Quando fai una vendita a credito in un negozio, non c’è mai la garanzia che il cliente ti paghi in tempo. Infatti, un americano su tre paga in ritardo i propri debiti. Invece di fare affidamento sui pagamenti puntuali dei clienti, pianificate il peggio. E considerate di far pagare ai clienti ritardatari una tassa di ritardo per recuperare le vostre perdite.

Se i pagamenti dei clienti sono in ritardo, potreste non avere abbastanza soldi per pagare voi stessi. Secondo un sondaggio, il 79% dei proprietari di piccole imprese si taglia la paga quando i clienti non pagano.

A volte, quando un cliente non paga, non avete abbastanza soldi per coprire i vostri debiti, il che potrebbe comportare delle spese di ritardo nei pagamenti per la vostra azienda. L’implementazione di una politica di ritardi di pagamento può aiutarvi ad uscire dal ciclo scoraggiando i ritardi di pagamento e dandovi un ulteriore cuscinetto di flusso di cassa.

Cos’è una tassa di ritardato pagamento?

Una tassa di ritardato pagamento è un costo aggiuntivo che i creditori applicano alla fattura di un debitore se il debitore non paga il suo debito entro la data di scadenza. Aggiungere gli interessi di mora alla fattura di un cliente lo incoraggia a pagare i suoi debiti in tempo. I ritardi di pagamento possono essere dovuti a clienti che dimenticano la loro scadenza o che non hanno abbastanza soldi per coprire il loro debito.

Le aziende possono addebitare commissioni di ritardo di pagamento quando estendono il credito ai clienti. Se si vende ai clienti a credito, si possono addebitare commissioni di ritardo. E se acquistate articoli a credito, i vostri fornitori possono addebitarvi delle spese di ritardo.

Quanto costano le spese di ritardo?

Gli importi delle spese di ritardo variano. Puoi addebitare un tasso forfettario o una percentuale della fattura del cliente.

Per esempio, puoi addebitare un’ulteriore tassa di 10 dollari per ogni 30 giorni di ritardo. Oppure, puoi addebitare il 2% della bolletta del cliente al mese.

Alcuni stati limitano quanto puoi addebitare in tasse di ritardo. Assicurati di controllare con il tuo stato per ulteriori informazioni.

Come far pagare una tassa di ritardo

Far pagare una tassa di ritardo può accelerare i pagamenti dei clienti e migliorare la gestione del flusso di cassa della piccola impresa. Ma se vuoi far pagare efficacemente i clienti per un pagamento in ritardo, devi avere un piano organizzato.

Usa i seguenti passi per far pagare gli interessi sui pagamenti in ritardo delle fatture.

Crea una politica di pagamento in ritardo

Prima di poter far pagare ai clienti una tassa di pagamento in ritardo, devi avere una politica in atto. In questo modo, conoscono i loro obblighi e le loro scadenze.

Sviluppa una politica di pagamento aziendale che discute i servizi o i beni forniti, le date di scadenza del pagamento, le forme di pagamento accettabili e le tue politiche di pagamento anticipato o ritardato.

La tua politica di pagamento ritardato dovrebbe usare un linguaggio semplice. Dovrebbe dire ai clienti che tipo di azione intraprenderete se i pagamenti non vengono pagati in tempo.

Nella vostra politica sui ritardi di pagamento, includete quanto sono le spese per i ritardi di pagamento, elencando la percentuale o il tasso fisso. Valutate cosa dovreste addebitare guardando le tasse di ritardo di pagamento dell’industria e consultando il vostro stato.

Informate i clienti degli incentivi e delle spese al punto di vendita

Avere una politica ufficiale di ritardo di pagamento va benissimo, ma dovete anche informare i clienti.

Quando i clienti fanno acquisti a credito, rivedete i vostri termini di pagamento, compresi gli incentivi per i pagamenti anticipati e le spese di ritardo. Informare i clienti sulla vostra politica può aiutare ad eliminare le sorprese e proteggere il vostro business.

Offrire uno sconto per il pagamento anticipato, che è una riduzione di prezzo che i clienti ricevono se pagano in anticipo, può funzionare bene come un deterrente per il pagamento in ritardo.

Parlando dei vostri sconti sui pagamenti anticipati e delle tasse sui ritardi di pagamento, i clienti sanno che pagheranno meno del loro debito se pagano presto e di più se pagano tardi.

Includere informazioni sui ritardi di pagamento nelle fatture

Quando fatturate ai vostri clienti, assicuratevi di specificare la data di scadenza. Quando includi la data di scadenza sulla tua fattura, hai due opzioni:

• Data di scadenza: XX/XX/XXXX
• Netto # (per esempio, Netto 30)

Scrivere Due Date potrebbe rendere la scadenza più chiara ai clienti. Questo specifica la data esatta in cui il pagamento è dovuto.

Net mostra ai clienti che i pagamenti sono dovuti entro un certo numero di giorni. Per esempio, Net 30 significa che i clienti hanno 30 giorni dalla data della fattura per pagare il loro debito.

Invia solleciti di pagamento

Prima di addebitare un ritardo di pagamento, dovresti ricordare ai clienti il loro debito.

Puoi inviare un sollecito di pagamento tramite e-mail o posta ordinaria. Secondo un sondaggio FICO, il 36% dei clienti preferisce ricevere solleciti di pagamento in ritardo tramite e-mail.

Non solo l’invio di solleciti di pagamento incoraggerà i clienti a pagare, ma fungerà anche da prova che il cliente avrebbe dovuto sapere della sua responsabilità.

I solleciti di pagamento notificano ai clienti i beni o servizi che hanno ricevuto, l’importo dovuto e la data di scadenza. Inviate i solleciti di pagamento dopo aver fatturato il cliente e prima della scadenza.

Per esempio, potete inviare un sollecito di pagamento una settimana prima della data di scadenza.

Create un rapporto di invecchiamento dei crediti

Per addebitare una tassa di ritardo, dovete sapere quale cliente ha un pagamento in ritardo. Crea un rapporto sull’invecchiamento dei crediti per tenere traccia delle fatture dei clienti non pagate.

Il rapporto sull’invecchiamento dei crediti elenca i clienti, gli importi totali che ti devono, i pagamenti in ritardo, e quanto sono scaduti i saldi in ritardo (ad esempio, 1-30 giorni). Il tuo rapporto ti mostra anche l’ammontare totale del denaro dovuto alla tua azienda.

Il tuo rapporto sull’invecchiamento dei crediti dovrebbe assomigliare a questo:

Puoi usare il tuo rapporto sull’invecchiamento dei crediti per determinare quali clienti contattare e quanto di una tassa di ritardo nei pagamenti addebitare.

Invia una lettera di ritardo nei pagamenti

Una volta che i clienti hanno mancato la loro scadenza di pagamento, puoi applicare la tassa di ritardo. Invia una lettera di ritardato pagamento per avvisare il cliente che il suo pagamento è in ritardo.

Nella tua lettera di ritardato pagamento, spiega quando era la data di scadenza. Elenca le spese della fattura in ritardo e la loro nuova responsabilità. Spiega se la loro tassa di ritardo aumenterà se non pagano entro un certo numero di giorni. Puoi anche considerare di includere una copia della loro fattura originale come riferimento.

La tua lettera di ritardato pagamento potrebbe anche contenere informazioni su come impostare un piano di pagamento. Alcuni clienti che non sono in grado di pagare il loro debito potrebbero optare per un piano di pagamento, come pagare un importo in dollari concordato al mese.

Includete le informazioni di contatto nella vostra lettera di ritardo di pagamento. In questo modo, il cliente può contattarvi per effettuare un pagamento o impostare un piano di pagamento.

Potreste anche considerare di raggiungere i clienti sulla loro tassa di ritardo nel pagamento chiamandoli. Secondo il sondaggio FICO, il 27% degli intervistati ha detto che è più probabile che rispondano a un contatto dal vivo riguardo a un pagamento in ritardo.

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