Ha bolti hitelre ad el valamit, sosincs garancia arra, hogy az ügyfél időben fizet. Valójában minden harmadik amerikai késve fizeti ki tartozását. Ahelyett, hogy a vásárlók időben történő fizetésére támaszkodna, készüljön fel a legrosszabbra. És fontolja meg, hogy késedelmes vásárlóktól késedelmi díjat számít fel, hogy visszaszerezze a veszteségeit.

Ha a vásárlók késve fizetnek, előfordulhat, hogy önnek nincs elég pénze, hogy saját magát kifizesse. Egy felmérés szerint a kisvállalkozók 79%-a csökkenti a fizetését, ha az ügyfelek nem fizetnek.

Néha, amikor egy ügyfél nem fizet, nincs elég pénze, hogy fedezze a tartozásait, ami késedelmi díjakat eredményezhet a vállalkozása számára. A késedelmes fizetési politika bevezetése segíthet Önnek kimászni a körforgásból azáltal, hogy visszatartja a késedelmes fizetéstől, és további pénzforgalmi tartalékot biztosít.

Mi az a késedelmi díj?

A késedelmi díj egy olyan kiegészítő díj, amelyet a hitelezők az adós számlájára rónak, ha az adós nem fizeti ki a kötelezettségét az esedékesség időpontjáig. A késedelmi kamat hozzáadása az ügyfél számlájához arra ösztönzi őt, hogy időben kifizesse tartozását. A késedelmes fizetések oka lehet, hogy az ügyfelek elfelejtik a határidőt, vagy nincs elég pénzük a tartozásuk fedezésére.

A vállalkozások késedelmi kamatot számíthatnak fel, amikor hitelt nyújtanak az ügyfeleknek. Ha hitelre értékesít a vevőknek, késedelmi díjat számíthat fel. Ha pedig hitelre vásárol termékeket, az eladói késedelmi díjat számíthatnak fel.

Mennyibe kerülnek a késedelmi díjak?

A késedelmi díjak összege változó. Lehet, hogy átalányt vagy a vevő számlájának százalékát számítja fel.

Például 30 nap késedelem után további 10 dollár késedelmi díjat számíthat fel. Vagy felszámíthatja az ügyfél számlájának 2%-át havonta.

Egyes államokban korlátozzák, hogy mennyi késedelmi díjat számíthat fel. További információkért mindenképpen tájékozódjon az adott államban.

Hogyan számítson fel késedelmi díjat

A késedelmi díj felszámítása felgyorsíthatja az ügyfelek fizetését és javíthatja a kisvállalkozások pénzforgalmának kezelését. De ha hatékonyan akarja felszámítani a késedelmes fizetés díját az ügyfeleknek, szervezett tervre van szüksége.

A számla késedelmes fizetése esetén a következő lépésekkel számolhat fel kamatot.

Késedelmes fizetési szabályzat létrehozása

Mielőtt késedelmes fizetési díjat számíthat fel az ügyfeleknek, rendelkeznie kell egy szabályzattal. Így tisztában lesznek a kötelezettségeikkel és a határidőkkel.

Készítsen vállalati fizetési szabályzatot, amely tárgyalja a nyújtott szolgáltatásokat vagy árukat, a fizetési határidőket, az elfogadható fizetési formákat, valamint az Ön korai vagy késedelmes fizetési politikáját.

A késedelmes fizetési szabályzatának egyszerű nyelvezetet kell használnia. El kell mondania az ügyfeleknek, hogy milyen intézkedéseket foganatosít, ha nem fizetnek időben.

A késedelmes fizetésre vonatkozó szabályzatában tüntesse fel, hogy mennyi a késedelmi díj, és tüntesse fel a százalékos vagy az átalánydíj mértékét. Az iparági késedelmi díjakat megvizsgálva és az állammal konzultálva mérje fel, hogy mennyit kell felszámítania.

Tájékoztassa a vásárlókat az ösztönzőkről és a díjakról az eladás helyén

A hivatalos késedelmes fizetési politika szép és jó, de erről is tájékoztatnia kell a vásárlókat.

Ha a vásárlók hitelre vásárolnak, tekintse át a fizetési feltételeket, beleértve a korai fizetési ösztönzőket és a késedelmi díjakat. Ha tájékoztatja az ügyfeleket a politikájáról, elkerülheti a meglepetéseket, és megvédheti vállalkozását.

A korai fizetési kedvezmény felajánlása, vagyis az árcsökkentés, amelyet az ügyfelek kapnak, ha korán fizetnek, szépen működhet késedelmes fizetéstől való elrettentésként.

Azzal, hogy beszél a korai fizetési kedvezményekről és a késedelmi díjakról, az ügyfelek tudják, hogy a kötelezettségüknél kevesebbet fognak fizetni, ha korán fizetnek, és többet, ha későn fizetnek.

Tüntesse fel a számlákon a késedelmes fizetésre vonatkozó információkat

Amikor számlázza ki az ügyfeleit, mindenképpen adja meg, hogy mikor van az esedékesség napja. Amikor az esedékességi dátumot a számlán szerepelteti, két lehetősége van:

• Esedékesség: XX/XX/XXXX
• Nettó # (pl. Nettó 30)

Az esedékesség dátumának írása egyértelműbbé teheti a határidőt az ügyfelek számára. Ez pontosan megadja a fizetés esedékességének dátumát.

Net azt mutatja az ügyfeleknek, hogy a fizetések bizonyos számú napon belül esedékesek. Például a Net 30 azt jelenti, hogy az ügyfeleknek a számla keltétől számítva 30 napjuk van a tartozás kifizetésére.

Fizetésre felszólító emlékeztetők küldése

Mielőtt késedelmes fizetést számít fel, emlékeztesse az ügyfeleket a tartozásukra.

Fizetési emlékeztetőt küldhet e-mailben vagy postai úton. Egy FICO-felmérés szerint az ügyfelek 36%-a jobban szereti, ha késedelmes fizetési felszólításokat kap e-mailben.

A fizetési felszólítások küldése nemcsak arra ösztönzi az ügyfeleket, hogy fizessenek, hanem bizonyítékként is szolgál arra, hogy az ügyfélnek tudnia kellett volna a tartozásáról.

A fizetési felszólítások értesítik az ügyfeleket a kapott árukról vagy szolgáltatásokról, a tartozás összegéről és az esedékesség időpontjáról. A fizetési emlékeztetőket az ügyfél számlázása után és a határidő lejárta előtt küldje el.

Elküldhet például fizetési emlékeztetőt egy héttel az esedékesség előtt.

Követelés-időzítési jelentés készítése

A késedelmi díj felszámításához tudnia kell, hogy melyik ügyfélnek van késedelmes fizetése. Hozzon létre egy követelésnapló jelentést a kifizetetlen vevői számlák nyomon követéséhez.

A követelésnapló jelentés felsorolja a vevőket, a tartozásuk teljes összegét, a késedelmes fizetéseket és a késedelmes egyenlegek mértékét (pl. 1-30 napos késedelem). A jelentés azt is megmutatja, hogy összesen mennyi pénzzel tartozik a vállalkozásának.

A követeléseinek öregedési jelentése így nézzen ki:

A követeléseinek öregedési jelentése alapján meghatározhatja, mely ügyfelekkel kell felvennie a kapcsolatot, és mekkora késedelmi díjat kell felszámítania.

Késedelmes fizetési levél küldése

Amikor az ügyfelek elmulasztották a fizetési határidőt, késedelmi díjat alkalmazhat. Küldjön késedelmes fizetési levelet, amelyben értesíti az ügyfelet arról, hogy a fizetése késedelmes.

A késedelmes fizetési levelében magyarázza el, hogy mikor volt az esedékesség napja. Sorolja fel a késedelmes számla díjait és az új kötelezettségüket. Magyarázza el, hogy a késedelmi díjuk emelkedni fog-e, ha nem fizetnek bizonyos számú napon belül. Fontolóra veheti azt is, hogy csatolja az eredeti számla másolatát a hivatkozáshoz.

A késedelmes fizetést tartalmazó levele tartalmazhat információt a fizetési terv kialakításáról is. Egyes ügyfelek, akik nem tudják kifizetni a tartozásukat, dönthetnek egy fizetési terv mellett, például havonta fizethetnek egy megállapodás szerinti dollárösszeget.

Késedelmes fizetési levelébe kapcsolattartási információkat is belefoglalhat. Így az ügyfél elérheti Önt, hogy befizessen vagy fizetési tervet állítson fel.

Azt is fontolóra veheti, hogy felhívja az ügyfeleket a késedelmi díjjal kapcsolatban. A FICO felmérése szerint a válaszadók 27%-a mondta, hogy nagyobb valószínűséggel reagálnak egy élő kapcsolatfelvételre a késedelmes fizetéssel kapcsolatban.

A kifizetetlen számlák nyomon követésének egyszerű módját keresi? A Patriot online könyvelőszoftverrel korlátlan számú ügyfél számlázását és követeléseinek nyomon követését teszi lehetővé. Szerezze be ingyenes próbaverzióját most!

Ez nem minősül jogi tanácsadásnak; további információkért kattintson ide.