När du gör en försäljning på butikskredit finns det aldrig någon garanti för att kunden kommer att betala dig i tid. Faktum är att en av tre amerikaner betalar sina skulder sent. Istället för att satsa på att kunderna betalar i tid bör du planera för det värsta. Och överväg att ta ut en förseningsavgift av sena kunder för att ta igen dina förluster.

Om kundernas betalningar är sena har du kanske inte tillräckligt med pengar för att betala dig själv. Enligt en undersökning skär 79 % av småföretagarna ner på lönen när kunderna inte betalar.

Ibland när en kund inte betalar har du inte tillräckligt med pengar för att täcka dina skulder, vilket kan leda till förseningsavgifter för ditt företag. Genom att införa en policy för sena betalningar kan du hjälpa dig att ta dig ur cirkeln genom att avskräcka från sena betalningar och ge dig en extra buffert för kassaflödet.

Vad är en avgift för sena betalningar?

En avgift för sena betalningar är en extra avgift som fordringsägare tar ut på en gäldenärs räkning om gäldenären inte betalar sin skuld på förfallodagen. Genom att lägga till dröjsmålsränta på en kunds räkning uppmuntras kunden att betala sina skulder i tid. Sena betalningar kan bero på att kunderna har glömt sin tidsfrist eller att de inte har tillräckligt med pengar för att täcka sin skuld.

Företag kan ta ut förseningsavgifter när de beviljar kredit till kunder. Om du säljer till kunder på kredit kan du ta ut förseningsavgifter. Och om du köper varor på kredit kan dina leverantörer ta ut förseningsavgifter.

Hur mycket kostar förseningsavgifter?

Ströskelbeloppen för förseningsavgifter varierar. Du kan ta ut en fast avgift eller en procentsats av kundens faktura.

Du kan till exempel ta ut ytterligare 10 dollar i förseningsavgift per 30 dagar försening. Eller så kan du ta ut 2 % av kundens faktura per månad.

I vissa stater är det begränsat hur mycket du kan ta ut i förseningsavgifter. Se till att kontrollera din stat för mer information.

Hur du tar ut en avgift för sena betalningar

Att ta ut en avgift för sena betalningar kan påskynda kundernas betalningar och förbättra kassaflödeshanteringen i småföretag. Men om du effektivt vill debitera kunder för en sen betalning måste du ha en organiserad plan.

Använd följande steg för att ta ut ränta vid sen betalning av fakturor.

Skapa en policy för sen betalning

För att du ska kunna debitera kunderna för en avgift för sen betalning måste du ha en policy på plats. På så sätt känner de till sina skyldigheter och tidsfrister.

Utarbeta en betalningspolicy för företaget som diskuterar de tjänster eller varor som tillhandahålls, förfallodagar för betalning, godtagbara betalningsformer och din policy för tidig eller sen betalning.

Din policy för sen betalning bör använda ett klart och tydligt språk. Den ska tala om för kunderna vilken typ av åtgärd du kommer att vidta om betalningarna inte betalas i tid.

I din policy för sena betalningar ska du inkludera hur mycket avgifterna för sena betalningar är genom att ange antingen en procentsats eller ett fast belopp. Bedöm vad du bör ta ut genom att titta på branschens avgifter för sena betalningar och rådfråga din stat.

Informera kunderna om incitament och avgifter på försäljningsstället

Att ha en officiell policy för sena betalningar är bra, men du måste också informera kunderna om den.

När kunderna gör inköp på kredit ska du se över dina betalningsvillkor, inklusive eventuella incitament för tidig betalning och avgifter för sena betalningar. Att informera kunderna om din policy kan bidra till att eliminera överraskningar och skydda ditt företag.

Att erbjuda en rabatt för tidig betalning, vilket är en prissänkning som kunderna får om de betalar tidigt, kan fungera bra som en avskräckande åtgärd för sena betalningar.

Om du talar om dina rabatter för tidig betalning och avgifter för sena betalningar vet kunderna att de kommer att betala mindre än vad de är skyldiga att betala om de betalar tidigt och mer om de betalar sent.

Inkludera information om sena betalningar på fakturor

När du fakturerar dina kunder ska du se till att ange när förfallodagen är. När du inkluderar förfallodagen på din faktura har du två alternativ:

• Förfallodag:
• Netto # (t.ex. netto 30)

Om du skriver förfallodag kan du göra tidsfristen tydligare för kunderna. Detta anger det exakta datumet då betalningen ska betalas.

Net visar kunderna att betalningarna ska betalas inom ett visst antal dagar. Netto 30 betyder till exempel att kunderna har 30 dagar från fakturadatumet på sig att betala sin skuld.

Sänd påminnelser med begäran om betalning

För att ta ut en försenad betalning bör du påminna kunderna om deras skuld.

Du kan skicka en betalningspåminnelse via e-post eller vanlig post. Enligt en FICO-undersökning föredrar 36 % av kunderna att få påminnelser om sena betalningar via e-post.

När du skickar betalningspåminnelser uppmuntras kunderna att betala, men det fungerar också som bevis för att kunden borde ha känt till sin skuld.

Betalningspåminnelser informerar kunderna om de varor eller tjänster som de har fått, det belopp som de är skyldiga och förfallodagen. Skicka betalningspåminnelser efter att du har fakturerat kunden och före förfallodagen.

Du kan till exempel skicka en betalningspåminnelse en vecka före förfallodagen.

Skapa en åldersrapport för fordringar

För att kunna ta ut en avgift för försenad betalning måste du veta vilken kund som har en försenad betalning. Skapa en åldersrapport för kundfordringar för att spåra obetalda kundfakturor.

I åldersrapporten för kundfordringar listas kunder, de totala belopp som de är skyldiga dig, förfallna betalningar och hur mycket förfallna saldon är (t.ex. 1-30 dagar förfallna). Din rapport visar också det totala beloppet som du är skyldig ditt företag.

Din rapport om åldrande av fordringar bör se ut så här:

Du kan använda din rapport om åldrande av fordringar för att bestämma vilka kunder du ska kontakta och hur stor avgift för försenad betalning du ska ta ut.

Skicka ett brev om försenad betalning

När kunderna har missat betalningsfristen kan du ta ut en avgift för försenad betalning. Skicka ett brev om försenad betalning där du meddelar kunden att deras betalning är försenad.

I brevet om försenad betalning förklarar du när förfallodagen var. Lista de förfallna fakturaavgifterna och deras nya ansvar. Förklara om deras förseningsavgift kommer att öka om de inte betalar inom ett visst antal dagar. Du kan också överväga att bifoga en kopia av deras originalfaktura som referens.

Ditt brev om försenad betalning kan också innehålla information om hur man upprättar en betalningsplan. Vissa kunder som inte kan betala sin skuld kan välja en betalningsplan, till exempel att betala ett överenskommet belopp per månad.

Inkludera kontaktinformation i ditt brev om sena betalningar. På så sätt kan kunden nå dig för att göra en betalning eller upprätta en betalningsplan.

Du kan också överväga att nå ut till kunderna om deras förseningsavgift genom att ringa dem. Enligt FICO-undersökningen uppgav 27 % av de tillfrågade att de är mer benägna att svara på en levande kontakt angående en försenad betalning.

Söker du ett enkelt sätt att spåra obetalda fakturor? Patriots bokföringsprogram online gör det möjligt att fakturera ett obegränsat antal kunder och spåra dina fordringar. Få din kostnadsfria provperiod nu!

Detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.