Kära Lifehacker,
Skattesäsongen är i full gång, jag är redo att skicka mina dokument till min skatteförberedare och jag undrar: Hur kan jag i denna digitala tidsålder skicka mina skattedokument till min revisor på ett säkert (och fritt) sätt?

Signed,
Sensitive Insecurity

Blast from the past är en veckofunktion på Lifehacker där vi återupplivar gamla, men fortfarande relevanta, inlägg för ditt läsande och hackande nöje. Den här veckan, med skattedagen i antågande, påminner vi dig om att vara säker.

Kära SI,
Den privata och känsliga informationen som finns i dina skattedokument är det som en identitetstjuv drömmer om: Namn, adresser, personnummer, bankuppgifter och så vidare. Det är det mest känsliga paket med information som de flesta av oss skickar ut under hela året, och du har rätt, att vidta några åtgärder för att garantera säkerheten för informationen i dem är det minsta du kan göra! Bild återskapad från originalet av Kenny Louie.

Så, hur håller man det säkert? Du har flera alternativ, varav jag lyfter fram några nedan:

Den personliga överlämningen

För säkerhetens skull är det svårt att slå den gamla skolan, den personliga överlämningen. Det är inte det mest sexiga alternativet i den digitala tidsåldern, men det finns säkert något kittlande med en överlämning av ett topphemligt dokument. Ta med din portfölj och gör det som i en spionfilm. Eller låt bli.

Punkten är att det inte finns några överföringsmetoder som är säkrare än att fysiskt lägga dina dokument i handen på din skatteförberedare. Du kan göra det till en digital, personlig överlämning om du vill – säg att du har skannat dina dokument och placerat dem på en CD, eller ännu bättre, ett lösenordskrypterat USB-minne.

Det viktiga är detta: Det finns ingen mellanhand vid en personlig överlämning. Det finns ingen mellanhand mellan dig och din förberedare under vilken ett säkerhetsbrott, en okrypterad överföringsmetod eller en på annat sätt okänd variabel skulle kunna exponera dina känsliga uppgifter. Det är din hand som går till din skattehandläggare. Det finns inte mycket som är säkrare än så.

De digitala alternativen

Om det av någon anledning inte är möjligt att lämna över personligen och du verkligen vill skicka dina känsliga dokument via internet, finns det fortfarande alternativ för att göra den överföringen mer säker. Här är några saker att tänka på:

• Skicka inte känsliga dokument via e-post. Det kan verka privat, men även om du använder ett e-postkonto som laddar upp bilagor via en säkrare HTTPS-anslutning, till exempel Gmail, har du ingen kontroll över mottagarens server, och de kan hämta din bilaga från en okrypterad HTTP-anslutning. Säg nu att de gjorde det från ett offentligt Wi-Fi-nätverk. Saker och ting blev just mycket osäkra.
• Om du är inställd på att överföra filerna digitalt bör du kryptera dem (vilket du kan göra med något av dessa verktyg). Med ett verktyg som 7-zip kan du till exempel skapa ett lösenordsskyddat arkiv (med superstark AES-256-kryptering). Du skulle fortfarande behöva ge din skatteförberedare lösenordet till ditt krypterade arkiv, vilket du inte vill göra via e-post av samma anledning som du inte vill skicka filerna som bilagor.
• Dela dina dokument med hjälp av en krypterad fildelningstjänst. Många fildelningstjänster erbjuder någon form av krypterad överföring för fildelning. En av dessa är Dropbox. Säg att du och din tekniskt kunniga skatteberedare inrättar en delad Dropbox-mapp. Allt du lägger i den mappen skickas krypterat från din Dropbox-mapp till Dropbox’ servrar och vidare till din skattehandläggares Dropbox-mapp. (Ett anmärkningsvärt undantag: Om någon av er kommer åt filerna från en mobil Dropbox-app överförs filnamnen okrypterade, vilket faktiskt kan vara ett problem om dokumentnamnen innehåller känslig information). Men nu har du också en kopia av dina känsliga filer på någon annans servrar, och du måste ha stort förtroende för den tjänsten och dess säkerhet. Du kan också lägga filen i din offentliga Dropbox-mapp, skicka en länk till den till din förberedare (se till att du lägger till ”s” i slutet av ”http” i länken du delar med dig av – för mig fanns den inte där som standard) och sedan radera den från Dropbox så fort hon laddar ner den. Återigen, har sina svaga punkter, men ändå ganska säkert.

Listan över överväganden ovan uttömmer inte dina säkra digitala överföringsalternativ eller saker som du kanske vill ta hänsyn till, men den ger dig en uppfattning om den typ av komplexitet som införs så fort du tar dina överföringar till en rent digital sfär. Det är inte så att du inte kan överföra dokument på ett säkert sätt digitalt, men om du har möjlighet att göra det personligen är det verkligen det bästa alternativet.

Låter lite väl dystert, eller hur?

Om du skickar dina skattedokument okrypterade via e-post, kommer din identitet att bli stulen? Förmodligen inte. Jag är säker på att många människor gör det varje dag och är inte sämre lottade för det. Men om du har ditt tennfoliehat säkert fastspänt som vi gör finns det ingen anledning att utsätta dig för den typen av risk.