Kostnadsbesparing är i huvudsak de pengar som sparas som ett resultat av en förändring av en plan eller policy som minimerar driftskostnaderna. Enkelt uttryckt är det förändringar som ger vinster.

Både de anställda och arbetsgivaren har en roll att spela när det gäller kostnadsbesparingar. För arbetsgivaren är det hans ansvar att se till att det finns riktlinjer för att se till att kostnadsbesparande åtgärder genomförs. Den anställde, å andra sidan, har det enda ansvaret för att se till att han/hon följer de fastställda åtgärderna.

Vad är de 6 typerna av kostnadsbesparingar?

De 6 typerna av kostnadsbesparingar är; historiskt sparande, budgetsparande, tekniskt sparande, RFB-sparande, indexsparande och kvotsparande.

1. Historiskt sparande: är förändringarna i enhetspriserna jämfört med den föregående perioden. Den beräknas utifrån en baslinje från föregående år. Det kan till exempel vara från en indikator som prisgenomsnittet från året innan. Det är sådana indikatorer som sedan jämförs med det aktuella priset och skillnaden beräknas sedan.

2. Budgetbesparingar: Besparingar som härrör från skillnaden mellan det verkliga priset, (priset på fakturan) och den planerade budgeten.

3. Tekniska besparingar: Dessa är besparingar som görs till följd av förändringar i en produkts tekniska specifikation. Till exempel när kravet på en dyr titanmetall ersätts med en billigare stålmetall – skillnaden i pris, som ett resultat av denna förändring är vad som kallas en teknisk besparing.

4.RFP-besparingar: Genom att begära in förslag från olika leverantörer har den enhet som begär förslaget friheten att välja en leverantör från det mottagna förslaget. Och i de flesta fall är det den lägsta anbudsgivaren som väljs ut.

Indexbesparingar: är en besparing som erhålls som ett resultat av den externa marknadsutvecklingen som vanligtvis påverkar priserna på material och tjänster

Ratiobesparingar är en kombination av besparingar. Det kan till exempel vara en kombination av tekniska besparingar och budgetbesparingar.

Hur du sparar kostnader på din arbetsplats

De flesta människor brukar tro att kostnadsbesparingar inte är så nödvändiga – åtminstone inte på individnivå eftersom det tas om hand på affärssidan. Sanningen är att det finns så mycket du kan göra som individ på din arbetsplats för att minska kostnaderna och spara pengar för ditt företag eller din verksamhet. Så hur sparar vi kostnader på kontoret?

Minimera slöseriet

De flesta organisationer förlorar mycket pengar på slöseri med resurser utan att inse det. Så när det är möjligt bör du se till att du återvinner, återanvänder och återanvänder. Att bli miljövänlig är ett annat effektivt sätt som du kan anta för att hjälpa till att spara kostnader på din arbetsplats. Till att börja med kan du välja att bli papperslös genom att använda mjuka kopior och skicka minnesanteckningar, rapporter, fakturor och andra former av kommunikation via e-post. I de fall du kan använda digitala eller elektroniska dokument ska du inte skriva ut papperskopior, men om det är helt oundvikligt ska du skriva ut på båda sidor av pappret. Genom att göra det hjälper du företaget att minska kostnaderna för inköp av papper, toners och bläck. Det hjälper också till att spara lagringsutrymme och pengar som skulle ha använts till reparationer och underhåll av skrivare.

Delning av kontorsresurser

Avse att bli papperslös är ett annat sätt att spara kostnader genom att dela kontorsresurser, särskilt utrustning som skrivare, fax och kopieringsmaskiner. Detta är utrustning som är nödvändig på alla kontor, och i stället för att alla har sin maskin kan några få maskiner placeras på en central plats där alla har tillgång till dem.

Reducera utgifterna

Ett av de bästa sätten att skära ner på kostnaderna i alla arbetsmiljöer, på affärsplatsen eller till och med hemma, är att minska utgifterna. För att lyckas med detta måste du leta efter möjligheter att spara. När det till exempel finns en ny teknik eller programuppdatering som kräver mycket pengar att köpa, men de gamla versionerna fortfarande fungerar bra, kan du välja att inte begära dessa nya versioner. Om det finns ett nytt verktyg, en ny anordning eller utrustning som behövs på din arbetsplats, men du har en liknande utrustning hemma, kan du välja att använda den i stället för att begära en ny. Genom att göra alla dessa enkla men praktiska saker kan vi hjälpa företaget att spara pengar som skulle ha använts för att köpa dessa typer av utrustning.

Arbetsresor och seminarier är bland de områden där mycket pengar spenderas. Det finns alternativ som du kan anta för att spara pengar på dessa utgifter, till exempel att genomföra seminarier och möten online. I ett fall där du absolut måste resa kan du välja att bo på ett billigare hotell eller hos vänner och familj så att du inte spenderar så mycket på resan.

Sänk kostnader relaterade till din arbetsmiljö

Inom din arbetsmiljö finns det enkla saker som du kan göra för att minska kostnaderna i din organisation. Saker som att släcka onödiga lampor, göra all din arbetsdokumentation helt digitaliserad och stänga av elektroniska apparater när de inte används. För att minska kostnaderna för telefonkostnader kan du dessutom undvika att använda företagets telefon och istället använda andra billigare alternativ, t.ex. att ringa via internet. Du kan använda appar som SKYPE och ZOOM för videosamtal.

Hur genomför företag kostnadsbesparingar?

Frågan om kostnadsbesparingar har varit ett diskussionsämne bland företagare ända sedan den industriella revolutionen då de försökt hitta sätt genom vilka de kan minimera utgifterna och maximera vinsten. Det primära målet för alla affärsorienterade organisationer eller företag är att generera så mycket pengar som möjligt samtidigt som de minskar och sparar så mycket som möjligt på driftskostnaderna.

Så, hur kan företag minska kostnaderna och optimera vinsten utan att kompromissa med sin tjänsteleverans?

Onlineannonser

Marknadsföring och marknadsföring är centralt för alla affärsframgångar, och detta framgår av den summa pengar som företagen avsätter för marknadsföring. Detta gör det därför till ett av de viktigaste områdena där kostnadsbesparingar bör genomföras. Och ett sätt att uppnå detta är att byta från traditionell marknadsföring till online- eller digital marknadsföring. Det digitala området växer, och med det kommer olika alternativ som företagen kan utnyttja.

När det gäller digital marknadsföring är det första som företagen bör tänka på sin målgrupp och hur de bäst kan tillgodose deras behov. När det gäller priset är marknadsföring online betydligt billigare jämfört med det traditionella sättet att marknadsföra, där man var tvungen att trycka affischer och betala tidningar och andra tryckta medier för att få ut sina annonser. Det bästa med marknadsföring på nätet är att du kan spåra och analysera dina resultat för att avgöra om du får god avkastning på din investering.

Den ger dig dessutom kontroll över din målgrupp och erbjuder riktad marknadsföring. Det är verkligen ett av de bästa sätten att minska kostnaderna, förutom att det har andra fördelar.

Outsourcing

Ett annat effektivt sätt som företag använder sig av för att minska kostnaderna är att lägga ut en del av sin verksamhet på en tredjepartsspecialist. Det finns de funktioner inom ett företag, som även om de är viktiga för att ett företag ska fungera ordentligt, inte utgör en del av företagets kärnuppdrag. Det är dessa funktioner som bör läggas ut på entreprenad. Om ditt företag till exempel arbetar mer med frågor som rör bygg- och anläggningsbranschen, bidrar HR-verksamheter som anställning av personal och lönehantering inte direkt till ditt resultat. Du kan därför lägga ut en expert på dessa områden på entreprenad för att ta hand om den här typen av frågor, medan du och ditt team fokuserar på uppgiften.

Ett annat område som de flesta företag tycker att det är lite svårt att hantera är marknadsföring och reklam. Detta beror på att även om företagen förstår att det ger god avkastning att lägga tid och resurser på denna verksamhet, kan många inte hitta tid för reklam, marknadsföring och marknadsföring. Så i de flesta företag läggs denna verksamhet vanligtvis ut på entreprenad. Även om det kan tyckas att det skulle vara dyrt att anlita en utomstående, är sanningen att det är mycket billigare, eftersom du inte behöver betala förmåner, försäkringar och bonusar som följer med en heltidsanställning

Sparande på elräkningar

Elräkningar kan vara ganska dyra, särskilt i företag med hög energiförbrukning. Det finns dock sätt på vilka du kan minska kostnaderna och spara pengar på dessa utgifter. Ett sätt är att byta ut alla glödlampor mot kostnadseffektiva och energieffektiva LED-lampor. Dessutom har vissa företag installerat rörelsesensorer som hjälper till att hålla ljuset på och av vid behov. Detta är vanligtvis fallet i organisationer med stora kontor och med många anställda.

Dessa rörelsesensorer kan också utökas till elektroniska apparater som skrivare, kopieringsmaskiner, datorer, faxapparater och andra så att, den automatiskt stängs av när den inte används. Alla dessa åtgärder bidrar till massiva kostnadsbesparingar och det är därför som stora företag inte verkar besväras av elräkningar.

Förbättra leverantörsrelationen

Succérika företag har en del av sin framgång att tacka för goda relationer med leverantörer eller säljare. Observera att inget företag kan fungera utan leveranser, vilket i sin tur innebär att det inte finns något företag som kan arbeta utan leverantörer.

När det gäller budgetering kommer leverantörerna först, eftersom de tar den största procenten av företagets budgetanslag. Att minska kostnaderna för förnödenheter kan ha en betydande inverkan på din vinst. Så om du vill göra några märkbara förändringar i ditt företag när det gäller att minska dina totala driftsutgifter, samtidigt som du optimerar produktionen, är ett sätt att göra det att omförhandla leverantörsavtalen. Du kan till och med välja att ha ett bytesavtal så länge du i slutändan sparar lite pengar.

Sådana prissänkningar kan bara uppnås om leverantörerna är flexibla och villiga att erbjuda företaget mängdrabatter eller lojalitetsrabatter, eller att göra upp om ett avtal som är fördelaktigt för båda parter. Så innan du inleder en förhandling med leverantören bör du först inhämta anbud från andra leverantörer så att du kan få en baslinje som kan informera din diskussion. Planera att göra detta minst en gång per år, helst i början av året. Genom att göra detta kommer du att vara säker på att få värde från dina leverantörer samtidigt som du skapar en god relation med leverantörerna.

Användning av programvara för förvaltning

Ett annat effektivt och ändamålsenligt sätt som företag använder för att spara kostnader är att utnyttja programvara för förvaltning för att sköta vissa kritiska funktioner i företaget. Ett bra exempel på programvara som de flesta företag använder är Enterprise Resource Planning, även kallat ERP.

Det bästa med det är att man får all sin information centraliserad. Detta gör det lätt och enkelt att snabbt få information om saker som; produktpriser och leverantörsuppgifter. Observera att du inte kan genomföra kostnadsbesparingar utan att ha konkret information om dina tidigare åtaganden med leverantörer, särskilt när det gäller prissättning och kvantiteter av levererade artiklar. Förvaltningsprogram hjälper dig att göra det utan så mycket krångel.

Vad är tekniker för kostnadsreducering?

Kostnadsreducering definieras som den verkliga och permanenta minskningen av de individuella enhetspriserna för tjänster som erbjuds eller varor som tillverkas utan att det påverkar produktens eller tjänstens lämplighet eller kvalitet. För att företag ska kunna optimera sin vinst måste de antingen sänka priset per enhet för den produkt eller tjänst som erbjuds eller öka försäljningspriset per enhet. Nedan följer några tekniker för kostnadsreducering som alla små företag kan använda sig av.

Target Costing

Target costing eller produktkostnadsmetoden är en teknik för kostnadsreducering som innebär att man fastställer priser på produkter som ledningen kommit överens om i ett tidigt skede – vanligen i planerings- och utvecklingsskedet. Denna metod syftar till att minimera kostnaderna genom att skapa högkvalitativa produkter som sänker kostnaderna redan i produktionsskedet. Det är en strukturerad process för kontroll av pris- och vinstplanering.

Aktivitetsbaserad kostnadsberäkning

Aktivitetsbaserad kostnadsberäkning (ABC), är en kostnadsberäkningsteknik som innebär att man tilldelar en kostnad till produkter eller tjänster baserat på aktivitetscentra eller kostnadspooler. Produkterna tilldelas aktivitetscentra eller kostnadspooler baserat på antalet transaktioner, eller händelser som ingår i processen för att erbjuda tjänsten eller tillverka produkten. Denna metod för kostnadsminskning är en komplicerad metod och inleddes först i början av 1980-talet. Dessutom fördelar ABC, till skillnad från det traditionella tillvägagångssättet, som används för att tilldela priser till produkter baserat på maskintimmar, produktionsöverkostnader till artiklar på ett rationellt sätt.

Just in time (JIT)

Just in time eller lean production, som det ibland kallas, är en typ av produktion på begäran där produkter tillverkas baserat på de faktiska behoven – det är i princip ett ”pull”-system för produktion. Denna metod gör det möjligt för företaget att minimera slöseri genom att endast producera det som behövs, dvs. rätt mängd vid rätt tidpunkt. Dess huvudsyfte är att producera artiklar vid rätt tidpunkt på rätt plats (just in time).

Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning (ERP) är en annan metod för kostnadsreducering som innebär ett digitaliserat lagerkontroll- och produktionssystem som härstammar från Material Requirement Planning System (MRP). MRP är ett system som ordnar en organisations aktiviteter och funktioner. Det hjälper till med redovisning, ekonomi, e-handel och tillämpning av personalresurser genom att skapa grafiska användargränssnitt och databaser. Det sammanför uppgift från institutioner som; myndigheter, samarbeten, kraftfulla institutioner, ideella organisationer, företag och industrier etablissemang

Value engineering (VE)

Value engineering är en organiserad, steg-för-steg-metod som är tänkt att öka värdet av varor och tjänster. Värdet beskrivs här som förhållandet mellan funktion och kostnad. Detta innebär alltså att värdet kan ökas antingen genom att minska kostnaden eller genom att förbättra funktionen. Huvudprincipen för value engineering är att den grundläggande funktionen måste bibehållas och aldrig minskas.

Slutsats

Oavsett om du är en junior medlem av teamet eller en chef, eller till och med ägaren av företaget eller verksamheten, bör kostnadsbesparingar vara ett av dina prioriterade områden. Varje mynt som är dåligt spenderat kommer i slutändan att återspeglas inte bara i företagets resultat utan även i ditt resultat. Våra konsulter för kostnadsminskningar kan hjälpa dig att minska kostnaderna redan idag

.