No es raro que los propietarios de negocios tengan proyectos para los que simplemente no tienen el ancho de banda o la experiencia para manejarlos ellos mismos. Puede tratarse del lanzamiento de un producto, una campaña de marketing o la integración de una nueva tecnología. Dado el limitado alcance y duración de estos proyectos, puede no tener sentido contratar nuevos empleados a tiempo completo.
Pero pagar a un contratista independiente no es lo mismo que pagar a un empleado regular. A diferencia de los empleados, los contratistas independientes son autónomos, fijan sus tarifas salariales y pueden negociar las opciones de pago y los horarios. Las implicaciones fiscales de los contratistas independientes también difieren de las de los empleados.
Este artículo examinará las formas más rentables de pagar a los contratistas sin dejar de cumplir con los impuestos. Cada uno de los métodos de pago discutidos en este artículo tiene una combinación única de fortalezas y debilidades y decidir cuál es el mejor para usted comienza con la evaluación de sus circunstancias.
Cosas a considerar antes de elegir cómo pagar a su contratista
Decidir la mejor manera de pagar a sus contratistas depende de una serie de factores. Entre los más importantes están los impuestos, el número de contratistas que planea contratar, la frecuencia y la cantidad que les paga, y el lugar donde se encuentran.
¿Cómo manejar los impuestos?
A diferencia de los empleados, los contratistas independientes pagan sus propios impuestos. El contratista proporciona a la empresa contratante un formulario W-9 (similar al formulario W-4 que rellenan los empleados) y al final del año, la empresa contratante genera y envía un formulario 1099-NEC (antes conocido como formulario 1099-MISC) al contratista para que lo presente con sus impuestos.
Aunque el proceso es sencillo, es importante que la información del formulario W-9 sea precisa y que el contratista esté debidamente clasificado. Los errores, como tener un número de identificación del contribuyente incorrecto, pueden dar lugar a una retención de seguridad que requiere que la empresa contratante reserve el impuesto sobre la renta de los salarios pagados a ese contratista. La clasificación errónea también puede ser costosa, así que asegúrese de comprobar las directrices del IRS antes de tomar cualquier decisión de contratación.
¿Cuántos contratistas tiene previsto contratar?
Cuantos más contratistas contrate, más intensiva será la nómina. Es importante planificar esto con antelación porque tendrá que elaborar formularios de impuestos, hacer un seguimiento de las horas y/o proyectos, y emitir pagos a cada individuo. Recuerde que los contratistas pueden negociar cómo se les paga, así que, en teoría, cada contratista podría negociar una forma de pago diferente. Esto puede convertirse rápidamente en una pesadilla administrativa, por lo que es importante tener una idea clara de cuántas personas va a contratar antes de negociar los términos y métodos de pago.
¿Con qué frecuencia (y cuánto) pagará a sus contratistas?
Las diferentes formas de pago tienen diferentes estructuras de costes, por lo que es importante entender las cantidades de pago y la frecuencia con la que va a pagar a sus contratistas. Por ejemplo, digamos que necesita hacer un pago único a un contratista de 50.000 dólares. Podría tener sentido hacer una transferencia bancaria con una comisión de 30 dólares. Sin embargo, si estás pagando a un contratista 2.000 dólares a la semana durante 25 semanas, te cobrarán 30 dólares cada vez. Esto le costará 750 dólares en tasas de transferencia a lo largo del contrato.
¿Dónde se encuentra su contratista?
En algunos casos, es posible que necesite contratar a un contratista independiente que esté trabajando en el extranjero. En este caso, entran en juego los tipos de cambio. Dependiendo de cómo pague a estos empleados, las tasas pueden llegar a ser costosas, sin mencionar la preocupación adicional por la seguridad.
Con estas consideraciones en mente, echemos un vistazo a las seis mejores formas de pagar a los contratistas independientes.
Las 6 mejores formas de pagar a los contratistas
Cheques
Los cheques, ya probados, son sencillos, relativamente baratos y no hay necesidad de registrarse en una aplicación o servicio de transferencia de dinero. Pero a pesar de su sencillez, tienen algunos inconvenientes.
Los cheques son lentos. Una vez que se emite el cheque, hay que enviarlo por correo al destinatario, este tiene que depositarlo en su cuenta bancaria, y pueden pasar entre 2 y 5 días hábiles más para que el cheque se compense y los fondos estén disponibles en la cuenta del contratista.
Además, los fondos no están garantizados. Esto hace que los contratistas se muestren cautelosos a la hora de aceptar cheques de una nueva empresa con la que no están familiarizados. Un cheque sin fondos puede acarrearles comisiones de su banco y retrasar su pago.
Una de las desventajas más olvidadas de los cheques es la seguridad. Aunque el receptor no tiene que compartir ninguna información bancaria, la información de la cuenta bancaria de la parte emisora está impresa en el cheque.
En general, los cheques siguen siendo una forma de pago barata y fiable, pero dada su falta de seguridad y la lentitud de su procesamiento, es mejor reservarlos para situaciones puntuales en las que no es necesario realizar pagos recurrentes.
TransferenciasACH
Las transferenciasACH son la forma más común de pago entre empresarios y empleados (es decir, el depósito directo). Aunque los contratistas no son empleados, se pueden configurar con transferencias ACH únicas o recurrentes de la misma manera. Esto es particularmente conveniente si usted está utilizando un software que puede automatizar los pagos recurrentes.
Además, las transferencias ACH no requieren papel y, por tanto, son relativamente seguras. El contratista tendrá que compartir la información de su cuenta bancaria con la empresa contratante, pero la mayoría de la gente se siente cómoda con esto, ya que cualquiera que haya recibido un depósito directo ha pasado por este proceso antes.
Tarjetas de crédito
Los pagos con tarjeta de crédito son otra forma rápida y fácil de pagar a los contratistas. El atractivo de las tarjetas de crédito proviene principalmente de su seguridad. Las tarjetas de crédito ofrecen una capa de protección al mantener la información de su cuenta bancaria privada y separada de sus transacciones diarias.
Además, al pagar con una línea de crédito, tiene la posibilidad de disputar y resolver transacciones erróneas sin poner en riesgo su dinero real. Y cuando se trata de cargos erróneos o fraudulentos, las compañías de tarjetas de crédito suelen estar más dispuestas a resolver las disputas rápidamente y a menudo cubren el importe total del cargo hasta que se resuelva el problema. Muchas empresas van un paso más allá y ofrecen responsabilidad cero por fraude a sus clientes.
Sin embargo, para pagar a un contratista a través de una tarjeta de crédito, el contratista debe tener una cuenta comercial con su banco u otro servicio comercial como Square, por lo que esto no siempre es una opción.
Transferencias electrónicas
Las transferencias electrónicas son una de las mejores opciones cuando la velocidad es primordial. Si necesita realizar un pago rápidamente, una transferencia bancaria es una de las formas más rápidas de disponer de los fondos.
Mientras que las transferencias internacionales pueden tardar unos días, las nacionales suelen procesarse en 24 horas. Sin embargo, esta rapidez tiene un coste. En las transferencias nacionales e internacionales, el remitente y el destinatario suelen incurrir en comisiones. Las comisiones de las transferencias nacionales oscilan entre 15 y 20 dólares para los receptores, y entre 20 y 30 dólares para los remitentes. Las transferencias internacionales cuestan aún más.
Lo más importante que hay que tener en cuenta antes de iniciar una transferencia es si se conoce bien al destinatario y se confía en él. Una vez que los fondos han sido transferidos a la cuenta del destinatario, es mucho más difícil revertirlos. Esto es especialmente cierto en el caso de las transferencias internacionales.
En resumen, las transferencias electrónicas deben reservarse para pagos urgentes. Para pagos pequeños o rutinarios, el coste relativamente alto y el riesgo asociado a las transferencias electrónicas las hacen menos atractivas que las otras opciones que hemos visto hasta ahora.
Sistemas de pago en línea
Los sistemas de pago en línea son otra gran opción para los propietarios de empresas. Paypal, el sistema de pago en línea líder en el mundo, definitivamente lidera el paquete. Está disponible en más de 200 países y tiene más de 300 millones de usuarios activos.
Paypal es alabado por su seguridad porque mantiene su cuenta bancaria personal separada de la transacción que usted completa. Paypal se vincula a tu cuenta bancaria para que puedas transferir fondos entre ambas. Para pagar a otro usuario de Paypal, sólo tiene que transferir los fondos de su cuenta bancaria a su cuenta de Paypal y luego procesar la transacción. El destinatario recibirá los fondos en su cuenta de Paypal y luego puede transferir los fondos a su cuenta bancaria.
Con el fin de utilizar Paypal en un entorno comercial, sin embargo, su contratista necesitará una cuenta de negocios de Paypal, por lo que la elección de Paypal sólo es conveniente si el contratista ya ha configurado. Si tienen una cuenta, sin embargo, Paypal produce automáticamente un formulario 1099-K al final del año, lo que le ahorra la molestia de tener que enviar un formulario 1099-NEC.
Vale la pena señalar que si usted planea hacer pagos internacionales frecuentes o grandes contratistas, otros sistemas como Xoom (propiedad de Paypal) y Transferwise podrían ser opciones más rentables. Estas plataformas gestionan el cambio de divisas y podrían resultar más económicas que el uso de Paypal. Para conocer más a fondo estos servicios, echa un vistazo a nuestra comparación Transferwise vs. Xoom.
Software de contabilidad
Aunque esto no es necesariamente un método de pago, vale la pena señalar que el uso de software de contabilidad / nómina es especialmente útil si usted está contratando a varios contratistas. Los programas de contabilidad como Quickbooks e Intacct son potentes herramientas que se integran con otros sistemas para automatizar el seguimiento, la facturación, la preparación de impuestos y los pagos. Estas plataformas reducen los costes administrativos al mantener todo alojado en un solo lugar y automatizar tareas que de otro modo se realizarían manualmente.