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Demander des informations médicales aux employés peut soulever des problèmes de confidentialité. Les employés ont le droit de garder leurs informations médicales confidentielles et privées. Mais les employeurs ont également le droit de connaître la maladie ou le handicap de leurs employés, et ont le droit de demander des informations médicales afin de fournir des aménagements appropriés. Alors, comment trouver un équilibre entre les deux ?
En Alberta, l’article 17 de la Freedom of Information and Protection of Privacy Act (FOIP) prévoit que la divulgation de certains renseignements personnels, y compris les renseignements médicaux, est présumée constituer une atteinte déraisonnable à la vie privée. Sans consentement, de tels renseignements ne seraient divulgués que dans des circonstances exceptionnelles.
Sauf lorsque la loi l’exige ou le permet, un employeur ne peut pas demander et un médecin ne peut pas donner les renseignements médicaux d’un patient sans l’autorisation et le consentement spécifique, libre et éclairé du patient.
L’article 3 de la Personal Information Protection Act (PIPA) couvre la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels. La PIPA établit un équilibre entre le droit d’une personne à voir ses renseignements personnels protégés et le besoin d’une organisation de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à des fins raisonnables. En vertu de la PIPA, bien que vous puissiez avoir besoin de recueillir, d’utiliser et de divulguer certains renseignements personnels, vous devez, selon la législation sur la protection de la vie privée, expliquer la raison de la collecte de ces renseignements et la façon dont ils peuvent être utilisés ou divulgués (voir : Guide à l’intention des entreprises et des organisations sur la Loi sur la protection des renseignements personnels).
La Loi sur les renseignements sur la santé régit également la divulgation des renseignements sur la santé dans la partie 5.
Les renseignements médicaux personnels d’un employé sont généralement reconnus comme étant privés et confidentiels. Cependant, il est bien établi (et devrait être évident) qu’un employeur a le droit d’accéder à des informations suffisantes à des fins légitimes. Il s’agit notamment de s’assurer que l’employé est en mesure de continuer ou de reprendre le travail, ou de fournir les aménagements appropriés nécessaires pour que l’employé puisse travailler sans mettre en danger sa sécurité ou celle des autres employés. Un employeur n’a droit qu’au minimum d’informations nécessaires à cette fin et un employé ne devrait généralement pas être tenu de divulguer son dossier médical, ni même son diagnostic ou son traitement. Cependant, ce qui est exactement requis dépendra des circonstances et de l’objectif – et peut très bien inclure le diagnostic, ou le traitement, ou d’autres informations (Complex Services Inc v Ontario Public Service Employees Union, Local 278, 2012 CanLII 8645 (ON LA) au para 84)….
Les employeurs peuvent chercher à obtenir des renseignements médicaux dans diverses circonstances, notamment pour soutenir :
- une demande de congé de maladie de courte durée;
- un congé de maladie prolongé, ou un congé médical partiel;
- une demande de prestations;
- une demande de retour au travail ; ou
- une demande d’accommodement (voir : Devins, Jewell & Sartison, Medical Information in the Accommodation Process, (décembre 2013)).
Un employeur n’a pas le droit de demander un examen médical indépendant (EMI) dans le but de contredire l’expert médical d’un employé.Un employeur a un intérêt légitime à rechercher des informations liées au pronostic de l’employé et à sa capacité à se rendre au travail de manière régulière. L’employeur a le droit de demander à l’employé de lui fournir des informations médicales, puis d’examiner l’impact éventuel de ces informations sur son obligation d’adaptation du lieu de travail. Il n’y a rien d’intrinsèquement discriminatoire pour un employeur de demander une note de médecin aux employés pour justifier une demande de congé de maladie (Stewart v Brewers Distributor and another, 2009 BCHRT 376 au paragraphe 48).
Le Tribunal des droits de la personne de l’Ontario a déclaré qu’un employé qui cherche à obtenir un accommodement en milieu de travail a l’obligation de coopérer au processus d’accommodement en fournissant à son employeur une quantité raisonnable de renseignements sur ses restrictions professionnelles physiques et/ou mentales et ses besoins liés à un handicap, afin que l’employeur puisse évaluer si et comment les besoins de l’employé peuvent être accommodés sans contrainte excessive (Bottiglia v Ottawa Catholic School Board, 2015 HRTO 1178 (CanLII) au paragraphe 99, confirmé 2017 ONSC 1517 (CanLII)).
L’obligation d’accommodement exige que les personnes qui cherchent un accommodement mettent à la disposition de leur employeur les détails de leur situation médicale qui sont nécessaires pour prouver le handicap et pour concevoir et réaliser l’accommodement. Dans certains cas, cela peut inclure des renseignements sur le diagnostic ou le traitement, mais chaque cas dépend de ses propres circonstances (Peace Country Health v United Nurses of Alberta, 2007 CanLII 80624 (AB GAA)).
Les renseignements médicaux personnels d’un employé sont généralement reconnus comme étant privés et confidentiels. Toutefois, il est bien établi (et devrait être évident) qu’un employeur a le droit d’accéder à des renseignements suffisants à des fins légitimes.L’obligation d’accommodement s’étend aux employés qui utilisent de la marijuana médicale, appuyée par un certificat médical, sur le lieu de travail. Les employeurs peuvent-ils retirer les employés qui consomment de la marijuana à des fins médicales de postes critiques pour la sécurité ? Dans l’affaire Calgary (City) c. Syndicat canadien de la fonction publique, le conseil d’arbitrage a déclaré que s’il n’y avait aucune preuve que l’utilisation de la marijuana à des fins médicales par le plaignant avait une incidence sur sa capacité à exécuter des tâches critiques pour la sécurité de façon sécuritaire, l’employeur ne pouvait pas transférer le plaignant à un poste non critique pour la sécurité (Calgary (City) c. Syndicat canadien de la fonction publique (Cupe 37), 2015 CanLII 61756 (AB GAA)). Toutefois, un employeur qui a licencié un employé travaillant dans le secteur de l’exploitation forestière pour avoir fumé de la marijuana sans avoir l’autorisation médicale de posséder et d’utiliser légalement de la marijuana à des fins médicales et sans en informer son employeur, n’a pas fait preuve de discrimination à l’égard de son employé (French v Selkin Logging, 2015 BCHRT 101 (CanLII)).
Au sens purement technique du terme, un employé a un droit « absolu » de garder ses informations médicales confidentielles privées. Mais si l’employé exerce ce droit d’une manière qui contrecarre l’exercice par l’employeur de ses droits ou obligations légitimes, ou qui rend impossible pour l’employeur de fournir les aménagements nécessaires appropriés, il y aura probablement des conséquences. En effet, un employé n’a pas droit à des prestations de congé de maladie ou à des mesures d’adaptation, à moins qu’il ne fournisse des preuves suffisantes et fiables pour établir qu’il a droit à des prestations, ou qu’il souffre d’un handicap qui nécessite effectivement des mesures d’adaptation et que celles-ci sont nécessaires. Bien qu’un employeur ne puisse pas prendre de mesures disciplinaires à l’égard d’un employé qui refuse de divulguer des renseignements médicaux confidentiels, l’employé peut se voir refuser des prestations de maladie, ou il peut être approprié pour l’employeur de refuser de permettre à l’employé de continuer ou de retourner au travail jusqu’à ce que ces renseignements nécessaires soient fournis (Complex Services Inc. au paragraphe 86).
L’obligation d’accommodement s’étend aux employés qui utilisent de la marijuana médicale, appuyée par un certificat médical, sur le lieu de travail. Dans certaines circonstances, l’aspect procédural de l’obligation d’accommodement d’un employeur permettra, ou même exigera, que l’employeur demande un deuxième avis médical lorsque l’employeur avait une raison raisonnable et de bonne foi de mettre en doute la pertinence et la fiabilité des renseignements fournis par l’expert médical de son employé. Un employeur n’a pas le droit de demander un examen médical indépendant (EMI) dans le but de contredire l’expert médical d’un employé. Un employeur n’a le droit de demander qu’un employé subisse un EMI que lorsque l’employeur ne peut raisonnablement s’attendre à obtenir les renseignements dont il a besoin de la part de l’expert de l’employé dans le cadre de l’obligation d’accommodement de l’employeur (Bottiglia c Ottawa Catholic School Board, 2017 ONSC 2517 (CanLII) aux paragraphes 76-77).
Cependant, les employeurs doivent avoir l’autorisation de l’employé afin de recueillir et d’utiliser des renseignements personnels. Ainsi, un employeur ne peut communiquer avec le médecin d’un employé sans le consentement de ce dernier. Rien dans la simple existence d’une relation de travail ne donne à l’employeur un droit inhérent de contraindre ses employés à compromettre leur droit légitime à la confidentialité des informations médicales personnelles. Un employeur n’a le droit d’accéder aux renseignements médicaux confidentiels d’un employé que dans la mesure où la législation, une convention collective ou un autre contrat de travail le prévoit expressément, ou si la loi l’exige et le permet à des fins particulières. Sauf dans les cas où la loi l’exige ou le permet, un employeur ne peut pas chercher à obtenir et un médecin ne peut pas communiquer les renseignements médicaux d’un patient sans l’autorisation et le consentement spécifique, libre et éclairé du patient (Hamilton Health Sciences c. Ontario Nurses’ Association, 2007 CanLII 73923 (ONLA) au paragraphe 21).
Il n’y a rien de fondamentalement discriminatoire pour un employeur de demander une note de médecin aux employés pour justifier une demande de congé de maladie.En outre, il existe certaines restrictions au droit des employeurs de demander des renseignements médicaux. Les employeurs ne sont pas autorisés à utiliser et à divulguer les informations médicales qu’ils reçoivent comme ils le souhaitent. La divulgation inappropriée des informations médicales d’un employé peut constituer une violation de la PIPA. Un employeur qui discute des informations médicales d’un employé avec d’autres employés est inapproprié. Les employés qui ont divulgué leurs informations médicales afin d’être accommodés ont droit à la confidentialité. Les informations médicales qu’ils partagent avec leur employeur doivent rester privées, à moins qu’ils ne donnent leur consentement à l’employeur pour qu’il les divulgue. Sur le lieu de travail, les personnes qui ont besoin d’y avoir accès peuvent être l’employé, son superviseur et d’autres membres du personnel qui s’occupent de la comptabilité, de la paie, des déductions, des avantages sociaux ou de questions connexes (voir : Guide de l’employeur sur les règles d’emploi).
Les employés ont le droit de garder leurs informations médicales privées. Mais pour bénéficier d’aménagements sur le lieu de travail, ils sont tenus de fournir des informations médicales pertinentes. Les employeurs ont le devoir d’accommoder les employés jusqu’à la contrainte excessive, ils ont donc le droit de demander des informations médicales lorsque cela est nécessaire.