A legtöbb vállalat a Gmailhez vagy az Outlookhoz fordul a munkahelyi e-mail kezeléséhez. Az állami vállalatok 13%-a használja az Office 365-öt vagy a G-Suite-ot (korábban Google Apps). A fennmaradó 87% a kettő kombinációját, vagy privát e-mail beállításokat használ.

Egyes vállalatok azért választják a Google-t vagy a Microsoftot, mert az egyik felhőalapú irodai csomagját – amely naptárakat, valamint a táblázatokon és dokumentumokon való együttműködést is magában foglalja – előnyben részesítik a másikkal szemben. (Egy másik bejegyzésben összehasonlítottuk az Office 365-öt a G-Suite-tal.)

Ha azonban más termelékenységi eszközöket használ, és kizárólag e-mailben dönt a Gmail vagy az Outlook között, akkor azt szeretné választani, amelyik segít felgyorsítani a munkafolyamatokat. A Gmail magasra tette a kezdeti mércét, és a Microsoft egyértelműen észrevette. Tekintettel az Outlook 2016-os frissítésére, most jobban felveszi a versenyt, mint valaha.

Itt van öt játékváltoztató különbség a Gmail és az Outlook között.

Költség és tárhely

Hogy a Gmailt vagy az Outlookot a vállalatának, letöltheti a többi kapcsolódó felhőalapú irodai csomaggal együtt, ill.azaz a G-Suite vagy a Microsoft Office 365.

A G-Suite két áron kínálja az e-maileket, valamint más üzleti alkalmazásokat, mint például a Naptár, a Google Dokumentumok és a Google Táblázatok. Felhasználónként havi 5 dollárért 30 GB-ot kap a Gmail és a Google egyéb irodai alkalmazásai között. További 5 dollárért személyenként korlátlan tárhelyre bővítheti üzleti fiókját az említett platformok között.

Az Outlook többféle csomagot kínál, de a legolcsóbb csomagjuk (Office 365 Enterprise E1) 50 GB-ot jelöl ki kifejezetten a postaládához, és 1 TB-ot a többi összekapcsolt felhőalapú irodai csomaghoz.

AzOutlook legolcsóbb vállalati csomagja sokkal több tárhelyet biztosít mindenhol, mint a Gmail.

Ha tárhelyről és árról van szó, az Outlook az egyértelmű győztes.

Score:

Keresés a beérkezett üzenetek között

Előfordult már, hogy épp egy e-mailt ír, és közben hivatkoznia kell egy régi e-mailre?

A Gmail lehetővé teszi a régi e-mailek keresését, miközben újakat ír, de ez nehézkes. Elveszíti az üzenet előnézetét, a dátumokat és a keresett tárgy nagy részét.

Még ha engedélyezi is a bejövő üzenetek dupla ablakos nézetét (a Beállítások “Labs” fülén található “Preview Pane” menüponton keresztül), a nézet akkor is akadályozva van. Nem tudja beállítani a bejövő üzenetek, az új üzenet vagy a keresősáv méretét, hogy mindegyiket egyszerre nézze meg.

Az Outlook új üzenetekkel kapcsolatos folyamata tisztább, bár ez sem tökéletes. Az Outlook alapértelmezett postafiókja egy dupla panel, és a bejövő üzenetek nézete még mindig elvágódik. A régebbi elemek keresésekor továbbra is teljes képet láthat az új üzenetről.

Ha inkább egy feladatra szeretne nullázni az e-mailjeiben, beállíthatja az Outlookot úgy, hogy a Gmail alapértelmezéséhez hasonlóan egyablakos legyen. Csak menjen a Beállítások ikonra, nyomja meg a “Megjelenítési beállítások” gombot, és kattintson az “Olvasóablak elrejtése” lehetőségre.”

Nem számít, hogyan állítja be a Gmail vagy az Outlook megjelenítését, az Outlook megkönnyíti a régi e-mailek keresését, miközben újakat ír.

Score:

Naptárintegrációk

Egyik platform sem rendelkezik olyan valódi megoldással, amely lehetővé tenné a naptár és az e-mailek egymás melletti megtekintését.

Míg mind a Gmail, mind az Outlook szinkronizálja az eseményeket a naptárával, egyik sem teszi lehetővé a naptár és a bejövő üzenetek egyidejű, egy lapon történő megtekintését. Ha az Outlook eszköztárára kattint, egy külön naptárablakba kerül.

Másrészt, ha a Gmailben a Naptárra kattint, a bejövő leveleket nyitva tartja, és egy új ablakot (vagy lapot) ad hozzá a naptárával.

A többablakos megtekintésre sem a Gmail, sem az Outlook nem alkalmas. A Gmail legalább lehetővé teszi a naptár és az e-mail egyidejű megtekintését, bár különböző ablakokban.

Score:

Használati élmény (UX)

A postafiók esztétikája szubjektív, de számít. Ha egész nap a háttérvilágítású számítógép képernyőjét bámulja, csak úgy kerülheti el, hogy komolyan megerőltesse a szemét, ha minden eszközén beállítja a fényerőt.

Ez az e-mailekre is vonatkozik. Minél jobban testre tudja szabni a bejövő leveleket, hogy a szemét a legkevésbé terhelje, annál jobb.

(Nem)olvasott e-mailek

A Gmailben a szöveg nagyobb, mint az Outlookban. A félkövér és nem félkövér szöveg közötti egyértelmű meghatározással, valamint a legtöbb sablonhoz elérhető postaláda-árnyékolással együtt a Gmail általában kíméli a szemét.

A Gmail nyeri az olvasatlan e-mailek körüli testreszabhatóságot. Az “olvasott” e-mailek sötétebb árnyalatban jelennek meg, mint az “olvasatlanok”. Az “olvasatlan” e-mailek azért is megkülönböztethetők, mert a feladójuk és a Tárgyuk félkövérrel van írva.

Az Outlook ezeket úgy különbözteti meg, hogy a feladó és a tárgy kékkel van írva. Ez is félkövér, de mivel az Outlookban a szöveg összességében laposabb és kisebb, még mindig hunyorognia kell, hogy lássa, ha valami új e-mail.

Az árnyékolásnak, a félkövérnek és a szöveg méretének köszönhetően a Gmail esztétikája megkönnyíti az olvasatlan e-mailek felismerését, mint az Outlooké.

Score: Outlook 2/5, Gmail 1,5/5.

Flagging

De ne utáljuk az Outlook esztétikáját sem. Ha egy fontos (olvasott) e-mailt megjelölünk, az egész sor az adott e-mail körül sárgán kiemelkedik, és más árnyalatúvá válik.

A Gmail többféle jelölő szimbólumot kínál, de nem kereshetünk a bejövő üzenetek között az egyes szimbólumok szerint (figyeljük meg a felkiáltójelet és a különböző színű csillagokat alul). Ha egy fontos, olvasott e-mailt keres, valószínűleg gyorsabban megtalálja az Outlookban.

Score: Az Outlook 2.5/5, a Gmail 1.5/5.

Biztonság

A Gmail élete nagy részét (azaz az elmúlt tizenkét évet) a biztonsági reflektorfényben töltötte. Kétlépcsős hitelesítést kínált, mielőtt a Microsoft ezt tette volna bármelyik e-mail kliense esetében. Ez azt jelenti, hogy ha valaki ellopja a jelszavadat, az nem feltétlenül jelenti azt, hogy hozzáférhet a fiókodhoz. A bejelentkezéshez még mindig meg kell adnia valami mást, például biztonsági kérdéseket, retinaszkennelést, érintéses azonosítót vagy biztonsági kódot.

Az Outlook 2016-tal az Outlook is kétlépcsős hitelesítést használ. Amikor egy új eszközön bejelentkezik az Outlookba, az Outlook biztonsági kódot küld a személyazonosságának ellenőrzésére. A bejelentkezés során többé-kevésbé azonos helyzetben van a Gmail vagy az Outlook esetében.

A Gmail és az Outlook biztonsága közötti valódi különbség ma már azon múlik, hogy a képek automatikusan megjelennek-e.

A Gmail ökölszabálya szerint a harmadik fél szerverén keresztül küldött e-maileket spamnek kellett küldeni, mert az internet korábbi időszakában a harmadik fél szervereit használó üzenetek gyakran voltak. Ez egykor az Outlookot és előtte a Hotmailt is sebezhetővé tette.

Most azonban, ha Gmail-felhasználóként hírlevelekre iratkozik fel – vagy csak meg akar nyitni egy képet, amit egy barátja küld -, néhány extra lépést kell tennie, hogy megnézhesse azokat.

Az Outlook, akárcsak előtte a Hotmail, képeket jelenít meg, így minden, amit meg akar látni, eleve az orra előtt van. A Microsoft egyre jobban felismeri a potenciálisan káros üzeneteket, de az alapértelmezett beállítás még mindig a képek megjelenítése.

Azzal, hogy a csatolmányok milyen kockázatokat rejthetnek magukban, Ön dönti el, hogy jobban szereti-e az extra biztonságot, vagy nehézkesnek találja azt. Ha a jelszava erős, a fiókja olyan biztonságos lesz, amilyenné Ön teszi.

Score: Az Outlook 3/5, a Gmail 2/5.

A győztes: Az Outlook hosszú utat tett meg

A Gmail és az Outlook egyaránt nagy teljesítményű platform. A Gmail olcsóbb, és ha azt választja, hogy melyik irodai programcsomag platformját használja, ez óriási szempont. De eltekintve az esztétikától, több pénzt kap a pénzéért, ha az Outlookot választja.

Az Outlookot még offline munkavégzésre is használhatja.