Il posto di lavoro americano è cambiato significativamente dal passaggio del Family and Medical Leave Act (“FMLA”) oltre 25 anni fa. L’uso onnipresente della tecnologia, come la posta elettronica, le applicazioni di messaggistica istantanea, i computer portatili e i telefoni cellulari, hanno reso il lavoro da casa più comune e confuso le linee tra casa e lavoro. In alcune industrie o culture del lavoro, i manager si aspettano che i dipendenti siano accessibili nella maggior parte delle ore del giorno, anche quando si prendono permessi di assenza approvati. La necessità per i dipendenti di rispondere alle richieste del datore di lavoro mentre sono fuori ufficio è ancora più probabile quando i dipendenti hanno una preziosa conoscenza istituzionale sul business aziendale o sui clienti di cui il datore di lavoro ha bisogno.

Mentre l’accessibilità dei dipendenti può essere solo parte del posto di lavoro moderno, contattare un dipendente in congedo protetto FMLA può sottoporre un datore di lavoro a una richiesta di interferenza FMLA. Ma i dipendenti in congedo FMLA non sono completamente protetti da ogni contatto. Come ha scoperto un tribunale, “rispondere a chiamate occasionali sul proprio lavoro mentre si è in congedo è una cortesia professionale che non abroga o interferisce con l’esercizio dei diritti FMLA di un dipendente”. Quindi, quando il raggiungere un dipendente in congedo FMLA sale al livello di interferenza?

Sfondo sulle richieste di interferenza FMLA

Il FMLA generalmente fornisce ai dipendenti fino a 12 settimane di congedo non retribuito per, tra le altre cose, la cura per il proprio o un grave stato di salute di un membro della famiglia e la cura per un neonato o un bambino adottato entro un anno dalla nascita o dall’adozione. Fornisce anche fino a 12 settimane di congedo non retribuito per i dipendenti per affrontare qualsiasi esigenza qualificante derivante dal servizio militare e fino a 26 settimane di congedo non retribuito per la cura di un membro del servizio coperto con un grave infortunio o malattia.

Per assicurare che i dipendenti possano effettivamente esercitare i loro diritti sotto la FMLA, la FMLA lo rende “illegale per qualsiasi datore di lavoro di interferire con, trattenere, o negare l’esercizio o il tentativo di esercitare” i diritti FMLA di un dipendente. Per stabilire un reclamo per interferenza FMLA, un dipendente deve dimostrare che (1) ha diritto al congedo FMLA, (2) il suo datore di lavoro ha interferito con tale beneficio, e (3) tale interferenza ha causato un danno. La FMLA non definisce quali tipi di azioni costituiscono un’interferenza. L’unico esempio di interferenza nei regolamenti è “scoraggiare un dipendente dall’usare tale congedo”. Come ha detto un tribunale, “la linea tra i contatti che costituiscono un’interferenza e i contatti che non equivalgono a un’interferenza, è indistinta”.

Quando i contatti entrano nell’interferenza FMLA

Mentre è chiaro che richiedere a un dipendente di svolgere un lavoro durante il congedo FMLA interferisce con i diritti di congedo protetto del dipendente, non è chiaro quando richieste meno onerose, come le richieste di informazioni, sono ammissibili. I tribunali hanno generalmente trovato che i contatti “de minimis” relativi al lavoro, come chiamare un dipendente in congedo FMLA per richiedere informazioni sui contatti dei clienti, aggiornare il dipendente sulle novità del posto di lavoro, richiedere chiavi e password per le attrezzature e le strutture del datore di lavoro, o discutere informazioni amministrative, non costituiscono un’interferenza con il congedo FMLA. Se lo scopo di questi contatti è “limitato allo scopo di passare la conoscenza istituzionale al nuovo personale, o di fornire la chiusura su incarichi completati, i datori di lavoro non violano la FMLA facendo tali chiamate.”

Crossing the line from “de minimis” contacts to requiring an employee on FMLA leave to “work” is more often than not a matter of the amount of time it requires for the employee to respond to the employer’s request. Come regola generale, più tempo occorre al dipendente per rispondere alla richiesta del datore di lavoro, più è probabile che tale contatto raggiunga il livello di interferenza FMLA. Quando la richiesta del datore di lavoro richiede semplicemente che un dipendente acceda a informazioni che sono facilmente accessibili e tali informazioni sono importanti per le operazioni del datore di lavoro, i tribunali hanno generalmente ritenuto che tale contatto sia de minimis. Per esempio, un tribunale ha trovato che un datore di lavoro non ha interferito con il congedo FMLA di un dipendente quando è stato contattato brevemente dal suo sostituto temporaneo e dal suo capo per ottenere informazioni di base relative alle sue funzioni, come la posizione di alcuni documenti. In un’altra situazione, un dipendente non poteva stabilire un reclamo per interferenza FMLA relativo ai contatti da parte dei suoi colleghi e supervisori durante il suo congedo, quando questi contatti erano per aggiornarla su una festa di vacanza, chiederle di fornire il contatto del cliente e informazioni sul conto, e richiedere informazioni sul suo stato medico e la data in cui aveva pianificato di tornare dal congedo. La corte ha trovato questi erano contatti de minimis che richiedono “informazioni di base sui clienti” o che aggiornano l’impiegato circa “gli avvenimenti al lavoro.” Quel tribunale ha trovato significativo il fatto che nessuno al datore di lavoro aveva detto alla dipendente che le era richiesto di lavorare mentre era in congedo FMLA o le aveva chiesto di rispondere alle e-mail o alle telefonate che riceveva.

Al contrario, i contatti che si riferiscono alle mansioni lavorative regolari del dipendente o che richiedono una quantità significativa di tempo, come la richiesta al dipendente di preparare un memorandum o organizzare eventi per un cliente, probabilmente attraversano la linea verso un’interferenza inammissibile con il congedo FMLA. Per esempio, una corte distrettuale federale ha scoperto che un datore di lavoro può aver interferito con il congedo FMLA di una dipendente chiedendole “di eseguire 20-40 ore di lavoro” e continuando “a chiamarla e mandarle e-mail richiedendole di eseguire incarichi di lavoro, tra cui l’aggiornamento dei casi di conformità, la revisione di un progetto di revisione della sicurezza e la consegna di file in ufficio.”

Anche quando un dipendente esegue più di un lavoro de minimis durante il congedo FMLA, non si può creare una richiesta di interferenza perseguibile se il dipendente lavora volontariamente. Per esempio, la Corte d’Appello dell’Ottavo Circuito ha scoperto che un datore di lavoro non ha interferito con il congedo FMLA di un’assistente medico chiedendole di completare i compiti da casa, come rispondere alle e-mail e alle telefonate dei pazienti, assistere alle ricariche delle prescrizioni e rivedere i test di laboratorio. Nel raggiungere la sua conclusione, la corte ha trovato che la dipendente non ha mai espresso riserve sullo svolgimento del lavoro e stava effettivamente cercando modi per non esaurire il suo tempo libero pagato. Mentre la corte ha notato che le istruzioni dei suoi supervisori di lavorare da casa durante il congedo si avvicinavano alla linea di interferenza, non c’era alcuna interferenza effettiva perché la dipendente non poteva dimostrare che le “richieste erano una condizione del suo impiego o che la sua conformità con esse era tutt’altro che volontaria.”

In alcuni casi, un datore di lavoro può avere bisogno di contattare o intervistare un dipendente in congedo FMLA riguardo a un’indagine sul posto di lavoro della condotta del dipendente o dove il dipendente è necessario per servire come testimone. In questi casi, i tribunali hanno generalmente trovato che i datori di lavoro possono contattare i dipendenti allo scopo limitato di adempiere ai loro obblighi di indagine, ma non possono costringere o richiedere ai dipendenti di partecipare. Per esempio, la Corte d’Appello del Quarto Circuito ha scoperto che un datore di lavoro non viola la FMLA richiedendo a un dipendente in congedo FMLA di partecipare a una riunione relativa a un’indagine in corso sulla condotta impropria di quel dipendente. In quel caso, al dipendente, un assistente preside di una scuola, era stato diagnosticato un disturbo da stress post-traumatico ed era andato in congedo FMLA dopo aver avuto un alterco fisico con uno studente. Durante il suo congedo, il consiglio gli ha chiesto di partecipare a una conferenza pre-disciplinare relativa all’incidente tra il dipendente e lo studente. Il dipendente ha sostenuto che la conferenza ha interferito con il suo congedo costringendolo a lavorare durante il congedo. La corte non era d’accordo, trovando che “la conferenza una tantum era un pezzo legittimo di un’indagine in corso” Particolarmente illuminante per i datori di lavoro, la Corte d’Appello del Quarto Circuito ha dichiarato:

È sicuramente vero che i processi investigativi di qualsiasi istituzione sono aperti all’abuso, ma l’annotazione qui indica una procedura standard durante la quale il processo dovuto è stato accordato a Adams ogni passo lungo la strada. Adams non contesta che il consiglio era autorizzato a condurre la propria indagine sull’incidente del 19 gennaio. Infatti, i distretti scolastici devono spesso impegnarsi in indagini come questa o altrimenti affrontare accuse e cause legali per non esaminare prontamente le accuse di contatto improprio dell’insegnante con gli studenti o le violazioni delle politiche del distretto scolastico. La conferenza pre-disciplinare faceva parte del processo investigativo e disciplinare, che Adams non ha adeguatamente collegato ai suoi ampi permessi FMLA, e cercare la partecipazione di Adams e del suo avvocato in quel processo non ha costituito un’interferenza inammissibile con il permesso FMLA di Adams. E Adams non ha mai obiettato o cercato una continuazione che non ha ottenuto.

D’altra parte, un tribunale distrettuale federale della California ha trovato che la richiesta del datore di lavoro di un dipendente di partecipare a un’indagine sul posto di lavoro potrebbe costituire un’interferenza FMLA. In quel caso, il dipendente ha sostenuto che il datore di lavoro ha aspettato quasi un anno dopo che il dipendente aveva fatto le prime accuse per condurre un’indagine, e il datore di lavoro ha accusato il dipendente di non aver collaborato quando ha rifiutato di partecipare all’indagine a causa del suo congedo FMLA. La corte ha concluso che queste accuse potrebbero sostenere la constatazione che il datore di lavoro ha usato l’indagine per scoraggiare il querelante dal prendere il congedo FMLA in violazione dello statuto.

Pratica da prendere

Lo scopo del FMLA è generalmente di permettere ai dipendenti di prendere un congedo dal lavoro per soddisfare le loro esigenze familiari e mediche senza preoccuparsi che il loro lavoro sia in pericolo. Esso pone l’onere sui datori di lavoro di garantire che i dipendenti possano utilizzare il congedo per tali scopi. Mentre ci può essere un bisogno perfettamente legittimo di contattare un dipendente in congedo FMLA, i datori di lavoro devono procedere con cautela per evitare di interferire con il congedo protetto del dipendente. Senza una chiara guida per determinare quando tale contatto può raggiungere il livello di interferenza FMLA, i datori di lavoro dovrebbero considerare le seguenti linee guida generali per mitigare il rischio potenziale:

• Evitare di contattare i dipendenti in congedo FMLA a meno che non sia necessario. Se si può aspettare fino al ritorno del dipendente, è meglio non contattare il dipendente.
• Se contattate i dipendenti in congedo FMLA, chiedete loro solo di fornire informazioni di base che non richiedano loro di eseguire compiti che richiedono tempo o recuperare informazioni che non sono facilmente accessibili. I contatti dovrebbero essere generalmente per scopi specifici e di natura limitata.
• Se il dipendente si oppone ad essere contattato, prendete le obiezioni seriamente. Chiedete a un consulente interno o esterno di verificare se è consigliabile un ulteriore contatto.
• Formate il personale delle risorse umane e i manager su quali contatti sono appropriati mentre un dipendente è in congedo.

Documentare tutte le interazioni con i dipendenti in congedo FMLA, includendo se tale contatto è stato iniziato dal dipendente o dal datore di lavoro e se il dipendente ha accettato volontariamente di rispondere alla richiesta.

*Siamo grati dell’assistenza di Victoria Dalcourt Angle nella preparazione di questo articolo.

Reilly v. Revlon, Inc, 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009).

29 U.S.C. § 2615(a)(1).

Vedi Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018) (citando Adams v. Anne Arundel Cty. Pub. Sch., 789 F.3d 422, 427 (4th Cir. 2015)).

29 C.F.R. § 825.220(b)).

Antekeier, 295 F. Supp. 3d a 684.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018); vedi anche O’Donnell v. Passport Health Commc’ns, Inc, 561 F. App’x 212, 218 (3d Cir. 2014) (trovando che le e-mail inviate a un ricorrente durante il congedo FMLA chiedendo che lei firmi e restituisca i documenti erano “de minimis” e “non hanno materialmente interferito con il suo congedo”).

Daugherty v. Wabash Ctr, Inc., 577 F.3d 747, 751 (7th Cir. 2009) (affermando che le ripetute richieste del datore di lavoro di chiavi e password “non sono più intrusive del requisito di tenere il datore di lavoro informato sullo stato del congedo medico o altrimenti rispettare le regole abituali del datore di lavoro per quanto riguarda la notifica.”).

Groening v. Glen Lake Cmty. Sch., 884 F.3d 626, 632 (6th Cir. 2018) (ritenendo che il contatto avviato dal consiglio scolastico con il sovrintendente che richiedeva una ripartizione del suo tempo libero non si è elevato al livello di interferenza perseguibile).

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009); vedi anche Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc., 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (“Ai fini del giudizio sommario, i tribunali hanno tracciato la linea lungo una distinzione tra, da un lato, ricevere comunicazioni non dirompenti come brevi telefonate che richiedono al dipendente di trasmettere conoscenze o proprietà istituzionali come cortesia professionale, e, dall’altro, richiedere al dipendente di completare il lavoro relativo ai compiti o produrre prodotti di lavoro.”).

Vedi Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc., 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (raccogliendo casi). Vedi Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs., LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, a *10 (S.D. Tex. 12 gennaio 2015) (negando il giudizio sommario in cui il ricorrente ha sostenuto che il datore di lavoro “ha continuato ad assegnare il suo lavoro” durante il congedo FMLA).

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d a 537.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 685 (E.D. Va. 2018).

Id.

Id.

Id. a 684 (E.D. Va. 2018); vedi anche Hall v. Bd. of Educ. of City of Chi, No. 14-CV-3290, 2018 WL 587151, a *7 (N.D. Ill. 29 gennaio 2018) (negando la mozione per giudizio sommario per il datore di lavoro in cui la ricorrente, un’insegnante, ha fornito un affidavit asserendo che il preside l’ha contattata durante il suo congedo FMLA e, tra le altre cose, voleva una risposta rapida a una domanda su come accedere a determinati standard educativi, ha richiesto piani di lezione di emergenza per l’intero periodo di congedo e ha diretto la ricorrente a pubblicare i voti degli studenti prima del previsto.); White v. Cardinal Health Inc, No. 1:05-CV-0057-ODE-ECS, 2006 WL 8432042 (N.D. Ga. 28 febbraio 2006) (negando la mozione del datore di lavoro per un giudizio sommario in cui il manager ha chiamato ripetutamente la querelante con domande e richieste relative al lavoro in un modo che lei ha trovato molesto, il manager ha chiesto ai membri della famiglia della querelante di eseguire compiti relativi al lavoro, la querelante ha chiesto al reparto risorse umane e a un supervisore di far smettere il manager di contattarla e il manager ha incoraggiato altri colleghi a contattare la querelante); McConnell v. Swifty Transp., Inc., No. 2:04-CV-0153, 2005 U.S. Dist. LEXIS 15565 (2005 WL 1865386), a *22-23 (S.D. Ohio July 29, 2005) (tenendo che il reclamo del querelante di interferenza FMLA era sufficiente per sopravvivere al giudizio sommario dove il querelante ha affermato che due colleghi hanno chiamato chiedendogli di eseguire compiti legati al lavoro e che un collega gli ha fatto visita due volte, contatti che il querelante ha caratterizzato come molesti).

Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs, LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, a *3, *10 (S.D. Tex. 12 gennaio 2015) (negando il giudizio sommario in cui il ricorrente ha sostenuto che il datore di lavoro “ha continuato ad assegnare il suo lavoro” durante il congedo FMLA).

Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med.Servs., Inc., 826 F.3d 1149 (8th Cir. 2016) (dove l’Eighth Circuit ha trovato che FMLA permette ai dipendenti di eseguire volontariamente il lavoro durante il congedo).

Id. a 1154.