Éléments du SIB tournés vers le public
CATALOGUES D’ACCÈS PUBLIC EN LIGNE ou OPAC
C’est le cœur et l’âme d’un système intégré de bibliothèques. L’OPAC contient les notices de tous les fonds d’une institution. Ils sont traditionnellement accessibles par des recherches par auteur, titre, sujet et cote, ainsi que par des recherches par mot-clé ou en langage naturel. Certains OPACs ont une fonction de navigation qui est visible dès qu’une requête est effectuée. La fonction de navigation est le plus souvent utilisée pour la recherche de vedettes-matières et d’auteurs.
Les catalogues d’aujourd’hui comprennent non seulement des documents imprimés reliés, mais aussi des documents audiovisuels, des objets tridimensionnels et des documents d’archives. Les articles numérisés et les ressources électroniques sont également accessibles dans les catalogues par le biais de pièces jointes, de liens et de PURLS (URL persistants ou permanents).
Les rapports dans le module catalogue peuvent inclure des listes d’étagères, des formats, des séquences de cotes, des listes de sujets/auteurs/titres, des informations sur l’emplacement et le stockage et l’allocation, et des rapports qui se synchronisent avec les enregistrements d’utilisation et de circulation.
CIRCULATION, PRÊTS et UTILISATION
Les modules de circulation font partie intégrante du suivi des ressources dans les centres d’information et les institutions culturelles. Les opérations et les programmes de circulation traditionnels comprennent les dossiers des clients, la localisation de l’article (qui se trouve traditionnellement dans le module de catalogue), les dossiers d’utilisation qui relient les dossiers de catalogue des articles empruntés avec l’emprunteur ou le client, les demandes de retour des articles en circulation, l’envoi d’avis de retard, le suivi des demandes d’emprunt ou de renouvellement des articles, et le prêt interbibliothèques de matériel physique ou les demandes de duplication et de numérisation. De nombreux systèmes de circulation comprennent des enregistrements de circulation interne pour les articles utilisés en interne dans les collections spéciales, les collections de musée et les archives, retirés des étagères mais pas de la salle ou du bâtiment ; les demandes et les téléchargements de ressources numériques et électroniques ; et pour l’exposition ou la présentation. Certaines institutions utiliseront le système de circulation interne pour indiquer quand les documents sont temporairement retirés des rayons pour la préservation, la numérisation, la réparation ou la reliure.
Chaque composant du module de circulation relie les enregistrements du catalogue aux enregistrements des usagers. Les fonctions de rapport comprennent le nombre et les types de documents mis en circulation, empruntés, utilisés ou même téléchargés. D’autres rapports de circulation se concentrent sur les coûts de remplacement des articles perdus et endommagés, l’expédition des documents vers des lieux externes, les prêts et les emprunts de documents au sein de l’institution ou du consortium et vers d’autres institutions.
Les systèmes de circulation peuvent suivre les demandes de prêts interbibliothèques pour les articles, les articles et la numérisation et la photocopie au sein d’une institution, d’un consortium ou au-delà, y compris le respect des droits d’auteur et des frais d’utilisation. Des rapports peuvent être générés pour suivre et documenter toutes les fonctions de circulation.
Suivi de la récupération de l’information et des demandes de référence
L’ILS est utilisé pour répondre aux demandes de référence du personnel interne, des chercheurs de l’entreprise et des utilisateurs externes. Le personnel peut suivre le flux des demandes depuis la réception par le centre d’information jusqu’à l’achèvement et la livraison de l’information ou des documents demandés.
Un ILS comprend des composants de gestion pour suivre les demandes d’information, de documents et de prêts interbibliothèques de collections. Les spécialistes des ressources numériques connaissent les tenants et les aboutissants de l’octroi de licences pour les biens numériques et savent si ces documents peuvent être prêtés ou copiés pour le PEB (demandes de prêts entre bibliothèques).
La composante de gestion du système ILS peut également compiler des rapports sur l’utilisation, les biens et même les demandes de référence, selon les besoins de la direction et la sophistication du système. Les fonctions de rapport sont des composantes essentielles des justifications du retour sur investissement.
Gestion des connaissances
L’ILS fait partie intégrante de la gestion des connaissances. Il fournit une structure pour organiser l’information de manière hiérarchique et pour rationaliser les opérations du centre d’information. Les catalogues, les index, les instruments de recherche pour les groupes de documents d’archives et les documents publics sont les composantes structurelles ou primordiales d’un système de bibliothèque intégré. Les fonctions de rapport documentent l’utilisation des collections et des ressources, le temps du personnel et les budgets.
Les systèmes de bibliothèque intégrés sont composés de modules imbriqués qui suivent les éléments et les fonctions au sein d’un centre d’information, d’un centre d’enregistrement ou d’une bibliothèque – et parfois, d’une archive, d’une société historique ou d’un musée. Les institutions possédant un large éventail de collections dans une multitude de formats et de supports peuvent identifier, mettre à disposition et suivre l’emplacement et l’utilisation de leurs ressources. Un ILS solide et bien conçu remplit de nombreuses fonctions de gestion de projet et de flux de travail au sein des institutions culturelles. Les fonctions de rapport aident au contrôle des ressources et à l’identification de l’utilisation et des coûts de chaque opération – des acquisitions et du catalogage à l’interrogation, l’utilisation et le retour des documents.