Tips för att bygga upp en arbetsbeskrivning för företagare

En väldefinierad arbetsbeskrivning är kritisk för att maximera prestanda, men väldigt få vd:ar har en arbetsbeskrivning för företagare för sitt eget jobb! De flesta av oss har tagit sig tid att ta fram en solid och genomtänkt arbetsbeskrivning för våra anställda, men inte för oss själva! Affärsägarens jobb är alltför ofta det mest odefinierade och dåligt dokumenterade jobbet i företaget!

När vi skapar detaljerade arbetsbeskrivningar för varje person i vår organisation, där vi tar hänsyn till vad de är bra på och vad de tycker om att göra, skapar vi engagerande och utmanande roller för alla andra. Ofta blir affärsägarens arbetsbeskrivning ”att göra det som alla andra inte vill göra, eller inte är bra på!”. Detta är inte rätt! Om du inte tar tag i tyglarna och tar kontroll över din tid och gör dig själv ansvarig och ansvarig för företagets viktigaste framgångsfaktorer gör du inte ditt jobb!

Att ha en arbetsbeskrivning för företagaren kan också hjälpa till att motverka känslan av att du är ansvarig för allt. Om du är ansvarig för allting är du egentligen ansvarig för ingenting. Du behöver ansvarsskyldighet precis som dina lagmedlemmar gör. Det finns saker som, om du inte gör dem, ingen annan kan (eller kommer att göra) – och vissa av dessa saker är avgörande för ditt företag. Om du gör allting pressar det brådskande ut det viktiga och du får aldrig gjort det mesta av det du behöver göra.

När du skapar en arbetsbeskrivning för dig själv blir det tydligt vilka uppgifter du behöver delegera för att lyckas. Visst, i ett litet företag som precis har börjat finns det inte alltid lagmedlemmar som kan utföra varje uppgift. Alla, särskilt företagsägaren, måste bära flera olika hattar. Men när ditt företag växer blir det nödvändigt att anställa lagmedlemmar och delegera ansvar och arbetsuppgifter.

Det är här det börjar bli knepigt! Ja, du kan göra jobbet bättre än vad de kan, men vilka jobb gör du inte medan du gör deras jobb? En arbetsbeskrivning talar inte bara om vad vi ska göra, utan också om vad vi inte ska göra. När en företagare till exempel betalar räkningarna trots att han har en bokhållare, minskar han inte bara bokhållarens förtroende, utan han tar också bort sig själv från sina egna viktiga ansvarsområden. Detta skapar inte bara ineffektivitet utan kan också leda till missnöje och frustration bland teammedlemmarna. Det bästa sättet att visa dina medarbetare att du har förtroende för deras förmåga är att låta dem göra sitt jobb.

Vad ingår i en företagsägares arbetsbeskrivning?

När du arbetar med en arbetsbeskrivning för vd:

Företagsägaren måste fastställa en strategi.

En företagsägares uppgift är att definiera framtiden genom att skapa en vision och kommunicera denna vision till teamet. Du måste ha en ståndpunkt om vart marknaden och ditt företag är på väg. I den synpunkten ingår hur ni skiljer er från era konkurrenter och hur ni sannolikt kommer att lyckas. När du vet vart du vill gå måste du bestämma hur du ska ta dig dit och upprätta en plan. Det är vad strategi är; vi ska klättra uppför kullen och det här är hur och varför.

När ett företag börjar förlora sin relevans (t.ex. tillverkare av TV-antenner eller tillverkare av DVD Jewel Cases!) måste ägaren se det och ändra inriktning. När ny konkurrens eller innovation slår igenom på marknaden måste ägaren planera nästa steg. Det är företagsägarens uppgift att i goda och dåliga tider ta tag i frågan och hålla företaget på rätt spår. De är ledarna för sina företag.

Företagets strategi är ägarens viktigaste uppgift, och ingen annan kan göra det. Men det betyder inte att de måste göra det på egen hand. De kan (och bör) involvera sina viktigaste medarbetare och rådgivare i processen. Trots detta kommer teamet, efter att allt prat och alla goda idéer har lagts på bordet, att vända sig till företagsägaren för att fatta ett beslut.

Företagsägaren måste vakta kulturen och varumärket.

Det finns en berömd historia inom HP om Bill Hewlett. Legenden säger att Bill besökte en fabrik på en lördag och fann labbets lagerutrymme låst. Bill uppmuntrade alltid sin ingenjörspersonal att ta med sig utrustning hem på helgerna för att utföra experiment på egen hand – den experimentella passionen var en av HP:s definierande principer och en av deras hemligheter för stor innovation och för att locka till sig de bästa medarbetarna. Det berättas att han omedelbart gick ner till underhållsavdelningen, tog en bultsax och klippte av hänglåset från labbets lagerdörr. Han lämnade sedan en lapp som hittades på måndagsmorgonen: ”Lås aldrig den här dörren igen. Tack, Bill.”

Individen inom organisationen har kanske inte samma helhetssyn som företagsägaren har. De ser inte hur deras individuella handlingar bidrar till eller minskar organisationens unika karaktär. Det är affärsägarens uppgift att definiera och upprätthålla denna unikhet. Affärsägaren måste – återigen med hjälp av sina viktigaste lagmedlemmar – fastställa organisationens syfte och värderingar så som han vill att lagmedlemmarna, kunderna och samhället ska se det.

Företagsägaren måste anställa, utbilda och utveckla företagets viktigaste lagmedlemmar.

Du kan inte vara överallt. Ibland kommer dina lagmedlemmar att interagera med dina kunder eller arbeta med produkter eller tjänster som kommer att gå ut till dina kunder. I takt med att ditt företag blir större kommer detta att ske mer och mer. För att se till att dessa viktiga lagmedlemmar arbetar och behandlar människor på samma sätt som du skulle göra måste de handplockas av dig! Du måste personligen övervaka deras utbildning och utveckling. Naturligtvis inte varje minut, men kvaliteten på resultatet är ditt jobb.

Dessa lagmedlemmar är viktiga delar när det gäller att skapa gemenskapen och kulturen i ditt företag och upprätthålla dess effektivitet. Och det finns något som bara du som företagare har som de måste ”fånga”. De måste förstå och kunna leva efter dina värderingar för att kunna verka på din plats.

Det finns knappast något en företagare kan göra som skapar ett mer bestående värde för företaget än att välja och utbilda de rätta nyckelmedarbetarna.

Företagsägaren är den mest effektiva säljaren för företaget.

Alla företagare är inte en bra säljare, och framgångsrika företag kommer att växa till en punkt där ägaren inte kan avsluta alla försäljningar, eller ens alla stora försäljningar. Jag har dock sett gång på gång att företagsägare kan avsluta försäljningar som inte ens den bästa säljaren kan göra. Det är något med trovärdigheten i att höra information direkt från företagsägaren – den som är den som har ansvaret – som kan avsluta svåra försäljningar.

Många företagsägare är den bästa säljaren för sitt företag, och de måste sträva efter en tid då det kommer att finnas andra som fyller den rollen bättre. Vissa företagare vill anställa säljare så snart de har råd med dem. Men även om man definitivt får bra resultat med utmärkta säljare, får man också unika och ovärderliga insikter genom att sitta öga mot öga med kunderna och lyssna på deras problem och bekymmer. Bara genom att visa att du bryr dig tillräckligt mycket om dem för att tillbringa tid med dem och lyssna på dem kan många affärer avslutas.

Hur får jag allt gjort?

Först bör du börja med att fokusera på ett fåtal saker. Jag har föreslagit bara fyra saker som bör ta upp majoriteten av din tid, strategi, kultur och varumärke, anställning och utbildning samt försäljning. Kanske kan du inte göra det riktigt så enkelt, men du bör börja där! Leta efter de saker som bara du kan göra eller som du är unikt kvalificerad och begåvad på. Resten måste delegeras eller läggas ut på entreprenad!

När du är klar tar du en titt på alla de saker du gör för närvarande. Finns det några uppgifter som inte passar in i den här arbetsbeskrivningen? Gör en ”sluta göra-lista” och överlämna dessa ansvarsområden till någon annan. Som företagare ska du se till att du vet vad ditt jobb som ”företagare” innebär. Om du inte har en klar uppfattning om dina ansvarsområden har du en del att tänka på – och en arbetsbeskrivning att skriva.