Det är inte ovanligt att företagare har projekt som de helt enkelt inte har bandbredd eller expertis för att hantera själva. Det kan handla om en produktlansering, en marknadsföringskampanj eller integrering av ny teknik. Med tanke på dessa projekts begränsade omfattning och längd är det kanske inte meningsfullt att anställa nya heltidsanställda.

Men att betala en oberoende entreprenör är inte samma sak som att betala en vanlig anställd. Till skillnad från anställda är oberoende entreprenörer egenföretagare, fastställer sina löner och kan förhandla om betalningsalternativ och scheman. De skattemässiga konsekvenserna av oberoende entreprenörer skiljer sig också från anställda.

Denna artikel tar en titt på de mest kostnadseffektiva sätten att betala entreprenörer och samtidigt vara skattemässigt förenlig. Var och en av de betalningsmetoder som diskuteras i den här artikeln har en unik kombination av styrkor och svagheter och att avgöra vilken som är bäst för dig börjar med att utvärdera dina omständigheter.

Ting att tänka på innan du väljer hur du ska betala din entreprenör

Att avgöra hur du bäst ska betala dina entreprenörer beror på ett antal faktorer. Bland de viktigaste är skatter, antalet entreprenörer som du planerar att anställa, hur ofta och hur mycket du betalar dem och var de befinner sig.

Hur hanterar du skatter?

I motsats till anställda betalar oberoende entreprenörer sina egna skatter. Entreprenören förser det inhyrande företaget med en W-9-blankett (liknande den W-4-blankett som anställda fyller i) och i slutet av året genererar och skickar det inhyrande företaget en 1099-NEC-blankett (tidigare känd som 1099-MISC-blankett) till entreprenören som denne ska lämna in i samband med sin skatt.

Processen är enkel, men det är viktigt att informationen på W-9-blanketten är korrekt och att entreprenören är korrekt klassificerad. Misstag, som att ha ett felaktigt skattebetalaridentifikationsnummer, kan leda till backup withholding, vilket innebär att det inhyrande företaget måste avsätta inkomstskatt på de löner som betalas ut till denna entreprenör. Felaktig klassificering kan också bli kostsam, så se till att kontrollera IRS riktlinjer innan du fattar några anställningsbeslut.

Hur många entreprenörer planerar du att anställa?

Desto fler entreprenörer du anlitar, desto mer arbetskrävande blir lönesättningen. Det är viktigt att planera i förväg för detta eftersom du kommer att behöva ta fram skatteblanketter, spåra timmar och/eller projekt och utfärda betalningar till varje enskild person. Kom ihåg att entreprenörerna kan förhandla om hur de ska betalas, så teoretiskt sett kan varje entreprenör förhandla om en annan form av betalning. Detta kan snabbt bli en administrativ mardröm, så det är viktigt att ha en klar uppfattning om hur många personer du kommer att anställa innan du förhandlar om betalningsvillkor och betalningsmetoder.

Hur ofta (och hur mycket) kommer du att betala dina entreprenörer?

Olika betalningsformer har olika kostnadsstrukturer, så det är viktigt att förstå betalningsbeloppen och hur ofta du kommer att betala dina entreprenörer. Låt oss till exempel säga att du behöver göra en engångsbetalning till en entreprenör på 50 000 dollar. Det kan vara klokt att göra en banköverföring med en överföringsavgift på 30 dollar. Men om du betalar en entreprenör 2 000 dollar i veckan i 25 veckor kommer du att debiteras 30 dollar varje gång. Detta kommer att kosta dig 750 dollar i överföringsavgifter under kontraktets löptid.

Var befinner sig din entreprenör?

I vissa fall kan du behöva anlita en oberoende entreprenör som arbetar utomlands. I det här scenariot kommer valutakurserna in i bilden. Beroende på hur du betalar dessa anställda kan avgifterna bli kostsamma, för att inte tala om det extra säkerhetsproblemet.

Med dessa överväganden i åtanke ska vi ta en titt på de sex bästa sätten att betala oberoende entreprenörer.

De sex bästa sätten att betala entreprenörer

Scheckar

Scheckar är enkelt, relativt billigt och det finns ingen anledning att registrera sig för en app eller en penningöverföringstjänst. Men trots sin enkelhet finns det vissa nackdelar.

Checkar är långsamma. När en check har skrivits måste den postas till mottagaren, mottagaren måste sedan sätta in den på sitt bankkonto, och det kan ta upp till 2-5 ytterligare arbetsdagar innan checken är klar och pengarna blir tillgängliga på entreprenörens konto.

Och dessutom är pengarna inte garanterade. Detta gör ofta att entreprenörerna är försiktiga med att acceptera checkar från ett nytt företag som de inte är bekanta med. En check som inte går igenom kan ge dem avgifter från deras bank samt fördröja betalningen.

En av de mer förbisedda nackdelarna med checkar är säkerheten. Även om mottagaren inte behöver dela med sig av sina bankuppgifter, skrivs den utfärdande partens bankkontoinformation ut direkt på checken.

Samt sett förblir checkar en billig och pålitlig betalningsform, men med tanke på bristen på säkerhet och den långsamma handläggningstiden är det bäst att reservera dem för engångssituationer där det inte är nödvändigt med återkommande betalningar.

ACH-överföringar

ACH-överföringar är den vanligaste formen av betalning mellan arbetsgivare och arbetstagare (dvs. direktinbetalning). Även om entreprenörer inte är anställda kan de på samma sätt konfigureras med enstaka eller återkommande ACH-överföringar. Detta är särskilt praktiskt om du använder programvara som kan automatisera återkommande betalningar.

ACH-överföringar är dessutom papperslösa och därmed relativt säkra. Entreprenören måste dela med sig av sina bankkontouppgifter till det inhyrande företaget, men de flesta är bekväma med detta eftersom alla som har fått direktinbetalning har gått igenom denna process tidigare.

Kreditkort

Kreditkortsbetalningar är ett annat snabbt och enkelt sätt att betala entreprenörer. Kreditkortens lockelse kommer främst från deras säkerhet. Kreditkorten erbjuder ett skyddslager genom att hålla din bankkontoinformation privat och avskild från dina dagliga transaktioner.

Då du betalar med en kreditlinje har du dessutom möjlighet att bestrida och lösa felaktiga transaktioner utan att riskera några av dina faktiska pengar. Och när det gäller felaktiga eller bedrägliga debiteringar är kreditkortsföretagen vanligtvis mer villiga att lösa tvister snabbt och täcker ofta det totala debiteringsbeloppet tills problemet är löst. Många företag tar det ett steg längre genom att erbjuda sina kunder noll bedrägeriansvar.

För att kunna betala en entreprenör via kreditkort måste entreprenören dock ha ett handelskonto hos sin bank eller en annan handelstjänst som Square, så detta är inte alltid ett alternativ.

Trådöverföringar

Trådöverföringar är ett av de bästa alternativen när snabbhet är av största vikt. Om du behöver göra en betalning snabbt är en banköverföring ett av de snabbaste sätten att göra pengarna tillgängliga.

Och medan internationella överföringar kan ta några dagar, behandlas inhemska överföringar vanligtvis inom 24 timmar. Denna snabbhet har dock ett pris. För inhemska och internationella banköverföringar tillkommer vanligtvis avgifter för avsändaren och mottagaren. Avgifterna för inhemska överföringar är i genomsnitt 15-20 dollar för mottagare och 20-30 dollar för avsändare. Internationella överföringar kostar ännu mer.

Det viktigaste att tänka på innan du påbörjar en banköverföring är hur väl du känner och litar på mottagaren. När pengarna väl har överförts till mottagarens konto är det mycket svårare att återkalla dem. Detta gäller särskilt för internationella banköverföringar.

Samt sett bör banköverföringar reserveras för tidskänsliga betalningar. För små eller rutinmässiga betalningar gör den relativt höga kostnaden och risken i samband med banköverföringar dem mindre attraktiva än de andra alternativen som vi hittills har tittat på.

Onlinebetalningssystem

Onlinebetalningssystem är ett annat bra alternativ för företagare. Paypal, världens ledande onlinebetalningssystem, leder definitivt förpackningen. Det finns i över 200 länder och har över 300 miljoner aktiva användare.

Paypal hyllas för sin säkerhet eftersom det håller ditt personliga bankkonto skilt från den transaktion du genomför. Paypal kopplas till ditt bankkonto så att du kan överföra pengar mellan de två. För att betala en annan Paypal-användare överför du helt enkelt pengarna från ditt bankkonto till ditt Paypal-konto och genomför sedan transaktionen. Mottagaren får pengarna på sitt Paypal-konto och kan sedan överföra pengarna till sitt bankkonto.

För att kunna använda Paypal i en kommersiell miljö behöver din entreprenör dock ett Paypal-företagskonto, så det är bara praktiskt att välja Paypal om entreprenören redan har ett sådant konto. Om de har ett konto producerar Paypal dock automatiskt en 1099-K-blankett i slutet av året, vilket gör att du slipper skicka en 1099-NEC-blankett.

Det är värt att notera att om du planerar att göra frekventa eller stora internationella entreprenörsbetalningar, kan andra system som Xoom (som ägs av Paypal) och Transferwise vara mer kostnadseffektiva alternativ. Dessa plattformar hanterar valutaväxling och kan visa sig vara billigare än att använda Paypal. Om du vill ha en mer ingående titt på dessa tjänster kan du ta en titt på vår jämförelse mellan Transferwise och Xoom.

Redovisningsprogram

Det här är inte nödvändigtvis en betalningsmetod, men det är värt att påpeka att det är särskilt praktiskt att använda redovisnings- och löneprogram om du anlitar flera entreprenörer. Bokföringsprogram som Quickbooks och Intacct är kraftfulla verktyg som integreras med andra system för att automatisera spårning, fakturering, skatteberedning och betalningar. Dessa plattformar minskar de administrativa kostnaderna genom att hålla allting samlat på ett ställe och automatisera uppgifter som annars skulle utföras manuellt.