De flesta företag använder Gmail eller Outlook för att hantera sin e-post på arbetsplatsen. 13 procent av de offentliga företagen använder Office 365 eller G-Suite (tidigare Google Apps). Resterande 87 % använder en kombination av de två eller en privat e-postinstallation.

En del företag väljer Google eller Microsoft för att de föredrar den ena molnkontorssviten – som inkluderar kalendrar och samarbete i kalkylblad och dokument – framför den andra. (Vi jämförde Office 365 med G-Suite i ett annat inlägg.)

Men om du använder andra produktivitetsverktyg och väljer mellan Gmail eller Outlook enbart för e-post, vill du välja ett som hjälper dig att snabba upp ditt arbetsflöde. Gmail satte sin första ribba högt, och Microsoft märkte det tydligt. Med tanke på Outlooks 2016-uppdatering är det nu mer rustat för att konkurrera än någonsin.

Här är fem spelförändrande skillnader mellan Gmail vs. Outlook.

Kostnad och lagring

För att få Gmail eller Outlook för ditt företag kan du ladda ner det tillsammans med resten av dess relaterade molnkontorspaket, i.Dvs. G-Suite eller Microsoft Office 365.

G-Suite erbjuder två priser för e-post, samt andra företagsappar som Kalender, Google Docs och Google Sheets. För 5 dollar per användare och månad får du 30 GB mellan Gmail och Googles andra kontorsappar. För ytterligare 5 dollar per person kan du uppgradera ditt företagskonto till obegränsad lagring mellan dessa plattformar.

Outlook erbjuder flera olika planer, men deras billigaste plan (Office 365 Enterprise E1) anvisar 50 GB specifikt till din inkorg och 1 TB till resten av din länkade molnkontorssvit.

Outlooks billigaste företagsplan ger dig mycket mer utrymme över hela linjen än vad Gmail gör.

När det gäller lagringsutrymme och pris är Outlook den klara vinnaren.

Score: Outlook 1/5, Gmail 0/5.

Sök i din inkorg

Har du någonsin upptäckt att du skriver ett mejl och samtidigt behöver referera till ett gammalt mejl?

Gmail låter dig söka efter gamla mejl när du skriver nya, men det är klumpigt. Du förlorar förhandsgranskningar av meddelanden, datum och det mesta av ämnet som du letar efter.

Även om du aktiverar en dubbelruta i inkorgen (via ”Förhandsgranskningsruta” under fliken ”Labb” i Inställningar), så är din vy fortfarande blockerad. Du kan inte justera storleken på inkorgen, nya meddelanden eller sökfältet så att du kan se dem alla samtidigt.

Outlooks process för nya meddelanden är renare, men den är inte heller perfekt. Outlooks standardinkorg är en dubbel panel, och din vy av inkorgen blir fortfarande avbruten. När du söker efter äldre objekt kan du fortfarande se en fullständig bild av ditt nya meddelande.

Och om du föredrar att nollställa dig på en uppgift i din e-post kan du justera Outlook så att den är enkelrutad, som Gmails standard. Gå bara till ikonen Inställningar, tryck på ”Visningsinställningar” och klicka på ”Dölj läsruta”.

Oavsett hur du konfigurerar din Gmail- eller Outlook-visning gör Outlook det lättare att söka efter gamla e-postmeddelanden samtidigt som du skriver nya.

Score: Outlook 2/5, Gmail 0/5.

Kalenderintegrationer

Ingen av plattformarna har en riktig lösning som låter dig visa din kalender och e-post sida vid sida.

Som både Gmail och Outlook synkroniserar händelser med din kalender, låter ingen av dem dig visa din kalender och din inkorg samtidigt, i en flik. När du klickar på verktygsfältet i Outlook kommer du till ett separat kalenderfönster.

När du däremot klickar på Kalender i Gmail hålls inkorgen öppen och ett nytt fönster (eller flik) läggs till med kalendern.

Varken Gmail eller Outlook lämpar sig väl för visning i flera fönster. I Gmail kan du åtminstone visa din kalender och e-post samtidigt, om än i olika fönster.

Score: Outlook 2/5, Gmail 1/5.

Användarupplevelse (UX)

Inboxens estetik är subjektiv, men den spelar roll. Om du stirrar på din bakgrundsbelysta datorskärm hela dagen är det enda sättet att undvika att allvarligt belasta ögonen att justera ljusstyrkan på alla dina enheter.

Det gäller även för e-post. Ju mer du kan anpassa din inkorg till vad som belastar dina ögon minst, desto bättre.

(Oläst e-post

Text i Gmail är större än i Outlook. Tillsammans med den tydliga definitionen mellan fet och icke-fet text, samt den skuggning av inkorgen som finns tillgänglig med de flesta mallar, är Gmail generellt sett mer skonsam för ögonen.

Gmail vinner när det gäller anpassning kring olästa e-postmeddelanden. ”Lästa” e-postmeddelanden visas i en mörkare nyans än ”olästa”. ”Olästa” e-postmeddelanden särskiljs också eftersom avsändaren och ämnet är i fet stil.

Outlook särskiljer dessa genom att sätta avsändaren och ämnet i blått. Den är också fet, men eftersom texten överlag är plattare och mindre i Outlook måste du fortfarande blinka för att se om något är ett nytt e-postmeddelande.

Tack vare skuggning, fet stil och textstorlek gör Gmails estetik det lättare att upptäcka olästa e-postmeddelanden än Outlooks.

Score: Outlook 2/5, Gmail 1,5/5.

Flaggning

Men låt oss inte heller hata Outlooks estetik. När du flaggar ett viktigt (läst) e-postmeddelande markeras hela raden runt e-postmeddelandet med gult och skuggas på olika sätt.

Gmail erbjuder en rad olika flaggningssymboler, men du kan inte söka igenom din inkorg per symbol (lägg märke till utropstecknet och de olika färgade stjärnorna nedan). Om du letar efter ett viktigt läst e-postmeddelande hittar du det förmodligen snabbare i Outlook.

Score: Outlook 2,5/5, Gmail 1,5/5.

Säkerhet

Gmail har tillbringat större delen av sin livstid (dvs. de senaste tolv åren) i säkerhetens strålkastarljus. Det erbjöd tvåstegsautentisering innan Microsoft gjorde det för någon av sina e-postklienter. Det innebär att om någon stjäl ditt lösenord betyder det inte nödvändigtvis att de kan få tillgång till ditt konto. För att logga in måste du fortfarande ange något annat, till exempel säkerhetsfrågor, en näthinneskanning, ett touch-ID eller en säkerhetskod.

Med Outlook 2016 använder Outlook också tvåstegsautentisering. När du loggar in i Outlook på en ny enhet skickar Outlook dig en säkerhetskod för att verifiera din identitet. När det gäller inloggning är du mer eller mindre likvärdig med Gmail eller Outlook.

Den verkliga skillnaden mellan Gmails och Outlooks säkerhet i dag beror på om bilder visas automatiskt.

Gmails tumregel var att skicka e-postmeddelanden som skickats via en tredjepartsserver till skräppost, eftersom meddelanden som använde sig av tredjepartsservrar ofta var det i internets tidigare dagar. Detta är något som en gång gjorde Outlook, och Hotmail före det, sårbart.

Men nu, om du är en Gmail-användare som prenumererar på nyhetsbrev – eller bara vill öppna en bild som en vän skickar till dig – måste du ta några extra steg för att kunna se dem.

Likt Hotmail före det visar Outlook bilder, så att allt som du väljer att se finns framför dig till att börja med. Microsoft har blivit bättre på att upptäcka potentiellt skadliga meddelanden, men standardinställningen är fortfarande att visa bilder.

Med tanke på de risker som bilagor kan medföra är det upp till dig om du föredrar den extra säkerheten eller om du tycker att den är besvärlig. Om ditt lösenord är starkt kommer ditt konto att vara så säkert som du gör det.

Score: Outlook 3/5, Gmail 2/5.

Vinnaren: Outlook har kommit långt

Både Gmail och Outlook är kraftfulla plattformar. Gmail är billigare, och om du väljer vilken plattform för kontorspaketet du ska använda är det en viktig faktor. Men bortsett från estetiken får du mer för pengarna om du väljer Outlook.

Du kan till och med använda Outlook för att arbeta offline.