A nyilvános ILS-elemek
ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOGS vagy OPAC
Ez az integrált könyvtári rendszer szíve és lelke. Az OPAC tartalmazza egy intézmény összes állományának nyilvántartását. Ezek hagyományosan szerző, cím, tárgy és hívószám szerinti lekérdezésekkel, valamint kulcsszavas vagy természetes nyelvi lekérdezésekkel érhetők el. Egyes OPAC-ok böngészési funkcióval rendelkeznek, amely a lekérdezés után láthatóvá válik. A böngészési funkciót leggyakrabban tárgyszavak és szerzők keresésére használják.
A mai katalógusok nemcsak nyomtatott, kötött anyagokat tartalmaznak, hanem audiovizuális anyagokat, háromdimenziós tárgyakat és archív felvételeket is. A digitalizált tételek és az elektronikus források is elérhetők a katalógusokon keresztül mellékletek, linkek és PURLS (tartós vagy állandó URL-ek) révén.
A katalógusmodulon belüli jelentések tartalmazhatnak polclistákat, formátumokat, hívószámsorozatokat, tárgy/szerző/címlistákat, hely- és tárolási információkat és elosztást, valamint a használati és forgalmi nyilvántartásokkal szinkronizált jelentéseket.
KÖRNYEZET, HITEL és HASZNÁLAT
A forgalmi modulok szerves részét képezik az információs központokon és kulturális intézményeken belüli források nyomon követésének. A hagyományos forgalmi műveletek és programok közé tartoznak a törzsvendég-nyilvántartások; a tétel helye (amely hagyományosan a katalógusmodulban található); a használati rekordok, amelyek összekapcsolják a kölcsönzött tételek katalógusrekordjait a kölcsönzővel vagy törzsvendéggel; a forgalomban lévő tételek visszaadási kérelmei; a késedelmi értesítések küldése; a tételek kölcsönzésére vagy megújítására vonatkozó kérelmek nyomon követése; valamint a fizikai anyagok könyvtárközi kölcsönzése vagy a sokszorosítási és szkennelési kérelmek. Számos terjesztési rendszer tartalmaz belső terjesztési nyilvántartást a speciális gyűjteményekben, múzeumi gyűjteményekben és archívumokban házon belül használt, a polcokról levett, de a helyiségből vagy az épületből nem eltávolított tételekről; digitális és elektronikus források kéréseiről és letöltéseiről; valamint kiállításra vagy bemutatásra szánt tételekről. Egyes intézmények a belső terjesztési rendszert használják arra, hogy jelezzék, ha az anyagokat ideiglenesen leveszik a polcról megőrzés, digitalizálás, javítás vagy kötés céljából.
A terjesztési modul minden összetevője összekapcsolja a katalógusrekordokat a törzsvendégrekordokkal. A jelentési funkciók közé tartozik a forgalomban lévő, kölcsönzött, használt vagy akár letöltött anyagok száma és típusa. Más forgalmi jelentések az elveszett és sérült tételek pótlásának költségeire, az anyagok külső helyszínekre történő szállítására, az intézményen vagy konzorciumon belüli és más intézményeknek történő kölcsönzésre és kölcsönzésre összpontosítanak.
A forgalmi rendszerek nyomon követhetik a tételekre, cikkekre, valamint a szkennelésre és fénymásolásra vonatkozó könyvtárközi kölcsönzési kérelmeket egy intézményen, konzorciumon belül vagy azon kívül, beleértve a szerzői és használati díjak betartását. Az összes kölcsönzési funkció nyomon követésére és dokumentálására jelentések készíthetők.
INFORMÁCIÓK VISSZAÉRDEZÉSÉNEK ÉS REFERENCIAKÉRÉSÉNEK KERESÉSÉNEK KÖVETÉSE
Az ILS-t a belső munkatársak, a vállalati kutatók és a külső felhasználók referenciakéréseinek kiszolgálására használják. A személyzet nyomon követheti a lekérdezések áramlását az információs központba való beérkezéstől a kért információk vagy anyagok teljesítéséig és kézbesítéséig.
Az ILS olyan kezelési komponenseket tartalmaz, amelyekkel nyomon követhetők az információk, az anyagok és a gyűjtemények könyvtárközi kölcsönzése iránti kérelmek. A digitális erőforrásokkal foglalkozó szakemberek ismerik a digitális eszközök engedélyezésének csínját-bínját, valamint azt, hogy az ilyen anyagok kölcsönözhetők-e vagy másolhatók-e ILL (könyvtárközi kölcsönzési kérelmek) céljából.
Az ILS-rendszer kezelési komponense a vezetés igényeitől és a rendszer kifinomultságától függően a használatról, az eszközökről, sőt a referenciakérésekről is készíthet jelentéseket. A jelentési funkciók a megtérülés indoklásának lényeges elemei.
TUDÁSKEZELÉS
Az ILS szerves részét képezi a tudásmenedzsmentnek. Struktúrát biztosít az információk hierarchikus szervezéséhez és az információs központok működésének racionalizálásához. A katalógusok, az indexek, a levéltári iratcsoportok és a közhiteles nyilvántartások találati segédletei az integrált könyvtári rendszer strukturális vagy átfogó elemei. A jelentési funkciók dokumentálják a gyűjtemények és erőforrások használatát, a személyzet idejét és a költségvetést.
Az integrált könyvtári rendszerek olyan egymásba illeszkedő modulokból állnak, amelyek nyomon követik a tételeket és funkciókat egy információs központon, nyilvántartási központon vagy könyvtáron – és néha egy archívumon, történelmi társaságon vagy múzeumon – belül. A sokféle formátumú és adathordozójú gyűjteményekkel rendelkező intézmények azonosíthatják, elérhetővé tehetik és nyomon követhetik erőforrásaik helyét és használatát. Egy megbízható, jól átgondolt ILS a projektmenedzsment és a munkafolyamatok számos funkcióját látja el a kulturális intézményeken belül. A jelentési funkciók segítik az erőforrások ellenőrzését, valamint minden művelet felhasználásának és költségeinek azonosítását – a beszerzéstől és katalogizálástól az anyagok lekérdezéséig, használatáig és visszaküldéséig.