A vállalkozóknak nem ritkán vannak olyan projektjeik, amelyekhez egyszerűen nincs meg a sávszélességük vagy a szakértelmük, hogy maguk kezeljék azokat. Ilyen lehet egy termékbevezetés, egy marketingkampány vagy egy új technológia integrálása. Tekintettel ezeknek a projekteknek a korlátozott terjedelmére és hosszára, nem biztos, hogy van értelme új, teljes munkaidős alkalmazottakat felvenni.

A független vállalkozó fizetése azonban nem ugyanaz, mint egy rendes alkalmazott fizetése. A munkavállalókkal ellentétben a független vállalkozók önálló vállalkozók, maguk határozzák meg a bérük mértékét, és tárgyalhatnak a fizetési lehetőségekről és az ütemezésről. A független vállalkozók adóvonzatai is eltérnek az alkalmazottakétól.

Ez a cikk a vállalkozók fizetésének legköltséghatékonyabb módjait veszi górcső alá, miközben az adózási szabályok betartása mellett. A cikkben tárgyalt fizetési módok mindegyike az erősségek és gyengeségek egyedi kombinációjával rendelkezik, és annak eldöntése, hogy melyik a legjobb az Ön számára, a körülményeinek értékelésével kezdődik.

Mit kell figyelembe venni, mielőtt kiválasztja, hogyan fizesse ki vállalkozóit

A vállalkozói fizetések legjobb módjának eldöntése számos tényezőtől függ. A legfontosabbak közé tartoznak az adók, a felvenni kívánt vállalkozók száma, az, hogy milyen gyakran és mennyit fizet nekik, valamint az, hogy hol találhatóak.

Hogyan kezelje az adókat?

A munkavállalókkal ellentétben a független vállalkozók saját maguk fizetik az adókat. A vállalkozó egy W-9-es nyomtatványt (hasonlóan a W-4-es nyomtatványhoz, amelyet az alkalmazottak töltenek ki) ad a bérbeadó cégnek, és az év végén a bérbeadó cég egy 1099-NEC nyomtatványt (korábbi nevén 1099-MISC nyomtatványt) készít és küld a vállalkozónak, hogy az adóbevallásához csatolja.

Míg a folyamat egyszerű, fontos, hogy a W-9 nyomtatványon szereplő adatok pontosak legyenek, és hogy a vállalkozó megfelelően legyen besorolva. Az olyan hibák, mint például a helytelen adóazonosító szám, pótlólagos forráslevonáshoz vezethetnek, ami a bérbeadó cégnek az adott vállalkozónak kifizetett bérek után fizetett jövedelemadó elkülönítését írja elő. A téves besorolás is költséges lehet, ezért mindenképpen ellenőrizze az IRS irányelveit, mielőtt bármilyen felvételi döntést hozna.

Hány vállalkozót tervez felvenni?

Minél több vállalkozót vesz fel, annál munkaigényesebbé válik a bérszámfejtés. Fontos, hogy ezt előre megtervezze, mert adónyomtatványokat kell majd készítenie, nyomon kell követnie az órákat és/vagy a projekteket, és ki kell adnia a kifizetéseket minden egyes személynek. Ne feledje, hogy a vállalkozók tárgyalhatnak arról, hogy hogyan fizetik ki őket, így elméletileg minden vállalkozó más-más fizetési formáról is tárgyalhat. Ez gyorsan adminisztratív rémálommá válhat, ezért fontos, hogy a fizetési feltételek és módszerek megtárgyalása előtt pontos elképzelése legyen arról, hogy hány embert fog alkalmazni.

Hányszor (és mennyit) fog fizetni a vállalkozóinak?

A különböző fizetési formáknak különböző költségszerkezetük van, ezért fontos, hogy tisztában legyen a fizetési összegekkel és azzal, hogy milyen gyakran fog fizetni a vállalkozóinak. Tegyük fel például, hogy egyszeri, 50 000 $ összegű kifizetést kell teljesítenie egy vállalkozónak. Lehet, hogy érdemes lenne 30 dolláros átutalási díj ellenében átutalást végezni. Ha azonban 25 héten keresztül hetente 2000 dollárt fizet egy vállalkozónak, akkor minden alkalommal 30 dollárt kell fizetnie. Ez a szerződés időtartama alatt 750 dollárba kerül Önnek átutalási díjként.

Hol van a vállalkozója?

Némely esetben előfordulhat, hogy külföldön dolgozó független vállalkozót kell alkalmaznia. Ebben a forgatókönyvben a valutaárfolyamok is szóba jönnek. Attól függően, hogy hogyan fizeti ki ezeket az alkalmazottakat, a díjak költségessé válhatnak, nem is beszélve a további biztonsági aggályokról.

Ezeket a szempontokat szem előtt tartva nézzük meg a független vállalkozók kifizetésének hat legjobb módját.

A vállalkozók kifizetésének 6 legjobb módja

Csekkek

A csekkek beváltak, egyszerűek, viszonylag olcsók, és nem kell alkalmazásra vagy pénzátutalási szolgáltatásra regisztrálni. Egyszerűségük ellenére azonban vannak hátrányai is.

A csekkek lassúak. Miután megírták a csekket, azt el kell postázni a címzettnek, majd a címzettnek be kell fizetnie azt a bankszámlájára, és további 2-5 munkanapot is igénybe vehet, amíg a csekk elszámolásra kerül, és a pénzösszeg a vállalkozó számláján elérhetővé válik.

Az összegek ráadásul nem garantáltak. Ez gyakran óvatossá teszi a vállalkozókat egy új, számukra ismeretlen cég csekkjeinek elfogadásával kapcsolatban. Egy fedezetlen csekk a bankjuk által felszámított díjakat hagyhatja rájuk, valamint késleltetheti a kifizetést.

A csekkek egyik figyelmen kívül hagyott hátránya a biztonság. Míg a címzettnek nem kell megosztania a banki adatait, a kibocsátó fél bankszámlaadatai közvetlenül a csekkre vannak nyomtatva.

Mindent összevetve a csekkek továbbra is olcsó és megbízható fizetési formák, de a biztonság hiánya és a lassú feldolgozási idő miatt a csekkeket leginkább olyan egyszeri helyzetekre érdemes fenntartani, amikor nincs szükség ismétlődő kifizetésekre.

ACH átutalások

AACH átutalások a munkáltatók és a munkavállalók közötti fizetés leggyakoribb formája (azaz a közvetlen befizetés). Bár a vállalkozók nem alkalmazottak, ugyanúgy beállíthatók egyszeri vagy ismétlődő ACH átutalásokkal. Ez különösen kényelmes, ha olyan szoftvert használ, amely képes automatizálni az ismétlődő kifizetéseket.

Az ACH átutalások ráadásul papírmentesek és így viszonylag biztonságosak. A vállalkozónak meg kell osztania a bankszámlaadatait a bérbeadó céggel, de a legtöbb embernek ez kényelmes, hiszen aki kapott már közvetlen befizetést, az már átesett ezen a folyamaton.

Hitelkártyák

A hitelkártyás fizetés egy másik gyors és egyszerű módja a vállalkozók kifizetésének. A hitelkártyák vonzereje elsősorban a biztonságukból ered. A hitelkártyák egy réteg védelmet nyújtanak azáltal, hogy a bankszámlaadatokat bizalmasan és a napi tranzakcióktól elkülönítve tartják nyilván.

Amellett, mivel hitelkerettel fizet, lehetősége van vitatni és megoldani a hibás tranzakciókat anélkül, hogy tényleges pénzét kockáztatná. A hibás vagy csalárd terhelések esetén pedig a hitelkártya-társaságok általában hajlandóbbak a vitás ügyek gyors megoldására, és gyakran fedezik a teljes terhelési összeget, amíg a probléma megoldódik. Sok vállalat egy lépéssel tovább megy, és zéró csalási felelősséget kínál ügyfeleinek.

Hogy azonban egy vállalkozónak hitelkártyával történő fizetéshez a vállalkozónak kereskedői számlával kell rendelkeznie a bankjánál vagy egy másik kereskedői szolgáltatásnál, például a Square-nél, így ez nem mindig lehetséges.

Huzamos átutalás

Az átutalás az egyik legjobb lehetőség, ha a gyorsaság a legfontosabb. Ha gyorsan kell fizetnie, az átutalás az egyik leggyorsabb módja a pénzeszközök rendelkezésre bocsátásának.

Míg a nemzetközi átutalások néhány napot is igénybe vehetnek, a belföldi átutalások általában 24 órán belül feldolgozhatók. Ennek a gyorsaságnak azonban ára van. A belföldi és nemzetközi átutalásoknál a feladónak és a címzettnek általában díjat kell fizetnie. A belföldi átutalások díjai átlagosan 15-20 $ a címzetteknek és 20-30 $ a feladónak. A nemzetközi átutalások még többe kerülnek.

A legfontosabb dolog, amit az átutalás kezdeményezése előtt figyelembe kell vennie, hogy mennyire jól ismeri a címzettet, és mennyire bízik benne. Miután a pénz átutalásra került a címzett számlájára, azt sokkal nehezebb visszafordítani. Ez különösen igaz a nemzetközi átutalásokra.

Röviden, az átutalásokat az időérzékeny kifizetésekre kell fenntartani. Kisebb vagy rutinszerű kifizetések esetén az átutalások viszonylag magas költsége és kockázata miatt kevésbé vonzóak, mint az eddig vizsgált egyéb lehetőségek.

Online fizetési rendszerek

Az online fizetési rendszerek egy másik nagyszerű lehetőség a vállalkozók számára. A Paypal, a világ vezető online fizetési rendszere, egyértelműen az élen jár. Több mint 200 országban érhető el, és több mint 300 millió aktív felhasználója van.

A Paypal-t a biztonsága miatt dicsérik, mivel az Ön személyes bankszámláját elkülöníti az Ön által végrehajtott tranzakciótól. A Paypal összekapcsolódik a bankszámlájával, így a kettő között átutalhat pénzt. Egy másik Paypal-felhasználó kifizetéséhez egyszerűen átutalja a pénzt a bankszámlájáról a Paypal-számlájára, majd feldolgozza a tranzakciót. A címzett megkapja az összeget a Paypal-számlájára, majd átutalhatja azt a bankszámlájára.

A Paypal kereskedelmi környezetben történő használatához azonban a vállalkozónak szüksége lesz egy Paypal üzleti számlára, így a Paypal választása csak akkor kényelmes, ha a vállalkozó már rendelkezik ilyennel. Ha azonban már rendelkezik számlával, a Paypal automatikusan elkészíti a 1099-K nyomtatványt az év végén, ami megkíméli Önt a 1099-NEC nyomtatvány küldésének gondjától.

Érdemes megjegyezni, hogy ha gyakori vagy nagy összegű nemzetközi vállalkozói kifizetéseket tervez, más rendszerek, például a Xoom (a Paypal tulajdonában van) és a Transferwise költséghatékonyabb lehetőségek lehetnek. Ezek a platformok kezelik a valutaváltást, és olcsóbbnak bizonyulhatnak, mint a Paypal használata. Ha részletesebben szeretné megvizsgálni ezeket a szolgáltatásokat, tekintse meg a Transferwise vs. Xoom összehasonlításunkat.

Könyvelőszoftver

Bár ez nem feltétlenül fizetési mód, érdemes rámutatni, hogy a könyvelési/fizetési szoftverek használata különösen praktikus, ha több vállalkozót vesz fel. Az olyan könyvelőszoftverek, mint a Quickbooks és az Intacct hatékony eszközök, amelyek más rendszerekkel integrálva automatizálják a nyomon követést, a számlázást, az adókészítést és a kifizetéseket. Ezek a platformok csökkentik az adminisztrációs költségeket azáltal, hogy mindent egy helyen tartanak, és automatizálják az egyébként manuálisan elvégzendő feladatokat.