En evenemangsplanerare är som en dirigent som vet hur man spelar på alla instrument. Under organiseringen av sitt evenemang definierar han sin budget, sitt sammanhang och sina mål, förbereder sina specifikationer, väljer sina tjänsteleverantörer, förutser de minsta detaljerna …

Eventplaneraren är ansvarig för att utforma kommunikationsinsatser för sitt företag eller sin kund. Dessa evenemang kan ha många olika former, t.ex. en gala, ett seminarium, en mässa, lanseringen av en ny produkt, sportevenemang etc.

För att göra detta måste evenemangsplaneraren möta kundens behov och krav, veta hur han ska föregripa hans förväntningar och föreslå originella underhållningsidéer för att övertyga honom. Evenemangsplaneringen sköter allt från A till Z för evenemanget. Den använder sig av leverantörer, hittar den idealiska platsen, kontaktar leverantörer och tekniker. Evenemangsarrangören kommer i själva verket att samarbeta med flera yrkesgrupper: tekniker, cateringföretag, uthyrare, chefer osv.

Vad är evenemangsplanering

Evenemangsplanering omfattar uppskattningar och budgetar för evenemanget. Han utformar sedan festens förlopp, animationerna, planeringen … Inget lämnas åt slumpen. Men att kontrollera varje detalj skyddar inte mot oförutsedda händelser. I detta fall måste arrangören vara extremt lyhörd och veta hur man anpassar sig till många situationer. Han måste vara den första på plats vid evenemanget och den sista festen. När dagen väl har gått är tiden inte vilande. Vid evenemangsplanering är det sedan nödvändigt att avrapportera och analysera de uppnådda resultaten i förhållande till målen, utvärdera presseffekterna och fråga efter kundens tillfredsställelse. Arbetet innebär också många resor och oregelbundna scheman (helger, helgdagar och nätter).

Eventplanerarens egenskaper

Eventplaneraren måste vara mångsidig: han måste faktiskt animera, följa med, ge råd dagligen … Han måste också visa mångsidighet och tålamod, ha en viss flexibilitet i sinnet. Men många andra egenskaper krävs av honom:

• Kreativitet & originalitet: Det är ett yrke där idén räknas. Evenemangsplaneraren måste visa kreativitet och originalitet i sina förslag till evenemangsplanering, för att behålla kundens uppmärksamhet och göra intryck under evenemanget.
• Reaktivitet & självständighet: Kallblodigt när det gäller hanteringen av de sista detaljerna, motståndskraft mot stress och fair play, alla viktiga egenskaper för en bra evenemangsplanerare.
• Relationella och redaktionella färdigheter: Han måste veta hur man utbyter, komponerar och ”arbetar med” människor i sin yrkesmiljö, men inte bara! Det är viktigt att ha goda relationer. En stark skrivförmåga är också nödvändig eftersom han är ansvarig för att kommunicera kring evenemangsplaneringen.
• Rigor & känsla för detaljer: Noll fel! Företagets image är beroende av hur evenemanget framställs. Vi måste vara rigorösa och låta ingen detalj vara med. Dessutom måste man ha en känsla för prioriteringar och veta hur man optimerar sin tid och sina åtgärder.

Rollen för en eventplanerare

Den huvudsakliga rollen är att organisera evenemang inom B2B eller B2C som gör det möjligt för företag att handla, söka samarbetspartners och skapa kontakter med sina anställda. Du måste hantera organisationen, marknadsföra evenemanget, hantera inbjudningar, cocktails, måltider, boende, hantera bokning av mötesrum, organisera konferenser. En sådan projektledare för evenemang kan också delta i företagets interna kommunikationsprojekt genom att organisera interna säljtävlingar, stimulansresor, företagskvällar … en riktig dirigent som kan anpassa sig till all publik, intern eller extern för företaget. !

Eventorganisatören har också till uppgift att hantera genomförandet av evenemanget, från sökandet efter idéer om platser, aktiviteter, animationer … som kommer att göra evenemanget till en framgång, fram till organisationsplaneringen av interventioner och leverantörer på D-dagen, allt enligt en i förväg fastställd budget.

Funktioner för Event Management

Dets första mål är att hitta de originella och/eller atypiska idéerna som kommer att vara representativa för målet för evenemanget. Evenemanget kommer att vara mycket annorlunda för ett affärsmöte eller en givande kväll eller för en årlig företagskongress.

När den allmänna idén eller temat är definierat är evenemangsprojektledarens uppdrag att hitta alla anpassade tjänsteleverantörer, som kommer att kunna uppfylla de definierade specifikationerna.

En kompetent evenemangsarrangör måste också visa prov på en enorm lyhördhet och en anmärkningsvärd anpassningsförmåga. Om vi skulle kunna se tillbaka på evenemangsmästarens yrke skulle vi kunna döpa om disciplinen till ”hantering av det oväntade”. För det oförutsedda är många.

På evenemangsdagen drabbades den beställda cateringfirman av ett strömavbrott: alla produkter som lagrats på bekostnad är inte längre användbara. Arrangören måste tillhandahålla en reservlösning, och det snabbt eftersom de 300 gästerna på dörren redan verkar vara hungriga.

Arbetet kräver därför också ett enormt lugn i kombination med obeveklig stresshantering. Självhjälp är också välkommen när det gäller att uppfylla de gigantiska förväntningarna hos en kund som har en ganska löjlig budget. I det här fallet är System D din bästa vän.

Vilka karriärmöjligheter finns det inom eventplanerarjobb

Eventplanering är en ganska bred bransch, så du kan utöva yrket inom en mängd olika strukturer som öppnar upp för olika eventplanerarjobbmöjligheter. Evenemangsplaneraren kan till exempel ansluta sig till en byrå för evenemang eller kommunikation, en kommunikationspol inom ett stort företag (mer sällsynt) eller integrera evenemangstjänsten i en lokal myndighet.

För att göra karriär inom evenemang krävs en viktig beslutsamhet. Evenemangsarrangören har inga fasta scheman. Under organisationsperioden ger hon all sin tid för att evenemanget ska lyckas. Ofta beställs evenemanget på mycket kort tid och kräver ett kontinuerligt engagemang från en evenemangsansvarig. Glöm dina kvällar och helger för att njuta av en drink med flickvännerna eller för att spendera tid på att titta på TV-filmer.

Eventet väntar inte. Det måste vara klart och levereras i tid och på ett oklanderligt sätt. På D-dagen måste arrangören naturligtvis vara på plats för att se till att allt går smidigt. När evenemanget väl är över tycker hon att hon äntligen kan andas. Men det är fel, det är nu nödvändigt att analysera resultaten i förhållande till målen, utvärdera kundens tillfredsställelse och konsultera de genererade spin-offs.

Organisatör av evenemang är därför ett evenemangsplanerarjobb eller yrke som kräver ett betydande antal färdigheter och engagemang. Svårt att fastställa en genomsnittslön för denna typ av handel, eftersom den kommer att bero på typen och storleken på det företag där den utförs. Onisep utvärderar dock den genomsnittliga lönen för en nybörjare inom detta område till 2200$+ brutto.

Slutsats

Efter att ha läst den här artikeln bör du fokusera på följande färdigheter och uppgifter:

1. Organisera evenemang som uppfyller kundernas förväntningar;
2. Sätt upp mål som är specifika, mätbara och realistiska;
3. Organisera evenemang som kommer att bli ihågkomna;
4. Planera dina evenemang effektivt;
5. Välj professionellt platsen för ditt evenemang;
6. Skapa en marknadsföringskampanj för ditt evenemang;
7. Kontrollera alla parametrar, inklusive de som regleras av gällande lagstiftning;
8. Leda och motivera ditt team;
9. Utvärdera evenemangets effekter.