Gli assistenti esecutivi giocano un ruolo importante in un’azienda perché sono il braccio sinistro (o la donna) del dirigente!

Un assistente esecutivo di successo andrà oltre per assicurarsi che l’azienda sia diretta nella giusta direzione, assicurandosi che il dirigente che stanno assistendo sia in cima a tutto e poi alcuni.

In questo articolo, copriremo:

• La descrizione del lavoro di un assistente esecutivo
• Lo stipendio medio dell’assistente esecutivo
• Come diventare un assistente esecutivo
• Consigli per un assistente esecutivo
• Competenze dell’assistente esecutivo

Descrizione del lavoro dell’assistente esecutivo

Cosa fa un assistente esecutivo? Gli assistenti esecutivi, a volte chiamati anche assistenti personali, giocano ruoli chiave in un’azienda perché assistono uno o più dirigenti, come funzionari di alto livello, il CEO o il proprietario di un’azienda.

Gli assistenti esecutivi sono simili agli assistenti amministrativi; tuttavia, gli assistenti amministrativi tendono a concentrarsi sul lavoro d’ufficio, mentre gli assistenti esecutivi sono responsabili di assistere un dirigente dell’azienda, di solito con compiti di livello superiore.

Mentre i tipi di compiti che gli assistenti esecutivi svolgono possono variare da posizione a posizione, tutti tendono a svolgere compiti e doveri simili di alto livello.

Questi compiti possono variare da:

• Gestire l’agenda del dirigente
• Rappresentare il dirigente in chiamate e riunioni quando il dirigente non è disponibile
• Preparare e rivedere documenti
• Gestire informazioni riservate
• Produrre rapporti e presentazioni
• Analizzare dati
• Compiti di gestione dell’ufficio
• Tenere d’occhio i membri dello staff, compresi gli assistenti amministrativi

Ecco un esempio di descrizione di un lavoro di assistente esecutivo da www.Monster.com:

• Produce informazioni trascrivendo, formattando, inserendo, modificando, recuperando, copiando e trasmettendo testo, dati e grafica. Conserva il tempo del dirigente leggendo, ricercando e inoltrando la corrispondenza; redigendo lettere e documenti; raccogliendo e analizzando informazioni; avviando telecomunicazioni.
• Mantiene l’agenda degli appuntamenti del dirigente pianificando e programmando riunioni, conferenze, teleconferenze e viaggi.
• Rappresenta il dirigente partecipando alle riunioni in sua assenza; parlando per il dirigente.
• Accoglie gli ospiti e i clienti salutandoli, di persona o al telefono; rispondendo o dirigendo le richieste.
• Mantiene la fiducia dei clienti e protegge le operazioni mantenendo le informazioni riservate.
• Completa i progetti assegnando il lavoro al personale amministrativo; seguendo i risultati.
• Prepara rapporti raccogliendo e analizzando informazioni.
• Sicura le informazioni completando i backup dei database.
• Fornisce riferimenti storici sviluppando e utilizzando sistemi di archiviazione e recupero; registra le discussioni delle riunioni.
• Mantiene l’inventario delle forniture per ufficio controllando le scorte per determinare il livello di inventario; anticipando le forniture necessarie; valutando i nuovi prodotti per ufficio; piazzando e accelerando gli ordini per le forniture; verificando la ricezione delle forniture.
• Assicura il funzionamento delle attrezzature completando i requisiti di manutenzione preventiva; seguendo le istruzioni del produttore; risolvendo i malfunzionamenti; chiamando per le riparazioni; mantenendo gli inventari delle attrezzature; valutando nuove attrezzature e tecniche.
• Mantiene le conoscenze professionali e tecniche partecipando a workshop educativi; rivedendo le pubblicazioni professionali; stabilendo reti personali; partecipando a società professionali.
• Contribuisce allo sforzo della squadra realizzando i risultati correlati come necessario.

Salario dell’assistente esecutivo

Secondo www.onetonline.org, lo stipendio mediano di un assistente esecutivo per il 2016 è stato di $26,86 all’ora, o $55,860 all’anno.

Tenete a mente, questo può variare in base agli anni di esperienza e dove si vive, proprio come qualsiasi altra posizione lavorativa.

Come diventare un assistente esecutivo

Per diventare un assistente, considera di ottenere una laurea in business o un campo correlato come il supporto amministrativo o la gestione dell’ufficio.

Al minimo, gli assistenti esecutivi di solito hanno una laurea quadriennale, ma alcuni assistenti esecutivi lavorano dall’essere un assistente amministrativo, o ricevono un certificato o una laurea da un programma biennale.

Quando si lavora per aziende più grandi, tuttavia, uno potrebbe aver bisogno di più anni di esperienza come assistente esecutivo per essere considerato per la posizione.

Inoltre, gli assistenti esecutivi potrebbero aver bisogno di conoscenze nel campo in cui intendono lavorare. Per esempio, se hanno intenzione di essere un assistente esecutivo in un ambiente legale, devono avere familiarità con la terminologia e le procedure legali.

Suggerimenti per un assistente esecutivo

Cercando suggerimenti per l’organizzazione dell’assistente esecutivo? Questi consigli aumenteranno la tua organizzazione.

1. Organizza le tue e-mail

Come assistente esecutivo, devi gestire non solo la tua casella di posta, ma anche quella del tuo dirigente. Questo può diventare opprimente con così tante email che scorrono.

Avrete probabilmente accettato che raggiungere la casella di posta zero è quasi impossibile, tuttavia ci sono altre opzioni per sconfiggere questa sfida, e semplificare la casella di posta!

Priority Matrix uno strumento che ti permette di semplificare la tua casella di posta.

Considera di organizzare le email in un modello basato su quadranti con i quattro quadranti etichettati:

• Urgente: Richiedono una risposta – È fondamentale che tu dia a queste email la tua massima attenzione. Rispondete il prima possibile; non lasciate l’ufficio senza che questo quadrante sia quasi vuoto.
• Meno urgente: Risposte – È necessario rispondere a queste e-mail alla fine, ma avete priorità più grandi per il momento. Si raccomanda di mettere una data di scadenza su queste e-mail in modo da non dimenticarsi di loro come sono ancora significativi.
• Follow-Ups – Impostare le date di scadenza per quando seguire con queste e-mail come questi tendono a scivolare attraverso le crepe.
• To-Do’s – Un posto designato per quelle e-mail che elencano i compiti che devono essere fatti. Impostare le date di scadenza anche su questi.

Il modello di e-mail appare come segue:

Priority Matrix, è una soluzione di gestione del progetto basata su quadranti che ti permette di trascinare facilmente le tue e-mail nei quadranti di cui sopra dalla tua e-mail di Outlook. Controlla i 5 migliori modelli per affinare le tue abilità di assistente esecutivo.

Da lì, puoi:

• Impostare una data di scadenza in modo da sapere quando rispondere a quella e-mail o completare quel compito elencato nell’e-mail.
• Delegare l’e-mail a un dirigente o un membro del team se sono coinvolti, o vuoi che se ne occupino.
• Utilizzare le icone dei compiti per determinare quali e-mail sono le più importanti. Per esempio, puoi mettere un ‘fuoco’ accanto a un’email che ha bisogno di una risposta entro la prossima ora, o numerare le tue email in base a quali hanno bisogno della tua attenzione per prime.

Ecco come appare in Priority Matrix:

Nota che il ‘nome del compito’ è il soggetto dell’email. Quando ci clicchi sopra, il contenuto dell’email è elencato sotto ‘note’.

Qui c’è un video che mostra come gestire i tuoi compiti di assistente esecutivo in Priority Matrix

Importa il modello mostrato nel video, qui.

Impara come:

• L’integrazione e-mail di Priority Matrix aiuta
• INTEGRARE WINDOWS E MAC PRIORITY MATRIX INBOX CON LA TUA EMAIL

1. Fare la lista delle cose da fare domani prima di lasciare l’ufficio

Non perdere tempo! Prima di uscire dall’ufficio, crea una lista di compiti su cui concentrarti domani mentre tutto è fresco nella tua testa. I 5-10 minuti in più che spendi per fare questo ti ripagheranno sicuramente quando entrerai in ufficio la mattina, perché avrai una buona idea di dove ti trovi.

Questo ti assicura di non perdere tempo perché sai cosa è una priorità assoluta e cosa ha bisogno della tua attenzione prima.

1. Visualizza ciò che realizzerai

Quando entri in ufficio, inizia la tua giornata con la fine in mente.

Prendi 5 minuti per pensare a quali risultati devi raggiungere oggi. Poi, considera quali compiti ti aiuteranno a raggiungerli.

A questo punto, rivedi la tua lista di cose da fare della sera prima assicurandoti che ognuno dei tuoi compiti sia al posto giusto.

1. Usa uno strumento

Per rimanere organizzato, considera di usare una piattaforma online o un software di gestione dei progetti per tenere te e la tua squadra nel giro.

Una meravigliosa soluzione di gestione dei progetti per assistenti esecutivi è Priority Matrix, lo stesso strumento elencato nel suggerimento #1 per assistere con le tue e-mail.

In Priority Matrix, puoi tenere traccia di compiti, e-mail e documenti in un unico posto. Inoltre, è possibile leggere rapporti dettagliati in modo da poter essere sicuri che la vostra squadra sia sulla buona strada, o che la vostra squadra non stia facendo progressi in modo da poter intervenire subito.

Ecco come potete utilizzare Priority Matrix con il vostro dirigente:

• Il dirigente può delegare i compiti direttamente a voi attraverso la piattaforma (rendendovi il ‘proprietario’) il che significa che sapete sempre cosa dovete fare! Se ci sono domande, è possibile chattare all’interno del compito in modo da potervi fare rapidamente riferimento in seguito. Niente più thread di email confuse o comunicazioni errate sulle responsabilità!

• Quando ricevi un’email dal tuo dirigente, puoi trascinarla nel tuo modello di email Priority Matrix in modo da non perderne traccia, aiutandoti a gestire le tue email in modo più efficiente.
• Genera un rapporto di tutto ciò che hai finito ogni giorno in modo che il tuo dirigente capisca esattamente cosa è stato realizzato.

• Gestisci meglio il tuo tempo usando i nostri modelli di priorità, o crea il tuo. Rendi felice il tuo dirigente e sii un super performer!

• Anticipa i bisogni del tuo dirigente. Se vedi che ha una giornata piena di riunioni, fai aspettare un pasto dal suo ristorante preferito. Se lui/lei sta conducendo una grande riunione al mattino, ordina quei bagel e caffè in anticipo prima ancora di chiedere.

Puoi anche aumentare l’organizzazione generale perché tutto è in un unico posto.

Il tuo capo ha una chiamata importante domani? Imposta un avviso in Priority Matrix per ricordarglielo un’ora prima.

Vuoi vedere se c’è qualcosa di importante domani o la settimana successiva? Aprite la lista principale di Priority Matrix per una visione a volo d’uccello per vedere tutto quello che succede, e filtrate per il periodo di tempo su cui volete concentrarvi.

1. Tenete un database

Tenete un buon registro di una varietà di posti, come hotel e ristoranti, in cui il vostro dirigente è stato in passato. Assicurati di conservare le informazioni di contatto, come numeri di telefono e indirizzi, nonché un’area che indichi se gli è piaciuta o meno la loro ultima esperienza.

In questo modo, se il tuo dirigente sta cercando un posto dove stare nell’area di Los Angeles.

In questo modo, se il vostro dirigente sta cercando un posto in cui alloggiare nell’area di Los Angeles, potete trovare gli hotel in cui ha soggiornato in passato e fare qualche chiamata!

Potete tenere traccia di queste informazioni in un foglio di calcolo Excel, Microsoft Access, o anche Priority Matrix.

Capacità dell’assistente esecutivo

• Capacità di comunicazione: Eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale sono fondamentali in questo campo, sia che si parli al telefono, che si scriva un’e-mail o si esprima un’opinione.
• Capacità di gestione del tempo: Si deve essere in grado di stabilire le priorità per determinare dove il tempo è meglio speso non solo per la loro posizione, ma per il dirigente per cui lavorano.
• Organizzazione: Con file e informazioni che fluttuano ovunque, bisogna essere in grado di sviluppare una strategia per tenere tutto al suo posto.
• Capacità multitasking: Con così tanto da fare, è probabile che dovrai occuparti di più compiti contemporaneamente.
• Problem Solving: Piani, strategie e programmi cambiano – è il tuo lavoro reagire rapidamente ed essere resiliente, trovando le migliori alternative quando questi cambiamenti si presentano.
• Indipendente: Possedere l’indipendenza per portare a termine il proprio lavoro, assicurarsi che il proprio dirigente sia sulla buona strada, così come i membri del team che si supervisiona.
• Proattivo: La tua mente dovrebbe pensare lontano nel futuro in modo da poter intervenire quando necessario.
• Detail Oriented: Le piccole cose contano davvero – errori di battitura, cambiamenti di programma, e anche le informazioni minime su come il dirigente deve vestirsi per un prossimo incontro di marketing – quindi devi avere un occhio anche per i più piccoli dettagli.
• Tecnologia: Un assistente esecutivo dovrebbe avere conoscenza del software di prioritizzazione, software di presentazione, software di grafica, Microsoft office, ecc.
• Leadership: Gli assistenti esecutivi spesso gestiscono le persone, quindi uno deve essere in grado di fare un passo avanti e portare la squadra in pista.