Ogni lavoratore ricorda il suo primo giorno di paga. Che l’assegno fosse grande o piccolo, c’era una profonda soddisfazione nello strappare la busta e vedere il segno del dollaro. Nel corso degli anni, gli assegni possono arrivare con meno fanfare, ma sempre con un forte senso di orgoglio. Questa è la natura del lavoro; un compenso equo e puntuale per un lavoro ben fatto.

Il libro paga, nella sua forma più elementare, è il processo con cui un datore di lavoro paga un dipendente per il lavoro svolto. Se siete proprietari della vostra azienda, ma non avete dipendenti, allora non dovete preoccuparvi del libro paga. Ma non appena assumi il tuo primo lavoratore, hai la responsabilità di pagare quel dipendente in tempo e nella giusta quantità.

Se i datori di lavoro falliscono nei loro doveri di libro paga, i loro lavoratori saranno meno motivati a rispettare la loro parte dell’accordo. Saranno meno produttivi e soffriranno di morale basso. E se si fa un errore sulla busta paga di un dipendente abbastanza volte, probabilmente si licenzierà.

Dalla prospettiva del lavoratore, il libro paga sembra un compito semplice. Ma c’è di più che firmare un assegno e consegnarlo alla propria scrivania. Un datore di lavoro deve assicurarsi che le tasse appropriate siano trattenute da ogni busta paga e che quei fondi siano pagati all’agenzia governativa giusta al momento giusto. Complicati moduli fiscali devono essere compilati e archiviati su base annuale, trimestrale, a volte anche settimanale. Le scadenze mancate e la compilazione impropria delle tasse possono portare a multe salate e persino alla prigione.

I doveri del libro paga possono essere un vero peso per un piccolo imprenditore. Invece di concentrarsi sullo sviluppo del prodotto, il servizio clienti e altri importanti compiti aziendali, il capo è bloccato nel retro con una calcolatrice e una pila di moduli IRS. Ecco perché tutte le imprese, e specialmente le piccole imprese senza un proprio contabile, hanno bisogno di un sistema di libro paga affidabile, efficace e facile da usare.

Certo, è possibile gestire le responsabilità del libro paga con una penna, un foglio di registro e una calcolatrice, ma al giorno d’oggi la maggior parte degli imprenditori usa un servizio di libro paga in outsourcing o un software computerizzato.

Quali sono le caratteristiche e le funzioni di un buon sistema di libro paga? Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di un software computerizzato rispetto a un fornitore di buste paga full-service? E come si fa a scegliere il sistema migliore per il tuo business? Continua a leggere per scoprirlo.