendait autrefois Outlook, et Hotmail avant lui, vulnérable.

Mais maintenant, si vous êtes un utilisateur de Gmail qui s’abonne à des bulletins d’information – ou si vous voulez simplement ouvrir une image qu’un ami vous envoie – vous devez prendre quelques mesures supplémentaires pour les voir.

Comme Hotmail avant lui, Outlook affiche des images, de sorte que tout ce que vous élisez pour voir est juste devant vous pour commencer. Microsoft est devenu meilleur pour détecter les messages potentiellement dangereux, mais son défaut est toujours d’afficher les images.

Avec les risques que peuvent comporter les pièces jointes, c’est à vous de décider si vous préférez la sécurité supplémentaire ou si vous la trouvez encombrante. Si votre mot de passe est fort, votre compte sera aussi sécurisé que vous le faites.

Score : Outlook 3/5, Gmail 2/5.

Le gagnant : Outlook a fait un long chemin

Gmail et Outlook sont tous deux des plateformes puissantes. Gmail est moins cher, et si vous choisissez la plateforme de la suite bureautique à utiliser, c’est une considération énorme. Mais à part l’esthétique, vous en aurez plus pour votre argent si vous choisissez Outlook.

Vous pouvez même utiliser Outlook pour travailler hors ligne.