A rendezvényszervező olyan, mint egy karmester, aki tudja, hogyan kell játszani az összes hangszeren. A rendezvénye megszervezése során meghatározza a költségvetését, a kontextusát és a céljait, elkészíti a specifikációit, kiválasztja a szolgáltatóit, előre látja a legapróbb részleteket …
A rendezvényszervező felelős a kommunikációs műveletek megtervezéséért a cége vagy az ügyfele számára. Ezek az események számos formát ölthetnek, mint például a gála, a szeminárium, a kiállítás, egy új termék bevezetése, sportesemények stb.
Ezért a rendezvényszervezőnek meg kell ismernie az ügyfél igényeit és követelményeit, tudnia kell előre látni az elvárásait, és eredeti szórakoztató ötleteket kell javasolnia, hogy meggyőzze őt. A rendezvényszervezés A-tól Z-ig mindent lefuttat az eseményhez. Szolgáltatókat vesz igénybe, megtalálja az ideális helyszínt, felveszi a kapcsolatot a beszállítókkal és a technikusokkal. A rendezvényszervező valójában több szakmával is együttműködik: technikusokkal, vendéglátósokkal, bérlőkkel, menedzserekkel stb.
Mi a rendezvényszervezés
A rendezvényszervezés magában foglalja a rendezvény becsléseit és költségvetését. Ezután kigondolja a buli menetét, az animációkat, a tervezést… Semmit sem bíz a véletlenre. De minden részlet ellenőrzése nem véd az előre nem látható események ellen. Ebben az esetben a szervezőnek rendkívül érzékenynek kell lennie, és tudnia kell alkalmazkodni számos helyzethez. Neki kell az elsőnek a helyszínen lennie a rendezvényen és az utolsó bulin. Miután a nap eltelt, az idő nem nyugszik. A rendezvényszervezés során ezután szükség van az eligazításra és az elért eredmények elemzésére a célkitűzésekhez képest, a sajtóhatások értékelésére és az ügyfél elégedettségéről való érdeklődésre. A munka gyakori utazással és rendszertelen időbeosztással is jár (hétvégén, ünnepnapokon és éjszaka).
A rendezvényszervező tulajdonságai
A rendezvényszervezőnek sokoldalúnak kell lennie: valóban naponta kell animálnia, kísérnie, tanácsot adnia … Sokoldalúságról és türelemről is tanúbizonyságot kell tennie, bizonyos rugalmassággal kell rendelkeznie. De sok más tulajdonságot is megkövetelnek tőle:
- Kreativitás & eredetiség: Ez egy olyan szakma, ahol az ötlet számít. A rendezvényszervezőnek kreativitást és eredetiséget kell mutatnia a rendezvényszervezési javaslataiban, hogy lekösse az ügyfél figyelmét, és hogy benyomást keltsen a rendezvény során.
- Reaktivitás & önállóság: Hidegvérűség az utolsó részletek kezeléséhez, stresszel szembeni ellenállás és tisztességes játék, mind alapvető tulajdonságok egy jó rendezvényszervező számára.
- Kapcsolati és szerkesztői készségek: Tudnia kell, hogyan kell a szakmai környezetében lévő emberekkel cserélni, komponálni és “együtt dolgozni”, de nem csak! A jó kapcsolatteremtés elengedhetetlen. Az erős íráskészség is elengedhetetlen, mert ő felel a rendezvénytervezés körüli kommunikációért.
- Szigorú & részletesség & érzék: Nulla hiba! A cég imázsa a rendezvény megjelenítésén múlik. Szigorúnak kell lennünk, és nem szabad hagynunk semmilyen részletet. Ezenkívül rendelkeznie kell érzékkel a prioritásokhoz, és tudnia kell, hogyan optimalizálhatja idejét és tevékenységeit.
A rendezvényszervező szerepe
A fő feladata a B2B vagy B2C rendezvények szervezése, amelyek lehetővé teszik a vállalatok számára a kereskedelmet, a partnerkeresést és a kapcsolatteremtést a munkatársaival. Irányítania kell a szervezést, népszerűsítenie kell az eseményt, kezelnie kell a meghívásokat, a koktélokat, az étkezést, a szállást, kezelnie kell a tárgyalótermek foglalását, konferenciákat kell szerveznie. Egy ilyen eseményprojekt-menedzser részt vehet a vállalat belső kommunikációs projektjeiben is, belső értékesítési versenyek, ösztönző utazások, vállalati estek szervezésével … egy igazi karmester, aki képes alkalmazkodni minden nyilvánossághoz, a vállalaton belül vagy kívül. !
A rendezvényszervezőnek az is a feladata, hogy irányítsa a rendezvény megvalósítását, a helyszínek, tevékenységek, animációk … ötleteinek felkutatásától kezdve, amelyek sikerre viszik a rendezvényt, egészen a beavatkozások és a szolgáltatók szervezési tervezéséig a D-napon, mindezt egy előre meghatározott költségvetés szerint.
A rendezvényszervezés funkciói
A rendezvényszervező első feladata, hogy megtalálja az eredeti és/vagy atipikus ötleteket, amelyek a rendezvény célját képviselik. A rendezvény egészen más lesz egy üzleti találkozó, egy jutalomest vagy egy éves vállalati kongresszus esetében.
Mihelyt az általános ötlet vagy téma meg van határozva, a rendezvény projektmenedzserének az a feladata, hogy megtalálja az összes megfelelő szolgáltatót, akik képesek lesznek megfelelni a meghatározott előírásoknak.
A hozzáértő rendezvényszervezőnek óriási reagálóképességet és figyelemre méltó alkalmazkodóképességet is kell mutatnia. Ha újragondolhatnánk a rendezvényszervező szakmáját, átnevezhetnénk a tudományágat “a váratlan dolgok menedzselése” névvel. Mert az előre nem látható dolgok számosak.
A rendezvény napján az alkalomra megrendelt cateringszolgáltatónál áramszünet lépett fel: a költségen tárolt összes termék már nem használható. A szervezőnek tartalékmegoldást kell nyújtania, méghozzá gyorsan, mert a 300 vendég a küszöbön már éhesnek tűnik.
A munka ezért is hatalmas higgadtságot igényel, ami könyörtelen stresszkezeléssel párosul. Az önsegély is szívesen látott, amikor egy meglehetősen nevetséges költségvetéssel rendelkező megrendelő gigantikus elvárásainak kell megfelelni. Ebben az esetben a D rendszer a legjobb barátod.
Milyen karrierlehetőségek vannak a rendezvényszervezői állásokban
A rendezvényszervezés egy meglehetősen széles ág, így a szakmát számos struktúrában gyakorolhatod, amelyek különböző rendezvényszervezői álláslehetőségeket nyitnak. A rendezvényszervező csatlakozhat például egy rendezvény- vagy kommunikációs ügynökséghez, egy nagyvállalaton belüli kommunikációs pólushoz (ritkább) vagy integrálódhat egy önkormányzat rendezvényszolgálatába.
A rendezvényszervezői karrierhez fontos elhatározás szükséges. A rendezvényszervezőnek nincsenek kötött időbeosztása. A szervezési időszakban minden idejét a rendezvény sikerének szenteli. A gyakran nagyon rövid idő alatt megrendezett esemény folyamatos közreműködést igényel a rendezvényszervezőtől. Felejtse el az estéket és a hétvégéket, hogy a barátnőkkel italozhasson, vagy a tévéfilmek nézésével töltse az időt.
A rendezvény nem vár. El kell készülnie, és időben és kifogástalan módon kell átadni. A D-napon a szervezőnek természetesen a helyszínen kell lennie, hogy biztosítsa a dolgok zökkenőmentes menetét. Ha a rendezvénynek vége, úgy gondolja, végre fellélegezhet. De téved, most már elemezni kell az eredményeket a célkitűzésekhez képest, értékelni kell a megrendelő elégedettségét, és konzultálni kell a keletkezett melléktermékekről.
A rendezvények szervezése tehát rendezvényszervezői munkakör vagy szakma, amely jelentős számú készséget és elkötelezettséget igényel. Nehéz megállapítani az ilyen típusú szakma átlagos fizetését, mert ez attól függ, hogy milyen típusú és méretű az a vállalat, amelyben végzik. Az Onisep azonban bruttó 2200$+-ra értékeli az átlagos fizetést egy kezdő számára ezen a területen.
Következtetés
A cikk elolvasása után a következő készségekre és feladatokra kell összpontosítania:
- Szervezzen olyan eseményeket, amelyek megfelelnek az ügyfelek elvárásainak;
- Tűzzön ki konkrét, mérhető és reális célokat;
- Szervezzen olyan eseményeket, amelyekre emlékezni fognak;
- Tervezze meg hatékonyan az eseményeit;
- Válassza ki szakszerűen a rendezvénye helyszínét;
- Állítson össze egy marketingkampányt a rendezvénye kiszolgálására;
- Ellenőrizzen minden paramétert, beleértve a hatályos jogszabályok által szabályozottakat;
- Vezesse és motiválja a csapatát;
- Értékezze a rendezvénye hatását.