Le lieu de travail américain a considérablement changé depuis l’adoption de la loi sur le congé familial et médical ( » FMLA « ) il y a plus de 25 ans. L’utilisation omniprésente de la technologie, comme le courrier électronique, les applications de messagerie instantanée, les ordinateurs portables et les téléphones cellulaires, a rendu le travail à domicile plus courant et a brouillé les limites entre la vie familiale et la vie professionnelle. Dans certains secteurs ou certaines cultures professionnelles, les dirigeants s’attendent à ce que les employés soient accessibles à toute heure du jour, même lorsqu’ils prennent des congés autorisés. La nécessité pour les employés de répondre aux demandes de l’employeur alors qu’ils ne sont pas au bureau est encore plus probable lorsque les employés ont des connaissances institutionnelles précieuses sur les activités de l’entreprise ou les clients dont l’employeur a besoin.

Bien que l’accessibilité des employés puisse simplement faire partie du lieu de travail moderne, contacter un employé en congé protégé par le FMLA peut soumettre un employeur à une réclamation d’interférence FMLA. Mais les employés en congé FMLA ne sont pas complètement protégés de tout contact. Comme l’a constaté un tribunal, « répondre à des appels occasionnels concernant son travail pendant son congé est une courtoisie professionnelle qui n’abroge pas ou n’interfère pas avec l’exercice des droits de l’employé en vertu du FMLA ». Alors, quand le fait de tendre la main à un employé en congé FMLA atteint-il le niveau de l’interférence ?

Contexte des réclamations d’interférence FMLA

Le FMLA offre généralement aux employés jusqu’à 12 semaines de congé sans solde pour, entre autres, prendre soin de leur propre état de santé ou de celui d’un membre de la famille et prendre soin d’un nouveau-né ou d’un enfant adopté dans l’année qui suit la naissance ou le placement en adoption. Il prévoit également jusqu’à 12 semaines de congé sans solde pour les employés afin de répondre à toute exigence qualifiée découlant du service militaire et jusqu’à 26 semaines de congé sans solde pour prendre soin d’un membre du service couvert souffrant d’une blessure ou d’une maladie grave.

Pour s’assurer que les employés peuvent effectivement exercer leurs droits en vertu de la FMLA, la FMLA rend « illégal pour tout employeur d’interférer, de restreindre ou de refuser l’exercice ou la tentative d’exercice » des droits FMLA d’un employé. Pour établir une réclamation pour ingérence dans le FMLA, un employé doit démontrer (1) qu’il a droit à un congé FMLA, (2) que son employeur a interféré avec cet avantage, et (3) que cette interférence a causé un préjudice. Le FMLA ne définit pas quels types d’actions constituent une interférence. Le seul exemple d’interférence dans les règlements est de « décourager un employé d’utiliser ce congé ». Comme l’a dit un tribunal, « la ligne entre les contacts constituant une interférence et les contacts qui ne constituent pas une interférence, est indistincte. »

Quand les contacts franchissent-ils le seuil de l’interférence FMLA

S’il est clair que le fait d’exiger d’un employé qu’il effectue un travail pendant un congé FMLA interfère avec les droits de congé protégés de l’employé, il n’est pas clair quand des demandes moins onéreuses, telles que des demandes d’information, sont autorisées. Les tribunaux ont généralement conclu que les contacts « de minimis » liés au travail, tels que l’appel d’un employé en congé FMLA pour demander les coordonnées d’un client, l’informer des nouvelles du lieu de travail, demander les clés et les mots de passe de l’équipement et des installations de l’employeur, ou discuter d’informations administratives, ne constituent pas une ingérence dans le congé FMLA. Si le but de ces contacts est « limité à la portée de la transmission des connaissances institutionnelles aux nouveaux employés, ou de fournir une clôture sur les missions terminées, les employeurs ne violent pas le FMLA en faisant de tels appels. »

Le franchissement de la ligne entre les contacts « de minimis » et le fait d’exiger qu’un employé en congé FMLA « travaille » est plus souvent qu’autrement une question de temps nécessaire à l’employé pour répondre à la demande de l’employeur. En règle générale, plus l’employé met de temps à répondre à la demande de l’employeur, plus il est probable que ce contact atteigne le niveau de l’interférence FMLA. Lorsque la demande de l’employeur exige simplement que l’employé accède à des informations facilement accessibles et que ces informations sont importantes pour les activités de l’employeur, les tribunaux ont généralement estimé que ce contact était de minimis. Par exemple, un tribunal a jugé qu’un employeur n’avait pas entravé le congé FMLA d’une employée lorsque celle-ci avait été brièvement contactée par son remplaçant temporaire et son patron pour obtenir des informations de base relatives à ses fonctions, comme l’emplacement de certains documents. Dans une autre situation, une employée n’a pas pu établir une réclamation d’interférence FMLA liée aux contacts de ses collègues et de ses superviseurs pendant son congé, lorsque ces contacts visaient à la mettre au courant d’une fête de vacances, à lui demander de fournir des informations sur les contacts et les comptes des clients, et à lui demander des informations sur son état de santé et la date prévue de son retour de congé. Le tribunal a estimé qu’il s’agissait de contacts de minimis visant à demander des « informations de base sur les clients » ou à informer l’employée de « faits survenus au travail ». Ce tribunal a estimé qu’il était significatif que personne chez l’employeur n’ait dit à l’employée qu’elle était tenue de travailler pendant son congé FMLA ou ne l’ait obligée à répondre aux courriels ou aux appels téléphoniques qu’elle recevait.

En revanche, les contacts qui ont trait aux tâches habituelles de l’employé ou qui demandent beaucoup de temps, comme demander à un employé de préparer un mémorandum ou d’organiser des événements pour un client, franchissent probablement la limite de l’ingérence inadmissible dans le congé FMLA. Par exemple, un tribunal fédéral de district a estimé qu’un employeur pouvait avoir interféré avec le congé FMLA d’une employée en lui demandant « d’effectuer 20 à 40 heures de travail » et en continuant « à l’appeler et à lui envoyer des courriels lui demandant d’effectuer des tâches, notamment la mise à jour de cas de conformité, la révision d’un projet d’examen de sécurité et le dépôt de dossiers au bureau ».

Même lorsqu’un employé effectue plus qu’un travail de minimis pendant un congé FMLA, cela peut ne pas créer une réclamation d’interférence pouvant donner lieu à une action si l’employé se porte volontaire pour travailler. Par exemple, la cour d’appel du huitième circuit a estimé qu’un employeur n’avait pas interféré avec le congé FMLA d’une assistante médicale en lui demandant d’accomplir des tâches depuis son domicile, comme répondre aux courriels et aux appels téléphoniques des patients, s’occuper du renouvellement des ordonnances et examiner les tests de laboratoire. Pour parvenir à cette conclusion, le tribunal a constaté que l’employée n’avait jamais exprimé de réserves quant à l’exécution de son travail et qu’elle cherchait en fait des moyens de ne pas épuiser ses congés payés. Bien que le tribunal ait noté que les instructions de ses superviseurs de travailler à partir de la maison pendant le congé s’approchaient de la limite de l’interférence, il n’y a pas eu d’interférence réelle parce que l’employée n’a pas pu démontrer que les « demandes étaient une condition de son emploi ni que sa conformité à celles-ci était autre que volontaire. »

Dans certains cas, un employeur peut avoir besoin de contacter ou d’interroger un employé en congé FMLA concernant une enquête sur le lieu de travail sur la conduite de l’employé ou lorsque l’employé est nécessaire pour servir de témoin. Dans de tels cas, les tribunaux ont généralement estimé que les employeurs peuvent contacter les employés dans le but limité de remplir leurs obligations d’enquête, mais qu’ils ne peuvent pas contraindre ou obliger les employés à participer. Par exemple, la cour d’appel du quatrième circuit a estimé qu’un employeur ne violait pas le FMLA en exigeant d’un employé en congé FMLA qu’il assiste à une réunion liée à une enquête en cours sur la conduite inappropriée de cet employé. Dans cette affaire, l’employé, un directeur adjoint d’une école, a été diagnostiqué comme souffrant du syndrome de stress post-traumatique et a pris un congé FMLA après avoir eu une altercation physique avec un étudiant. Pendant son congé, le conseil d’administration lui a demandé d’assister à une conférence pré-disciplinaire liée à l’incident entre l’employé et l’élève. L’employé a prétendu que cette conférence avait interféré avec son congé en l’obligeant à travailler pendant son congé. Le tribunal n’a pas été d’accord, estimant que « la conférence unique était un élément légitime d’une enquête en cours ». Particulièrement éclairante pour les employeurs, la Cour d’appel du quatrième circuit a déclaré :

Il est sûrement vrai que les processus d’enquête de toute institution sont ouverts aux abus, mais le dossier indique ici une procédure standard au cours de laquelle une procédure régulière a été accordée à Adams à chaque étape du processus. Adams ne conteste pas que le Conseil avait le droit de mener sa propre enquête sur l’incident du 19 janvier. En effet, les districts scolaires doivent souvent s’engager dans des enquêtes comme celle-ci, sous peine d’être accusés et poursuivis en justice pour ne pas avoir examiné rapidement les allégations de contact inapproprié d’un enseignant avec des élèves ou de violations des politiques du district scolaire. La conférence pré-disciplinaire faisait partie du processus d’enquête et de discipline, que M. Adams n’a pas suffisamment lié à ses nombreux congés FMLA, et le fait de demander la participation de M. Adams et de son avocat à ce processus ne constituait pas une ingérence inadmissible dans le congé FMLA de M. Adams. Et Adams n’a jamais fait d’objection ou demandé une prolongation qu’il n’a pas obtenue.

D’autre part, un tribunal fédéral de district de Californie a estimé que la demande d’un employeur à un employé de participer à une enquête sur le lieu de travail pouvait constituer une ingérence FMLA. Dans cette affaire, l’employé a allégué que l’employeur a attendu près d’un an après les premières allégations de l’employé pour mener une enquête, et l’employeur a accusé l’employé de ne pas coopérer lorsqu’il a refusé de participer à l’enquête en raison de son congé FMLA. Le tribunal a conclu que ces allégations pouvaient étayer une conclusion selon laquelle l’employeur avait utilisé l’enquête pour décourager le plaignant de prendre un congé FMLA, en violation de la loi.

Pratiques à retenir

L’objectif du FMLA est généralement de permettre aux employés de prendre un congé pour répondre à leurs besoins familiaux et médicaux sans s’inquiéter que leur emploi soit en danger. Il incombe aux employeurs de veiller à ce que les employés puissent utiliser le congé à ces fins. S’il peut y avoir un besoin parfaitement légitime de contacter un employé en congé FMLA, les employeurs doivent procéder avec prudence pour éviter d’interférer avec le congé protégé de l’employé. Sans orientation claire pour déterminer quand un tel contact peut atteindre le niveau d’interférence FMLA, les employeurs devraient considérer les directives générales suivantes pour atténuer le risque potentiel:

• Évitez de contacter les employés en congé FMLA, sauf si cela est nécessaire. Si cela peut attendre le retour de l’employé, il est préférable de ne pas le contacter.
• Si vous contactez des employés en congé FMLA, demandez-leur uniquement de fournir des informations de base qui ne les obligent pas à effectuer des tâches fastidieuses ou à récupérer des informations qui ne sont pas facilement accessibles. Les contacts doivent généralement être à des fins spécifiques et de nature limitée.
• Si l’employé s’oppose à être contacté, prenez ses objections au sérieux. Demandez à un avocat interne ou externe d’examiner si d’autres contacts sont souhaitables.
• Former le personnel des ressources humaines et les gestionnaires sur les contacts qui sont appropriés pendant qu’un employé est en congé.

Documentez toutes les interactions avec les employés en congé FMLA, y compris si ce contact a été initié par l’employé ou l’employeur et si l’employé a volontairement accepté de répondre à la demande.

*Nous remercions Victoria Dalcourt Angle pour son aide dans la préparation de cet article.

Reilly v. Revlon, Inc, 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009).

29 U.S.C. § 2615(a)(1).

Voir Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018) (citant Adams v. Anne Arundel Cty. Pub. Sch., 789 F.3d 422, 427 (4th Cir. 2015)).

29 C.F.R. § 825.220(b)).

Antekeier, 295 F. Supp. 3d à 684.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018) ; voir également O’Donnell v. Passport Health Commc’ns, Inc, 561 F. App’x 212, 218 (3d Cir. 2014) (constatant que les courriels envoyés à une plaignante pendant un congé FMLA lui demandant de signer et de renvoyer des documents étaient « de minimis » et « n’ont pas matériellement interféré avec son congé »).

Daugherty v. Wabash Ctr, Inc, 577 F.3d 747, 751 (7th Cir. 2009) (déclarant que les demandes répétées de l’employeur pour les clés et les mots de passe « ne sont pas plus intrusives que l’exigence de tenir l’employeur informé du statut du congé médical ou de se conformer autrement aux règles habituelles de l’employeur concernant la notification »).

Groening v. Glen Lake Cmty. Sch., 884 F.3d 626, 632 (6th Cir. 2018) (jugeant que le contact initié par le conseil scolaire avec la surintendante demandant une ventilation de ses congés ne s’élevait pas au niveau d’une ingérence donnant lieu à une action).

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009) ; voir également Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc., 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (« Aux fins du jugement sommaire, les tribunaux ont tracé la ligne le long d’une distinction entre, d’une part, la réception de communications non perturbatrices telles que de courts appels téléphoniques demandant à l’employé de transmettre des connaissances ou des biens institutionnels par courtoisie professionnelle, et, d’autre part, le fait d’exiger de l’employé qu’il effectue un travail lié à des tâches ou qu’il produise un produit de travail. »).

Voir Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs, Inc, 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (recueil de cas). Voir Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs., LLC, no H-13-2902, 2015 WL 150727, au *10 (S.D. Tex. 12 janvier 2015) (refusant le jugement sommaire lorsque le demandeur a allégué que l’employeur  » a continué à lui assigner du travail  » pendant le congé FMLA).

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d at 537.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 685 (E.D. Va. 2018).

Id.

Id.

Id. à 684 (E.D. Va. 2018) ; voir aussi Hall v. Bd. of Educ. of City of Chi.., No. 14-CV-3290, 2018 WL 587151, au *7 (N.D. Ill. 29 janvier 2018) (rejet de la motion de jugement sommaire en faveur de l’employeur lorsque la plaignante, une enseignante, a fourni un affidavit alléguant que le directeur d’école l’a contactée pendant son congé FMLA et, entre autres choses, souhaitait une réponse rapide à une question sur la façon d’accéder à certaines normes éducatives, demandait des plans de cours d’urgence pour toute la période de congé et ordonnait à la plaignante d’afficher les notes des élèves plus tôt que nécessaire.) ; White v. Cardinal Health Inc, No. 1:05-CV-0057-ODE-ECS, 2006 WL 8432042 (N.D. Ga. 28 février 2006) (rejet de la demande de jugement sommaire de l’employeur lorsque le directeur a appelé la plaignante à plusieurs reprises pour lui poser des questions et des demandes liées au travail d’une manière qu’elle a jugée harcelante, le directeur a demandé aux membres de la famille de la plaignante d’effectuer des tâches liées au travail, la plaignante a demandé au service des ressources humaines et à un superviseur de faire en sorte que le directeur cesse de la contacter, et le directeur a encouragé d’autres collègues à contacter la plaignante) ; McConnell v. Swifty Transp., Inc., n° 2:04-CV-0153, 2005 U.S. Dist. LEXIS 15565 (2005 WL 1865386), aux *22-23 (S.D. Ohio 29 juillet 2005) (jugeant que la demande d’interférence FMLA du demandeur était suffisante pour survivre au jugement sommaire lorsque le demandeur a allégué que deux collègues l’ont appelé pour lui demander d’effectuer des tâches liées au travail et qu’un collègue lui a rendu visite à deux reprises, contacts que le demandeur a qualifiés de harcèlement).

Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs, LLC, n° H-13-2902, 2015 WL 150727, au *3, *10 (S.D. Tex. 12 janvier 2015) (refusant le jugement sommaire lorsque la plaignante a allégué que l’employeur « a continué à lui assigner du travail » pendant le congé FMLA).

Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med.Servs., Inc., 826 F.3d 1149 (8th Cir. 2016) (où le huitième circuit a conclu que le FMLA permet aux employés d’effectuer volontairement un travail pendant leur congé).

Id. à 1154.