El planificador de eventos es como un director de orquesta que sabe tocar todos los instrumentos. Durante la organización de su evento, define su presupuesto, su contexto y sus objetivos, prepara su pliego de condiciones, elige a sus proveedores de servicios, anticipa los más mínimos detalles…
El planificador de eventos se encarga de diseñar operaciones de comunicación para su empresa o cliente. Estos eventos pueden adoptar muchas formas, como la gala, el seminario, la feria, el lanzamiento de un nuevo producto, eventos deportivos, etc.
Para ello, el Event Planner debe conocer las necesidades y exigencias del cliente, saber anticiparse a sus expectativas y proponerle ideas originales de entretenimiento para convencerle. El Planificador de Eventos se encarga de todo, de la A a la Z, para el evento. Recurre a proveedores, busca el lugar ideal, contacta con proveedores y técnicos. El organizador del evento colaborará, de hecho, con múltiples profesiones: técnicos, proveedores, alquiladores, gestores, etc.
Qué es la Planificación de Eventos
La Planificación de Eventos incluye las estimaciones y los presupuestos del evento. Luego concibe el desarrollo de la fiesta, las animaciones, la planificación… Nada se deja al azar. Pero controlar todos los detalles no protege contra los imprevistos. En este caso, el organizador debe tener una gran capacidad de reacción y saber adaptarse a muchas situaciones. Debe ser el primero en llegar al evento y la última fiesta. Una vez pasado el día, el tiempo no descansa. En la planificación de eventos, hay que informar y analizar los resultados obtenidos en relación con los objetivos, evaluar los efectos en la prensa e informarse sobre la satisfacción del cliente. El trabajo también implica viajes frecuentes y horarios irregulares (fines de semana, días festivos y nocturnos).
Las cualidades de un planificador de eventos
El planificador de eventos debe ser polifacético: en efecto, debe animar, acompañar, asesorar a diario… También debe demostrar versatilidad y paciencia, tener cierta flexibilidad mental. Pero se le exigen muchas otras cualidades:
- Creatividad & originalidad: Es una profesión en la que la idea cuenta. El planificador de eventos debe mostrar creatividad y originalidad en sus propuestas de Planificación de Eventos, para mantener la atención de su cliente y causar una impresión durante el evento.
- Reactividad & autonomía: Sangre fría para la gestión de los últimos detalles, resistencia al estrés y juego limpio, cualidades imprescindibles para un buen planificador de eventos.
- Habilidades relacionales y editoriales: Debe saber intercambiar, componer y «trabajar» con las personas de su entorno profesional, ¡pero no sólo! Una buena relación es esencial. También es esencial una fuerte capacidad de redacción, ya que es responsable de la comunicación en torno a la planificación del evento.
- Rigor & sentido del detalle: ¡Cero defectos! La imagen de la empresa depende de la representación del evento. Hay que ser riguroso y no dejar ningún detalle. Además, usted debe tener un sentido de las prioridades y saber cómo optimizar su tiempo y acciones.
El papel de un planificador de eventos
Su papel principal es organizar eventos en B2B o B2C que permite a las empresas para el comercio, la investigación de socios y crear vínculos con sus empleados. Tiene que gestionar la organización, promover el evento, gestionar las invitaciones, los cócteles, las comidas, el alojamiento, gestionar la reserva de salas de reuniones, organizar conferencias. Este gestor de proyectos de eventos también puede participar en los proyectos de comunicación interna de la empresa organizando concursos de ventas internos, viajes de incentivo, veladas de empresa… un auténtico director de orquesta capaz de adaptarse a todos los públicos, internos o externos a la empresa.
El organizador de eventos también tiene la función de gestionar la realización del evento, desde la búsqueda de ideas de lugares, actividades, animaciones… que harán que el evento llegue a buen puerto, hasta la planificación de la organización de las intervenciones y los proveedores el día D, todo ello según un presupuesto determinado de antemano.
Funciones de la gestión de eventos
Su primer objetivo es encontrar las ideas originales y/o atípicas que serán representativas del objetivo del evento. El evento será muy diferente para una reunión de negocios o una velada gratificante o para una convención corporativa anual.
Una vez definida la idea general o el tema, la misión del gestor de proyectos de eventos es encontrar todos los proveedores de servicios adaptados, que serán capaces de cumplir con las especificaciones definidas.
Un organizador de eventos competente también debe demostrar una enorme capacidad de respuesta y una notable adaptabilidad. Si pudiéramos revisar la profesión del organizador de eventos, podríamos rebautizar la disciplina con el nombre de «gestión de los imprevistos». Porque los imprevistos son numerosos.
El día del evento, el servicio de catering encargado para la ocasión sufrió un apagón: todos los productos almacenados en el gasto ya no son utilizables. El organizador tiene que proporcionar una solución alternativa, y rápidamente porque los 300 invitados que están en la puerta parecen estar ya hambrientos.
El trabajo, por lo tanto, también requiere una enorme compostura junto con una implacable gestión del estrés. La autoayuda también es bienvenida cuando se trata de satisfacer las gigantescas expectativas de un cliente que tiene un presupuesto bastante ridículo. En este caso, el Sistema D es tu mejor amigo.
¿Cuáles son las oportunidades profesionales en los trabajos de organizador de eventos
La planificación de eventos es una rama bastante amplia, por lo que se puede ejercer la profesión dentro de una variedad de estructuras que abren diferentes oportunidades de trabajos de organizador de eventos. El organizador de eventos puede incorporarse, por ejemplo, a una agencia de eventos o de comunicación, a un polo de comunicación dentro de una gran empresa (más raro) o integrar el servicio de eventos de una colectividad local.
Hacer carrera en los eventos requiere una importante determinación. El organizador de eventos no tiene horarios fijos. Durante el periodo de organización, dedica todo su tiempo al éxito del evento. A menudo encargado en un plazo muy corto, el evento requiere la implicación continua de un organizador de eventos. Olvídese de sus tardes y fines de semana para disfrutar de una copa con las amigas, o para pasar el tiempo viendo películas en la televisión.
El evento no espera. Debe estar listo y ser entregado a tiempo y de forma irreprochable. El día D, el organizador debe, por supuesto, estar en el lugar para asegurar el buen funcionamiento de las cosas. Una vez terminado el evento, cree que por fin puede respirar. Pero se equivoca, ahora es necesario analizar los resultados en relación con los objetivos, evaluar la satisfacción del cliente y consultar los resultados generados.
El organizador de eventos es, por tanto, un trabajo o profesión de planificador de eventos que requiere un número considerable de habilidades e implicación. Es difícil establecer un salario medio para este tipo de oficio, ya que dependerá del tipo y del tamaño de la empresa en la que se desarrolle. Sin embargo, la Onisep evalúa el salario medio de un principiante en esta área en 2200$+ brutos.
Conclusión
Después de leer este artículo deberías centrarte en las siguientes habilidades y tareas:
- Organizar eventos que cumplan con las expectativas de sus clientes;
- Fijar objetivos que sean específicos, medibles y realistas;
- Organizar eventos que sean recordados;
- Planificar sus eventos de manera efectiva;
- Seleccione profesionalmente el lugar de su evento;
- Establezca una campaña de marketing al servicio de su evento;
- Compruebe todos los parámetros, incluidos los regulados por la legislación vigente;
- Lidere y motive a su equipo;
- Evalúe el impacto de su evento.