Assistenter spelar viktiga roller i ett företag eftersom de är chefens vänstra hand (eller kvinna)!

En framgångsrik assistent kommer att gå utöver det vanliga för att se till att företaget är på väg i rätt riktning genom att se till att chefen som de assisterar har koll på allt och lite till.

I den här artikeln tar vi upp:

• Arbetsbeskrivningen för en chefsassistent
• Den genomsnittliga lönen för en chefsassistent
• Hur man blir chefsassistent
• Tips för en chefsassistent
• Färdigheter för en chefsassistent

Arbetsbeskrivning för en chefsassistent

Vad gör en chefsassistent? Chefsassistenter, som ibland också kallas personliga assistenter, spelar nyckelroller i ett företag eftersom de bistår en eller flera chefer, t.ex. tjänstemän på hög nivå, vd:n eller ägaren av ett företag.

Direktörsassistenter liknar administrativa assistenter, men administrativa assistenter tenderar att fokusera på kontorsarbete, medan direktörsassistenter ansvarar för att assistera en verkställande direktör i företaget, vanligtvis med uppgifter på högre nivå.

Och även om de typer av uppgifter som direktörsassistenter utför kan variera från position till position tenderar de alla att utföra liknande uppgifter och plikter på hög nivå.

Dessa uppgifter kan vara allt från:

• Hantera chefens schema
• Företräda chefen vid samtal och möten när chefen inte är tillgänglig
• Förbereda och granska dokument
• Hantera konfidentiell information
• Förbereda rapporter och presentationer
• Analysera data
• Kontorsförvaltningsuppgifter
• Hålla ett öga på personal, inklusive administrativa assistenter

Här är ett exempel på en arbetsbeskrivning för en chefsassistent från www.Monster.com:

• Producerar information genom att transkribera, formatera, mata in, redigera, hämta, kopiera och överföra text, data och grafik. Skonar chefens tid genom att läsa, undersöka och dirigera korrespondens, skriva brev och dokument, samla in och analysera information, initiera telekommunikationer.
• Håller chefens tidsschema genom att planera och schemalägga möten, konferenser, telekonferenser och resor.
• Representerar chefen genom att närvara vid möten i chefens frånvaro, tala i chefens namn.
• Välkomnar gäster och kunder genom att hälsa på dem, personligen eller per telefon; svarar på eller dirigerar förfrågningar.
• Håller kundernas förtroende och skyddar verksamheten genom att hålla information konfidentiell.
• Uppfyller projekt genom att tilldela kontorspersonal arbete; följer upp resultat.
• Förbereder rapporter genom att samla in och analysera information.
• Säkrar information genom att göra säkerhetskopior av databaser.
• Gör historiska referenser genom att utveckla och använda arkiverings- och hämtningssystem, registrera diskussioner vid möten.
• Håller lager av kontorsmaterial genom att kontrollera lagret för att fastställa lagernivån, förutse nödvändiga förnödenheter, utvärdera nya kontorsprodukter, göra och påskynda beställningar av förnödenheter, kontrollera mottagandet av förnödenheter.
• Säkerställer utrustningens funktion genom att utföra förebyggande underhåll, följa tillverkarens instruktioner, felsöka störningar, beställa reparationer, upprätthålla inventarier av utrustning, utvärdera ny utrustning och ny teknik.
• Håller sina yrkesmässiga och tekniska kunskaper vid liv genom att delta i utbildningsworkshops, granska yrkespublikationer, skapa personliga nätverk och delta i yrkesföreningar.
• Bidrar till lagarbetet genom att vid behov utföra relaterade arbetsuppgifter.

Executive Assistant Salary

Enligt www.onetonline.org var medianlönen för en Executive Assistant 2016 26,86 dollar i timmen eller 55 860 dollar per år.

Håll i minnet att detta kan variera beroende på antal års erfarenhet och var man bor, precis som alla andra jobbpositioner.

Hur man blir chefsassistent

För att bli assistent bör man överväga att skaffa sig en examen inom ekonomi eller ett relaterat område, t.ex. administrativt stöd eller kontorsledning.

Minimalt har chefsassistenter vanligen en 4-årig examen, men en del chefsassistenter arbetar sig uppåt från att ha varit administrativ assistent, eller får ett certifikat eller en examen från ett tvåårigt program.

När man arbetar för större företag kan man dock behöva flera års erfarenhet som chefsassistent för att komma i fråga för tjänsten.

Det kan dessutom krävas att chefsassistenterna har kunskaper inom det område som de planerar att arbeta inom. Om de till exempel planerar att vara chefsassistent i en juridisk miljö måste de vara bekanta med juridisk terminologi och förfaranden.

Tips for an Executive Assistant

Söker du tips om organisation för chefsassistenter? Dessa tips kommer att öka din organisation.

1. Organisera dina e-postmeddelanden

Som chefsassistent måste du hantera inte bara din egen inkorg, utan även din chefs inkorg. Detta kan bli överväldigande med så många mejl som flödar.

Du har förmodligen accepterat att det är nästan omöjligt att nå noll i inkorgen, men det finns andra alternativ för att besegra denna utmaning och förenkla inkorgen!

Prioritetsmatris ett verktyg som gör att du kan förenkla din inkorgen.

Konsidera att organisera mejl i en kvadrantbaserad mall där de fyra kvadranterna är märkta:

• Brådskande: Kräver svar – Det är viktigt att du ägnar dessa e-postmeddelanden största möjliga uppmärksamhet. Svara på dem så fort som möjligt. Lämna inte kontoret utan att denna kvadrant är nästan tom.
• Mindre brådskande: Svar – Du måste svara på dessa e-postmeddelanden så småningom, men du har större prioriteringar för tillfället. Det rekommenderas att du anger ett förfallodatum för dessa e-postmeddelanden så att du inte glömmer bort dem eftersom de fortfarande är viktiga.
• Uppföljningar – Ange ett förfallodatum för när du ska följa upp dessa e-postmeddelanden eftersom de tenderar att glida mellan stolarna.
• Uppgifter att göra – En bestämd plats för de e-postmeddelanden som innehåller en lista över uppgifter som måste göras. Ange förfallodatum för dessa också.

E-postmallen ser ut som följer:

Priority Matrix, är en kvadrantbaserad projekthanteringslösning som gör det möjligt för dig att enkelt dra och släppa dina e-postmeddelanden i ovanstående kvadranter från din Outlook-e-post. Kolla in Top 5 Templates to Sharpen Your Executive Assistant Skills.

Därifrån kan du:

• Sätta ett förfallodatum så att du vet när du ska svara på mejlet eller slutföra den uppgift som anges i mejlet.
• Delegera mejlet till en chef eller en teammedlem om de är inblandade eller om du vill att de ska ta över.
• Använda uppgiftsikoner för att avgöra vilka mejl som är viktigast. Du kan till exempel sätta en ”brand” bredvid ett e-postmeddelande som måste besvaras inom den närmaste timmen, eller numrera dina e-postmeddelanden utifrån vilka som behöver din uppmärksamhet först.

Så här skulle det se ut i Priority Matrix:

Notera att ”uppgiftsnamnet” är ämnet för e-postmeddelandet. När du klickar på det visas innehållet i e-postmeddelandet under ”Anteckningar”.

Här finns en video som visar hur du hanterar dina arbetsuppgifter som chefsassistent i Priority Matrix

Importera mallen som visas i videon, här.

Lär dig hur:

• Priority Matrix Email Integration hjälper
• INTEGRERA WINDOWS OCH MAC PRIORITY MATRIX INBOX MED DIN EMAIL

1. Gör morgondagens att-göra-lista innan du lämnar kontoret

Släpp inte bort någon tid! Innan du går ut från kontoret skapar du en att-göra-lista med uppgifter som du måste fokusera på i morgon medan allt är färskt i ditt huvud. De 5-10 extra minuter du lägger ner på att göra detta kommer säkerligen att betala sig när du går in på kontoret på morgonen eftersom du kommer att ha en god uppfattning om var du står.

Detta säkerställer att du inte slösar bort någon tid eftersom du vet vad som har högsta prioritet och vad som behöver ditt fokus först.

1. Visualisera vad du kommer att åstadkomma

När du går in på kontoret bör du börja dagen med slutet i åtanke.

Ta fem minuter på dig att tänka på vilka resultat du behöver uppnå idag. Tänk sedan på vilka uppgifter som kommer att hjälpa dig att nå dit.

I det här läget kan du se över din att-göra-lista från kvällen innan och se till att alla dina uppgifter på den är på rätt plats.

1. Använd ett verktyg

Om du vill hålla dig organiserad kan du överväga att använda en online-plattform eller ett program för projekthantering för att hålla både dig och ditt team uppdaterade.

En underbar projekthanteringslösning för chefsassistenter är Priority Matrix, samma verktyg som anges i tips 1 för att hjälpa dig med din e-post.

I Priority Matrix kan du hålla koll på uppgifter, e-post och dokument på ett och samma ställe. Dessutom kan du läsa detaljerade rapporter så att du kan se till att ditt team är på rätt spår, eller att ditt team inte gör framsteg så att du kan ingripa direkt.

Här är hur du kan använda Priority Matrix tillsammans med din chef:

• Den verkställande chefen kan delegera uppgifter direkt till dig via plattformen (vilket gör dig till ”ägare”), vilket innebär att du alltid vet vad du behöver göra! Om det finns några frågor kan ni chatta inom uppgiften så att du snabbt kan hänvisa till den senare. Inga fler förvirrande e-posttrådar eller missförstånd om ansvarsområden!

• När du får ett e-postmeddelande från din chef kan du dra och släppa det till din e-postmall i Priority Matrix så att du inte tappar bort det, vilket gör att du kan hantera dina e-postmeddelanden på ett mer effektivt sätt.
• Generera en rapport om allt du avslutat varje dag så att din chef förstår exakt vad som har åstadkommits.

• Hantera din tid bättre med hjälp av våra prioriteringsmallar, eller skapa egna. Gör din chef nöjd och bli en superpresterare!

• Förutse din chefs behov. Om du ser att han/hon har en hel dag med möten, ha en måltid från hans/hennes favoritrestaurang som väntar. Om han/hon leder ett stort möte på morgonen kan du beställa bagels och kaffe i förväg innan du ens frågar.

Du kan också öka den övergripande organisationen eftersom allt finns på ett ställe.

Har din chef ett viktigt samtal i morgon? Ställ in en varning i Priority Matrix för att påminna honom/henne en timme innan.

Vill du se om något viktigt är på gång i morgon eller nästa vecka? Öppna huvudlistan i Priority Matrix för att se allt som är på gång och filtrera den efter den tidsperiod du vill fokusera på.

1. Håll en databas

Håller du ett bra register över en mängd olika ställen, t.ex. hotell och restauranger, som din chef har besökt tidigare. Se till att du behåller kontaktuppgifter som telefonnummer och adresser samt ett område där det står om han/hon tyckte om sin senaste upplevelse eller inte.

Så om din chef letar efter ett ställe att bo på i L.A. området kan du ta fram hotell som han/hon har bott på tidigare och ringa några samtal!

Du kan hålla reda på denna information i ett Excel-kalkylblad, Microsoft Access eller till och med Priority Matrix.

Färdigheter för Executive Assistant

• Kommunikationsförmåga: Utmärkta färdigheter i skriftlig och muntlig kommunikation är avgörande inom detta område, oavsett om du talar i telefon, skriver ett e-postmeddelande eller uttrycker en åsikt.
• Tidshanteringsfärdigheter: Man måste kunna prioritera för att avgöra var tiden bäst används, inte bara för den egna positionen utan även för den chef som man arbetar för.
• Organisering: Med filer och information som flyter överallt måste man kunna utveckla en strategi för att hålla allt på sin plats.
• Förmåga till multitasking: Med så mycket på gång är det troligt att du måste ta hand om flera uppgifter samtidigt.
• Problemlösning: Planer, strategier och scheman ändras – det är ditt jobb att reagera snabbt och vara motståndskraftig och hitta de bästa alternativen när dessa förändringar uppstår.
• Självständig: Besitter självständighet för att få ditt eget arbete gjort, se till att din chef är på rätt spår, liksom de teammedlemmar som du övervakar.
• Proaktiv:
• Detaljorienterad: Du bör tänka långt in i framtiden så att du kan träda in när det behövs.
• Detaljorienterad: Du har en förmåga att hantera alla detaljer: De små sakerna spelar verkligen roll – stavfel, ändringar i schemat och till och med den minsta information om hur chefen ska klä sig inför ett kommande marknadsföringsmöte – så du måste ha ett öga för de minsta detaljerna.
• Teknik: Du måste ha ett öga för de minsta detaljerna: En chefsassistent bör ha kunskap om prioriteringsprogram, presentationsprogram, grafikprogram, Microsoft Office etc.
• Ledarskap: En chefsassistent bör ha kunskap om prioriteringsprogram, presentationsprogram, grafikprogram, Microsoft Office etc.
• Ledarskap: En chefsassistent leder ofta människor, så man måste kunna ta steget och få teamet på rätt spår.