Il n’est pas rare que les propriétaires d’entreprises aient des projets pour lesquels ils n’ont tout simplement pas la bande passante ou l’expertise pour s’en occuper eux-mêmes. Il peut s’agir du lancement d’un produit, d’une campagne de marketing ou de l’intégration d’une nouvelle technologie. Compte tenu de la portée et de la durée limitées de ces projets, il peut ne pas être logique d’embaucher de nouveaux employés à temps plein.

Mais payer un entrepreneur indépendant n’est pas la même chose que payer un employé régulier. Contrairement aux employés, les entrepreneurs indépendants sont des travailleurs indépendants, ils fixent leur taux de rémunération et peuvent négocier des options et des calendriers de paiement. Les implications fiscales des entrepreneurs indépendants diffèrent également de celles des employés.

Cet article examinera les moyens les plus rentables de payer les entrepreneurs tout en restant conforme à la législation fiscale. Chacune des méthodes de paiement discutées dans cet article a une combinaison unique de forces et de faiblesses et décider laquelle est la meilleure pour vous commence par l’évaluation de vos circonstances.

Les choses à considérer avant de choisir comment payer votre entrepreneur

Décider de la meilleure façon de payer vos entrepreneurs dépend d’un certain nombre de facteurs. Parmi les plus importants, il y a les impôts, le nombre d’entrepreneurs que vous prévoyez d’embaucher, la fréquence et le montant des paiements que vous leur versez, et l’endroit où ils se trouvent.

Comment gérer les impôts ?

Contrairement aux employés, les entrepreneurs indépendants paient leurs propres impôts. L’entrepreneur fournit à l’entreprise qui l’embauche un formulaire W-9 (similaire au formulaire W-4 que les employés remplissent) et à la fin de l’année, l’entreprise qui l’embauche génère et envoie un formulaire 1099-NEC (anciennement connu sous le nom de formulaire 1099-MISC) à l’entrepreneur pour qu’il le dépose avec ses impôts.

Bien que le processus soit simple, il est important que les informations figurant sur le formulaire W-9 soient exactes et que le contractant soit correctement classé. Les erreurs, comme le fait d’avoir un numéro d’identification de contribuable incorrect, peuvent entraîner une retenue de sauvegarde qui oblige l’entreprise qui embauche à mettre de côté l’impôt sur le revenu sur les salaires versés à cet entrepreneur. Une mauvaise classification peut également être coûteuse, alors assurez-vous de vérifier les directives de l’IRS avant de prendre toute décision d’embauche.

Combien d’entrepreneurs prévoyez-vous d’embaucher ?

Plus vous embauchez d’entrepreneurs, plus la paie devient laborieuse. Il est important de planifier cela à l’avance, car vous devrez produire des formulaires d’impôt, suivre les heures et/ou les projets, et émettre des paiements à chaque personne. N’oubliez pas que les entrepreneurs peuvent négocier la façon dont ils sont payés, donc théoriquement, chaque entrepreneur pourrait négocier une forme de paiement différente. Cela peut rapidement devenir un cauchemar administratif, il est donc important d’avoir une idée claire du nombre de personnes que vous allez embaucher avant de négocier les conditions et les méthodes de paiement.

À quelle fréquence (et combien) allez-vous payer vos entrepreneurs ?

Les différentes formes de paiement ont des structures de coûts différentes, il est donc important de comprendre les montants des paiements et la fréquence à laquelle vous allez payer vos entrepreneurs. Par exemple, disons que vous devez effectuer un paiement unique de 50 000 $ à un entrepreneur. Il peut être judicieux d’effectuer un virement bancaire moyennant des frais de transfert de 30 $. Cependant, si vous payez un entrepreneur 2 000 $ par semaine pendant 25 semaines, vous devrez payer 30 $ à chaque fois. Cela vous coûtera 750 dollars de frais de transfert au cours du contrat.

Où se trouve votre entrepreneur ?

Dans certains cas, vous pouvez avoir besoin d’engager un entrepreneur indépendant qui travaille à l’étranger. Dans ce scénario, les taux de change des devises entrent en jeu. Selon la façon dont vous payez ces employés, les frais peuvent devenir coûteux, sans parler du problème de sécurité supplémentaire.

Avec ces considérations à l’esprit, examinons les six meilleures façons de payer les entrepreneurs indépendants.

Les 6 meilleures façons de payer les entrepreneurs

Chèques

Eprouvés et vrais, les chèques sont simples, relativement bon marché, et il n’est pas nécessaire de s’inscrire à une application ou à un service de transfert d’argent. Mais malgré leur simplicité, il y a quelques inconvénients.

Les chèques sont lents. Une fois qu’un chèque est écrit, il doit être envoyé par la poste au destinataire, ce dernier doit ensuite le déposer sur son compte bancaire, et cela peut prendre jusqu’à 2 à 5 jours ouvrables supplémentaires pour que le chèque soit compensé et que les fonds soient disponibles sur le compte de l’entrepreneur.

De plus, les fonds ne sont pas garantis. Cela rend souvent les entrepreneurs méfiants à l’idée d’accepter les chèques d’une nouvelle entreprise qu’ils ne connaissent pas. Un chèque sans provision peut leur laisser des frais de leur banque ainsi que retarder leur paiement.

L’un des inconvénients les plus négligés des chèques est la sécurité. Alors que le destinataire n’a pas à partager ses informations bancaires, les informations sur le compte bancaire de la partie émettrice sont imprimées directement sur le chèque.

Tout bien considéré, les chèques restent une forme de paiement bon marché et fiable, mais compte tenu de leur manque de sécurité et de la lenteur de leur traitement, il vaut mieux les réserver à des situations ponctuelles où des paiements récurrents ne sont pas nécessaires.

VirementsACH

Les transfertsACH sont la forme de paiement la plus courante entre les employeurs et les employés (c’est-à-dire le dépôt direct). Bien que les entrepreneurs ne soient pas des employés, ils peuvent être configurés avec des transferts ACH ponctuels ou récurrents de la même manière. Ceci est particulièrement pratique si vous utilisez un logiciel qui peut automatiser les paiements récurrents.

De plus, les transferts ACH sont sans papier et donc relativement sécurisés. L’entrepreneur devra partager ses informations de compte bancaire avec l’entreprise qui l’embauche, mais la plupart des gens sont à l’aise avec cela, car toute personne qui a reçu un dépôt direct est déjà passée par ce processus.

Cartes de crédit

Les paiements par carte de crédit sont un autre moyen rapide et facile de payer les entrepreneurs. L’attrait des cartes de crédit provient principalement de leur sécurité. Les cartes de crédit offrent une couche de protection en gardant les informations de votre compte bancaire privées et séparées de vos transactions quotidiennes.

De plus, comme vous payez avec une ligne de crédit, vous avez la possibilité de contester et de résoudre les transactions errantes sans mettre en danger votre argent réel. Et lorsqu’il s’agit de frais erronés ou frauduleux, les sociétés de cartes de crédit sont généralement plus disposées à résoudre rapidement les différends et couvrent souvent le montant total des frais jusqu’à ce que le problème soit résolu. De nombreuses sociétés vont encore plus loin en offrant une responsabilité zéro fraude à leurs clients.

Cependant, pour payer un entrepreneur par carte de crédit, celui-ci doit avoir un compte marchand avec sa banque ou un autre service marchand comme Square, ce qui n’est donc pas toujours une option.

Virements électroniques

Les transferts électroniques sont l’une des meilleures options lorsque la rapidité est primordiale. Si vous devez effectuer un paiement rapidement, un virement bancaire est l’un des moyens les plus rapides de mettre les fonds à disposition.

Alors que les transferts internationaux peuvent prendre quelques jours, les transferts nationaux sont généralement traités dans les 24 heures. Cette rapidité a toutefois un coût. Pour les virements domestiques et internationaux, l’expéditeur et le destinataire encourent généralement des frais. Les frais pour les virements nationaux sont en moyenne de 15 à 20 dollars pour les destinataires et de 20 à 30 dollars pour les expéditeurs. Les transferts internationaux coûtent encore plus cher.

La chose la plus importante à considérer avant d’initier un virement bancaire est de savoir si vous connaissez bien le destinataire et si vous lui faites confiance. Une fois que les fonds ont été transférés sur le compte du destinataire, il est beaucoup plus difficile de faire marche arrière. Cela est particulièrement vrai pour les virements internationaux.

En bref, les virements électroniques devraient être réservés aux paiements sensibles au facteur temps. Pour les petits paiements ou les paiements de routine, le coût et le risque relativement élevés associés aux virements électroniques les rendent moins attrayants que les autres options que nous avons examinées jusqu’à présent.

Systèmes de paiement en ligne

Les systèmes de paiement en ligne sont une autre excellente option pour les propriétaires d’entreprises. Paypal, le premier système de paiement en ligne au monde, est définitivement en tête du peloton. Il est disponible dans plus de 200 pays et compte plus de 300 millions d’utilisateurs actifs.

Paypal est loué pour sa sécurité car il maintient votre compte bancaire personnel séparé de la transaction que vous effectuez. Paypal est lié à votre compte bancaire afin que vous puissiez transférer des fonds entre les deux. Pour payer un autre utilisateur de Paypal, il vous suffit de transférer les fonds de votre compte bancaire vers votre compte Paypal, puis d’effectuer la transaction. Le destinataire recevra les fonds sur son compte Paypal et pourra ensuite transférer les fonds sur son compte bancaire.

Pour utiliser Paypal dans un cadre commercial cependant, votre entrepreneur aura besoin d’un compte professionnel Paypal, donc choisir Paypal n’est pratique que si l’entrepreneur a déjà ce compte. S’ils ont un compte cependant, Paypal produit automatiquement un formulaire 1099-K à la fin de l’année, ce qui vous évite d’avoir à envoyer un formulaire 1099-NEC.

Il convient de noter que si vous prévoyez d’effectuer des paiements internationaux fréquents ou importants pour votre entrepreneur, d’autres systèmes comme Xoom (appartenant à Paypal) et Transferwise pourraient être des options plus rentables. Ces plateformes gèrent le change de devises et pourraient s’avérer moins chères que l’utilisation de Paypal. Pour un examen plus approfondi de ces services, jetez un œil à notre comparaison Transferwise vs Xoom.

Les logiciels de comptabilité

Bien qu’il ne s’agisse pas nécessairement d’une méthode de paiement, il convient de souligner que l’utilisation d’un logiciel de comptabilité/de paie est particulièrement pratique si vous embauchez plusieurs entrepreneurs. Les logiciels de comptabilité comme Quickbooks et Intacct sont des outils puissants qui s’intègrent à d’autres systèmes pour automatiser le suivi, la facturation, la préparation des impôts et les paiements. Ces plateformes réduisent les coûts administratifs en gardant tout logé au même endroit et en automatisant des tâches qui seraient autrement effectuées manuellement.