Att bedöma en teammedlems prestationer är en av de vanligaste utmaningarna jag får höra från mina kunder. De är inte nöjda med resultaten och de kämpar med att bedöma medarbetarens prestation. Detta kan leda till att man undviker ett viktigt samtal tills det blir så illa att åtgärder måste vidtas. Då är chansen till återhämtning liten.

I de flesta av dessa fall saknas en enkel sak. Överensstämmelse med den anställde om de förväntade resultat som de ska producera. Ibland har förväntningarna skrivits ner men den anställde förstår dem inte helt och hållet. Ännu viktigare är om de förstår hur deras resultat kommer att bedömas?

Effekten av oklara förväntningar på medarbetarna

Här är några av de problem som jag observerar när förväntningarna på medarbetarna inte är tydliga och överenskomna:

• Ovisshet om vad de ska arbeta med. Detta kan vara oroväckande eller leda till frustration senare när resultaten inte träffar rätt. Det känns som scenariot ”hämta en sten åt mig”. De arbetar hårt men verkar aldrig kunna göra chefen nöjd.
• Oförmåga att bedöma prestationer över tid. Brist på tydliga förväntningar är källan till många obehagliga överraskningar i sista minuten. Med tiden blir personen mer ovillig att be om förtydliganden av rädsla för att se dum ut.
• Minskad förmåga att coacha den andra personen eftersom de inte vet att de inte uppfyller förväntningarna. Genom att ge vägledning i ett tidigt skede skapas förtroende och ledaren kan ta på sig rollen som coach.
• Ledaren tar på sig arbetet i stället för att det är lättare att göra det själv. Detta är mycket vanligt när ledarna är missnöjda med prestationen. Detta minskar ledarens förmåga att utföra andra arbetsuppgifter och gör också den anställde mindre kompetent.

Enkla metoder för att klargöra de anställdas förväntningar

Ovanstående problem är alla mycket smärtsamma och tidskrävande att lösa. Nu de goda nyheterna, alternativet är enkelt och tar inte mycket tid eller ansträngning. Här är sex bästa metoder för att fastställa tydliga och överenskomna förväntningar med dina anställda:

• Skapa målen tillsammans. Ni har några saker som måste uppnås men tillåter en viss flexibilitet i definitionen av dem. Uppmuntra den anställde att lägga till sitt språk. Fråga dem vad de skulle lägga till för att generera mer värde och göra det mer meningsfullt.
• Var tydlig med vad som är förhandlingsbart och vad som inte är det. Till exempel kan slutdatumet för slutförandet vara fastställt, men finns det flexibilitet när de tillfälliga leveranserna måste vara klara?
• Kom överens om enkla indikatorer som illustrerar hur framgång ser ut och se till att de är tydliga för båda parter. Undvik jargong och sträva efter enkla vardagliga beskrivningar av hur framgång ser ut. Om det är möjligt, sätt upp mått som visar hur långt man kommit mot målet så att tidiga problem kan upptäckas och lösas.
• Förklara varför resultatet är viktigt för att skapa engagemang. Bara för att du vet varför målet är viktigt kanske andra inte vet det. Om skälet inte är tydligt riskerar det att bli ännu en punkt på en redan lång ”att göra”-lista.
• Lyssna och svara på medarbetarens frågor och funderingar. De kanske inte är självsäkra och din roll är att coacha dem hur de ska göra. Motstå frestelsen att gå in och ta över. Som nämnts ovan är det beteendet inte till gagn för någon.
• Kontrollera regelbundet hur det går. Avsätt dedikerad tid 1:1 för att gå igenom målen och de framsteg som gjorts. Om du blandar dessa genomgångar med andra saker, kanske mer brådskande, kommer fokus att försvagas.

Högpresterande chefer ställer upp och kommer överens om tydliga förväntningar och ger regelbunden återkoppling om sina prestationer. Om du inte har gjort detta på ett bra sätt kan jag inte komma på någon viktigare åtgärd att börja med nu.