• Az alapos számlázási gyakorlat kritikus fontosságú az Ön bevételei szempontjából.
• A számlázó alkalmazások kevésbé időigényessé tehetik vállalkozása számlázási folyamatát.
• A számlázó alkalmazások keresésekor vegye figyelembe az egyes alkalmazások integrációit, funkcióit, könnyű használhatóságát és költségeit.
• Ez a cikk azoknak a vállalkozóknak szól, akik egyszerűsíteni szeretnék számlázási és számlázási folyamataikat.

A számlázás egy vállalkozó idejének nagy részét elveszi. A számlázó alkalmazások megkönnyítik a számlák létrehozását, elküldését és nyomon követését, hogy gyorsabban kapja meg a fizetést. A legjobb az, hogy mobileszközökön is elérhetőek, így a számlázás útközben is elvégezhető.

Függetlenül attól, hogy fizetős számlázó alkalmazást keres rengeteg funkcióval, egy mindenre kiterjedő könyvelő- és számlázószoftvert, vagy egy ingyenes számlagenerátort, amely professzionálisabbá teszi a kisvállalkozását, van számlaalkalmazás az Ön számára.

Mit keressen egy számlázó és számlázó alkalmazásban

A megfelelő számlázó alkalmazás megtalálása vállalkozása számára túlterhelőnek tűnhet, különösen akkor, amikor új számlázóeszközök jelennek meg a piacon, vagy a régieket új csengőkkel és sípokkal frissítik. Mielőtt elkezdené összehasonlítani a lehetőségeket, fontolja meg, hogy mit szeretne egy számlázó- és számlázóalkalmazástól.

Integrációk

Egyik alkalmazás képes kezelni az összes könyvelési igényét, beleértve a számlázást és a pénzforgalom nyomon követését is. Ha azonban olyan alkalmazást választ, amely csak számlázásra és számlázásra szolgál, annak integrálódnia kell a már használt könyvelőszoftverrel. Ellenkező esetben fennáll annak a veszélye, hogy költséges hibákat követ el, amikor az információkat az egyik programból a másikba továbbítja, és időt veszít, amelyet a vállalkozása más területeire fordíthatna.

Szerkesztő megjegyzése: Számviteli vagy számlát generáló szoftvert keres vállalkozása számára? Töltse ki az alábbi kérdőívet, hogy szállító partnereink ingyenes információkkal keressék meg Önt.

Funkciók

A több funkció nem jelent automatikusan jobb számlázóprogramot, különösen, ha végül olyan funkciókért fizet, amelyeket soha nem használ. Ugyanakkor nem akar pénzt spórolni úgy, hogy feláldozza azokat a funkciókat, amelyekre valóban szüksége van. Ha fizet a számlázószoftverért, keressen olyan alkalmazást, amely tartalmazza ezeket a funkciókat:

• Számla generátor testreszabható sablonokkal a professzionális márkaépítéshez
• Egyszerű módja a kifizetetlen számlák nyomon követésének
• Menthető ügyfélprofilok, ahelyett, hogy minden alkalommal manuálisan kellene az adatokat beírnia
• Az ügyfél által megtérítendő költségekről szóló bizonylatok tárolásának és elküldésének módja
• Kapcsolat több fizetési átjáróhoz
• Online számlázás

Egyszerű használat

Vállalkozóként azt szeretné, hogy a technológia egyszerűsítse a feladatait, ne pedig bonyolítsa azokat. Nem akarja, hogy minden alkalommal, amikor megnyitja a számlagenerátort, megkeresse az ügyféllistáját, vagy órákat töltsön a bizonylatok feltöltésével, amikor számlát küld visszatérítésre.

A korábban használt számlázószoftverek és az új technológiával való ismeretsége befolyásolja, hogy mennyire érzi bonyolultnak ezeket az alkalmazásokat. Játsszon körbe néhányat, hogy megtalálja azt, amelyiket könnyűnek és intuitívnak érzi a használatát.

Egy olyan alkalmazást is keressen, amely könnyen használható mobileszközön és webböngészőn keresztül is, hogy a számlázás útközben is egyszerű legyen. Győződjön meg róla, hogy könnyen hozzáférhet az ügyfélszolgálathoz, ha az út során kérdései merülnének fel.

Költség

A költségvetés mindig aggodalomra ad okot a vállalkozóknak, különösen azoknak, akik most kezdik. Szerencsére több árkategóriában is elérhetőek számlaalkalmazások, köztük több olyan is, amelyek használata ingyenes. Sok fizetős opció ingyenes próbaverziót kínál, amely lehetővé teszi a szoftver tesztelését, mielőtt elkötelezné magát egy havi vagy éves tervezet mellett.

Sok számlázó alkalmazás esetében a vállalkozás szerkezete befolyásolja a végső költséget. Egyes alkalmazások átalánydíjat számítanak fel a használatért, míg mások a havonta küldött számlák száma vagy a tárolt ügyfélprofilok száma alapján számítanak fel díjat. Számlázási előzményei segíthetnek meghatározni, hogy melyik számlázó alkalmazás illeszkedik legjobban vállalkozása költségvetéséhez.

A legfontosabb tudnivalók:

Számlaalkalmazások, amelyeket érdemes megfontolni vállalkozása számára

Square Invoices

A Square Invoices alkalmazás egy számlázó alkalmazás, amely mobileszközén keresztül kezeli a számlázást és a fizetéseket. Lehetővé teszi egyéni és ismétlődő számlák létrehozását, a fizetések nyomon követését és fizetési emlékeztetők generálását. Emellett analitikát is tartalmaz, és különböző fizetési módokat fogad el, így megkönnyíti a pénzforgalom fenntartását.

A Square Invoices alkalmazással mind a számlázó, mind a hitelkártya-feldolgozó szoftver ingyenesen használható. Minden alkalommal, amikor egy ügyfél fizet Önnek, a Square átalánydíjat és a tranzakció egy kis százalékát számítja fel.

Invoice2go

Az Invoice2go egy mikro- és kisvállalkozások számára kifejlesztett mobil és webes számlázó alkalmazás. Testreszabható sablonokat kínál, így nem kell a nulláról kezdenie. Az árképzést, az ügyféladatokat és egyéb adatokat is elmenti, hogy automatikusan feltöltse a szükséges mezőket.

AzInvoice2go lehetővé teszi, hogy lássa, ha egy ügyfél megnyitja a számlát, automatikus fizetési emlékeztetőket állíthat be, és pénzügyi jelentéseket készíthet a kifizetetlen számlákról. A szolgáltatás négy tervezetet kínál különböző árfekvésben (havi 3 dollártól kezdődően, évente számlázva) a számlafelhasználók száma, a tárolt ügyfelek száma és a havonta küldött számlák száma alapján. Mind a négy csomag lehetővé teszi, hogy hitelkártyával, bankkártyával vagy PayPal-on keresztül fogadjon el fizetéseket.

QuickBooks Online

A QuickBooks Online lehetővé teszi, hogy gyorsan készítsen számlákat és fogadjon fizetéseket, miközben számlázási és könyvelési szoftvere teljesen összekapcsolódik. A cég által “intelligens számláknak” nevezett megoldást használ, amely figyelmezteti Önt, ha az ügyfelek megtekintették és kifizették számláikat. A fizetési lehetőségek között szerepel a hitelkártya, a bankkártya és az ingyenes ACH banki átutalás.

A QuickBooks néhány nagyszerű időtakarékos funkciót kínál, mint például az automatikus kitöltés a korábbi számlák alapján, az ismétlődő számlák és fizetések, a fizetési emlékeztetők és a becslések fizetendő számlákká történő átalakítása. A QuickBooksnak van mobilalkalmazása, bár az nem tartalmazza a webes alkalmazás összes funkcióját. A QuickBooks tervezetek havidíja (12,50 USD-től kezdődően) a vállalkozás méretétől, a választott ügyféltámogatás szintjétől és az olyan kiegészítő funkciókhoz való hozzáféréstől függ, mint a készletkövetés és a pénzügyi elemzés.

FreshBooks

A FreshBooks egy minden egyben számlázási megoldás kisvállalkozások számára. Testreszabható sablonjai lehetővé teszik a logó hozzáadását, valamint a betűtípusok és színek megváltoztatását, hogy illeszkedjenek a márkájához. A FreshBooks megkönnyíti a fizetést olyan funkciókkal, mint a hitelkártyás fizetés, a számlák nyomon követése, az átalánydíjas PayPal tranzakciók és a gyors befizetések az üzleti bankszámlára. Számos automatizálási funkcióval is rendelkezik az időmegtakarítás érdekében, mint például az ismétlődő számlák, fizetési emlékeztetők, késedelmi díjak, kedvezmények és adószámítások.

A FreshBooks számos egyéb funkciója közé tartozik az idő- és költségkövetés, a projektkezelés, a jelentések és az ügyfélkapcsolat-kezelés. A FreshBooks felhőalapú könyvelési rendszer részeként a tervezetek számlázása havonta történik (4,50 $-tól kezdődően) a fiókjában lévő aktív ügyfelek száma alapján.

Billdu

A Billdu segítségével másodpercek alatt készíthet és küldhet számlákat, az ügyfelek pedig azonnal fizethetnek a “fizetni most” gombra kattintva, közvetlenül a számláról. A Billdu segítségével becsléseket és megrendeléseket is készíthet, nyomon követheti a leltárt és a kiadásokat, kezelheti a költségeket és a bizonylatokat, valamint exportálhatja a fájlokat PDF, XLS, CSV és egyéb formátumba.

A Billdu praktikus offline móddal rendelkezik, amellyel internetkapcsolat nélkül is hozzáférhet a számlákhoz és egyéb adatokhoz. Három különböző csomagot kínál, amelyek havi számlázása az évente elküldendő számlák száma és a fiókban kívánt felhasználók száma alapján történik, havi 1,99 dollártól kezdve.

Zoho Invoice

A Zoho, amely talán leginkább a felhőalapú CRM-szoftveréről ismert, szintén kínál egy számlázási platformot, amellyel automatizálhatja és ütemezheti a márkás számlák kézbesítését ügyfeleinek. A felhasználóbarát szoftver lehetővé teszi, hogy számláihoz tételeket, adókat és egyebeket adjon hozzá. Lehetőséget kínál arra is, hogy a Zoho csapata papír alapú számlákat küldjön ügyfeleinek postai úton.

A Zoho ingyenes, ha öt vagy annál kevesebb ügyféllel rendelkezik. Egyébként a csomagok havi 9 dollártól kezdődnek. A feldolgozási díjak eltérőek lehetnek, mivel a Zohón keresztül érkező ügyfélfizetéseket több harmadik fél alkalmazásán keresztül is feldolgozhatja.

Invoicely

Az Invoicely segítségével számlákat küldhet ügyfeleinek, elfogadhatja szállítói számláit, kezelheti kiadásait és üzleti tevékenységét, és így tovább. Lehetővé teszi a márkás számlákat és az online fizetéseket, bár ezek a funkciók korlátozottak, ha az Invoicely ingyenes szintjét használja.

Az ingyenes szinten túl a csomagok havi 9,99 dollártól kezdődnek. Az ingyenes szint csak a PayPal-on keresztüli online fizetést teszi lehetővé, így a PayPal határozza meg a feldolgozási díjakat ennél a tervezetnél. A feldolgozási díjak a többi tervezetnél eltérőek.

Bill.com

A Bill.com egy számlaalkalmazás, amely részletezi az összes számlájának előrehaladását – elküldött, jóváhagyott, függőben lévő és egyéb számlák. A Bill.com felhasználói élménye általában akkor a legjobb, ha az ügyfelei is regisztrálnak rá, és a fiók regisztrálása csak perceket vesz igénybe. Saját fiókjukkal ügyfelei a fizetési határidőkön belül maradhatnak, Ön pedig értesítést kaphat, ha a kifizetések feldolgozásra kerülnek.

A Bill.com csomagjai havi 39 dollártól kezdődnek. Elektronikus fizetési és ACH-feldolgozási díja 49 cent tranzakciónként, a hitelkártyás fizetésekhez pedig 3. szintű kereskedői díjas feldolgozási díjak állnak rendelkezésre.

Melyik a legjobb ingyenes számlázó alkalmazás?

A most induló vagy a kiadásokat a lehető legalacsonyabban tartani kívánó vállalkozások számára ingyenes számlázó alkalmazások állnak rendelkezésre. Bár ezek az alkalmazások lefedik a professzionális számlák létrehozásának és küldésének alapjait, általában nem tartalmaznak annyi funkciót, mint a fizetős alkalmazások.

InvoiceNinja

A számlaNinja egy nyílt forráskódú felhő- és mobilalkalmazás, amely lehetővé teszi a számlák létrehozását, küldését és kezelését. Tartalmazza az időkövetést, az egyéni számlák létrehozását, a költségkövetést és az ajánlatkészítést. Az InvoiceNinja segítségével mobil vagy online fizetéseket is elfogadhat. Több mint 40 fizetési átjárót támogat, köztük a Stripe-ot, a WePay-t és a Checkout.com-ot.

A Forever Free csomaggal korlátlan számú számlát küldhet és legfeljebb 100 ügyfelet tárolhat. Korlátozott számú számlasablont tartalmaz, amelyek mindegyike az “InvoiceNinja által készített” márkajelzéssel van ellátva. A fizetős csomagok eltávolítják ezt a márkajelzést, és további funkciókat kínálnak.

Invoice by Wave

Az Invoice by Wave egy ingyenes számlázó alkalmazás, amelyet professzionális minőségű számlák létrehozására terveztek. A sablonok széles skálájából választhat, és személyre szabhatja őket logójával és cégének színeivel. Az egyéb elrendezési lehetőségek közé tartoznak az egyéni oszlopok és a drag-and-drop sorelemek. Ha nem szeretne Wave-fiókot létrehozni, használhatja az online Wave-számla generátort.

A Wave alkalmazásból, a Gmailből vagy az Outlookból küldhet számlákat, majd nyomon követheti, hogy látták-e és kifizették-e azokat. Egyéni fizetési feltételeket is beállíthat, fizetési emlékeztetőket hozhat létre, kezelheti a könyvelést és feltöltheti a bizonylatokat. A Payments by Wave bővítmény lehetővé teszi az online fizetések elfogadását hitelkártyáról vagy banki átutalásról, de ez a funkció tranzakciós díjjal jár.

Max Freedman és Sara Angeles hozzájárult a cikk tudósításához és megírásához.