Vad är säkerhet?
Om du frågar tio personer i ditt företag: ”Vad är säkerhet?” och får tio olika svar, kan du ha identifierat ett grundläggande problem i hanteringen av dina säkerhetsprogram. Om du frågar om företagets kvalitetskontroll- eller produktionsprogram kommer du med största sannolikhet att få ett samstämmigt svar – alla förstår och accepterar förmodligen dessa program på samma grundläggande nivå. Samma sak gäller för redovisningspraxis – det finns väldefinierade och accepterade standarder och förfaranden som används för att mäta produktionsverksamheten.
Det första, mest grundläggande steget i varje process är att få alla på samma sida. De anställda måste kunna identifiera och förstå följande tre aspekter av ditt säkerhetsprogram:
1. vad är säkerhetsprogrammet
2. vad är säkerhetsprogrammets mål
3. vad förväntas
Vad är säkerhetsprogrammet?
Simpelt uttryckt är ”säkerhet” ett ledningsverktyg som används för att:
– identifiera, eliminera och hantera risker
– utveckla säkerhetsstandarder
– reagera på olyckor & skador
– utbilda de anställda i förväntade beteenden & standarder
– övervaka efterlevnaden, villkor & beteenden
– dokumentera efterlevnaden
– sätta upp mål för åtgärder och förbättringar
Vilka är målen för säkerhetsprogrammet?
Som med alla mål måste det finnas ett tydligt syfte. Dessutom måste du kunna säga var du befinner dig, vid varje tidpunkt, i förhållande till den önskade slutpunkten. För att målen ska kunna kommuniceras och uppnås måste de vara:
– skriftliga
– mätbara
– väldefinierade
– uppnåeliga
– utmanande
– tilldelade
Målen måste vara skriftliga – om du inte publicerar säkerhetsmålen kan du inte förvänta dig att andra ska arbeta för att uppnå dem. Skriftliga mål måste inkludera hur de ska mätas (inklusive milstolpar). De måste vara väldefinierade och enkla att förstå. Dessutom ska de vara skrivna på ett sätt som förmedlar att de är både uppnåeliga och utmanande, så att det finns en ständig förbättringsprocess.
Målen måste vara mätbara – att bara registrera &spårning av olyckor &skador är egentligen bara att mäta säkerhetssystemets misslyckanden. Mätningar som är effektiva inkluderar resultaten av och svaren på verktyg för säkerhetsprogram som revisioner, inspektioner, formella observationer och granskning av journaler
Målen måste vara väldefinierade – att fastställa ”räckvidden” för specifika mål är en viktig faktor för att ledningen och de anställda ska kunna förstå målet – ge specifika slutpunkter som definierar hur målet ska uppnås – håll målspråket kort, enkelt och lätt att förstå.
Målen måste vara uppnåeliga – att sätta upp ett mål om noll olyckor kan låta som ett utmärkt mål och är förvisso specifikt och mätbart, men det kanske inte är uppnåeligt. När man fastställer om ett mål är ”uppnåeligt” ska man ta hänsyn till de nuvarande förhållandena och ”läget” när det gäller säkerheten i förhållande till målet. Att sätta upp mål som är uppnåeliga ger ett klimat av framgång när målen uppfylls – omvänt, om målen sätts för högt och inte uppnås, så sprids frustration, förbittring och misslyckande i företagets säkerhetskultur.
Målen måste vara utmanande – att sätta upp mål som är lätta att uppnå kan ta bort ansträngningen från efterlevnaden, men kommer ofta att leda till att engagemanget och övervakningen avtar. I alla undersökningar som någonsin gjorts om anställdas arbetstillfredsställelse anges en ”utmanande arbetsmiljö” högst upp på listan över anställdas önskemål. Var försiktig så att du inte förväxlar utmanande mål med att göra säkerhetsprocessen svårare.
Målen måste tilldelas – vem som är involverad i uppfyllandet av säkerhetsmålen måste definieras. Definitionen av vilken roll varje person spelar – och vilka deras specifika aktiviteter är måste kommuniceras i det skriftliga målet för att undvika ”det är inte mitt jobb”-svaret.”
EXEMPEL på säkerhetsmål
Utbildning i utrustning: Inom de närmaste sextio dagarna ska du utbilda alla anställda vid leverans &mottagning i korrekt användning och säker drift av materialhanteringsutrustning. Utbildningen ska:
– ske i enlighet med de skriftliga riktlinjerna för programmet
– genomföras både i klassrum och på arbetsplatsen
– genomföras av expedieringschefen och arbetsledarna
– registreras på rätt blanketter för säkerhetsprogrammet
Underökningar av olyckor: Alla olyckor och skador ska undersökas av områdeschefen så snart de omedelbara riskerna har kontrollerats och eventuell medicinsk hjälp har tillhandahållits. De första resultaten, observationerna och de omedelbara korrigerande åtgärderna ska lämnas till områdeschefen inom två timmar efter det att utredningen påbörjats och under inga omständigheter senare än i slutet av skiftet. Ledningen kommer att granska och tilldela permanenta korrigerande åtgärder inom 24 timmar efter olyckan.
Vad förväntas?
En av de betydande fördelarna med att ha skriftliga säkerhetsprogram är att det fungerar som ett medel för att fastställa säkerhetsroller och säkerhetsnormer för ledningen, chefer och anställda.
Att fastställa och kommunicera normer är inte en lätt uppgift, särskilt med tanke på att säkerhetsnormerna är en efterlevnadsfråga dikterad av OSHA-förordningar, varav många gränsar till episka proportioner. Det är ledningens uppgift att destillera dessa myndighetsföreskrifter till lättförståeliga och minnesvärda beteenden. Ledningen måste också utveckla särskilda verktyg för att utbilda de anställda, övervaka verksamheten och dokumentera efterlevnaden – allt detta utan att överbelasta produktionen, underhållet och kvalitetskontrollen. Att kommunicera säkerhetsnormerna börjar dag ett med den nya medarbetaren genom att låta honom eller henne delta i en introduktionskurs om säkerhet och fortsätter med regelbunden specifik utbildning som gäller för hans eller hennes jobb och tilldelade uppgifter. Andra verktyg för att kommunicera standarder och förväntningar är företagets nyhetsbrev, affischer, omedelbar positiv korrigering av osäkra beteenden på arbetsplatsen, broschyrer med säkerhetsinformation och informella säkerhetssamtal av arbetsledare. Standarder som definierar den regelbundna utvärderingen av de anställdas efterlevnad och programförvaltningen är viktiga för att samla in information som kan ligga till grund för nödvändiga ändringar av standarder och förfaranden. Revisioner, inspektioner och dokument för slutförande av uppgifter – t.ex. utbildningsformulär – bör vara enkla att följa och slutföra. Åtgärder av anställda som bryter mot fastställda standarder eller policyer måste omedelbart åtgärdas för att fastställa orsaken till avvikelsen. Bestraffande åtgärder bör endast gälla de allvarligaste överträdelserna. Om man tar en ärlig titt på de flesta överträdelser kommer det att visa sig att den verkliga grundorsaken är misslyckandet med att antingen utbilda de anställda på rätt sätt, övervaka aktiviteter eller fastställa effektiva standarder.
Om du vill att ditt säkerhetsprogram ska vara effektivt måste alla anställda känna till programmet, målen och deras roll. Och slutligen, sätt realistiska och effektiva mål.
Få omedelbar tillgång
till MEMBERS LIBRARY
Säkerhetsmaterial som skapats av säkerhetsexperter.
Access till programvaran Safety Manager.
Vidare utbud av säkerhetsvideor och -kurser.
**Helt nytt** System för hantering av säkerhetsutbildning
.