Descrizione del lavoro:

La posizione di Practice Assistant II è responsabile delle interazioni quotidiane con i pazienti e i clienti nell’unità di Dermatologia situata al 221 Longwood Avenue. Lavorando sotto la direzione del Practice Coordinator e del Practice Manager, il Practice Assistant II è la prima linea di contatto con il paziente all’interno dello studio. Si tratta di un ruolo vitale, che ha un impatto significativo sulla cura e la soddisfazione del paziente, sulle operazioni cliniche e sulle entrate cliniche. Lo studio di dermatologia al 221 di Longwood Avenue genera più di 26.000 visite di pazienti e riceve più di 72.000 telefonate di pazienti all’anno.
STANDI SPECIFICI DEL LAVORO

* Accoglie calorosamente tutti i pazienti, clienti e visitatori nello studio. Accerta se il paziente o il cliente ha un appuntamento.

* Per tutti gli appuntamenti dei pazienti, verifica l’identità dei pazienti utilizzando 2 identificatori accettabili BWH. Verificare l’ora di appuntamento dei pazienti e provider.

* Arriva il paziente nel sistema di programmazione BWH in conformità con le linee guida dei dipartimenti.

* Avvisa il personale di supporto clinico di qualsiasi necessità o attenzione speciale necessaria per il paziente in arrivo, compreso il rischio di caduta, le esigenze speciali del paziente o il paziente VIP.

* Coordina l’arrivo del paziente con il reparto servizi di interpretazione, se necessario

* Per qualsiasi paziente che non ha un appuntamento programmato, lavorare all’interno dei protocolli stabiliti pratica per determinare come meglio servire i bisogni dei pazienti.

* Per gli altri appuntamenti, informa la parte appropriata riguardo all’arrivo del cliente o del visitatore.

* Durante il processo di arrivo, distribuisci i moduli istituzionali e specifici della pratica, compreso il modulo informativo di autovalutazione del paziente, il questionario informativo del paziente e il modulo di revisione dei farmaci e delle allergie del paziente. Richiede la firma elettronica per tutti i moduli istituzionali applicabili, compresi l’avviso HIPAA sulla privacy, il consenso Mass HIway, il consenso ospedaliero per il trattamento e il modulo di rinuncia al rinvio mancante.

* In grado di affrontare qualsiasi domanda che un paziente può avere per quanto riguarda qualsiasi modulo istituzionale o specifico della pratica.

* Documenta elettronicamente nel sistema ogni volta che un paziente si rifiuta di firmare i moduli richiesti

* Richiede che ogni paziente verifichi l’accuratezza di tutte le informazioni demografiche e assicurative sul loro file e fornisce istruzioni su come gli aggiornamenti possono essere fatti. Identificare i pazienti che non sono in grado di eseguire questo compito e offrire di fornire assistenza.

* Raccogliere i pagamenti dovuti al momento del servizio, in conformità con la politica di raccolta dei pagamenti dei pazienti dipartimenti.

* Determina se il paziente è responsabile di un copay per la visita e l’importo del copay dovuto

* Raccoglie i pagamenti per i servizi cosmetici resi

* Inserisce i pagamenti nel sistema di programmazione BWH e nel sistema di transazioni bancarie online approvato

* Emette ricevute per tutti i pagamenti raccolti

* Quando il pagamento non viene raccolto per tutti i saldi dovuti sulle procedure cosmetiche, coordina le attività di follow-up appropriate.

* Assicurarsi che i lotti di pagamento siano completati secondo i criteri stabiliti dalla politica di raccolta dei pagamenti dei pazienti del dipartimento

* Coordinare le attività relative alle cure gestite per tutti gli appuntamenti dei pazienti

* Determinare i pazienti che non hanno informazioni valide sull’assicurazione. Comunica al paziente la necessità di aggiornare l’assicurazione per garantire l’accuratezza della fatturazione delle visite e delle procedure

* Chiama il centro servizi per i pazienti BWH per conto dei pazienti al fine di aggiornare le informazioni sul piano assicurativo, se necessario

* Determina i pazienti che non hanno riferimenti assicurativi validi. Comunica la necessità di un riferimento con il paziente e dà istruzioni su come ottenere un riferimento assicurativo.

* Per i pazienti che non hanno un riferimento assicurativo valido in archivio per la data del servizio rivede il modulo di rinuncia al riferimento e all’autorizzazione preventiva di BWH e richiede la firma del paziente

* Dirige i pazienti verso l’area di attesa appropriata e fornisce una breve spiegazione di ciò che devono aspettarsi. Comunica le aspettative sui tempi di attesa. Monitora la sala d’attesa e si coordina con il personale di supporto clinico delle pratiche per garantire che i clienti siano serviti in modo appropriato e tempestivo.

* Quando ci sono potenziali interruzioni del servizio o del processo, cerca di porre rimedio alla situazione. Quando questo non è possibile, informare immediatamente un membro del team che è in grado di risolvere rapidamente il problema.

* Fornire aggiornamenti ai pazienti e agli altri clienti per quanto riguarda i ritardi, compresi gli aggiornamenti quando la durata di un ritardo precedentemente comunicato è cambiata in modo significativo.

* Mantenere l’area di attesa durante il giorno per garantire che il suo aspetto soddisfi il servizio clienti e gli standard di sicurezza.

* Assicurarsi che le domande dei pazienti ricevano una risposta appropriata e/o che venga fornito un adeguato follow-up.

* Durante il processo di check-out, assumere la responsabilità primaria per la programmazione degli appuntamenti di follow-up dei pazienti nel Dipartimento di Dermatologia, coordinandosi con altre pratiche di reparto, se necessario. Coordinare qualsiasi appuntamento esterno per il paziente o servizi richiesti dal medico, compresi radiologia, servizi di laboratorio, rinvii ad altri dipartimenti BWH o rinvii a strutture mediche esterne.

* Esaminare i moduli di incontro del paziente per l’indicazione che sono richiesti servizi aggiuntivi (comprese cose come appuntamenti di follow-up, ecografie, TAC, test pre-chirurgici, procedure di cardiologia, raggi X, esami di laboratorio, ricoveri ospedalieri o procedure, ecc)

* Per gli appuntamenti di follow-up nello studio, offrire di fissare un appuntamento. Non chiedere al paziente di chiamare l’ufficio per fissare un appuntamento di follow-up.

* Per gli appuntamenti di follow-up in altre pratiche BWPO o BWH o altre strutture, contattare direttamente la pratica per facilitare la programmazione del necessario appuntamento (s). Comunicare e confermare gli ordini, ottenere istruzioni per il paziente e, quando possibile, gli appuntamenti programmati.

* Coordina e programma gli appuntamenti di follow-up con i servizi di interpretazione, se necessario

* In conformità con i protocolli della pratica, prepara qualsiasi documento necessario o istruzioni relative alla cura di follow-up.

* Al termine dell’incontro, ringraziare ogni paziente.

* Assumere la responsabilità primaria per la programmazione degli appuntamenti dei pazienti. Assistere nell’aumentare la soddisfazione del cliente gestendo in modo appropriato l’agenda degli appuntamenti e l’accesso ai servizi clinici.

* Lavora a stretto contatto con ogni medico per garantire che la programmazione degli appuntamenti dei pazienti è fatto in conformità con le loro preferenze e modelli di programmazione.

* Massimizzare l’utilità dell’applicazione di pianificazione accedendo a tutti i dati di programmazione disponibili e risorse. Utilizzare l’applicazione di pianificazione in un modo che supporta l’accesso ottimale, le modalità di appuntamento appropriato, e la documentazione completa dei requisiti pertinenti. Ottenere tutte le informazioni necessarie al fine di garantire che il paziente sia programmato con il fornitore più appropriato.

* Se il prossimo appuntamento disponibile supera un lasso di tempo ragionevole (come stabilito dallo studio), o se il paziente o il medico di riferimento esprime preoccupazione per i tempi di attesa per un appuntamento, offrire a indagare altre opportunità di programmazione. Collaborare con il personale del triage dello studio, con il medico e con la direzione dello studio per determinare se è possibile trovare una soluzione che consenta al paziente di ottenere un appuntamento prima del previsto. Segui il paziente o l’ufficio del medico di riferimento come appropriato.

* Coordina e programma tutti gli appuntamenti con i servizi di interpretariato come necessario.

* Se necessario, conferenze nei servizi di interpretariato appropriati o rappresentanti della linea linguistica nelle telefonate dei pazienti per fornire un servizio di alta qualità ai pazienti che richiedono servizi di interpretariato

* Annulla e riprogramma gli appuntamenti come richiesto. Quando si annulla un

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