Juger la performance d’un membre de l’équipe est l’un des défis les plus courants que j’entends de la part de mes clients. Ils ne sont pas satisfaits des résultats et ils ont du mal à évaluer la performance de l’employé. Cela peut conduire à éviter une conversation importante jusqu’à ce que la situation devienne si grave que des mesures doivent être prises. A ce moment-là, les chances de rétablissement sont minces.

Dans la plupart de ces cas, il manque une chose simple. L’alignement avec l’employé sur les résultats attendus qu’il produira. Parfois, les attentes ont été écrites mais l’employé ne les comprend pas complètement. Plus important encore, comprennent-ils comment leurs performances seront évaluées ?

L’impact des attentes floues des employés

Voici quelques-uns des problèmes que j’observe lorsque les attentes des employés ne sont pas claires et convenues :

• Incertitude quant à ce sur quoi travailler. Cela peut être déstabilisant ou conduire à une frustration ultérieure lorsque les résultats ne sont pas à la hauteur. Cela ressemble au scénario du « va me chercher une pierre ». Ils travaillent dur mais ne semblent jamais satisfaire le patron.
• Incapacité à juger des performances dans le temps. Le manque d’attentes claires est la source de nombreuses surprises désagréables de dernière minute. Au fur et à mesure que le temps passe, la personne est plus réticente à demander des éclaircissements de peur d’avoir l’air stupide.
• Diminution de la capacité à coacher l’autre personne parce qu’elle ne sait pas qu’elle ne répond pas à l’attente. Donner des conseils dès le début, permet d’établir la confiance et le leader peut assumer le rôle de coach.
• Le leader prend le travail à la place parce qu’il est plus facile de le faire lui-même. Cette situation est très courante lorsque les leaders sont insatisfaits des performances. Cela réduit la capacité du leader à effectuer d’autres tâches et déresponsabilise également l’employé.

Pratiques simples pour clarifier les attentes des employés

Les problèmes ci-dessus sont tous très pénibles et longs à résoudre. Maintenant la bonne nouvelle, l’alternative est simple et ne demande pas beaucoup de temps ou d’efforts. Voici six bonnes pratiques pour établir des attentes claires et convenues avec vos employés :

• Co-créer les objectifs ensemble. Vous avez des choses à réaliser, mais laissez une certaine souplesse dans leur définition. Encouragez l’employé à ajouter son langage. Demandez-lui ce qu’il ajouterait pour générer plus de valeur et rendre l’objectif plus significatif.
• Soyez clair sur ce qui est et n’est pas négociable. Par exemple, la date d’achèvement finale peut être fixée, mais existe-t-il une certaine flexibilité lorsque les livrables intermédiaires doivent être prêts.
• Convenez d’indicateurs simples qui illustrent ce à quoi ressemble le succès et assurez-vous qu’ils sont clairs pour les deux parties. Évitez le jargon et visez des descripteurs simples et quotidiens de ce à quoi ressemble le succès. Si possible, mettez en place des mesures qui montrent la progression vers l’objectif afin que les problèmes précoces puissent être repérés et résolus.
• Expliquez pourquoi le résultat est important pour susciter l’engagement. Ce n’est pas parce que vous savez pourquoi l’objectif est important que les autres le savent. Si la raison n’est pas claire, il risque de devenir un élément de plus sur une liste de choses à faire déjà longue.
• Écoutez et répondez aux questions et aux préoccupations de l’employé. Il se peut qu’il ne soit pas sûr de lui et votre rôle est de l’encadrer pour qu’il sache comment s’y prendre. Résistez à la tentation d’intervenir et de prendre le contrôle. Comme mentionné plus haut, ce comportement ne sert personne.
• Vérifiez régulièrement les progrès réalisés. Réservez un temps dédié 1:1 pour revoir les objectifs et les progrès réalisés. Mélanger ces examens avec d’autres éléments, peut-être plus urgents, diluera l’attention.

Les managers très performants établissent et conviennent d’attentes claires, et fournissent un feedback régulier sur les performances. Si vous ne l’avez pas bien fait, je ne peux pas penser à une action plus importante pour commencer maintenant.