En tant que propriétaire d’entreprise, choisir le bon nom de l’entreprise est l’un des points les plus importants de votre liste de choses à faire lorsque vous lancez une nouvelle entreprise. Il se situe juste au-dessus de l’ouverture d’un compte bancaire d’entreprise, de la création d’un site Web d’entreprise et de l’établissement d’un crédit commercial.

Lorsque vous utilisez un nom d’entreprise qui ne correspond pas au nom légal figurant sur vos déclarations de revenus, vous utilisez ce que l’on appelle un nom d’entreprise fictif. Lisez ce qui suit pour en savoir plus sur le fonctionnement des noms d’entreprise fictifs, leur utilité et les raisons pour lesquelles vous devrez peut-être avertir votre État si vous en utilisez un.

Qu’est-ce qu’un nom commercial assumé ?

Un nom commercial assumé est tout nom que votre entreprise utilise pour fonctionner autre que son nom légal. Dans certains États, vous devez déposer un certificat de nom d’emprunt si votre entreprise fait des affaires sous un autre nom que son nom légal (ou le ou les noms des propriétaires dans le cas d’une entreprise individuelle ou d’un partenariat).

Comment obtenir un certificat de nom d’emprunt

Votre entreprise utilise-t-elle un nom qui ne correspond pas à celui que vous utilisez lorsque vous remplissez vos déclarations de revenus ? Si c’est le cas, vous devrez peut-être demander un certificat de nom commercial assumé.

Selon votre État, un certificat de nom commercial assumé peut également être appelé enregistrement DBA (doing business as) ou dépôt de nom fictif. Bien que ces termes sonnent tous différemment, ils décrivent le même processus.

Le processus de demande d’un certificat de nom commercial assumé varie d’un État à l’autre. Dans certains États, le dépôt d’un certificat de nom d’emprunt est aussi simple que de se rendre au bureau du greffier de votre comté, de remplir un formulaire d’enregistrement et de payer des frais. (Appelez ou renseignez-vous à l’avance au cas où le bureau du greffier aurait des exigences particulières, comme le paiement par mandat ou par chèque de banque). D’autres États peuvent vous demander de placer une annonce dans votre journal local pour divulguer votre nom DBA au public.

Vous vous demandez si votre État exige que vous déposiez un certificat de nom d’emprunt ? Contactez le bureau de votre secrétaire d’État. Vous pouvez apprendre si l’enregistrement du DBA est nécessaire dans votre État et, si c’est le cas, à quel service vous devez vous adresser pour obtenir votre certificat de nom fictif.

Quel est le but d’un nom commercial fictif ?

Une entreprise pourrait choisir d’utiliser un nom fictif pour plusieurs raisons. Vous trouverez ci-dessous quelques façons courantes dont un nom commercial fictif pourrait profiter à votre entreprise.

• Un dépôt de nom fictif pourrait vous aider à vous conformer à la loi de l’État si vous utilisez autre chose que votre nom légal lorsque vous faites des affaires.
• Les propriétaires uniques et les sociétés de personnes peuvent choisir d’utiliser un nom commercial fictif s’ils ne veulent pas utiliser leur nom personnel (ou une variante de celui-ci) lorsqu’ils traitent avec le public.
• Si le nom légal de votre entreprise est long, difficile à prononcer ou difficile à utiliser d’un point de vue publicitaire, un nom d’entreprise fictif pourrait être une bonne solution.
• Les entreprises qui vendent plusieurs produits ou services, notamment à des clientèles différentes, pourraient vouloir fonctionner sous plus d’un nom commercial.
• Un nom commercial fictif pourrait aider votre entreprise à changer de marque ou à essayer d’atteindre un nouveau public.
• Si votre entreprise utilise déjà un DBA, une banque pourrait exiger une preuve que vous avez enregistré le nom commercial fictif pour ouvrir un compte ou accepter des paiements sous ce nom.

Une SARL peut-elle avoir un nom fictif ?

Les noms commerciaux fictifs ne sont pas limités aux entreprises individuelles et aux partenariats. Une société à responsabilité limitée (SARL) ou une société peut également utiliser un DBA, tant qu’elle respecte les règles.

Conseil : l’utilisation d’un DBA peut affecter votre crédit commercial. Vous devriez garder un œil attentif sur vos rapports de crédit d’entreprise et vos scores souvent, surtout si vous faites un changement et commencez à utiliser un nouveau nom fictif.

Combien de temps un nom d’entreprise fictif est-il valide ?

Si votre État vous oblige à déposer un certificat de nom commercial fictif, il se peut qu’il ne dure pas éternellement. Votre enregistrement n’est probablement bon que pour une certaine période de temps.

La durée exacte de l’enregistrement de votre nom fictif dépend de l’État où votre entreprise est située. Cinq ans ou moins est un délai courant. Les exigences de réenregistrement et les frais de dépôt pour le renouvellement des noms fictifs varient également selon l’État.

Si votre État vous oblige à vous réenregistrer, n’attendez pas la dernière minute pour remplir un nouveau formulaire de nom d’emprunt et payer les frais de dépôt. Il est préférable de commencer le processus de renouvellement avant l’expiration du dépôt de votre nom fictif actuel.

Limitations des noms commerciaux présumés

Un nom commercial présumé pourrait potentiellement résoudre certains problèmes pour votre entreprise. Pourtant, il existe des limites que vous devez comprendre.

• Un nom commercial assumé ne vous protégera généralement pas de la responsabilité personnelle si quelqu’un décide de poursuivre votre entreprise. Si vous voulez protéger vos actifs personnels, vous devriez envisager de former une entité commerciale officielle comme une société ou une SARL. (Parlez-en à votre avocat pour obtenir des conseils.)
• Un DBA n’aura pas d’impact direct sur la façon dont vous payez les impôts à l’IRS ou à votre État. Vous cherchez la meilleure façon de créer votre entreprise d’un point de vue fiscal ? Voulez-vous éviter la redoutable taxe sur le travail indépendant ? Dans un cas comme dans l’autre, vous devez envisager des options telles que la SARL ou la société, ou la C Corp ou la S Corp. (Parlez-en à votre fiscaliste pour obtenir des conseils.)
• Un dépôt de nom fictif ne protégera pas le nom de votre marque. Contrairement à un dépôt de nom légal officiel, un nom commercial fictif n’empêchera probablement pas un concurrent dans votre État d’utiliser un nom proche du vôtre. Dans de nombreux États, plusieurs entreprises peuvent être autorisées à déposer des noms fictifs similaires, voire identiques. Si vous souhaitez protéger le nom de votre entreprise contre la concurrence dans votre État, un nouvel enregistrement d’entreprise peut s’avérer nécessaire. Allez plus loin et envisagez de déposer des marques d’État et fédérales si vous voulez protéger votre nom de marque à un niveau plus élevé.

Mot final : Nom d’entreprise fictif/assumé

Si votre entreprise va utiliser un nom autre que son nom légal, il est essentiel de savoir si la loi de l’État exige que vous remplissiez un dépôt de nom fictif. Sauter cette étape pourrait entraîner de graves conséquences, comme des amendes civiles ou pénales et une responsabilité personnelle pour les contrats commerciaux.

Vous ne savez pas si vous devez déposer un nom commercial fictif ou vous enregistrer pour une nouvelle entité commerciale distincte auprès de votre État ? Parlez à un avocat d’affaires digne de confiance pour obtenir des conseils juridiques sur votre situation personnelle.