A vezetői asszisztensek fontos szerepet játszanak egy vállalatnál, mert ők a vezető balkeze (vagy balkeze)!

A sikeres vezetői asszisztens mindent megtesz annak érdekében, hogy a vállalat a megfelelő irányba haladjon, biztosítva, hogy a vezető, akit asszisztál, mindenben a helyzet magaslatán legyen, és még annál is többet.

Ezzel a cikkel foglalkozunk:

• A vezetői asszisztens munkaköri leírása
• A vezetői asszisztens átlagos fizetése
• Hogyan lehet vezetői asszisztens
• Tippek vezetői asszisztensnek
• Vezetői asszisztensi készségek

Vezetői asszisztens munkaköri leírása

Mit csinál egy vezetői asszisztens? Az ügyvezető asszisztensek, más néven személyi asszisztensek kulcsfontosságú szerepet töltenek be egy vállalatnál, mivel egy vagy több vezetőnek, például magas rangú tisztviselőnek, a vezérigazgatónak vagy a vállalat tulajdonosának segítenek.

A vezetői asszisztensek hasonlóak az adminisztratív asszisztensekhez; azonban az adminisztratív asszisztensek általában irodai munkára összpontosítanak, míg a vezetői asszisztensek feladata a vállalat egy vezetőjének segítése, általában magasabb szintű feladatokkal.

Míg a vezetői asszisztensek által végzett feladatok típusai pozícióról pozícióra változhatnak, általában mindannyian hasonló magas szintű feladatokat és kötelezettségeket látnak el.

Ezek a feladatok a következők lehetnek:

• A vezető beosztású személy időbeosztásának kezelése
• A vezető képviselete hívásokon és megbeszéléseken, amikor a vezető nem elérhető
• Dokumentumok előkészítése és felülvizsgálata
• Titkos információk kezelése
• Beszámolók és prezentációk készítése
• Adatok elemzése
• Irodavezetési feladatok
• A munkatársak szemmel tartása, beleértve az adminisztratív asszisztenseket is

Itt egy példa egy vezetői asszisztens munkaköri leírására a www.Monster.com:

• Információk előállítása szöveg, adatok és grafikák átírásával, formázásával, bevitelével, szerkesztésével, visszakeresésével, másolásával és továbbításával. Kíméli az ügyvezető idejét a levelezés elolvasásával, kutatásával és továbbításával; levelek és dokumentumok szerkesztésével; információk gyűjtésével és elemzésével; telekommunikáció kezdeményezésével.
• Fenntartja az ügyvezető beosztását találkozók, konferenciák, telekonferenciák és utazások tervezésével és ütemezésével.
• Elképviseli az ügyvezetőt azáltal, hogy az ügyvezető távollétében részt vesz a találkozókon; felszólal az ügyvezető nevében.
• Köszönti a vendégeket és az ügyfeleket személyes vagy telefonos üdvözléssel; válaszol vagy irányítja a megkereséseket.
• Fenntartja az ügyfelek bizalmát és védi a működést az információk bizalmas kezelésével.
• Elvégzi a projekteket az irodai személyzetnek történő munkamegosztással; az eredmények nyomon követésével.
• Beszámolókat készít az információk összegyűjtésével és elemzésével.
• Biztonságban tartja az információkat az adatbázis biztonsági mentések elkészítésével.
• Történeti referenciát biztosít az iktatási és visszakeresési rendszerek kidolgozásával és felhasználásával; az értekezleteken folytatott megbeszélések rögzítése.
• Karbantartja az irodaszerek készletét a készletszint megállapítása érdekében a készlet ellenőrzése; a szükséges készletek előrejelzése; az új irodai termékek értékelése; a készletek megrendelése és gyorsítása; a készletek átvételének ellenőrzése.
• Fenntartja a berendezések működését a megelőző karbantartási követelmények teljesítésével; a gyártó utasításainak betartásával; a meghibásodások elhárításával; javítás igénylésével; a berendezések készletének karbantartásával; az új berendezések és technikák értékelésével.
• Fenntartja a szakmai és műszaki ismereteket oktatási műhelyeken való részvétel révén; szakmai kiadványok áttekintése; személyes hálózatok kiépítése; szakmai társaságokban való részvétel.
• Beavatkozik a csapatmunkába a kapcsolódó eredmények szükség szerinti teljesítésével.

Vezető asszisztens fizetése

A www.onetonline.org szerint 2016-ban a vezető asszisztensek mediánbére 26,86 dollár volt óránként, azaz 55 860 dollár évente.

Ne feledjük, hogy ez változhat az évek tapasztalatától és a lakóhelytől függően, mint minden más munkakörben.

Hogyan válhatsz vezetői asszisztenssé

Az asszisztenssé váláshoz fontolja meg, hogy üzleti vagy egy kapcsolódó területen, például adminisztratív támogatás vagy irodavezetés területén szerezzen diplomát.

A vezetői asszisztensek általában legalább négyéves diplomával rendelkeznek, de néhány vezetői asszisztens adminisztratív asszisztensből dolgozik felfelé, vagy kétéves képzésen szerez tanúsítványt vagy diplomát.

A nagyobb cégeknél dolgozóknak azonban többéves vezetői asszisztensi tapasztalatra lehet szükségük ahhoz, hogy a pozíció betöltéséhez figyelembe vegyék őket.

A vezetői asszisztenseknek emellett szükségük lehet ismeretekre azon a területen, amelyen dolgozni kívánnak. Ha például jogi környezetben terveznek vezetői asszisztensként dolgozni, ismerniük kell a jogi terminológiát és eljárásokat.

Tippek vezetői asszisztensnek

Vezetői asszisztensi szervezési tippeket keres? Ezek a tippek növelik a szervezettségét.

1. Szervezze az e-mailjeit

Ügyvezető asszisztensként nemcsak a saját postaládáját kell kezelnie, hanem az ügyvezetőjéét is. Ez megterhelő lehet a rengeteg e-mailtől.

Valószínűleg elfogadta, hogy a bejövő postaláda nullájának elérése szinte lehetetlen, azonban vannak más lehetőségek is, hogy legyőzze ezt a kihívást, és egyszerűsítse a postaládáját!

A prioritási mátrix egy olyan eszköz, amely lehetővé teszi, hogy egyszerűsítse a postaládáját.

Figyeljen arra, hogy az e-maileket egy kvadráns alapú sablonba szervezze, a négy kvadráns feliratozásával:

• Sürgős: Válaszolást igénylő – Rendkívül fontos, hogy ezeknek az e-maileknek a legnagyobb figyelmet szentelje. Azonnal válaszoljon rájuk; Ne hagyja el az irodát anélkül, hogy ez a kvadráns ne lenne majdnem üres.
• Kevésbé sürgős: Válaszok – Előbb-utóbb válaszolnia kell ezekre az e-mailekre, de egyelőre nagyobb prioritásai vannak. Ajánlott ezekhez az e-mailekhez egy esedékességi dátumot rendelni, hogy ne feledkezzen meg róluk, mivel még mindig jelentősek.
• Utánkövetés – Állítson be esedékességi dátumokat, hogy mikor kell ezeket az e-maileket nyomon követni, mivel ezek hajlamosak kicsúszni a kezei közül.
• Feladatok – Egy kijelölt hely azoknak az e-maileknek, amelyek olyan feladatokat sorolnak fel, amelyeket el kell végezni. Ezekre is állítson be esedékességi dátumokat.

Az e-mail sablon a következőképpen néz ki:

A Prioritási mátrix, egy kvadráns alapú projektmenedzsment megoldás, amely lehetővé teszi, hogy az Outlook e-mailből egyszerűen áthúzza az e-mailjeit a fenti kvadránsokba. Tekintse meg a Top 5 sablon a vezetői asszisztensi képességeinek csiszolásához.

Az e-mailek segítségével:

• meghatározhat egy esedékességi dátumot, hogy tudja, mikor kell válaszolnia az adott e-mailre vagy elvégeznie az e-mailben felsorolt feladatot.
• Elhelyezheti az e-mailt egy vezetőnek vagy csapattagnak, ha ő érintett, vagy szeretné, ha átvenné.
• A feladatikonok segítségével meghatározhatja, hogy mely e-mailek a legfontosabbak. Például “tüzet” rakhat egy olyan e-mail mellé, amelyre a következő órán belül válaszolni kell, vagy számozhatja az e-maileket aszerint, hogy melyikre kell először figyelnie.

Íme, így nézne ki ez a Prioritási mátrixban:

Figyeljen arra, hogy a “feladat neve” az e-mail tárgya. Ha rákattint, az e-mail tartalma a ‘jegyzetek’ alatt jelenik meg.

Itt egy videó, amely bemutatja, hogyan kezelheti a vezetői asszisztensi feladatait a Priority Matrixban

Importálja a videón látható sablont, itt.

Tudja meg, hogyan:

• A Priority Matrix e-mail integráció segít
• INTEGRÁLJA WINDOWS ÉS MAC PRIORITY MATRIX INBOXOT AZ EMAILJÁVAL

1. Készítse el a holnapi teendők listáját, mielőtt elhagyja az irodát

Ne vesztegesse az időt! Mielőtt kilép az irodából, készítsen egy teendőlistát azokról a feladatokról, amelyekre holnap koncentrálnia kell, amíg még minden friss a fejében. Az a plusz 5-10 perc, amit erre fordítasz, biztosan megtérül, amikor reggel belépsz az irodába, mert pontosan tudni fogod, hol tartasz.

Ez biztosítja, hogy ne vesztegesd az idődet, mert tudod, mi a legfontosabb, és mire kell először összpontosítanod.

1. Vizualizáld, mit akarsz elérni

Amikor belépsz az irodába, kezdd a napodat úgy, hogy a célt tartod szem előtt.

Foglalj 5 percet arra, hogy átgondold, milyen eredményeket kell ma elérned. AZTÁN gondolja át, hogy milyen feladatok segítenek az elérésben.

Ezzel a ponttal vizsgálja felül az előző esti teendőlistáját, és győződjön meg róla, hogy az ott szereplő összes feladat a megfelelő helyen van.

1. Használjon eszközt

A szervezettség érdekében fontolja meg egy online platform vagy projektmenedzsment szoftver használatát, hogy Ön és a csapata is képben maradjon.

Egy csodálatos projektmenedzsment megoldás a vezetői asszisztensek számára a Priority Matrix, ugyanaz az eszköz, amelyet az 1. tippben felsoroltunk, hogy segítsen az e-mailek kezelésében.

A Priority Matrixban egy helyen nyomon követheti a feladatokat, e-maileket és dokumentumokat. Emellett részletes jelentéseket is olvashat, így megbizonyosodhat arról, hogy a csapata jó úton halad, vagy hogy a csapata nem halad, így azonnal közbeléphet.

Íme, hogyan használhatja a Priority Matrixot a vezetőjével:

• A vezető közvetlenül Önnek delegálhat feladatokat a platformon keresztül (így Ön lesz a “tulajdonos”), ami azt jelenti, hogy mindig tudja, mit kell tennie! Ha bármilyen kérdés merülne fel, a feladaton belül cseveghet, így később gyorsan hivatkozhat rá. Nincs többé zavaros e-mail-szál vagy félreértés a felelősségi körökkel kapcsolatban!

• Amikor e-mailt kap a vezetőjétől, áthúzhatja a Priority Matrix e-mail sablonjába, így nem veszíti szem elől, ami segít az e-mailek hatékonyabb kezelésében.
• Készítsen jelentést mindenről, amit minden nap befejezett, hogy ügyvezetője pontosan megértse, mit végzett.

• Vezérelje jobban az idejét a prioritási mátrix sablonjaink segítségével, vagy hozzon létre sajátot. Tegye boldoggá a vezetőjét, és legyen szuper előadó!

• Előrízze a vezetője igényeit. Ha látja, hogy egész napos megbeszélése van, várjon rá egy ételt a kedvenc étterméből. Ha reggel nagy megbeszélést vezet, rendelje meg előre azokat a bageleket és kávét, mielőtt még megkérdezné.

Az általános szervezettséget is növelheti, mert minden egy helyen van.

A főnöke holnap fontos hívást kap? Állítson be egy riasztást a Priority Matrixban, hogy egy órával előtte emlékeztesse őt.

Nézni szeretné, hogy holnap vagy a következő héten történik-e valami fontos esemény? Nyissa meg a Priority Matrix főlistát, hogy madártávlatból lásson mindent, ami történik, és szűrje meg az időszak szerint, amelyre összpontosítani szeretne.

1. Adatbázis vezetése

Tartson jó nyilvántartást a különböző helyekről, például szállodákról és éttermekről, ahol a vezetője a múltban járt. Győződjön meg róla, hogy megőrzi az elérhetőségi adatokat, például a telefonszámokat és címeket, valamint egy olyan területet, ahol szerepel, hogy tetszett-e neki a legutóbbi élménye vagy sem.

Így ha az ügyvezetője szállást keres L.A.-ben. környékét keresi, előkeresheti azokat a szállodákat, ahol korábban megszállt, és telefonálhat is!”

Ezeket az információkat egy Excel táblázatban, Microsoft Accessben vagy akár a Priority Matrixban is nyomon követheti.

Vezetői asszisztensi készségek

• Kommunikációs készségek: A kiváló írásbeli és szóbeli kommunikációs készség kritikus fontosságú ezen a területen, akár telefonon beszél, akár e-mailt ír, akár véleményt nyilvánít.
• Időgazdálkodási készségek: Képesnek kell lenni a fontossági sorrend felállítására, hogy meghatározzák, hol lehet a legjobban felhasználni az időt, nemcsak a saját pozíciójuk, hanem az ügyvezető számára is, akinek dolgoznak.
• Szervezés:
• Multitasking képességek: Mivel sok minden történik, valószínű, hogy egyszerre több feladatot kell ellátnia.
• Problémamegoldás : A tervek, stratégiák és ütemtervek változnak – az Ön feladata, hogy gyorsan reagáljon és rugalmas legyen, megtalálva a legjobb alternatívákat, amikor ezek a változások felmerülnek.
• Független: Önállósággal rendelkezel, hogy a saját munkádat elvégezd, biztosítsd, hogy a vezetőd, valamint az általad felügyelt csapattagok a terv szerint haladjanak.
• Proaktív: Az elmédnek messzire előre kell gondolkodnia, hogy szükség esetén be tudj lépni.
• Detailorientált:
• Technológia: Az apró dolgok számítanak igazán – a gépelési hibák, az időbeosztás változásai, vagy akár a legapróbb információ is arról, hogy a vezetőnek hogyan kell öltözködnie egy közelgő marketing megbeszélésen -, ezért a legapróbb részletekre is figyelnie kell.
• Technológia: Az apró dolgok számítanak:
• Vezetőasszisztensnek ismernie kell a priorizálási szoftvereket, a prezentációs szoftvereket, a grafikai szoftvereket, a Microsoft Office-t stb.
• Vezetés: Az ügyvezető asszisztensek gyakran irányítanak embereket, ezért képesnek kell lennie arra, hogy feljebb lépjen, és a csapatot a helyes irányba terelje.