Publiksvänliga ILS-element

OVERLÄNT PUBLIKA TILLGÅNGSKATALOGER eller OPAC:er
Det här är hjärtat och själen i ett integrerat bibliotekssystem. OPAC innehåller register över en institutions alla bestånd. De är traditionellt tillgängliga genom sökningar efter författare, titel, ämne och nummer samt sökningar efter nyckelord eller naturligt språk. Vissa OPAC:er har en bläddringsfunktion som är synlig när en sökning har gjorts. Bläddrafunktionen används oftast för att söka efter ämnesrubriker och författare.

Högre tidens kataloger omfattar inte bara tryckt inbundet material utan även audiovisuellt material, tredimensionella föremål och arkivhandlingar. Digitaliserade objekt och elektroniska resurser är också tillgängliga via kataloger genom bilagor, länkar och PURLS (persistenta eller permanenta URL:er).

Rapporter inom katalogmodulen kan inkludera hylllistor, format, anropningsnummerserier, listor över ämnen/författare/titlar, plats- och lagringsinformation och allokering samt rapporter som synkroniseras med användnings- och cirkulationsposter.

CIRCULATION, LÅN och ANVÄNDNING
Cirkulationsmoduler är en integrerad del av arbetet med att hålla koll på resurserna inom informationscentra och kulturella institutioner. Traditionella cirkulationsoperationer och program inkluderar patronregister, var objektet finns (vilket traditionellt finns i katalogmodulen), användningsposter som kopplar samman katalogposter för objekt som lånats med låntagaren eller patronen, förfrågningar om återlämning av cirkulerande objekt, sändning av försenade meddelanden, spårning av förfrågningar om att låna eller förnya objekt, och fjärrlån av fysiskt material eller förfrågningar om duplicering och skanning. Många cirkulationssystem omfattar interna cirkulationsregister för artiklar som används internt i specialsamlingar, museisamlingar och arkiv, som tas bort från hyllorna men inte från rummet eller byggnaden, förfrågningar och nedladdningar av digitala och elektroniska resurser samt för utställning eller visning. Vissa institutioner använder det interna cirkulationssystemet för att ange när material tillfälligt tas bort från hyllorna för bevarande, digitalisering, reparation eller bindning.

Varje komponent i cirkulationsmodulen kopplar katalogposterna till kundposter. Rapporteringsfunktionerna omfattar antal och typer av material som cirkuleras, lånas, används eller till och med laddas ner. Andra cirkulationsrapporter fokuserar på kostnader för att ersätta förlorade och skadade artiklar, frakt av material till externa platser, lån och utlåning av material inom institutionen eller konsortiet och till andra institutioner.

Cirkulationssystem kan spåra interbibliotekslåneförfrågningar för artiklar, artiklar samt skanning och fotokopiering inom en institution, ett konsortium eller utanför, inklusive efterlevnad av upphovsrätt och användningsavgifter. Rapporter kan genereras för att spåra och dokumentera alla cirkulationsfunktioner.

Spårning av informationssökning och referensförfrågningar
ILS används för att hantera referensförfrågningar från intern personal, företagsforskare och externa användare. Personalen kan spåra flödet av förfrågningar från mottagandet av informationscentralen till färdigställande och leverans av begärd information eller material.

Ett ILS innehåller förvaltningskomponenter för att hålla reda på förfrågningar om information, om material och om fjärrlån av samlingar. Specialister på digitala resurser är förtrogna med hur licensiering av digitala tillgångar går till och om sådant material kan lånas ut eller kopieras för ILL-förfrågningar (interbibliotekslån).

Hanteringskomponenten i ILS-systemet kan också sammanställa rapporter om användning, tillgångar och till och med referensförfrågningar, beroende på ledningens behov och systemets sofistikerade utformning. Rapporteringsfunktioner är viktiga komponenter i motiveringar av ROI.

KNOWLEDGE MANAGEMENT
ILS är en integrerad del av kunskapsförvaltningen. Det ger en struktur för att organisera information på ett hierarkiskt sätt och för att effektivisera informationscentrets verksamhet. Kataloger, index, sökhjälpmedel för arkivgrupper och offentliga handlingar är de strukturella eller övergripande komponenterna i ett integrerat bibliotekssystem. Rapporteringsfunktioner dokumenterar användningen av samlingar och resurser, personalens tid och budgetar.

Integrerade bibliotekssystem består av samverkande moduler som spårar objekt och funktioner inom ett informationscenter, arkivcenter eller bibliotek – och ibland även ett arkiv, historiskt samhälle eller museum. Institutioner med ett brett utbud av samlingar i en mängd olika format och medier kan identifiera, tillgängliggöra och spåra var resurserna finns och hur de används. Ett bra och väl genomtänkt ILS utför många av funktionerna för projektledning och arbetsflöde inom kulturinstitutioner. Rapporteringsfunktioner underlättar kontrollen av resurser och identifiering av användning och kostnader för varje verksamhet – från förvärv och katalogisering till sökning, användning och återlämning av material.