L’event planner è come un direttore d’orchestra che sa suonare tutti gli strumenti. Durante l’organizzazione del suo evento, definisce il suo budget, il suo contesto e i suoi obiettivi, prepara le sue specifiche, sceglie i suoi fornitori di servizi, anticipa i più piccoli dettagli …
L’Event Planner è responsabile della progettazione di operazioni di comunicazione per la sua azienda o cliente. Questi eventi possono assumere molte forme come il gala, il seminario, la fiera, il lancio di un nuovo prodotto, eventi sportivi, ecc.
Per fare questo, l’Event Planner deve incontrare i bisogni e le esigenze del cliente, saper anticipare le sue aspettative e proporre idee originali di intrattenimento per convincerlo. L’Event Planning gestisce tutto dalla A alla Z per l’evento. Si avvale di fornitori, trova il luogo ideale, contatta fornitori e tecnici. L’organizzatore di eventi collaborerà, infatti, con più professioni: tecnici, ristoratori, affittuari, manager, ecc.
Che cos’è l’Event Planning
L’Event Planning comprende i preventivi e i budget dell’evento. Quindi concepisce lo svolgimento della festa, le animazioni, la pianificazione… Nulla è lasciato al caso. Ma controllare ogni dettaglio non protegge dagli imprevisti. In questo caso, l’organizzatore deve essere estremamente reattivo e sapersi adattare a molte situazioni. Deve essere il primo sul posto dell’evento e l’ultimo partito. Una volta che il giorno è passato, il tempo non è a riposo. Nell’Event Planning è poi necessario fare il debriefing e analizzare i risultati ottenuti in relazione agli obiettivi, valutare gli effetti sulla stampa e informarsi sulla soddisfazione del cliente. Il lavoro comporta anche frequenti viaggi e orari irregolari (fine settimana, festivi e notturni).
Le qualità di un Event Planner
L’event planner deve essere versatile: deve infatti animare, accompagnare, consigliare quotidianamente… Deve anche dimostrare versatilità e pazienza, avere una certa flessibilità mentale. Ma molte altre qualità gli sono richieste:
- Creatività & originalità: È una professione dove l’idea conta. L’organizzatore di eventi deve mostrare creatività e originalità nelle sue proposte di Event Planning, per mantenere l’attenzione del suo cliente e per fare colpo durante l’evento.
- Reattività & autonomia: Sangue freddo per la gestione degli ultimi dettagli, resistenza allo stress e fair play, tutte qualità essenziali per un buon event planner.
- Capacità relazionali ed editoriali: Deve saper scambiare, comporre e “lavorare con” le persone nel suo ambiente professionale, ma non solo! Una buona relazione è essenziale. Una forte capacità di scrittura è anche essenziale perché è responsabile della comunicazione intorno alla pianificazione dell’evento.
- Rigore & senso del dettaglio: Zero difetti! L’immagine dell’azienda dipende dalla resa dell’evento. Dobbiamo essere rigorosi e non lasciare alcun dettaglio. Inoltre, bisogna avere il senso delle priorità e sapere come ottimizzare il proprio tempo e le proprie azioni.
Il ruolo di un Event Planner
Il suo ruolo principale è quello di organizzare eventi in B2B o B2C permettendo alle aziende di commerciare, ricercare partner e creare legami con i propri dipendenti. Deve gestire l’organizzazione, promuovere l’evento, gestire gli inviti, i cocktail, i pasti, gli alloggi, gestire la prenotazione di sale riunioni, organizzare conferenze. Un tale project manager di eventi può anche partecipare ai progetti di comunicazione interna dell’azienda organizzando concorsi di vendita interni, viaggi di incentivazione, serate aziendali… un vero e proprio conduttore in grado di adattarsi a tutto il pubblico, interno o esterno all’azienda.
L’organizzatore di eventi ha anche il ruolo di gestire la realizzazione dell’evento, dalla ricerca di idee di luoghi, attività, animazioni… che faranno sì che l’evento arrivi al successo, fino alla pianificazione organizzativa degli interventi e dei fornitori nel D-Day, il tutto secondo un budget determinato in anticipo.
Funzioni di Event Management
Il suo primo obiettivo è trovare le idee originali e/o atipiche che saranno rappresentative dell’obiettivo dell’evento. L’evento sarà molto diverso per una riunione d’affari o una serata gratificante o per una convention aziendale annuale.
Una volta definita l’idea generale o il tema, la missione del project manager dell’evento è di trovare tutti i fornitori di servizi adatti, che saranno in grado di soddisfare le specifiche definite.
Un organizzatore di eventi competente deve anche dimostrare un’enorme reattività e notevole adattabilità. Se potessimo rivisitare la professione dell’organizzatore di eventi, potremmo rinominare la disciplina con “gestione dell’imprevisto”. Perché gli imprevisti sono numerosi.
Il giorno dell’evento, il catering ordinato per l’occasione ha avuto un’interruzione di corrente: tutti i prodotti immagazzinati a spese non sono più utilizzabili. L’organizzatore di fornire una soluzione di ripiego, e rapidamente perché i 300 ospiti sulla porta di casa sembrano già affamati.
Il lavoro richiede quindi anche un’enorme compostezza unita a una gestione implacabile dello stress. L’auto-aiuto è anche benvenuto quando si tratta di soddisfare le aspettative gargantuesche di un cliente che ha un budget piuttosto ridicolo. In questo caso, il Sistema D è il tuo migliore amico.
Quali sono le opportunità di carriera nel lavoro di Event Planner
La pianificazione di eventi è un ramo abbastanza ampio, quindi è possibile esercitare la professione all’interno di una varietà di strutture che aprono diverse opportunità di lavoro di event planner. L’organizzatore di eventi può entrare per esempio in un’agenzia di eventi o di comunicazione, in un polo di comunicazione all’interno di una grande azienda (più raro) o integrare il servizio eventi di un ente locale.
Fare carriera negli eventi richiede una determinazione importante. L’organizzatore di eventi non ha orari fissi. Durante il periodo di organizzazione, dà tutto il suo tempo al successo dell’evento. Spesso ordinato in un tempo molto breve, l’evento richiede un coinvolgimento continuo da parte di un event manager. Dimentica le tue serate e i weekend per goderti un drink con le amiche, o per passare il tempo a guardare film in TV.
L’evento non aspetta. Deve essere pronto e consegnato in tempo e in modo irreprensibile. Il D-Day, l’organizzatore deve, naturalmente, essere sul posto per garantire il buon funzionamento delle cose. Una volta che l’evento è finito, pensa di poter finalmente respirare. Ma si sbaglia, ora è necessario analizzare i risultati in relazione agli obiettivi, valutare la soddisfazione del cliente e consultare le ricadute generate.
Organizzatore di eventi è, quindi, un lavoro o professione di event planner che richiede un numero considerevole di competenze e coinvolgimento. Difficile stabilire uno stipendio medio per questo tipo di mestiere, perché dipenderà dal tipo e dalle dimensioni dell’azienda in cui si svolge. Tuttavia, l’Onisep valuta lo stipendio medio di un principiante in questo settore a 2200$+ lordi.
Conclusione
Dopo aver letto questo articolo dovresti concentrarti sulle seguenti abilità e compiti:
- Organizzare eventi che soddisfino le aspettative dei tuoi clienti;
- Fissare obiettivi che siano specifici, misurabili e realistici;
- Organizzare eventi che saranno ricordati;
- Pianificare efficacemente i tuoi eventi;
- Scegliere professionalmente il luogo del vostro evento;
- Impostare una campagna di marketing al servizio del vostro evento;
- Controllare tutti i parametri compresi quelli regolati dalla legislazione vigente;
- Condurre e motivare il vostro team;
- Valutare l’impatto del vostro evento.