L’organisateur d’événements est comme un chef d’orchestre qui sait jouer de tous les instruments. Lors de l’organisation de son événement, il définit son budget, son contexte et ses objectifs, élabore son cahier des charges, choisit ses prestataires, anticipe les moindres détails…
Le planificateur d’événements est chargé de concevoir des opérations de communication pour son entreprise ou son client. Ces événements peuvent prendre de nombreuses formes comme le gala, le séminaire, le salon professionnel, le lancement d’un nouveau produit, les manifestations sportives, etc.
Pour cela, l’Event Planner doit répondre aux besoins et exigences du client, savoir anticiper ses attentes et proposer des idées originales d’animation pour le convaincre. L’Event Planning gère tout de A à Z pour l’événement. Il fait appel à des prestataires, trouve le lieu idéal, contacte les fournisseurs et les techniciens. L’organisateur d’événements va, en fait, collaborer avec de multiples professions : techniciens, traiteurs, loueurs, gestionnaires, etc.
Qu’est-ce que l’Event Planning
L’Event Planning comprend les estimations et les budgets de l’événement. Il conçoit alors le déroulement de la fête, les animations, le planning… Rien n’est laissé au hasard. Mais contrôler chaque détail ne met pas à l’abri des imprévus. Dans ce cas, l’organisateur doit être extrêmement réactif et savoir s’adapter à de nombreuses situations. Il doit être le premier sur place lors de l’événement et le dernier parti. Une fois la journée passée, le temps n’est pas au repos. Dans l’événementiel, il faut ensuite débriefer et analyser les résultats obtenus par rapport aux objectifs, évaluer les effets de presse et s’enquérir de la satisfaction du client. Le métier implique également des déplacements fréquents et des horaires irréguliers (week-ends, jours fériés et nuit).
Les qualités d’un planificateur d’événements
Le planificateur d’événements doit être polyvalent : il doit en effet animer, accompagner, conseiller au quotidien… Il doit également faire preuve de polyvalence et de patience, avoir une certaine souplesse d’esprit. Mais bien d’autres qualités lui sont demandées :
- Créativité &originalité : C’est un métier où l’idée compte. L’organisateur d’événements doit faire preuve de créativité et d’originalité dans ses propositions d’organisation d’événements, pour retenir l’attention de son client et marquer les esprits lors de l’événement.
- Réactivité & autonomie : Sang froid pour la gestion des derniers détails, résistance au stress et fair-play, autant de qualités indispensables à un bon organisateur d’événements.
- Compétences relationnelles et rédactionnelles : Il doit savoir échanger, composer et « travailler avec » les personnes de son environnement professionnel, mais pas seulement ! Un bon relationnel est indispensable. De solides compétences rédactionnelles sont également indispensables car il est chargé de communiquer autour du planning de l’événement.
- Rigueur & sens du détail : Zéro défaut ! L’image de l’entreprise dépend du rendu de l’événement. Il faut être rigoureux et ne laisser aucun détail. De plus, il faut avoir le sens des priorités et savoir optimiser son temps et ses actions.
Le rôle d’un organisateur d’événements
Son rôle principal est d’organiser des événements en B2B ou B2C permettant aux entreprises de commercer, de rechercher des partenaires et de créer des liens avec ses collaborateurs. Il faut gérer l’organisation, promouvoir l’événement, gérer les invitations, les cocktails, les repas, l’hébergement, gérer la réservation des salles de réunion, organiser des conférences. Ce chef de projet événementiel peut également participer aux projets de communication interne de l’entreprise en organisant des concours de vente internes, des voyages de stimulation, des soirées d’entreprise… un véritable chef d’orchestre capable de s’adapter à tous les publics, internes ou externes à l’entreprise. !
L’organisateur d’événements a également pour rôle de gérer la mise en œuvre de l’événement, depuis la recherche d’idées de lieux, d’activités, d’animations… qui permettront à l’événement d’aboutir, jusqu’au planning d’organisation des interventions et des prestataires le jour J, le tout selon un budget déterminé à l’avance.
Fonctions de l’événementiel
Son premier objectif est de trouver les idées originales et/ou atypiques qui seront représentatives de l’objectif de l’événement. L’événement sera très différent pour une réunion de travail ou une soirée enrichissante ou pour une convention annuelle d’entreprise.
Une fois l’idée générale ou le thème défini, la mission du chef de projet événementiel est de trouver tous les prestataires adaptés, qui pourront répondre au cahier des charges défini.
Un organisateur d’événements compétent doit également faire preuve d’une formidable réactivité et d’une remarquable capacité d’adaptation. Si l’on pouvait revisiter le métier d’organisateur d’événements, on pourrait rebaptiser la discipline par « gestion de l’imprévu ». Car les imprévus sont nombreux.
Le jour de l’événement, le traiteur commandé pour l’occasion subit une panne de courant : tous les produits stockés à la dépense ne sont plus utilisables. A l’organisateur de prévoir une solution de repli, et vite car les 300 invités sur le pas de la porte semblent déjà affamés.
Le métier exige donc aussi un énorme sang-froid doublé d’une gestion implacable du stress. L’entraide est également la bienvenue lorsqu’il s’agit de répondre aux attentes gargantuesques d’un client dont le budget est plutôt ridicule. Dans ce cas, le système D est votre meilleur ami.
Quelles sont les opportunités de carrière dans les métiers de l’événementiel
L’événementiel est une branche assez large, vous pouvez donc exercer le métier au sein de diverses structures qui ouvrent différentes opportunités de métiers de l’événementiel. L’organisateur d’événements peut rejoindre par exemple une agence d’événementiel ou de communication, un pôle communication au sein d’une grande entreprise (plus rare) ou intégrer le service événementiel d’une collectivité territoriale.
Faire carrière dans l’événementiel demande une détermination importante. L’organisatrice d’événements n’a pas d’horaires fixes. Pendant la période d’organisation, elle donne tout son temps à la réussite de l’événement. Souvent commandé dans un délai très court, l’événement nécessite l’implication continue d’un gestionnaire d’événements. Oubliez vos soirées et vos week-ends pour prendre un verre entre copines, ou pour passer du temps à regarder des téléfilms.
L’événement n’attend pas. Il doit être prêt et livré à temps et de manière irréprochable. Le jour J, l’organisatrice doit, bien sûr, être sur place pour veiller au bon déroulement des choses. Une fois l’événement terminé, elle pense pouvoir enfin respirer. Mais elle se trompe, il faut maintenant analyser les résultats par rapport aux objectifs, évaluer la satisfaction du client et consulter les retombées générées.
L’organisateur d’événements est donc un emploi ou un métier d’organisateur d’événements qui demande un nombre considérable de compétences et d’implication. Difficile d’établir un salaire moyen pour ce type de métier, car il va dépendre du type et de la taille de l’entreprise dans laquelle il est exercé. Cependant, l’Onisep évalue le salaire moyen d’un débutant dans ce domaine à 2200$+ brut.
Conclusion
Après avoir lu cet article, vous devriez vous concentrer sur les compétences et les tâches suivantes :
- Organiser des événements qui répondent aux attentes de vos clients;
- Fixer des objectifs qui sont spécifiques, mesurables et réalistes;
- Organiser des événements dont on se souviendra;
- Planifier efficacement vos événements ;
- Sélectionnez de manière professionnelle le lieu de votre événement;
- Mettez en place une campagne marketing pour servir votre événement;
- Vérifiez tous les paramètres, y compris ceux régis par la législation en vigueur;
- Dirigez et motivez votre équipe;
- Evaluez l’impact de votre événement.