El lugar de trabajo estadounidense ha cambiado significativamente desde la aprobación de la Ley de Licencia Familiar y Médica («FMLA») hace más de 25 años. El uso omnipresente de la tecnología, como el correo electrónico, las aplicaciones de mensajería instantánea, los ordenadores portátiles y los teléfonos móviles, ha hecho que el trabajo desde casa sea más habitual y ha difuminado los límites entre el hogar y la vida laboral. En algunos sectores o culturas laborales, los directivos esperan que los empleados estén accesibles a casi todas las horas del día, incluso cuando se toman permisos aprobados. La necesidad de que los empleados respondan a las preguntas del empleador mientras están fuera de la oficina es aún más probable cuando los empleados tienen un valioso conocimiento institucional sobre los negocios de la empresa o los clientes que el empleador necesita.
Aunque la accesibilidad de los empleados puede ser simplemente parte del lugar de trabajo moderno, ponerse en contacto con un empleado en licencia protegida por la FMLA puede someter a un empleador a una reclamación de interferencia de la FMLA. Pero los empleados que están de baja por la FMLA no están completamente aislados de todo contacto. Como ha declarado un tribunal, «recibir llamadas ocasionales sobre el propio trabajo mientras se está de baja es una cortesía profesional que no anula ni interfiere en el ejercicio de los derechos del empleado en virtud de la FMLA». Por lo tanto, ¿cuándo el contacto con un empleado de la licencia FMLA se eleva al nivel de interferencia?
Antecedentes de las reclamaciones de interferencia FMLA
La FMLA generalmente proporciona a los empleados hasta 12 semanas de licencia no remunerada para, entre otras cosas, cuidar de su propia condición de salud grave o de un miembro de la familia y el cuidado de un niño recién nacido o adoptado dentro de un año de nacimiento o colocación de adopción. También proporciona hasta 12 semanas de permiso no remunerado para que los empleados puedan hacer frente a cualquier exigencia calificada derivada del servicio militar y hasta 26 semanas de permiso no remunerado para cuidar de un miembro del servicio cubierto con una lesión o enfermedad grave.
Para garantizar que los empleados puedan ejercer efectivamente sus derechos en virtud de la FMLA, ésta establece que es «ilegal que cualquier empleador interfiera, restrinja o niegue el ejercicio o el intento de ejercicio» de los derechos de un empleado en virtud de la FMLA. Para establecer una reclamación por interferencia de la FMLA, un empleado debe demostrar que (1) tiene derecho a la licencia de la FMLA, (2) su empleador interfirió con ese beneficio, y (3) esa interferencia causó daño. La FMLA no define qué tipo de acciones constituyen una interferencia. El único ejemplo de interferencia en la normativa es «disuadir a un empleado de utilizar dicho permiso». Como dijo un tribunal, «la línea entre los contactos que constituyen una interferencia y los contactos que no equivalen a una interferencia, es indistinta».
¿Cuándo los contactos cruzan hacia la interferencia de la FMLA
Si bien está claro que exigir a un empleado que realice un trabajo durante el permiso de la FMLA interfiere con los derechos de permiso protegidos del empleado, no está claro cuándo son permisibles las solicitudes menos onerosas, como las solicitudes de información. Los tribunales han considerado en general que los contactos «de minimis» relacionados con el trabajo, como llamar a un empleado con permiso FMLA para pedirle información de contacto de un cliente, ponerle al día sobre las novedades del lugar de trabajo, pedirle las llaves y contraseñas de los equipos e instalaciones del empleador, o discutir información administrativa, no constituyen una interferencia con el permiso FMLA. Si el propósito de estos contactos está «limitado al ámbito de la transmisión de los conocimientos institucionales al nuevo personal, o proporcionar el cierre de las asignaciones completadas, los empleadores no violan la FMLA al hacer tales llamadas.»
Cruzar la línea de contactos «de minimis» a requerir que un empleado en licencia FMLA «trabaje» es más a menudo una cuestión de la cantidad de tiempo que requiere para el empleado para responder a la solicitud del empleador. Como regla general, cuanto más tiempo le lleve al empleado responder a la solicitud del empleador, más probable será que dicho contacto alcance el nivel de interferencia de la FMLA. Cuando la solicitud de un empleador simplemente requiere que un empleado acceda a información que es fácilmente accesible y dicha información es importante para las operaciones del empleador, los tribunales han considerado generalmente que dicho contacto es de minimis. Por ejemplo, un tribunal consideró que un empleador no interfería con la licencia FMLA de una empleada cuando ésta fue contactada brevemente por su sustituto temporal y jefe para obtener información básica relacionada con sus funciones, como la ubicación de ciertos documentos. En otra situación, una empleada no pudo establecer una reclamación de interferencia de la FMLA en relación con los contactos de sus compañeros de trabajo y supervisores durante su licencia, cuando esos contactos fueron para ponerla al día sobre una fiesta de vacaciones, pedirle que proporcionara información de contacto y de cuentas de clientes, y solicitar información sobre su estado médico y la fecha en que planeaba regresar de la licencia. El tribunal consideró que se trataba de contactos de minimis en los que se solicitaba «información básica sobre los clientes» o se ponía al día a la empleada sobre «acontecimientos en el trabajo». Ese tribunal consideró significativo que nadie en el empleador le había dicho a la empleada que estaba obligada a trabajar mientras estaba de baja por la FMLA ni le había exigido que respondiera a los correos electrónicos o a las llamadas telefónicas que recibía.
En cambio, los contactos que se relacionan con las tareas habituales del empleado o que requieren una cantidad de tiempo significativa, como pedirle que prepare un memorando u organice eventos para un cliente, probablemente cruzan la línea hacia la interferencia inadmisible con la baja por la FMLA. Por ejemplo, un tribunal federal de distrito determinó que un empleador puede haber interferido con la licencia FMLA de una empleada al pedirle «que realice entre 20 y 40 horas de trabajo» y continuar «llamándola y enviándole correos electrónicos exigiéndole que realice tareas de trabajo, incluyendo la actualización de casos de cumplimiento, la revisión de un proyecto de revisión de seguridad y la entrega de archivos en la oficina.»
Incluso cuando un empleado realiza más que un trabajo de minimis durante la licencia FMLA, puede no crear una demanda de interferencia procesable si el empleado se ofrece a trabajar. Por ejemplo, el Tribunal de Apelación del Octavo Circuito consideró que un empleador no interfirió con la licencia FMLA de una asistente médica al pedirle que realizara tareas desde su casa, como responder a los correos electrónicos y a las llamadas telefónicas de los pacientes, atender a las reposiciones de recetas y revisar las pruebas de laboratorio. Para llegar a esta conclusión, el tribunal consideró que la empleada nunca expresó reservas sobre la realización de trabajos y que, de hecho, buscaba formas de no agotar su tiempo libre remunerado. Aunque el tribunal observó que las instrucciones de sus supervisores de trabajar desde casa durante el permiso se acercaban a la línea de interferencia, no hubo interferencia real porque la empleada no pudo demostrar que las «peticiones fueran una condición de su empleo ni que su cumplimiento fuera nada más que voluntario».
En algunos casos, un empleador puede necesitar ponerse en contacto o entrevistar a un empleado con permiso FMLA en relación con una investigación de la conducta del empleado en el lugar de trabajo o cuando el empleado es necesario para servir como testigo. En tales casos, los tribunales han considerado generalmente que los empleadores pueden ponerse en contacto con los empleados con el propósito limitado de cumplir con sus obligaciones de investigación, pero no pueden coaccionar o exigir a los empleados a participar. Por ejemplo, el Tribunal de Apelación del Cuarto Circuito dictaminó que un empleador no viola la FMLA al exigir a un empleado que está de baja por la FMLA que asista a una reunión relacionada con una investigación en curso sobre la conducta impropia de ese empleado. En ese caso, el empleado, subdirector de una escuela, fue diagnosticado con un trastorno de estrés postraumático y se acogió a la licencia FMLA después de haber tenido un altercado físico con un estudiante. Durante su licencia, la Junta le pidió que asistiera a una conferencia pre-disciplinaria relacionada con el incidente entre el empleado y el estudiante. El empleado alegó que esa conferencia interfería con su permiso al obligarle a trabajar durante su licencia. El tribunal no estuvo de acuerdo y consideró que «la conferencia única era una parte legítima de una investigación en curso». El Tribunal de Apelación del Cuarto Circuito fue especialmente esclarecedor para los empleadores al afirmar:
Es cierto que los procesos de investigación de cualquier institución se prestan a abusos, pero en este caso el expediente apunta a un procedimiento estándar durante el cual se concedió a Adams el debido proceso en cada paso del camino. Adams no discute que la Junta tenía derecho a realizar su propia investigación sobre el incidente del 19 de enero. De hecho, los distritos escolares a menudo deben llevar a cabo investigaciones como ésta o, de lo contrario, enfrentarse a acusaciones y demandas por no investigar con prontitud las acusaciones de contacto indebido de los profesores con los alumnos o las violaciones de las políticas del distrito escolar. La conferencia pre-disciplinaria fue parte del proceso de investigación y disciplinario, que Adams no ha vinculado adecuadamente a sus amplios permisos FMLA, y buscar la participación de Adams y su abogado en ese proceso no constituyó una interferencia impermisible con el permiso FMLA de Adams. Y Adams nunca se opuso ni solicitó un aplazamiento que no obtuvo.
Por otra parte, un tribunal federal de distrito de California consideró que la exigencia de un empleador de que un empleado participara en una investigación en el lugar de trabajo podía constituir una interferencia de la FMLA. En ese caso, el empleado alegó que el empleador esperó casi un año después de que el empleado hiciera las primeras alegaciones para llevar a cabo una investigación, y el empleador acusó al empleado de no cooperar cuando se negó a participar en la investigación debido a su licencia FMLA. El tribunal concluyó que estas alegaciones podrían respaldar una conclusión de que el empleador utilizó la investigación para disuadir al demandante de tomar la licencia FMLA en violación del estatuto.
Consignas prácticas
El propósito de la FMLA es, en general, permitir a los empleados tomar una licencia del trabajo para satisfacer sus necesidades familiares y médicas sin preocuparse de que su trabajo esté en peligro. Hace recaer en los empleadores la responsabilidad de garantizar que los empleados puedan utilizar la licencia para tales fines. Aunque puede haber una necesidad perfectamente legítima de ponerse en contacto con un empleado que está de baja por la FMLA, los empresarios deben proceder con cautela para no interferir en el permiso protegido del empleado. Sin una orientación clara para determinar cuándo dicho contacto puede alcanzar el nivel de interferencia de la FMLA, los empleadores deben considerar las siguientes directrices generales para mitigar el riesgo potencial:
- Evite ponerse en contacto con los empleados en licencia FMLA a menos que sea necesario. Si puede esperar hasta que el empleado se reincorpore, es mejor no ponerse en contacto con él.
- Si se pone en contacto con los empleados en licencia FMLA, sólo pídales que proporcionen información básica que no requiera que realicen tareas que requieran mucho tiempo o que recuperen información que no sea fácilmente accesible. Los contactos deben ser generalmente para fines específicos y de naturaleza limitada.
- Si el empleado se opone a ser contactado, tome las objeciones seriamente. Haga que un abogado interno o externo revise si es aconsejable un contacto adicional.
- Instruya al personal de recursos humanos y a los gerentes sobre qué contactos son apropiados mientras un empleado está de licencia.
Documente todas las interacciones con los empleados que estén de baja por la FMLA, incluyendo si dicho contacto fue iniciado por el empleado o por el empleador y si el empleado aceptó voluntariamente responder a la solicitud.
*Agradecemos la ayuda de Victoria Dalcourt Angle en la preparación de este artículo.
Reilly v. Revlon, Inc, 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009).
29 U.S.C. § 2615(a)(1).
Ver Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018) (citando Adams v. Anne Arundel Cty. Pub. Sch., 789 F.3d 422, 427 (4th Cir. 2015)).
29 C.F.R. § 825.220(b)).
Antekeier, 295 F. Supp. 3d en 684.
Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018); véase también O’Donnell v. Passport Health Commc’ns, Inc, 561 F. App’x 212, 218 (3d Cir. 2014) (donde se determinó que los correos electrónicos enviados a una demandante durante la licencia de la FMLA en los que se le pedía que firmara y devolviera la documentación eran «de minimis» y «no interferían materialmente con su licencia»).
Daugherty v. Wabash Ctr, Inc., 577 F.3d 747, 751 (7th Cir. 2009) (en el que se afirma que las repetidas solicitudes de claves y contraseñas por parte del empleador «no son más intrusivas que el requisito de mantener al empleador informado sobre el estado de la licencia médica o de cumplir con las normas habituales del empleador en materia de notificación»).
Groening v. Glen Lake Cmty. Sch., 884 F.3d 626, 632 (6th Cir. 2018) (sosteniendo que el contacto iniciado por la Junta Escolar con la superintendente solicitando un desglose de su tiempo libre no alcanzó el nivel de interferencia procesable).
Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009); véase también Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc., 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) («A los efectos del juicio sumario, los tribunales han trazado la línea a lo largo de una distinción entre, por un lado, la recepción de comunicaciones no disruptivas, como breves llamadas telefónicas que solicitan al empleado que transmita el conocimiento institucional o la propiedad como una cortesía profesional, y, por otro lado, la exigencia de que el empleado complete el trabajo relacionado con las tareas o produzca el producto del trabajo»).
Véase Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc., 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (recopilación de casos). Véase Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs., LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, en *10 (S.D. Tex. 12 de enero de 2015) (denegando el juicio sumario cuando la demandante alegó que el empleador «continuó asignando su trabajo» durante la licencia FMLA).
Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d en 537.
Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 685 (E.D. Va. 2018).
Id.
Id.
Id. en 684 (E.D. Va. 2018); véase también Hall v. Bd. of Educ. of City of Chi, No. 14-CV-3290, 2018 WL 587151, en *7 (N.D. Ill. 29 de enero de 2018) (denegando la moción de juicio sumario para el empleador donde la demandante, una maestra, proporcionó una declaración jurada alegando que el director se puso en contacto con ella durante su licencia FMLA y, entre otras cosas, quería una respuesta rápida a una pregunta de cómo acceder a ciertos estándares educativos, solicitó planes de lecciones de emergencia para todo el período de licencia, y dirigió a la demandante a publicar las calificaciones de los estudiantes antes de lo requerido); White v. Cardinal Health Inc, No. 1:05-CV-0057-ODE-ECS, 2006 WL 8432042 (N.D. Ga. 28 de febrero de 2006) (denegó la moción del empleador para un juicio sumario cuando el gerente llamó a la demandante repetidamente con preguntas y demandas relacionadas con el trabajo de una manera que ella consideró acosadora, el gerente pidió a los miembros de la familia de la demandante que realizaran tareas relacionadas con el trabajo, la demandante pidió al departamento de recursos humanos y a un supervisor que el gerente dejara de ponerse en contacto con ella, y el gerente animó a otros colegas a ponerse en contacto con la demandante); McConnell v. Swifty Transp., Inc.No. 2:04-CV-0153, 2005 U.S. Dist. LEXIS 15565 (2005 WL 1865386), en *22-23 (S.D. Ohio 29 de julio de 2005) (sosteniendo que la reclamación del demandante sobre la interferencia de la FMLA era suficiente para sobrevivir al juicio sumario donde el demandante alegó que dos compañeros de trabajo lo llamaron pidiéndole que realizara tareas relacionadas con el trabajo y que un compañero de trabajo lo visitó dos veces, contactos que el demandante caracterizó como acoso).
Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs, LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, en *3, *10 (S.D. Tex. 12 de enero de 2015) (negando el juicio sumario cuando la demandante alegó que el empleador «continuó asignando su trabajo» durante la licencia FMLA).
Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med.Servs., Inc., 826 F.3d 1149 (8th Cir. 2016) (donde el Octavo Circuito encontró que la FMLA permite a los empleados realizar voluntariamente el trabajo mientras están de licencia).
Id. en 1154.