Den amerikanska arbetsplatsen har förändrats avsevärt sedan antagandet av lagen om familjeledighet och medicinsk ledighet (”Family and Medical Leave Act”, ”FMLA”) för över 25 år sedan. Den allestädes närvarande användningen av teknik, t.ex. e-post, program för direktmeddelanden, bärbara datorer och mobiltelefoner, har gjort det vanligare att arbeta hemifrån och suddat ut gränserna mellan hem- och arbetsliv. I vissa branscher eller arbetskulturer förväntar sig cheferna att de anställda ska vara tillgängliga under de flesta timmar på dygnet, även när de tar godkänd ledighet. Behovet av att anställda svarar på arbetsgivarens förfrågningar när de inte är på kontoret är ännu mer sannolikt när anställda har värdefull institutionell kunskap om företagets verksamhet eller kunder som arbetsgivaren behöver.

Men även om de anställdas tillgänglighet kanske bara är en del av den moderna arbetsplatsen, kan kontakten med en anställd som har en FMLA-skyddad ledighet utsätta arbetsgivaren för ett påstående om FMLA-inblandning. Men anställda på FMLA-ledighet är inte helt avskärmade från all kontakt. Som en domstol konstaterade: ”Att ta emot enstaka samtal om sitt arbete under ledigheten är en professionell artighet som inte upphäver eller stör utövandet av en anställds FMLA-rättigheter”. Så, när når man ut till en anställd som är FMLA-ledig upp till nivån för inblandning?

Bakgrund för påståenden om inblandning i FMLA

FMLA ger generellt sett anställda upp till 12 veckors oavlönad ledighet för att bland annat ta hand om sitt eget eller en familjemedlems allvarliga hälsotillstånd och ta hand om ett nyfött eller adopterat barn inom ett år efter födseln eller adoptionsplaceringen. Den ger också anställda upp till 12 veckors oavlönad ledighet för att ta itu med en kvalificerad nödsituation till följd av militärtjänstgöring och upp till 26 veckors oavlönad ledighet för att ta hand om en försäkrad militärmedlem med en allvarlig skada eller sjukdom.

För att se till att anställda kan utöva sina rättigheter enligt FMLA är det enligt FMLA ”olagligt för en arbetsgivare att hindra, begränsa eller förneka utövandet av eller försöket att utöva” en anställds FMLA-rättigheter. För att fastställa ett anspråk på FMLA-inblandning måste en anställd visa att (1) han eller hon har rätt till FMLA-ledighet, (2) hans eller hennes arbetsgivare har stört denna förmån, och (3) att störningen orsakade skada. FMLA definierar inte vilka typer av åtgärder som utgör inblandning. Det enda exemplet på inblandning i föreskrifterna är att ”avskräcka en anställd från att utnyttja sådan ledighet”. Som en domstol uttryckte det: ”Gränsen mellan kontakter som utgör inblandning och kontakter som inte utgör inblandning är otydlig”.

När kontakterna övergår till FMLA-interferens

Samtidigt som det står klart att krav på att en anställd ska utföra arbete under FMLA-ledighet inkräktar på den anställdes skyddade ledighetsrättigheter, är det inte klart när mindre betungande förfrågningar, som t.ex. förfrågningar om information, är tillåtna. Domstolarna har i allmänhet funnit att ”de minimis”-arbetsrelaterade kontakter, t.ex. att ringa en anställd som är tjänstledig från FMLA för att begära kontaktuppgifter till en kund, uppdatera den anställde om nyheter på arbetsplatsen, begära nycklar och lösenord till arbetsgivarens utrustning och anläggningar eller diskutera administrativ information, inte utgör ett ingrepp i FMLA-ledigheten. Om syftet med dessa kontakter är ”begränsat till att förmedla institutionell kunskap till nyanställda eller att avsluta avslutade uppdrag, bryter arbetsgivaren inte mot FMLA genom att ringa sådana samtal”.

Om gränsen går från ”de minimis”-kontakter till att kräva att en anställd med FMLA-ledighet ska ”arbeta” är oftast en fråga om hur lång tid det tar för den anställde att svara på arbetsgivarens begäran. Som en allmän regel gäller att ju mer tid det tar för en anställd att svara på en arbetsgivares begäran, desto större är sannolikheten för att kontakten kommer att leda till att det blir fråga om ett FMLA-inblandning. Om en arbetsgivares begäran endast kräver att en anställd ska få tillgång till information som är lättillgänglig och denna information är viktig för arbetsgivarens verksamhet, har domstolarna i allmänhet ansett att en sådan kontakt är av mindre betydelse. En domstol ansåg till exempel att en arbetsgivare inte störde en anställds FMLA-ledighet när hennes tillfälliga vikarie och chef kortvarigt kontaktade henne för att få grundläggande information om hennes arbetsuppgifter, t.ex. var vissa dokument fanns. I en annan situation kunde en anställd inte göra gällande att hon skulle ha störts av kontakter från sina arbetskamrater och chefer under sin ledighet, när kontakterna syftade till att uppdatera henne om en semesterfest, be henne tillhandahålla kontakt- och kontouppgifter för kunder och begära information om hennes medicinska status och det datum då hon planerade att återvända från sin ledighet. Domstolen ansåg att det rörde sig om de minimis-kontakter för att begära ”grundläggande information om kunder” eller för att uppdatera den anställde om ”händelser på arbetet”. Domstolen ansåg att det var betydelsefullt att ingen på arbetsgivaren hade sagt till den anställde att hon var tvungen att arbeta under sin FMLA-ledighet eller krävde att hon skulle svara på de e-postmeddelanden eller telefonsamtal som hon fick.

Däremot är det troligt att kontakter som rör den anställdes ordinarie arbetsuppgifter eller som kräver en betydande tidsåtgång, t.ex. att en anställd ombeds att förbereda ett memorandum eller organisera evenemang för en klient, sannolikt överskrider gränsen till otillåtet ingrepp i FMLA-ledigheten. En federal distriktsdomstol fann till exempel att en arbetsgivare kan ha stört en anställds FMLA-ledighet genom att be henne ”att utföra 20-40 timmars arbete” och fortsätta ”att ringa och skicka e-post till henne och kräva att hon utför arbetsuppgifter, bland annat genom att uppdatera ärenden om efterlevnad, revidera ett projekt för säkerhetsgranskning och lämna in filer på kontoret”.

Även när en anställd utför mer än de minimis-arbete under FMLA-ledigheten kan det inte skapa ett påverkanskrav som kan leda till en talan om inblandning om den anställde frivilligt arbetar. Eight Circuit Court of Appeals fann till exempel att en arbetsgivare inte störde en läkarassistents FMLA-ledighet genom att be henne utföra uppgifter hemifrån, såsom att svara på e-post och telefonsamtal med patienter, sköta receptförnyelse och granska laboratorietester. I sin slutsats konstaterade domstolen att den anställde aldrig uttryckte några reservationer mot att utföra arbetet och att hon faktiskt försökte hitta sätt att inte ta ut sin betalda ledighet. Även om domstolen noterade att hennes arbetsledares instruktioner om att arbeta hemifrån under ledigheten närmade sig gränsen för inblandning, fanns det ingen faktisk inblandning eftersom den anställde inte kunde visa att ”kraven var ett villkor för hennes anställning eller att hon följde dem på annat sätt än frivilligt.”

I vissa fall kan en arbetsgivare behöva kontakta eller intervjua en anställd som är ledig enligt FMLA-lagen i samband med en utredning på arbetsplatsen av den anställdes beteende eller när den anställde behövs som vittne. I sådana fall har domstolarna i allmänhet funnit att arbetsgivare får kontakta anställda i det begränsade syftet att uppfylla sina utredningsskyldigheter, men att de inte kan tvinga eller kräva att anställda deltar. Fourth Circuit Court of Appeals fann till exempel att en arbetsgivare inte bryter mot FMLA genom att kräva att en anställd med FMLA-ledighet ska delta i ett möte i samband med en pågående utredning av den anställdes olämpliga beteende. I det fallet fick den anställde, en biträdande rektor vid en skola, diagnosen posttraumatiskt stressyndrom och tog ledigt från FMLA efter att ha haft ett fysiskt bråk med en elev. Under sin ledighet bad styrelsen honom att delta i en pre-disciplinär konferens i samband med incidenten mellan den anställde och eleven. Den anställde hävdade att konferensen störde hans ledighet genom att tvinga honom att arbeta under ledigheten. Domstolen höll inte med och konstaterade att ”engångskonferensen var en legitim del av en pågående utredning.” Särskilt belysande för arbetsgivare var att Fourth Circuit Court of Appeals konstaterade:

Det är säkert sant att alla institutioners utredningsprocesser kan missbrukas, men dokumentationen här pekar på ett standardförfarande under vilket Adams fick rätt till rättvis rättegång i varje steg längs vägen. Adams bestrider inte att styrelsen hade rätt att genomföra sin egen utredning av händelsen den 19 januari. Skoldistrikt måste ofta genomföra utredningar som denna, annars kan de bli anklagade och stämda för att inte snabbt undersöka anklagelser om olämplig kontakt mellan lärare och elever eller överträdelser av skoldistriktspolicy. Den förberedande disciplinära konferensen var en del av den undersökande och disciplinära processen, som Adams inte på ett adekvat sätt har kopplat till sin omfattande FMLA-ledighet, och att försöka få Adams och hans advokat att delta i den processen utgjorde inte ett otillåtet ingrepp i Adams FMLA-ledighet. Och Adams gjorde aldrig några invändningar eller begärde en förlängning som han inte fick.

Å andra sidan fann en federal distriktsdomstol i Kalifornien att en arbetsgivares krav på att en anställd ska delta i en utredning på arbetsplatsen kan utgöra ett FMLA-inblandning. I det fallet hävdade arbetstagaren att arbetsgivaren väntade nästan ett år efter det att arbetstagaren först framförde anklagelserna med att genomföra en utredning, och arbetsgivaren anklagade arbetstagaren för att inte ha samarbetat när han vägrade att delta i utredningen på grund av sin FMLA-ledighet. Domstolen drog slutsatsen att dessa påståenden kunde stödja en slutsats om att arbetsgivaren använde utredningen för att avskräcka den klagande från att ta FMLA-ledighet i strid med lagen.

Praktiska lärdomar

Syftet med FMLA är generellt sett att anställda ska kunna ta ledigt från arbetet för att tillgodose familjens och medicinska behov utan att behöva oroa sig för att deras jobb är i fara. Det åligger arbetsgivarna att se till att de anställda kan använda ledigheten för sådana ändamål. Även om det kan finnas ett helt legitimt behov av att kontakta en anställd som är tjänstledig enligt FMLA, måste arbetsgivarna gå försiktigt fram för att undvika att störa den anställdes skyddade ledighet. Utan tydlig vägledning för att avgöra när en sådan kontakt kan uppgå till nivån för FMLA-inblandning bör arbetsgivarna överväga följande allmänna riktlinjer för att minska den potentiella risken:

• Undvik att kontakta anställda under FMLA-ledighet om det inte är nödvändigt. Om det kan vänta tills den anställde återvänder är det bättre att inte kontakta den anställde.
• Om du kontaktar anställda som är lediga på grund av FMLA, be dem endast om grundläggande information som inte kräver att de utför tidskrävande uppgifter eller hämtar information som inte är lättillgänglig. Kontakterna bör i allmänhet vara för specifika ändamål och begränsade till sin natur.
• Om den anställde motsätter sig att bli kontaktad, ta invändningarna på allvar. Låt interna eller externa jurister granska om ytterligare kontakt är tillrådlig.
• Utbilda personalpersonal och chefer i vilka kontakter som är lämpliga när en anställd är tjänstledig.

Dokumentera alla interaktioner med anställda under FMLA-ledighet, inklusive om kontakten initierades av den anställde eller arbetsgivaren och om den anställde frivilligt gick med på att svara på förfrågan.

*Vi vill tacksamt tacka Victoria Dalcourt Angle för hjälpen vid utarbetandet av den här artikeln.

Reilly v. Revlon, Inc, 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009).

29 U.S.C. § 2615(a)(1).

Se Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018) (med hänvisning till Adams v. Anne Arundel Cty. Pub. Sch., 789 F.3d 422, 427 (4th Cir. 2015)).

29 C.F.R. § 825.220(b)).

Antekeier, 295 F. Supp. 3d at 684.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018); se även O’Donnell v. Passport Health Commc’ns, Inc, 561 F. App’x 212, 218 (3d Cir. 2014) (där man fann att e-postmeddelanden som skickades till en målsägande under FMLA-ledigheten och där man begärde att hon skulle skriva under och skicka tillbaka papper var ”de minimis” och ”inte väsentligt störde hennes ledighet”).

Daugherty v. Wabash Ctr, Inc., 577 F.3d 747, 751 (7th Cir. 2009) (där arbetsgivarens upprepade förfrågningar om nycklar och lösenord ”är inte mer påträngande än kravet att hålla arbetsgivaren informerad om statusen på sjukskrivningen eller på annat sätt följa sedvanliga arbetsgivarregler om meddelande.”).

Groening v. Glen Lake Cmty. Sch., 884 F.3d 626, 632 (6th Cir. 2018) (ansåg att den kontakt som skolstyrelsen inledde med föreståndaren för att begära en uppdelning av hennes ledighet inte nådde upp till nivån för ett ingripande som kan leda till talan).

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009); se även Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc., 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (”För att kunna göra en summarisk dom har domstolarna dragit gränsen längs en distinktion mellan å ena sidan att ta emot icke-störande kommunikation, såsom korta telefonsamtal där den anställde ombeds att vidarebefordra institutionell kunskap eller egendom som en professionell artighet, och å andra sidan att kräva att den anställde ska slutföra arbete som är relaterat till arbetsuppgifter eller producera en arbetsprodukt.”).

Se Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc. 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (med en sammanställning av fall). Se Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs., LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, at *10 (S.D. Tex. Jan. 12, 2015) (förnekande av summarisk dom där käranden hävdade att arbetsgivaren ”fortsatte att tilldela henne arbete” under FMLA-ledigheten).

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d at 537.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 685 (E.D. Va. 2018).

Id.

Id.

Id. at 684 (E.D. Va. 2018); se även Hall v. Bd. of Educ. of City of Chi.., No. 14-CV-3290, 2018 WL 587151, at *7 (N.D. Ill. Jan. 29, 2018) (avslår yrkande om summarisk dom för arbetsgivaren där käranden, en lärare, lämnade in en affidavit där det hävdades att rektorn kontaktade henne under hennes FMLA-ledighet och bl.a. ville ha ett snabbt svar på en fråga om hur man får tillgång till vissa utbildningsnormer, begärde akuta lektionsplaner för hela ledighetsperioden och beordrade käranden att lägga ut elevernas betyg tidigare än vad som krävdes.); White v. Cardinal Health Inc, No. 1:05-CV-0057-ODE-ECS, 2006 WL 8432042 (N.D. Ga. 28 februari 2006) (avslog arbetsgivarens yrkande om summarisk dom där chefen upprepade gånger ringde upp målsäganden med arbetsrelaterade frågor och krav på ett sätt som hon ansåg vara trakasserande, chefen bad målsägandens familjemedlemmar att utföra arbetsrelaterade uppgifter, målsäganden bad personalavdelningen och en chef om att chefen skulle upphöra med att kontakta henne och chefen uppmuntrade andra kollegor att kontakta målsäganden); McConnell v. Swifty Transp., No. 2:04-CV-0153, 2005 U.S. Dist. LEXIS 15565 (2005 WL 1865386), på *22-23 (S.D. Ohio 29 juli 2005) (där man ansåg att kärandens påstående om FMLA-störning var tillräckligt för att överleva en summarisk dom där käranden hävdade att två arbetskamrater ringt och bett honom utföra arbetsrelaterade arbetsuppgifter och att en arbetskamrat besökt honom två gånger, kontakter som käranden betecknade som trakasserande).

Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs, LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, at *3, *10 (S.D. Tex. Jan. 12, 2015) (nekar summarisk dom där käranden hävdade att arbetsgivaren ”fortsatte att tilldela henne arbete” under FMLA-ledigheten).

Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med.Servs., Inc., 826 F.3d 1149 (8th Cir. 2016) (där Eighth Circuit konstaterade att FMLA tillåter anställda att frivilligt utföra arbete under ledigheten).

Id. på 1154.