Public-Facing ILS Elements
ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOGS or OPACs
Este es el corazón y el alma de un sistema de biblioteca integrado. El OPAC contiene registros de todas las existencias de una institución. Tradicionalmente, se puede acceder a ellos mediante consultas de autor, título, materia y número de llamada, así como mediante consultas de palabras clave o de lenguaje natural. Algunos OPACs tienen una función de exploración que es visible una vez que se realiza una consulta. La función de exploración se utiliza normalmente para buscar encabezamientos de materia y autores.
Los catálogos actuales incluyen no sólo materiales impresos encuadernados sino también materiales audiovisuales, objetos tridimensionales y registros de archivo. Los artículos digitalizados y los recursos electrónicos también son accesibles a través de los catálogos mediante archivos adjuntos, enlaces y PURLS (URLs persistentes o permanentes).
Los informes dentro del módulo de catálogo pueden incluir listas de estantes, formatos, secuencias de números de llamada, listas de materias/autores/títulos, información de ubicación y almacenamiento y asignación, e informes que se sincronizan con los registros de uso y circulación.
CIRCULACIÓN, PRÉSTAMOS Y USO
Los módulos de circulación son integrales para mantener el seguimiento de los recursos dentro de los centros de información y las instituciones culturales. Las operaciones y programas de circulación tradicionales incluyen los registros de los usuarios; la ubicación del artículo (que tradicionalmente se encuentra en el módulo de catálogo); los registros de uso que conectan los registros de catálogo de los artículos que se prestan con el prestatario o el usuario; las solicitudes de devolución de los artículos en circulación; el envío de avisos de atraso; el seguimiento de las solicitudes de préstamo o renovación de artículos; y el préstamo interbibliotecario de materiales físicos o las solicitudes de duplicación y escaneo. Muchos sistemas de circulación incluyen registros de circulación interna para los artículos que se utilizan internamente en las colecciones especiales, las colecciones de los museos y los archivos, que se retiran de las estanterías pero no de la sala o el edificio; solicitudes y descargas de recursos digitales y electrónicos; y para la exposición o exhibición. Algunas instituciones utilizarán el sistema de circulación interna para indicar cuándo los materiales se retiran temporalmente de las estanterías para su conservación, digitalización, reparación o encuadernación.
Cada componente del módulo de circulación vincula los registros del catálogo con los registros de los usuarios. Las funciones de información incluyen el número y los tipos de materiales distribuidos, prestados, utilizados o incluso descargados. Otros informes de circulación se centran en los costes de reposición de artículos perdidos y dañados, el envío de materiales a ubicaciones externas, los préstamos y el préstamo de materiales dentro de la institución o el consorcio y a otras instituciones.
Los sistemas de circulación pueden realizar un seguimiento de las solicitudes de préstamo interbibliotecario de artículos, y del escaneo y las fotocopias dentro de una institución, un consorcio o más allá, incluyendo el cumplimiento de los derechos de autor y las tasas de uso. Se pueden generar informes para rastrear y documentar todas las funciones de circulación.
Seguimiento de la recuperación de información y de las solicitudes de referencia
El ILS se utiliza para dar servicio a las consultas de referencia del personal interno, de los investigadores corporativos y de los usuarios externos. El personal puede hacer un seguimiento del flujo de consultas desde su recepción en el centro de información hasta la finalización y entrega de la información o los materiales solicitados.
Un ILS incluye componentes de gestión para hacer un seguimiento de las solicitudes de información, de los materiales y del préstamo interbibliotecario de las colecciones. Los especialistas en recursos digitales están familiarizados con los pormenores de las licencias de los activos digitales y con la posibilidad de prestar o copiar dichos materiales para el préstamo interbibliotecario (ILL).
El componente de gestión del sistema ILS también puede recopilar informes sobre el uso, los activos e incluso las solicitudes de referencia, dependiendo de las necesidades de la gestión y de la sofisticación del sistema. Las funciones de informe son componentes esenciales de las justificaciones del ROI.
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
El ILS es integral para la Gestión del Conocimiento. Proporciona una estructura para organizar la información de forma jerárquica y para agilizar las operaciones del centro de información. Los catálogos, los índices y las ayudas para la búsqueda de grupos de registros de archivo y registros públicos son los componentes estructurales o generales de un sistema bibliotecario integrado. Las funciones de información documentan el uso de las colecciones y los recursos, el tiempo del personal y los presupuestos.
Los sistemas bibliotecarios integrados se componen de módulos interconectados que realizan un seguimiento de los elementos y las funciones dentro de un centro de información, un centro de registros o una biblioteca, y a veces, un archivo, una sociedad histórica o un museo. Las instituciones con una amplia gama de colecciones en una multitud de formatos y medios pueden identificar, poner a disposición y seguir la ubicación y el uso de sus recursos. Un ILS sólido y bien concebido realiza muchas de las funciones de gestión de proyectos y flujo de trabajo dentro de las instituciones culturales. Las funciones de información ayudan a controlar los recursos y a identificar el uso y los costes de cada operación, desde las adquisiciones y la catalogación hasta la consulta, el uso y la devolución de los materiales.