Arbetsbeskrivning:

Praktikassistenten II ansvarar för den dagliga patient- och kundinteraktionen inom dermatologienheten som ligger på 221 Longwood Avenue. Under ledning av praktiksamordnaren och praktikchefen är praktikassistenten II den första linjen i patientkontakten inom praktiken. Det är en viktig roll som har stor betydelse för patientens vård och tillfredsställelse, den kliniska verksamheten och de kliniska intäkterna. Dermatologipraktiken på 221 Longwood Avenue genererar mer än 26 000 patientbesök och har mer än 72 000 telefonsamtal med patienter per år.
Jobspecifika normer

* Välkomnar varmt alla patienter, kunder och besökare till praktiken. Förvissar sig om patienten eller kunden har en tid.

* För alla patienttider verifierar du patientens identitet med hjälp av 2 BWH-acceptabla identifierare. Verifiera patientens tidsbeställning och leverantör.

* Ankommer patienten i BWH:s schemaläggningssystem i enlighet med avdelningens riktlinjer.

* Meddela den kliniska stödpersonalen om eventuella särskilda behov eller särskild uppmärksamhet som behövs för den ankommande patienten, t.ex. fallrisk, patientens särskilda behov eller VIP-patient.

* Samordna patientens ankomst med tolkavdelningen vid behov.

* För alla patienter som inte har en schemalagd tid, arbeta inom ramen för de etablerade praxisprotokollen för att avgöra hur man bäst kan tillgodose patientens behov.

* För andra möten, meddela lämplig part om kundens eller besökarens ankomst.

* Under ankomstprocessen distribuera relevanta institutionella och praktikspecifika formulär, inklusive formuläret för information om patientens självbedömning, frågeformuläret för patientinformation och formuläret för genomgång av patientens medicinering och allergier. Begär elektronisk signatur för alla tillämpliga institutionella formulär, inklusive HIPAA-meddelande om sekretess, Mass HIway-tillstånd, sjukhusets samtycke till behandling och formuläret om undantag för saknad remiss.

* Kan svara på eventuella frågor som en patient kan ha om institutionella eller praktikspecifika formulär

* Dokumenterar elektroniskt i systemet varje gång en patient vägrar att underteckna begärda formulär

* Begär att varje patient verifierar riktigheten av all demografisk information och försäkringsinformation i sin journal och ger instruktioner om hur uppdateringar kan göras. Identifiera patienter som inte kan utföra denna uppgift och erbjuda hjälp.

* Samla in betalningar som ska betalas vid tidpunkten för tjänsten, i enlighet med avdelningens policy för insamling av patientbetalningar.

* Fastställer om patienten är ansvarig för en egenavgift för besöket och hur stor egenavgiften är

* Samlar in betalningar för utförda kosmetiska tjänster

* För in betalningarna i BWH:s schemaläggningssystem samt i ett godkänt transaktionssystem för online-banking

* Utfärdar kvitton för alla insamlade betalningar

* Om betalning inte har samlats in för alla skulder som är skyldiga för kosmetiska ingrepp, samordnar lämpliga uppföljningsaktiviteter.

* Se till att betalningssatser fylls i i enlighet med de kriterier som fastställts av avdelningens policy för insamling av patientbetalningar

* Samordnar verksamhet i samband med managed care för alla patientmöten

* Fastställer vilka patienter som inte har giltig försäkringsinformation i journalen. Meddela patienten behovet av att uppdatera försäkringen för att säkerställa att faktureringen av besök och förfaranden är korrekt

* Ringer till BWH Patient Service Center för patientens räkning för att vid behov uppdatera information om försäkringsplan

* Fastställer vilka patienter som inte har giltiga försäkringsremisser på plats. Kommunicerar behovet av remiss med patienten och ger instruktioner om hur man får en försäkringsremiss

* För patienter som inte har en giltig försäkringsremiss på plats för datumet för tjänsten granskar BWH blankett för saknad remiss och undantag från förhandstillstånd och begär patientens underskrift

* Leder patienterna till lämpligt väntrum och ger en kort förklaring av vad de kan förvänta sig. Kommunicerar förväntningar om väntetid. Övervaka väntrummet och samordna med praxis klinisk stödpersonal för att se till att kunderna betjänas på lämpligt sätt och i rätt tid

* När det finns potentiella tjänste- eller processavbrott försöker man åtgärda situationen. När detta inte är möjligt, informera omedelbart en medlem av teamet som snabbt kan lösa problemet.

* Ge uppdateringar till patienter och andra kunder om förseningar, inklusive att ge uppdateringar när varaktigheten av en tidigare kommunicerad försening har ändrats avsevärt.

* Underhålla väntrummet under hela dagen för att se till att dess utseende uppfyller lämpliga standarder för kundservice och säkerhet.

* Se till att patientens frågor besvaras på lämpligt sätt och/eller att lämplig uppföljning ges.

* Under utcheckningsprocessen ta på sig huvudansvaret för att boka in patienternas uppföljningstider på dermatologiavdelningen och samordna med andra avdelningars mottagningar vid behov. Samordna alla externa patienttider eller tjänster som begärs av läkaren, inklusive radiologi, laboratorietjänster, remisser till andra BWH-avdelningar eller remisser till externa medicinska inrättningar.

* Granska patientformulär för att se om det finns indikationer på att ytterligare tjänster krävs (t.ex. uppföljningsbesök, ultraljud, datortomografi, prekirurgiska tester, kardiologiska procedurer, röntgenbilder, laboratorietester, sjukhusintag eller -procedurer etc.)

* För uppföljningsbesök på mottagningen, erbjuda att boka tid. Be inte patienten att ringa kontoret för att boka en uppföljningstid.

* För uppföljningstider på andra BWPO- eller BWH-läkarmottagningar eller andra inrättningar, kontakta mottagningen direkt för att underlätta planeringen av den eller de nödvändiga tiderna. Kommunicera och bekräfta beställningar, inhämta instruktioner för patienten och, när det är möjligt, planerade möten.

* Samordnar och schemalägger uppföljningsmöte(n) med tolktjänster vid behov

* I enlighet med praktikens protokoll förbereder du nödvändiga papper eller instruktioner i samband med uppföljning av vården.

* I slutet av mötet tackar du varje patient.

* Ta på dig huvudansvaret för schemaläggning av patienttider. Hjälpa till att öka kundnöjdheten genom att på lämpligt sätt hantera tidsschemat och tillgången till kliniska tjänster.

* Arbetar nära varje läkare för att se till att schemaläggning av patienttider sker i enlighet med deras önskemål och schemamallar.

* Maximera användbarheten av schemaläggningsapplikationen genom att få tillgång till alla tillgängliga schemaläggningsdata och resurser. Använda schemaläggningsapplikationen på ett sätt som stödjer optimal tillgång, lämpliga tidsarrangemang och noggrann dokumentation av relevanta krav. Skaffa all nödvändig information för att se till att patienten bokas in hos den lämpligaste vårdgivaren.

* Om nästa tillgängliga tid överskrider en rimlig tidsram (enligt praxis), eller om patienten eller den remitterande läkaren uttrycker oro över väntetiderna för en tid, erbjud dig att undersöka andra planeringsmöjligheter. Samarbeta med praktikens triagepersonal, läkare och praktikens ledning för att avgöra om en anpassning kan göras för att ge patienten en tidigare tid. Följ upp med patienten eller den remitterande läkarens kontor vid behov.

* Samordnar och schemalägger alla möten med tolktjänster vid behov.

* Vid behov kopplar in lämpliga tolktjänster eller företrädare för språklinjen vid telefonsamtal med patienterna för att ge högkvalitativ service till patienter som behöver tolktjänster.

* Avbeställer och ombokar möten vid behov. Vid avbokning av en

Ansök nu