Tippek az üzlettulajdonosok munkaköri leírásának kialakításához

A jól definiált munkaköri leírás kritikus a teljesítmény maximalizálásához, mégis nagyon kevés vezérigazgatónak van saját munkaköri leírása! A legtöbben szánnak időt arra, hogy szilárd és jól átgondolt munkaköri leírást dolgozzanak ki az alkalmazottaiknak, de saját maguknak nem! Az üzlettulajdonos munkája túl gyakran a legmeghatározatlanabb és legkevésbé dokumentált munkakör a vállalaton belül!

Amikor részletes munkaköri leírást készítünk a szervezetünkben dolgozó minden egyes személy számára, figyelembe véve, hogy miben jók és mit szeretnek csinálni; akkor mindenki más számára vonzó és kihívást jelentő szerepeket hozunk létre. Gyakran az üzlettulajdonosok munkaköri leírása az lesz, hogy “azt csináld, amit mindenki más nem akar csinálni, vagy amiben nem jó!”. Ez nem helyes! Ha nem ragadja meg a gyeplőt, és nem ragadja meg az irányítást az ideje felett, nem teszi magát felelőssé és elszámoltathatóvá a cég kulcsfontosságú sikertényezőiért, akkor nem végzi a munkáját!

Az, hogy van egy munkaköri leírása az üzlettulajdonosnak, segíthet leküzdeni azt az érzést is, hogy mindenért ön a felelős. Ha mindenért felelős vagy, akkor valójában semmiért sem vagy felelős. Neked is ugyanúgy szükséged van az elszámoltathatóságra, mint a csapattagjaidnak. Vannak dolgok, amelyeket, ha Ön nem tesz meg, senki más nem tud (vagy nem fog) – és ezek közül néhány létfontosságú a vállalkozása számára. Ha mindent te csinálsz, akkor a sürgős kiszorítja a fontosat, és soha nem tudod elvégezni a legtöbb tennivalót.”

Amikor elkészíted magadnak a munkaköri leírásodat, világossá válik, hogy a siker érdekében mely feladatokat kell delegálnod. Persze, egy induló kisvállalkozásban nem mindig vannak olyan csapattagok, akik minden feladatot el tudnak végezni. Mindenkinek, különösen a vállalkozás tulajdonosának, több kalapot kell viselnie. De amikor a céged növekedést tapasztal, szükségessé válik a csapattagok felvétele, valamint a felelősségek és a munkaköri feladatok delegálása.

Ez az a pont, ahol a dolgok kezdenek bonyolulttá válni! Igen, Ön jobban el tudja végezni a munkát, mint ők, de milyen munkákat nem végez, miközben Ön az ő munkájukat végzi? A munkaköri leírás nem csak azt mondja meg, hogy mit kell tennünk, hanem azt is, hogy mit ne tegyünk. Ha például egy cégtulajdonos annak ellenére fizeti a számlákat, hogy könyvelője van, nemcsak a könyvelő bizalmát csorbítja, hanem saját magát is elvonja a saját fontos feladataitól. Ez nem csak eredménytelenséget okoz, hanem elégedetlenséghez és frusztrációhoz vezethet a csapattagok körében. A legjobb módja annak, hogy megmutassa az embereinek, hogy bízik a képességeikben, ha hagyja, hogy végezzék a munkájukat.

Mit tartalmaz az üzlettulajdonos munkaköri leírása?

A vezérigazgató/elnök/tulajdonos munkaköri leírásának kidolgozásakor itt van néhány lényeges elem, amelyet tartalmaznia kell:

Az üzlettulajdonosnak stratégiát kell meghatározni.

Az üzlettulajdonos feladata a jövő meghatározása azáltal, hogy jövőképet ad, és ezt a jövőképet kommunikálja a csapatnak. Szüksége van arra, hogy legyen egy álláspontja arról, hogy merre tart a piac és a vállalata. Ez a nézőpont magában foglalja azt is, hogy miben különbözik a versenytársaitól, és miben lesz sikeres. Ha már tudja, hová akar eljutni, meg kell határoznia, hogyan fog oda eljutni, és ki kell dolgoznia egy tervet. Ez a stratégia; meg fogjuk mászni azt a hegyet, és ez a hogyan és miért.”

Amikor egy vállalat kezdi elveszíteni jelentőségét (pl. TV-antenna gyártók vagy DVD ékszerdobozok készítői!), a tulajdonosnak ezt látnia kell, és irányt kell váltania. Amikor új verseny vagy innováció rázza meg a piacot, a tulajdonosnak meg kell terveznie a következő lépést. Az üzlettulajdonos feladata, hogy jó és rossz időkben is a helyére lépjen, és az üzletet a helyes úton tartsa. Ők a vállalkozásuk vezetői.

A vállalkozás stratégiája a tulajdonos alapvető feladata, és ezt senki más nem tudja elvégezni. De, ez nem jelenti azt, hogy egyedül kell csinálniuk. Bevonhatják (és be is kell vonniuk) a kulcsfontosságú munkatársaikat és tanácsadóikat a folyamatba. Mindazonáltal, miután minden beszélgetés és minden jó ötlet az asztalra került, a csapat a cégtulajdonostól várja a döntést.

A cégtulajdonosnak kell vigyáznia a kultúrára és a márkára.

Van egy híres történet a HP-n belül Bill Hewlettről. A legenda szerint Bill egy szombati napon meglátogatta az egyik üzemet, és a labor raktárhelyiségét zárva találta. Bill mindig arra bátorította mérnöki személyzetét, hogy hétvégén vigyenek haza berendezéseket, hogy saját maguk végezhessenek kísérleteket – ez a kísérletező szenvedély volt a HP egyik meghatározó alapelve, és a nagyszerű innováció és a legjobb emberek vonzásának egyik titka. A történet szerint azonnal lement a karbantartási osztályra, felkapott egy csavarvágót, és levágta a lakatot a laboratórium raktári ajtajáról. Ezután hagyott egy üzenetet, amelyet hétfő reggel találtak meg: “Soha többé ne zárja be ezt az ajtót. Köszönöm, Bill.”

A szervezeten belüli egyének nem biztos, hogy úgy látják a nagy egészet, mint az üzlet tulajdonosa. Nem látják, hogy egyéni cselekedeteik hogyan járulnak hozzá a szervezet egyediségéhez, vagy hogyan vesznek el belőle. Az üzlettulajdonos feladata, hogy meghatározza és fenntartsa ezt az egyediséget. Az üzlettulajdonosnak kell megfogalmaznia – ismét a kulcsfontosságú csapattagok segítségével – a szervezet célját és értékeit, ahogyan azt a csapattagok, az ügyfelek és a közösség látni szeretné.

Az üzlettulajdonosnak kell felvennie, képeznie és fejlesztenie az üzlet kulcsfontosságú csapattagjait.

Nem lehet mindenhol jelen. Néha a csapattagok kapcsolatba kerülnek az ügyfelekkel, vagy olyan termékeken vagy szolgáltatásokon dolgoznak, amelyek az ügyfelek elé kerülnek. Ahogy a vállalkozása egyre nagyobb lesz, ez egyre gyakrabban fog előfordulni. Annak érdekében, hogy ezek a kulcsfontosságú csapattagok úgy dolgozzanak és úgy bánjanak az emberekkel, ahogy Ön tenné, Önnek kell őket kézzel kiválasztania! Személyesen kell felügyelnie a képzésüket és a fejlődésüket. Természetesen nem minden percben, de az eredmény minősége az Ön feladata.”

Ezek a csapattagok kulcsfontosságú darabjai a vállalata közösségének és kultúrájának megteremtésében és hatékonyságának fenntartásában. És van valami, ami csak neked, mint cégtulajdonosnak van, amit nekik kell “elkapniuk”. Meg kell érteniük és meg kell tudniuk élni az Ön értékeit ahhoz, hogy az Ön helyén működhessenek.

Aligha van valami, amit egy cégtulajdonos tehet, ami tartósabb értéket teremt a vállalkozás számára, mint a megfelelő kulcscsapattagok kiválasztása és kiképzése.

A cégtulajdonos a vállalkozás leghatékonyabb értékesítője.

Nem minden cégtulajdonos nagyszerű értékesítő, és a sikeres vállalkozások eljutnak odáig, hogy a tulajdonos nem tud minden eladást, vagy akár minden nagy eladást lezárni. Azonban újra és újra láttam, hogy az üzlettulajdonosok képesek olyan eladásokat lezárni, amelyeket még a legjobb értékesítő sem tud. Van valami abban a hitelességben, hogy közvetlenül az üzlettulajdonostól – akinél a pénz megáll – hallja az információt, ami képes lezárni a nehéz eladásokat.

Sok üzlettulajdonos a cégük legjobb értékesítője, és arra az időre kell törekedniük, amikor mások jobban betöltik ezt a szerepet. Egyes üzlettulajdonosok azonnal értékesítő munkatársakat akarnak felvenni, amint megengedhetik maguknak. Azonban, bár a kiváló értékesítőkkel biztosan jó eredményeket érhet el, egyedülálló és felbecsülhetetlen értékű betekintést nyerhet azáltal is, hogy szemtől-szembe ül az ügyfelekkel, és meghallgatja problémáikat és aggodalmaikat. Már azzal, hogy megmutatja, hogy eléggé törődik velük ahhoz, hogy időt töltsön velük és meghallgassa őket, sok üzletet lezárhat.

Hogyan érhetem el mindezt?

Először is, kezdje azzal, hogy csak néhány dologra összpontosít. Csak 4 olyan dolgot javasoltam, amelyeknek az ideje nagy részét le kellene foglalniuk: stratégia, kultúra és márka, munkaerő-felvétel és képzés, valamint értékesítés. Lehet, hogy nem tudod ennyire leegyszerűsíteni, de érdemes ezzel kezdeni! Keresd meg azokat a dolgokat, amelyeket csak te tudsz csinálni, vagy amelyekben egyedülállóan képzett és tehetséges vagy. A többit delegálni vagy kiszervezni kell!

Amikor befejezte, nézze meg az összes dolgot, amit jelenleg csinál. Vannak olyan feladatok, amelyek nem illenek bele ebbe a munkaköri leírásba? Készítsen magának egy “abbahagyási listát”, és adja át ezeket a feladatokat valaki másnak. Vállalkozástulajdonosként győződjön meg arról, hogy tisztában van azzal, hogy “vállalkozóként” mi a feladata. Ha nincs világos elképzelése arról, hogy mik a feladatai, akkor van mit átgondolnia – és meg kell írnia egy munkaköri leírást.