En av de största ironierna i vår tid är att även om olika prylar som smartphones och netbooks gör det möjligt för dig att multitaska, verkar det som om du aldrig lyckas få saker gjorda. Du har fastnat i busynessfällan. Det finns helt enkelt för mycket arbete att göra på en dag att du ibland slutar utmattad med halvfärdiga uppgifter.

Problemet ligger i hur vi ska hålla vår energinivå hög för att se till att du slutför åtminstone en av dina viktigaste uppgifter för dagen. Det finns helt enkelt inte tillräckligt med timmar på en dag och det är inte möjligt att vara produktiv hela tiden.

Du behöver mer än tidshantering. Du behöver energihantering

Förkasta idén om att du måste vara en ”morgonmänniska” för att vara produktiv

Hur många gånger har du hört (eller läst) detta råd – vakna tidigt så att du kan göra alla de uppgifter du har att göra. Det är inget fel med det rådet. Det är faktiskt ett gott exempel på sunt förnuft – börja tidigt, avsluta tidigt. Saken är den att enbart den tekniken inte fungerar för alla. Särskilt inte med människor som inte är morgonpigga.

Jag borde veta det eftersom jag en gång i tiden lurades av idén att jag kommer att vara mer produktiv om jag går upp ur sängen klockan sex på morgonen.Precis som de flesta av er Lifehackers är jag alltid på jakt efter produktivitetshack eftersom jag har många saker på mitt bord. Jag arbetar heltid som redaktör för en nyhetsbyrå, samtidigt som jag sköter min sidoverksamhet som strateg för innehållsmarknadsföring. Jag är också resebloggare och oh ja, jag glömde, jag har också ett liv.

Jag läser en hel del produktivitetsböcker och bloggar för att leta efter sätt att få ut det mesta av mina 24 timmar. De flesta berättelser om produktivitet betonar att man ska vakna tidigt. Så det gjorde jag – och jag var ett stort misslyckande på det området – både när det gäller att vakna tidigt och att sluta tidigt.

Detektera dina ”topptimmar”

Energihantering börjar med att leta efter dina mest produktiva timmar på en dag. Att anpassa sig till din kroppsklocka kommer inte att ske omedelbart, men det finns ett sätt att göra det.

Övervaka dina arbetsvanor under en vecka och skriv ner den tid då du lyckades göra mest arbete. Notera också vad du känner under dessa timmar – känner du dig energisk eller slö? Övervaka detta och du kommer senare att hitta ett mönster.

Mitt experiment med att vara en morgonpigg visade att om jag ignorerar min kroppsklocka och bara gör det genom att disciplinera mig själv att vakna före klockan 8 på morgonen så kommer det att driva mig till att vara mer produktiv. Jag trodde att genom att skriva blogginlägg och andra rapporter på morgonen skulle jag vara klar vid middagstid och använda lunchrasten till ett snabbt gympass. Det hände aldrig. Jag var sömnig, distraherad och kunde inte skriva jack före 10 på morgonen

Det var faktiskt ett experiment som jag inte borde ha försökt eftersom jag borde veta bättre. Jag har trots allt skrivit för att försörja mig de senaste 15 åren, och jag har gång på gång observerat att jag skriver mer – och bättre – på eftermiddagen och på kvällarna efter middagen. Jag är en nattuggla. Jag kan lika gärna acceptera det och arbeta runt det.

För en kort tid sedan blev jag så upphetsad av en viss idé att jag – även om jag är trött hemma från jobbet – tog fram min netbook, skrev och publicerade ett blogginlägg på 600 ord senast klockan 23.00. Detta är lite extremt och ett av mina sällsynta energiutbrott, men det fungerar för mig.

Blocka dessa timmar med hög energi

När du har en känsla för denna tid med hög energi kan du sedan forma ditt schema så att dina andra mindre viktiga uppgifter schemaläggs antingen före eller efter denna utsedda produktiva tid.

Blockerar du ut dem i din kalender och använder timmarna med hög energi till dina högprioriterade uppgifter – särskilt de som kräver mer av din mentala energi och fokus. Du måste också använda dessa timmar till alla uppgifter som för dig närmare ditt livsmål.

Om du är en morgonmänniska kan du kanske planera in de flesta affärsmöten före lunchtid eftersom det är viktigt att hålla ditt sinne skarpt och fokuserat. Men ingenting är bestämt i sten. Ibland måste du offra dessa produktiva timmar för att ta hand om andra personliga saker – till exempel om du eller dina familjemedlemmar är sjuka eller om du måste närvara vid din sons examen.

Med det sagt, kom bara ihåg att ha dessa produktiva tider i din kalender. Du kan tillåta vissa undantag men håll dig till schemat så mycket som möjligt.

Det finns inget rätt eller fel sätt att använda denna teknik för energihantering eftersom allt beror på dina personliga omständigheter. Det du måste komma ihåg är att du måste acceptera det som fungerar för dig – och inte vad andra produktivitetsgurus säger att du ska göra.

Att förstå din egen kroppsklocka är nyckeln till tidshantering. Utan den blir du utmattad när du jagar en oändlig cykel av uppgifter och frustrationer.

Featured photo credit: Collin Hardy via unsplash.com