La mayoría de las empresas recurren a Gmail o Outlook para gestionar su correo electrónico en el lugar de trabajo. El 13% de las empresas públicas utilizan Office 365 o G-Suite (antes Google Apps). El 87% restante utiliza una combinación de ambos, o una configuración de correo electrónico privado.
Algunas empresas eligen Google o Microsoft porque prefieren la suite ofimática en la nube de uno de ellos -que incluye calendarios y colaboración en hojas de cálculo y documentos- en lugar del otro. (Comparamos Office 365 con G-Suite en otro post.)
Pero si utilizas otras herramientas de productividad y estás decidiendo entre Gmail o Outlook únicamente para el correo electrónico, querrás elegir uno que te ayude a acelerar tu flujo de trabajo. Gmail puso su listón inicial muy alto, y Microsoft claramente tomó nota. Dada la actualización de Outlook en 2016, ahora está más equipado para competir que nunca.
Aquí hay cinco diferencias que cambian el juego entre Gmail vs. Outlook.
Coste y almacenamiento
Para conseguir Gmail o Outlook para tu empresa, puedes descargarlo junto con el resto de su suite ofimática en la nube relacionada, es decir.es decir, G-Suite o Microsoft Office 365.
G-Suite ofrece dos precios para el correo electrónico, así como otras apps empresariales como Calendar, Google Docs y Google Sheets. Por 5 dólares por usuario al mes, se obtienen 30 GB entre Gmail y las demás apps ofimáticas de Google. Por otros 5 dólares por persona, puedes actualizar tu cuenta de empresa a un almacenamiento ilimitado entre esas plataformas.
Outlook ofrece varios planes diferentes, pero su plan más barato (Office 365 Enterprise E1) designa 50GB específicamente para tu bandeja de entrada, y 1TB para el resto de tu suite ofimática en la nube vinculada.
El plan empresarial más barato de Outlook te ofrece mucho más espacio en general que Gmail.
Cuando se trata de almacenamiento y precio, Outlook es el claro ganador.
Puntuación: Outlook 1/5, Gmail 0/5.
Búsqueda dentro de tu bandeja de entrada
¿Te has encontrado alguna vez con que estás escribiendo un correo electrónico y necesitas hacer referencia a un correo antiguo al mismo tiempo?
Gmail te permite buscar correos electrónicos antiguos mientras escribes otros nuevos, pero es torpe. Pierdes las vistas previas de los mensajes, las fechas y la mayor parte del asunto que estás buscando.
Incluso si habilitas una vista de doble panel de tu bandeja de entrada (a través de «Panel de vista previa» en la pestaña «Labs» en Configuración), tu vista sigue obstruida. No puedes ajustar el tamaño de la bandeja de entrada, los mensajes nuevos o la barra de búsqueda para verlos todos al mismo tiempo.
El proceso de mensajes nuevos de Outlook es más limpio, aunque tampoco es perfecto. La bandeja de entrada por defecto de Outlook es un panel doble, y la vista de la bandeja de entrada sigue estando cortada. Cuando buscas elementos más antiguos, todavía puedes ver una imagen completa de tu nuevo mensaje.
Si prefieres centrarte en una tarea de tu correo electrónico, puedes ajustar Outlook para que sea de un solo panel, como el predeterminado de Gmail. Sólo tienes que ir al icono de Configuración, pulsar «Configuración de pantalla» y hacer clic en «Ocultar panel de lectura».
Independientemente de cómo configures la pantalla de Gmail o de Outlook, Outlook facilita la búsqueda de correos electrónicos antiguos mientras escribes los nuevos.
Puntuación: Outlook 2/5, Gmail 0/5.
Integraciones de calendario
Ninguna de las dos plataformas tiene una solución real que te permita ver tu calendario y tu correo electrónico uno al lado del otro.
Aunque tanto Gmail como Outlook sincronizan los eventos con tu calendario, ninguno te permite ver tu calendario y tu bandeja de entrada al mismo tiempo, en una sola pestaña. Cuando haces clic en la barra de herramientas de Outlook, te lleva a una ventana de calendario separada.
Por otro lado, cuando haces clic en Calendario en Gmail, mantiene tu bandeja de entrada abierta y añade una nueva ventana (o pestaña) con tu calendario.
Ni Gmail ni Outlook se prestan a la visualización multiventana. Al menos Gmail permite ver el calendario y el correo electrónico al mismo tiempo, aunque en ventanas diferentes.
Puntuación: Outlook 2/5, Gmail 1/5.
Experiencia del usuario (UX)
La estética de la bandeja de entrada es subjetiva, pero importa. Si te pasas el día mirando la pantalla del ordenador retroiluminada, la única forma de evitar que se te cansen los ojos es ajustando el nivel de brillo en todos tus dispositivos.
Eso también se aplica al correo electrónico. Cuanto más puedas personalizar tu bandeja de entrada para lo que menos cansa a tus ojos, mejor.
(Des)leer correos electrónicos
El texto en Gmail es más grande que en Outlook. Junto con la clara definición entre texto en negrita y sin negrita, así como el sombreado de la bandeja de entrada disponible con la mayoría de las plantillas, Gmail es generalmente más suave para los ojos.
Gmail gana en cuanto a la personalización en torno a los correos electrónicos no leídos. Los correos electrónicos «leídos» aparecen en un tono más oscuro que los «no leídos». «Los correos no leídos» también se distinguen, porque su remitente y su Asunto están en negrita.
Outlook los diferencia poniendo el remitente y el Asunto en azul. También está en negrita, pero como el texto en general en Outlook es más plano y más pequeño, todavía tienes que entrecerrar los ojos para ver si algo es un nuevo correo electrónico.
Gracias al sombreado, la negrita y el tamaño del texto, la estética de Gmail hace que sea más fácil detectar los correos electrónicos no leídos que la de Outlook.
Puntuación: Outlook 2/5, Gmail 1,5/5.
Banderización
Pero tampoco hay que odiar la estética de Outlook. Cuando marcas un correo electrónico importante (leído), toda la línea alrededor de ese correo electrónico se resalta en amarillo y se sombrea de forma diferente.
Gmail ofrece una variedad de símbolos de marcado diferentes, pero no puedes buscar en tu bandeja de entrada por cada símbolo (fíjate en el signo de exclamación y en las estrellas de diferentes colores que aparecen a continuación). Si buscas un correo electrónico leído importante, probablemente lo encontrarás más rápido en Outlook.
Puntuación: Outlook 2,5/5, Gmail 1,5/5.
Seguridad
Gmail ha pasado la mayor parte de su vida (es decir, los últimos doce años) en el punto de mira de la seguridad. Ofreció la autenticación en dos pasos antes de que Microsoft lo hiciera para cualquiera de sus clientes de correo electrónico. Eso significa que si alguien roba tu contraseña, no significa necesariamente que pueda acceder a tu cuenta. Para iniciar la sesión, sigue siendo necesario introducir algo más, como preguntas de seguridad, un escáner de retina, una identificación táctil o un código de seguridad.
Con Outlook 2016, Outlook también utiliza la autenticación en dos pasos. Cuando inicias sesión en Outlook en un nuevo dispositivo, Outlook te envía un código de seguridad para verificar tu identidad. A la hora de iniciar sesión, estás más o menos en igualdad de condiciones con Gmail o Outlook.
La verdadera diferencia entre la seguridad de Gmail y la de Outlook hoy en día depende de si las imágenes se muestran automáticamente.
La regla general de Gmail era enviar a spam los correos electrónicos enviados a través de un servidor de terceros, porque en los primeros días de Internet, los mensajes que utilizaban servidores de terceros a menudo lo eran. Esto es algo que en su día hizo vulnerable a Outlook, y antes a Hotmail.
Pero ahora, si eres un usuario de Gmail suscrito a boletines de noticias -o simplemente quieres abrir una imagen que te envía un amigo- tienes que dar unos pasos adicionales para verlos.
Al igual que Hotmail antes, Outlook muestra imágenes, por lo que todo lo que elijas ver está delante de ti para empezar. Microsoft ha mejorado en la detección de mensajes potencialmente dañinos, pero su opción por defecto sigue siendo la de mostrar imágenes.
Con los riesgos que pueden conllevar los archivos adjuntos, si prefieres la seguridad adicional o la encuentras engorrosa es tu decisión. Si tu contraseña es fuerte, tu cuenta será tan segura como tú la hagas.
Puntuación: Outlook 3/5, Gmail 2/5.
El ganador: Outlook ha llegado muy lejos
Tanto Gmail como Outlook son plataformas potentes. Gmail es más barato, y si estás eligiendo qué plataforma de suite ofimática usar, eso es una gran consideración. Pero aparte de la estética, obtendrás más por tu dinero si eliges Outlook.
Incluso puedes usar Outlook para trabajar sin conexión.